Facture et Mentions Obligatoires

Bonjour, je vous soumets un cas de figure qui probablement peut en concerner d'autres que moi.

Contexte : Location d'un meublé par des étudiants (enseignement supérieur) qui ont assisté à des cours dispensés au siège administratif de notre établissement.
Notre établissement dispose de deux antennes, une en province et une autre à proximité de Paris.
Bien évidemment ça couterait moins cher de demander aux enseignants de faire l'aller / retour, mais les pédagogues estiment qu'il est préférable que les étudiants de basés sur le site en province
viennent sur le siège (meilleur émulation...profitable aux échanges intellectuels etc...).   

Avec la multiplication des locations de type Air BNB, je me retrouve avec une facture qui a été établie par un particulier qui a loué pour quelques nuits un meublé.
Mais sur la facture aucune mention de SIRET, RCS, SIREN etc...par contre l'exonération de TVA est bien renseignée (art 293 B du CGI).

Je sais que pour une chambre d'hôte que le RCS est obligatoire, mais que faire dans le cas d'espèce ?

Demander le contrat de location ?

Ca m'avancerait en quoi ?

In fine une facture de location d'un meublé par quelqu'un qui n'en fait pas spécialement commerce doit-elle renseigner un RCS, ou un SIRET etc...

Cordialement.

La question est incomplète. C'est un remboursement de frais de mission ou le paiement direct d'un hébergement ?

Bonjour Volcan.

Ce n'est ni un paiement au prestataire ni un remboursement pour frais de mission lesquels d'après moi ne peuvent intégrer des élèves (ils ne sont pas personnels civil de l'Etat).

En fait en CA une délibération prévoit que lors de certains déplacements les élèves sont remboursés sur production d'un justificatifs de leur frais d'hébergement pour un montant forfaitaire de x euros en cas de dépassement du forfait ou des frais réels si les frais réels sont inférieurs au forfait.

Le problème c'est que le justificatif qui est joint porte le nom de facture, et qu'il manque au moins une mention obligatoire (sauf si la mention RCS n'est pas obligatoire dans le cas d'espèce).

En effet dans l'annexe C relative aux mentions obligatoires : le cas échéant la référence d'inscription au répertoire des métiers etc....

Hors il me semble bien avoir lu dans le forum (il y a bien longtemps) qu'un achat d'un bien d'occasion est possible probablement sous réserve dans informer le CA de l'EPLE qu'on ne manque jamais de gaver de délibération pour lesquelles ils n'ont pas forcément compétence (mais c'est un autre sujet).

Dans l'attente de vous (te) lire.

Cordialement.

Je me reprends j'ai écrit un peu vite :

Bonjour Volcan.

Ce n'est ni un paiement au prestataire ni un remboursement pour frais de mission lesquels d'après moi ne peuvent intégrer des élèves (ils ne sont pas personnels civil de l'Etat).

En fait en CA une délibération prévoit que lors de certains déplacements les élèves sont remboursés sur production d'un justificatifs de leur frais d'hébergement pour un montant forfaitaire de x euros (forfait),
en cas de dépassement du forfait voté, par ailleurs comme prévu dans la délibération les élèves sont remboursés aux frais réels si les frais réels sont inférieurs au forfait.

Le problème c'est que le justificatif qui est joint porte le nom de facture, et qu'il manque au moins une mention obligatoire (sauf si la mention RCS n'est pas obligatoire dans le cas d'espèce).

En effet dans l'annexe C relative aux mentions obligatoires : le cas échéant la référence d'inscription au répertoire des métiers etc....

Hors il me semble bien avoir lu dans le forum (il y a bien longtemps) qu'un achat d'un bien d'occasion est possible probablement sous réserve dans informer le CA de l'EPLE qu'on ne manque jamais de gaver de délibération pour lesquelles ils n'ont pas forcément compétence (mais c'est un autre sujet).
Le bien d'occasion pouvant être vendu par un particulier.

Dans l'attente de vous (te) lire.

