Encore, toujours et partout... Opale

le collègue voulait peut-être dire qu'il convient de bien maitriser la compta
On confond souvent la maitrise de l'outil avec la maitrise de la réglementation...

Tu veux dire la compta budgétaire ?
Mais dans ce cas, tu peux remplacer GFC par n'importe quel progiciel, même sans les problèmes actuels d'Op@le, ça n'empêchera pas les difficultés d'adaptation.
Et donc ce n'est pas Op@le le problème, mais plutôt le changement...

Et là je ne jette la pierre à personne; on retombe plutôt dans la problématique principale de la profession, soit l'absence totale de formation continue.

Tout à fait

néthou a écrit:

Et donc ce n'est pas Op@le le problème, mais plutôt le changement...

   

Je te rejoins à 100% et c'est d'ailleurs la problématique que j'ai le moins bien appréhendée   .

Un petit bilan d'Opale côté verre à moitié plein : après 5 semaines de bascule, de tâtonnements, de dépits, de soulagements, de coup de fils, et autre, la chaine de dépense est totalement fluide avec zéro papier et des délais de paiement incroyablement raccourcis. Sans parler des gains de temps, de classement, de papier et autre.
Frais scolaires et titres de recettes associés, saisie des relevés DFT, prélèvement automatique, fonctionnent pour l'instant sans anicroche pour la partie nominale. Ce sera une autre paire de manches probablement lorsqu'on va rencontrer des situations comptables complexes.

Côté verre à moitié vide : l'ergonomie gagnerait à être épurée. Des ralentissements et des indisponibilités d'Opale très énervantes ; ce souci s'améliore plutôt rapidement.
Opale doit encore évoluer. Certes, il y a beaucoup "d'améliorations" mais je mets des guillemets car ce sont surtout des manques qui sont comblés  au fur et à mesure.
Mais c'est pour l'instant l'excellente surprise : Opale évolue bien plus vite que ce que je pensais.

Un immense MERCI aux V1       , qui sont là pour rassurer, aiguiller, partager leurs innombrables trouvailles !
Une immense dédicace aux équipes d'assistance à tous les niveaux : académique (ADSI, RConseil) et nationales qui se décarcassent et ne nous laissent jamais dans la panade.
Et un esprit de solidaité retrouvé qui me fait particulièrement plaisir !

En conseil pour les prochaines et les prochains :
- préparez vous, c'est indispensable
- réservez du temps pour vous former et vous préparer
- l'accompagnement des équipes au changement est certainement l'obstacle que j'ai trouvé pour l'instant le plus ardu
- faites fonctionner vos réseaux, cela fait gagner un temps fou !

néthou a écrit:

Et là je ne jette la pierre à personne; on retombe plutôt dans la problématique principale de la profession, soit l'absence totale de formation continue.

Certes, la formation continue gagnerait à être améliorée mais à mon avis ce n'est pas la principale raison.
La profession est plutôt rigoureuse, et aime être à jour avec des processus techniques clairs et des outils qu'elle maitrise.
Il faut reconnaitre qu'Opale pour les premières vagues ce n'est pas cela et cela perturbe énormément. Vraiment. Les chefs de services doivent, il me semble, bien, bien préparer les équipes.

Même si vague après vague la bascule GFC/Opale se fait de manière de plus en plus fluide.

Nicolas a écrit:

Une immense dédicace aux équipes d'assistance à tous les niveaux : académique (ADSI, RConseil) et nationales qui se décarcassent et ne nous laissent jamais dans la panade.

Je ne peux laisser cette affirmation ! j' ai des questions laissées sans réponses depuis des semaines et seul le présent forum a permis une réponse rapide.

D'ailleurs je serai curieux de savoir quels sont les délais de réponses en moyenne dans chaque académie sur un ticket.

Nicolas c'est définitif je ne vis pas sur la même planète que toi,

nous sommes toujours en retard  avec nos paiements, présas et autres étapes bloquantes, c'est bien pour ça que, bien que n'étant pas modo, j'essaie de faire un recensement des erreurs les plus fréquentes rencontrées sur op@le et de mettre la soluce en face sur le forum. Je suis étonnée que cela n'est pas été fait depuis un an sur un support dédié, et recensant explicitement les messages d'erreurs.

Enfin quant à l'accompagnement, oui merci aux V1, merci au forum qui m'a permis d'avoir aussi un contact de haut niveau comme Babel 1983, pour le reste je suis si fatiguée que je ne commenterai pas ou plutôt si, l'accompagnement dédié à chaque testeur. Je ne blâme pas les collègues de l'ADSI, mais on se doutait qu'en mettant en place un nouvel outil, il y aurait une déferlante de questions et de bugs, donc une plateforme dédiée aurait été sympa.( Et avec des moyens ! dont on sait qu'ils se réduisent par le fait de politiques sur lesquelles nous n'avons pas de prises directes, excepté par notre vote citoyen.)

