Réorganisation service gestion

Bonjour à tous,





Je suis en stage depuis 15 jours dans le cadre de ma
formation à l’IRA dans un EPLE du sud de la France que je ne citerai pas. Vous allez
comprendre pourquoi. Depuis 15 ans, cet établissement est géré au fil de l’eau,
et j’euphémise.


Depuis la dernière rentrée, une nouvelle équipe de direction
(nouvel AASU et nouveau CE) est en place pour tenter de remettre de l’ordre
dans tout ça. Le gestionnaire comptable découvre des cadavres dans les placards
régulièrement.


L’équipe du service gestion est en place dans
l’établissement depuis plus de 20 ans et a vu, vous vous en doutez, d’un très
mauvais œil l’arrivée d’un nouveau patron qui veut rationaliser tout ça.


Donc, répartition des tâches on ne peut plus flou avec
rétention d’informations pour savoir qui fait quoi, équipe éducative habituée
au grand n’importe quoi (pas de gestion de stocks, pas de marchés publics … et
j’en passe) et qui admet mal qu’on lui demande des comptes aujourd’hui.


Mon objectif de stage : Réfléchir à une réorganisation
des services et des postes (Cf. sociologie des organisations ..), proposer un
organigramme opérationnel avec les réels flux de communication … tout en
sachant que l’AASU est trop occupé avec ses propres problèmes pour réellement
m’aiguiller, et que le service était déjà au courant de ma mission avant que
j’arrive et me voit un peu comme l’œil de Moscou du chef.





Des conseils de méthode,


Des suggestions pour organiser mon travail et ma réflexion,


Des encouragements,





Tout est le bienvenu,





Merci d’avance

BILL, c'est un sujet très difficile pour commencer.
Je vous donnerez simplement quelques éléments de réflexion qui sont tout à fait subjectifs:
- quand on arrive dans un service, on peut être tenté d'opérer des modifications en profondeur. C'est un éceuil à éviter. Il faut savoir prendre en compte l'histoire du service et faire évoluer les choses en douceur et avec pédagogie. C'est du gagnant-gagnant.
- ne jamais dénigrer l'ancienne équipe. Malgré les intuitions que vous pouvez avoir, il y a toujours des fidèles qui regretteront le temps de M.X...
- partager les tâches de façon à éviter les fraudes, ex: la personne qui fait les encaissements ne fait pas les OR.
- essayer de faire coïncider grade et responsabilité
- sur des tâches stratégiques (ex: compta géné), essayer d'avoir deux personnes compétentes (pour la continuité du service en cas d'absence de l'une d'elles).
Bon courage.

Une bonne base de départ : le contrôle de gestion :
http://perso.orange.fr/gestionnaires03/page31.html#GFR5-diaginterneAC

Peut-être vais-je dire une bêtise, mais pourquoi ne pas essayer la méthode suivante:
1) voir ce qui ne marche pas ou pas bien.
2) faire prendre conscience à l'équipe en place que çà ne marche pas bien (ce sera difficile pour elle de nier la non-existence de la gestion des stocks).
3) associer cette équipe aux propositions d'amélioration. Si les anciens participent, c'est quand même plus acceptable pour eux que s'ils se font imposer des réformes par le "petit stagiaire qui débarque et qui veut tout changer".
4) y aller par petites touches successives (pas tout vouloir changer en même temps) et faire un bilan régulier (avec l'équipe) pour voir s'il y a amélioration ou pas et pourquoi.
5) ne pas oublier de féliciter l'équipe de l'effort qu'elle a bien voulu fournir "pour le bien du service".

J'ai vu que dans un collège voisin, une nouvelle équipe (principal + principal adjoint + AASU + directeur segpa...) en place a voulu tout changer et les résultats (3 ans après) sont médiocres. Il faut etre modeste et ne pas trop critiquer les précédents. Associer les tos et secrétaires (intendance et direction) à la démarche pour commencer. Interview les pour voir leurs visions des pbs, ça peut etre très instructif.
Dicton du jour : il faut que tout change pour que rien ne change (c'est du film le Guépard)

Comme BUBU, je crois que s'inspirer d'une démarche qualité est une bonne chose. Le tout est de le faire en douceur et éviter de remettre en cause trop violemment l'organisation (ou la non organisation) du prédécesseur. Les collègues en place le prendront pour eux et ln'adhèreront pas au mesage alors que sans leur participation rien n'est possible.
Je pense qu'avant toute chose il faut établir un idéal de fonctionnement du service, énumérer exhaustivement ce qui doit y être fait et hiérarchiser les tâches. Ensuite, établir le diagnostic sur ce qui est fait actuellement, et comparer avec ce que l'on souhaiterait. Mettre alors progressivement en place de mesures de correction pour atteindre cet objectif et faire régulièrement le point pour voir si le mesures prises permettent de s'en rapprocher. Si oui, on continue et on attaque un deuxième objectif, si non, on cherche pourquoi et on met en place de nouvelles mesures correctives.
Tout cela est très théorique mais un cadre de réflexion me paraît indispensable pour éviter de lancer trop de chantier en même temps et finalement les abandonner les uns après les autres.