Cordialement

Location faite par un particulier dans ce cas on ne parle plus de facture mais de mémoire.

Lorsque les fournisseurs n'ont pas la qualité de commerçants, ce ne sont pas des factures mais des "mémoires" qui servent de pièces justificatives. Ces pièces doivent comporter les mêmes mentions que les factures, à l'exception, bien entendu, de celles relatives à l'inscription au registre du commerce, au numéro SIREN ou SIRET ou à l'indication de la TVA.

Volcan, j'avoue que tu me colles un doute car au JORF du 28 mars 2007, je lis bien que les mentions sont valables tant pour les factures que les mémoires :


Ci dessous un copier coller du JORF indiqué supra voir : ANNEXE C.

Pourrais-tu me donner les références du texte qui indique je te cite :

"Lorsque les fournisseurs n'ont pas la qualité de commerçants, ce ne sont pas des factures mais des "mémoires" qui servent de pièces justificatives. Ces pièces doivent comporter les mêmes mentions que les factures, à l'exception, bien entendu, de celles relatives à l'inscription au registre du commerce, au numéro SIREN ou SIRET ou à l'indication de la TVA."


Je te remercie par avance pour ta collaboration et ton aide.





A N N E X E  C







ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LES FACTURES OU SUR LES MÉMOIRES







Aucun formalisme autre que celui prévu par le code général des impôts n’est exigé pour les factures ou les



mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent



explicitement (1) :



1. Le nom ou la raison sociale du créancier ;



2. Le cas échéant, la référence d’inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ;



3. Le cas échéant, le numéro de SIREN ou de SIRET ;



4. La date d’exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice ;



5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les



quantités ou bien les prix forfaitaires ;



6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice



d’une exonération ;



7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à



cette opération.







(1) L’arrêté en lettres ou en chiffres par l’ordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsqu’une



modification a été opérée à la suite d’une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le



créancier.

Déjà le décret de 2007 n'est plus valable... mais bon celui de 2016 reprend la même formulation avec la mention "le cas échéant" qui vise bien la différence entre une facture (un commerçant) et un mémoire (un non commerçant).

Pour le reste faute de temps je te propose cette FAQ de la DAF A3 :
Un établissement peut il acheter sans formalisme à un particulier qui ne délivrerait qu’une « facture » manuscrite ?
En application du principe de libre accès à la commande publique  rappelé à l’article 1er du code des marchés publics, rien ne s’oppose à  ce qu’une personne physique puisse être titulaire d’un marché public.
L’article 11 de ce code impose la production d’un écrit pour les marchés d’un montant supérieur à 15 000€ HT (montant au 01/08/12). L’article 28  précise que lorsque leur valeur estimée est inférieure au seuil de  passation des marchés formalisés, les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée. En l’espèce, le montant de la dépense est [...] inférieur aux seuils précités. L’établissement peut  ainsi acheter à ce particulier sans formalisme particulier, notamment  sans mise en concurrence préalable. La vente se conclut de gré à gré. S’agissant de la « facturation », la règle est posée à l'article L. 441-3 du code  de commerce. Celui-ci précise que tout achat de produits ou toute  prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation. S'agissant des activités commerciales, seules les entreprises individuelles et les sociétés commerciales,  immatriculées au RCS, peuvent valablement émettre des factures. Un particulier qui vend occasionnellement un bien lui appartenant ne peut émettre valablement de factures. La pièce justificative à joindre lors  du règlement de la prestation ne pourra être qu’un mémoire (ou un contrat) qui ne pourra donc pas faire apparaître l’ensemble des mentions obligatoires devant figurer sur une facture (on y trouvera pour autant  le nom des parties, l'objet, le prix et la date). Quant à la TVA, la vente occasionnelle de biens d’occasions par de simples particuliers  n’est pas imposable car elle ne constitue pas une activité économique. En conclusion, le mémoire établi par ce particulier parait suffire pour justifier la prise en charge du mandat. Il n’y a pas lieu en la matière de faire valider cet achat par le conseil d’administration. Enfin, il est toujours utile de recommander à l’ordonnateur de s’assurer de la provenance des biens pour éviter d’acheter à des particuliers qui biens  qui ne leur appartiennent pas.

volcan a écrit:

Location faite par un particulier dans ce cas on ne parle plus de facture mais de mémoire.