TiTI a écrit:

bien que n'étant pas modo, j'essaie de faire un recensement des erreurs les plus fréquentes rencontrées sur op@le et de mettre la soluce en face sur le forum.

 

Merci TiTI

Pas encore sur Opale, mais j'ai remarqué ton initiative et t'en remercie grandement. Je suis sûr que cela nous sera d'un grand secours le moment venu.

TiTI a écrit:

j'essaie de faire un recensement des erreurs les plus fréquentes rencontrées sur op@le et de mettre la soluce en face sur le forum. Je suis étonnée que cela n'est pas été fait depuis un an sur un support dédié, et recensant explicitement les messages d'erreurs.

Note qu'un ou des articles sur l'IZ, qu'il est simple de faire évoluer au fil de l'eau, pourraient utilement présenter les listes d'erreurs dont tu parles. Je peux te montrer comment construire un tableau en ligne qu'a de la gueule, etc.

Oki, mais gageons que tout sera corrigé d'ici là .

TiTI a écrit:

Oki, mais gageons que tout sera corrigé d'ici là .

Si je prends le témoignage de Nicolas au pied de la lettre, ça ne serait pas impossible, certes.

Je tiens à formuler que je ne cherche nullement à manger la laine sur le dos du forum : simplement une ressource comme une liste d'erreurs est mieux mise en valeur, consultable et retrouvable, sous la forme d'un article de site, que sous la forme d'un message ou une série de messages au milieu de tout un tas de discussions. Le forum est irremplaçable pour "j'ai tel problème avec Op@le comment peut-on en sortir ?", mais un mode d'emploi organisé, ce n'est plus une conversation, même lorsqu'il est co-construit.

L'impression que j'en retire c'est que je n'en fais jamais assez... sinon peut être un article sur AJI sera fait sur la question ?

TiTI a écrit:

Nicolas c'est définitif je ne vis pas sur la même planète que toi

Je suis sûr qu'en prenant le temps d'échanger nous serions pratiquement 100% d'accord  

C'est vrai qu'en tant qu'AC, j'ai profité du passage à opale pour simplifier des process et éviter de tordre l'outil dans tous les sens au prétexte de je ne sais quel besoin. Du coup, tant qu'on reste dans les processus 'normaux' tout va bien. Le reste est à voir.

Mais il y a plein de choses qui fonctionnent parfaitement bien : on a fait une DBM de prélèvement sur FDR en cinq minutes, avec validation par le CE et édition pour le CA sans aucun pb.

Sur 250 factures reçue par CPP : une seule est en erreur. C'est une de trop mais c'est bcp, bcp, bcp moins que pour les V1.

Un point sur lequel on sera toutes et tous d'accord, c'est qu'Opale doit encore évoluer.

Il y a certes Opale qui doit s'améliorer mais aussi tu vois, je pense que l'approche est importante.

Pour moi, il ne faut surtout pas se mettre la pression, échanger avec des V1 et des V2 bien sûr, bien lire les supports et les multiples tutos qui s'échangent entre bahuts actuellement, utiliser le bac à sable quand on est pas sur, et ne pas se laisser ronger par la morosité ambiante et contagieuse.

Et comprendre comment Opale fonctionne : ne pas s'y jeter tête baissée au pif. On ne peut pas supprimer grand chose dans Opale et celles et ceux qui ont des habitudes de travail pro et organisées n'auront guère de mal. Pour les autres, le mieux est de  changer sa manière de faire maintenant.

J'ai 32 factures bloquées à traiter en pré-sas, j'ai édité la doc et j'échange, j'ai parfaitement conscience que le but est de tracer la moindre intervention sur op@le, j'ai peut être pas un QI de génie mais tout de même !

j'ai des collègues qui attendent la facture définitive pour effectuer l'EJ, des collègues qui suivent sur un tableur le suivi de l'état des factures, des encaissements à effectuer sur des titres de recettes pour un voyage que je ne peux identifier lors du process d'encaissement ...

Citation :

On ne peut pas supprimer grand chose dans Opale et celles et ceux qui ont des habitudes de travail pro et organisées n'auront guère de mal.

 Pardon ?

Houlala Nicolas, un TiTI qui boude c'est pas bon pour tes points d'expé, méfie-toi !

Mais bien sûr je boude, tu me fais un Darmanin ? et l'étape d'après ça va être "calmez vous Madame ça va bien se passer ?




Je vous laisse entre mâles alpha.

TiTI, je ne te vise pas tu le sais bien !

Je peux comprendre, la mauvaise humeur, l'agacement, le dépit, la colère vis à vis d'Opale. Il y a des jours où, comme toi je suppose, j'ai juste envie d'y mettre un coup de hâche

Néanmoins je maintiens, toutes celles ou ceux qui y vont tranquillement, posément et structurés n'ont guère de problème.

Nous aussi, on a plein de factures dans le pré-sas et c'est normal au début. Néanmoins elles se traitent sans difficulté.

Sur ton pb des encaissements, je n'en parle pas car nous n'avons pas encore commencé.

Je le redis avec vigueur, on est pas pressé (un peu plus pour le paiement des factures et le prélèvement : deux process qui fonctionnent bien), et il vaut mieux avancer à son rythme en prévenant les usagers, plutôt que de s'agiter et de tenter des manipulations au p'tit bonheur et donner l'impression d'un bazar ou au pire d'en créer un dans Opale.

Question bête ici, j'ai reçu un appel à candidatures pour faire partie de la V4 d'Opale....mais je suis établissement rattaché, j'imagine que ça n'a pas de sens si mon agent comptable ne souhaite pas passer tout de suite à Opale ??

question-bête a écrit:

Question bête ici, j'ai reçu un appel à candidatures pour faire partie de la V4 d'Opale....mais je suis établissement rattaché, j'imagine que ça n'a pas de sens si mon agent comptable ne souhaite pas passer tout de suite à Opale ??

Bah, tu en parles avec lui. J'étais partante et j'en ai parlé à mon AC, qui m'a dit que plus vite on y passerait, plus vite on pourrait oublier qu'on y est passé... 
Donc, j'ai postulé avec son aval.

Xena a raison ... et son AC aussi

... ou on peut attendre 2025 pour avoir un logiciel amélioré (on peut rêver).

Question aux V2 : vous gérez comment les commissions bancaires pour les paiements en ligne ?
J'ai commencé à traiter celles qui ont été saisies par l'AC mais c'est d'une longueur mais d'une longueur... je n'en reviens pas. Tout ça pour quelques euros sur chaque relevé de compte, ça me semble disproportionné...

Je pense les traiter de manière groupée, par exemple une DP à chaque vacances.

TiTI a écrit:

j'essaie de faire un recensement des erreurs les plus fréquentes rencontrées sur op@le et de mettre la soluce en face sur le forum. Je suis étonnée que cela n'est pas été fait depuis un an sur un support dédié, et recensant explicitement les messages d'erreurs.

Je profite des vacances pour répondre à quelques messages.

Il y a quand même une FAQ assez dense.

Ceci dit, je te rejoins oui et non.

Oui, car j'ai commencé à faire comme toi avec un tableur, et en fait OPALE évoluant vite (on le voit bien avec les fiches métiers de l'année dernière qui ne sont plus à jour), je trouve que cela n'est pas pertinent (peut-être me trompe-je).

Du coup, je préfère répondre aux collègues qui ont des questions et qui me contactent, que réaliser des productions ou des tutos qui deviennent vite obsolètes.

Mes conseils vont plus sur la manière d'aborder la bascule GFC -> OPALE :
- méthode, professionnalisme et zenitude à diffuser dans les équipes et dans l'EPLE
- réseau de pairs et d'experts à mobiliser pour ne pas chercher des heures un truc qu'un collègue a déjà trouvé
- disponibilité indispensable pendant trois mois au moins (décembre à février)
- préparation à partir d'avril-mai pour une bascule au 01/01 avec plan d'action à la clé : S'Y PRENDRE AU DERNIER MOMENT EST UN EXCELLENT MOYEN DE MAL VIVRE CETTE BASCULE ... ne pas tomber dans l'excès inverse non plus, on ne bloque pas tout le bahut et on n'exagère pas, ce qui ne reste qu'un changement d'outil !
- informer, préparer et accompagner les équipes et les parties prenantes (point le plus important pour moi)
- se préparer soi-même à être bousculé dans ses repères et ses habitudes ce qui est très désagréable dans nos métiers où nous sommes habitués à des outils éprouvés et connus
- être bien à jour, voir en avance, sur le reste de l'activité car la conduite du changement dans une situation complexe peut-être très, très difficile
- prévoir le nouveau budget du SRH et du ALO sans les reversement
- dans la même veine réfléchir sur les clés de répartition
- prendre des notes sur les supports, un cahier ou un tableur, au fur et à mesure, car OPALE est vaste et on a tendance à oublier des solutions qu'on a trouvées il y a trois semaines et c'est ... énervant de rechercher !
- ne pas gaspiller son temps et son énergie à philosopher : de l'action, rien que de l'action
- ne pas trop écouter les inévitables catastrophistes en tout genre qui profitent de l'occasion pour sortir de leur cercueils en agitant leurs chaines : on est foutu, on se moque de nous, ça ne marchera jamais c'est une catastrophe, c'est Louvois, c'est une gabegie, on va tous disparaitre  
- et a contrario vider son sac de temps en temps fait du bien car c'est éprouvant  
- taper énergiquement du poing sur la table quand on est bloqué et sans réponse sur un truc important (mais seulement quand c'est un truc important, si c'est à tout bout de champ, on est plus crédible et c'est normal, on fait pareil avec nos usagers   )

Ci-joint mon plan d'action préparatoire, il mérite d'être actualisé mais peut constituer une base.