Et cela sort d'où cette distinction entre "mémoire" et "facture".

Parce que, dans le TILF, on lit cela pour un mémoire :
"4. État détaillé des sommes dues à un entrepreneur, un artisan, un fournisseur, un homme de justice. Mémoire de frais ; acquitter, payer, solder un mémoire ; le mémoire de l'hôtelier, du menuisier, du peintre, du tapissier. Vous vérifierez et réglerez mon mémoire, il n'y a qu'à toiser, tous les prix sont convenus par vous au nom de Monsieur Birotteau (BALZAC, C. Birotteau, 1837, p.227) [...] 4. 1551 «relevé de sommes dues, facture» (Journal du Sieur de Gouberville ds POPPE, p.305)"
et ceci pour facture :
"
État détaillé de la nature, de la qualité et du prix des marchandises vendues, des services fournis. Garanti sur facture. Faire, établir, envoyer, présenter une facture (Ac. 1932). Mme Nicolle m'a réclamé (avec longue facture à l'appui) « deux mille quatre-vingt-cinq francs » dus à elle, dit-elle, par Mme Victor Hugo (HUGO, Corresp., 1869, p. 203). Les questions harcelantes et déprimantes de la domesticité et des factures de fournisseurs (ROLLAND, Beeth., 1937, p. 79) [...] 1540 lettre de facture (Ordonn. ds Rec. gén. des anc. lois fr., éd. Isambert, Decrusy, Armet, t. XII, p. 688)."

Autrement dit, tu as un texte ???

Pour répondre à la question initiale, la location de meublés n'est pas une activité commerciale [mais elle peut être imposée au titre des bénéfices industriels et commerciaux dans certains cas] donc il n'y a pas d'inscription au registre du commerce et des sociétés et elle ne nécessite pas de qualification particulière justifiant d'une inscription au répertoire des métiers... En conséquence de quoi, il n'y a pas d'inscription au répertoire SIRENE.
Par ailleurs, le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé a modifié l'annexe I du CGCT :
"Annexe C Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires

Aucun formalisme autre que celui prévu par le code général des impôts n'est exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement (1) :

1.Le nom ou la raison sociale du créancier.

2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers.

3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET.

4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice.

5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires.

6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération.

7.Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération.

(1) L'arrêté en lettres ou en chiffres par l'ordonnateur est obligatoire lorsqu'une modification a été opérée à la suite d'une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier."

Enfin, l'interprétation de la DAF A3 sur la facturation par un particulier est fausse... L'article L. 443-1 du code de commerce prévoit que c'est l'achat ou la prestation de service pour une activité professionnelle qui entraîne la facturation et que la facture est émise par le vendeur (ou par l'acquéreur s'il a reçu mandat du vendeur) ; ce texte, pas plus qu'un autre ne mentionne une quelconque interdiction pour un particulier, un non professionnel d'émettre des factures. ("Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation.  Sous réserve des deuxième et troisième alinéas du 3 du I de l'article 289 du code général des impôts, le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer. La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire".)

Tout d'abord, merci à tous les deux, mais je reste sur ma fin et sur ma faim de connaissances.

Si on prend le cas d'un EPLE : voyage scolaire avec échange dans l'hexagone.

Les élèves sont reçus dans les familles, le prof régisseur a cru bien faire en se faisant loger chez Mr DURAND qui lui dresse une facture pour le séjour.


Facture

Hébergement de Mr Prof Sympa

Séjour du 15/03/2016 au 22/03/2016

15 euros la nuitée : quantité x soit z euros

5 euros le petit déjeuner : quantité ... soit .. euros

7 euros le repas : quantité .. soit .. euros

7 euros le diner : quantité .. soit ..euros

Total : ... euros

Règlement : ... euros en espèces

Fait à le .... Mr DURAND, 3 allées des factures à gogo, 75....Paris.  

Mr DURAND c'est M tout le monde, donc pas de SIRET, pas de RCS, pas de mention sur la TVA et encore moins sur l'exonération de TVA.

Pour ma part il y a peu ça aurait donné lieu à un beau rejet.

Mais  si chacun peut émettre une facture, alors les bras m'en tombent.

Mais vous, acceptez vous ce type de facture ?

Et si votre comptable rejette, et parce que la réquisition ça n'impressionnera jamais un comptable, vous faites quoi ?

En effet, ça peu être la porte ouverte à tout et n'importe quoi les factures établies par le tout venant.

Enfin, Volcan la différence mémoire, facture où l'as tu trouvée.

Merci.

Il y a plein de gens qui émettent des factures ou des mémoires sans RCS, TVA, etc... en cas de vente d'un véhicule (et oui un EPLE peut acheter un véhicule à un particulier), de vente de divers objets, de loyers, etc...

Tu as ma réponse qui se base sur une réponse de la DAF du ministère mais chacun voit midi à sa porte. Lucky met en doute la référence au mémoire par la DAF mais peut-être qu'une réponse de la DGFIP aura plus de poids. J'ai retrouvé ça sur le forum :
Source : Direction générale des finances publiques
Auteur de la réponse : Pôle national de soutien au réseau des Etablissements publics nationaux Bureau CE - 2B « Opérateurs de l’Etat »
Réf. : 10-076
Date : lundi 1er février 2010

QUESTION : Un établissement peut il acheter sans formalisme à un particulier qui ne délivrerait qu’une « facture » manuscrite ?

REPONSE : En application du principe de libre accès à la commande publique rappelé à l’article 1er du code des marchés publics, rien ne s’oppose à ce qu’une personne physique puisse être titulaire d’un marché public.

L’article 11 de ce code impose la production d’un écrit pour les marchés d’un montant supérieur à 20 000€ HT (précédemment 4000€). L’article 28 précise que lorsque leur valeur estimée est inférieure au seuil de passation des marchés formalisés (125 000 HT), les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée.

En l’espèce, le montant de la dépense est [...] inférieur aux seuils précités. L’établissement peut ainsi acheter à ce particulier sans formalisme particulier, notamment sans mise en concurrence préalable. La vente se conclut de gré à gré.

S’agissant de la « facturation », la règle est posée à l'article L. 441-3 du code de commerce. Celui-ci précise que tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation. S'agissant des activités commerciales, seules les entreprises individuelles et les sociétés commerciales, immatriculées au RCS, peuvent valablement émettre des factures.

Un particulier qui vend occasionnellement un bien lui appartenant ne peut émettre valablement de factures. La pièce justificative à joindre lors du règlement de la prestation ne pourra être qu’un mémoire (ou un contrat) qui ne pourra donc pas faire apparaître l’ensemble des mentions obligatoires devant figurer sur une facture (on y trouvera pour autant le nom des parties, l'objet, le prix et la date). Quant à la TVA, la vente occasionnelle de biens d’occasions par de simples particuliers n’est pas imposable car elle ne constitue pas une activité économique.

En conclusion, le mémoire établi par ce particulier parait suffire pour justifier la prise en charge du mandat. Il n’y a pas lieu en la matière de faire valider cet achat par le conseil d’administration. Enfin, il est toujours utile de recommander à l’ordonnateur de s’assurer de la provenance des biens pour éviter d’acheter à des particuliers qui biens qui ne leur appartiennent pas.

Merci Volcan pour votre/ta confirmation accompagnée de la source  Bureau CE 2B.

Dernière question, le CE 2B est-il facilement accessible par mail ou bien avez-vous un accès privilégié ?

A+.

Cordialement.

On pose sa question au service conseils EPLE académique qui pose le cas échéant la question à la DAF qui interroge si besoin les Finances ; c'est le circuit classique.