Ce n'est pas un modèle à suivre, et d'autres V2/V1 enrichiront ! TiTI et les autres, à vous !

Ce plan d'action est très, très inspiré de celui des collègues de GRENOBLE

J'essaierai de mettre des copies d'écran ici si elles/ils le permettent.

-> Suppression des contributions entre services avec Op@le : identifier les dépenses SRH et/ou définir une clef de répartition (% avec adoption par vote en CA) cf article AJI

-> Apurer un maximum de créances pour éviter les reprises de créances GFC → Opale

-> Apurer un maximum de lignes de la classe 4. Pour chacune de ces lignes, identifier le tiers (fournisseur ou client). Bien identifier les subventions/dotations Etat par le BOP mentionné sur les notifications qui détermine ensuite le compte d'avance (et l'article de recette pour le TR)

-> Scanner les RIB des tiers (fournisseurs) et les nommer avec nom du tiers. Pour les élèves : scanner le RIB du responsable qui paie (notamment prélèvement auto). Le nommer avec le nom/prénom de l’élève et/ou le nom/prénom du responsable qui paie.

-> Mettre à jour les tiers fournisseurs dans GFC conserver les fournisseurs depuis 2019, vérifier la dénomination, le siret, le RIB. Un tableau des fournisseurs avec ces éléments permettra la confirmation de ces tiers (Op@le utilise le répertoire Sirène) et le copier-coller dans la base Op@le pour la saisie des RIB.

-> Pour les fournisseurs qui ne déposeraient pas encore leurs factures sur chorus pro, les identifier et transmission d'un courrier rappelant l'obligation de dépôt de la facture sur le portail Chorus Pro (leur indiquer que de nombreux tutoriels existent sur la toile pour les modalités de dépôt).

-> MAJ des contrats et scanner tous les contrats

-> Recenser les marchés lot par lot sous forme de tableur avec les tarifs, la TVA, l’état des besoin, date début et fin

-> Enregistrer les contrats des AED en pdf

-> Se former à GFE pour celles qui font les DC sous TURBO – GEC ou ALISE.

-> Acheter un petit scanner pour les RIB : finalement j'ai largement préféré le copieur avec des résolutions réglables et une qualité meilleure

-> Passer au double écran pour les personnels de la chaine financière

-> Mettre à jour l’organigramme fonctionnel nominatif en repositionnant les acteurs et notamment l’ordonnateur qui va valider les engagements juridiques

-> Avoir une base élève propre : adresses postales et adresses mail complètes et justes. Pas de doublons d’élèves ou de responsables. Bien vérifier la présence du responsable qui paie.

-> Sorties d'inventaire à réaliser (comptabilité patrimoniale). Vérifier la parfaite concordance EGIMMO//GFC.

-> Scanner toutes les notifications de subvention. Création d'un tableau des subventions en cours (montant, tiers financeur, dates, c. de financement, plus observations : ex acte du CA…)

@Nicolas : quel travail, bravo !
Toi aussi, pense à profiter de tes vacances 

Merci, Nicolas.
Ce qui me rassure franchement, c'est que je suis déjà prête à 90 % par rapport à ton plan...

C'est pour cela que C. GAGELIN disait (je crois   ) en substance, que si on sait conduire, entretenir sa voiture, si on connait le code de la route et la géographie autour de soi, ce n'est pas un changement de véhicule qui va révolutionner quoique ce soit !

Bon ce qu'on ne nous avait pas dit, c'est que le nouveau véhicule était un prototype qu'il faut améliorer ...

catiteo a écrit:

@Nicolas : quel travail, bravo !
Toi aussi, pense à profiter de tes vacances 

Bientôt ma coupure
Pour le travail, ce sont les collègues de Grenoble qu'il faut remercier

Nicolas a écrit:

-> Passer au double écran pour les personnels de la chaine financière

Je n'arrive toujours pas à comprendre l'intérêt de la chose, je suis tellement habitué à travailler avec plusieurs fenêtres et onglets ouverts, ça ne me pose aucun problème.
Quel est l'intérêt réel d'un second écran ?

On peut très bien se passer d'un deuxième écran.

Par contre, il ne faut pas faire l'expérience du travail sur deux écrans. Car Opale ou pas, le gain de confort de travail est tel que pas une seule personne ne revient en arrière !

les deux écrans c'est génial et il est impossible de revenir en arrière après
Mais il y a mieux..