cheminement de l'émission d'une facture...

Bonsoir,
Pourriez vous m'indiquer la procédure exacte concernant l'émission d'une facture. J'essai d'améliorer le fonctionnement de l'intendance...certes,
ce n'est pas une chose aisée lorsque l'on a beaucoup de choses à faire...mais bon.


A savoir, je sais que la créance  doit être liquide, certaine et exigible.


Concrètement, lorsque je me renseigne auprès de collègues il s'avère que chacun fait à sa sauce.
Pouvez vous me dire s'il faut avoir un document de l'ordonnateur disant "Monsieur X a détruit 1 vitre et doit la remplacer", je fais une facture indiquant le prix de la vitre et c'est terminé.... , où dois je faire une facture indiquant " l'élève X a détruit la vitre , conformément au vote du CA   , diminution de  - 20 % / an, il doit XX €", ou bien, l'élève a détruit une vitre et doit XX € (prix du neuf).


Je pense surtout aux documents qui seront demandés lors d'un audit.
Avant que l'on ne se moque de moi.. je précise avoir  constaté que mon collaborateur, avec plus de 10 ans d'expérience alors que je n'en suis qu' à ma 2eme année, émettait des factures à mon nom mais non signées.....bref, je souhaiterais avoir un peu d'aide là dessus. A l'AC on me dit de ne faire l'OR que lorsque je possède l'argent

Voir ici: http://www.gestionnaire03.fr/page883.html

  

Quant à l'affirmation de l'AC, qu'il sorte le texte. Ça devrait lui prendre un moment. Beaucoup, dont moi, procèdent ainsi par facilité et éviter de possibles procédures de recouvrement contentieux pour quelques euros (pas bien, je sais), mais il n'y a pas de texte permettant de refuser à un ordo la prise en charge de ce genre d'OR avant encaissement, dès lors que la base légale est bonne et les mentions des PJ aussi.

Deux sujets dans votre question.

La règle veut que l'on ne demande pas d'argent sans un ordre de recette. Donc même pour des petits montants on devrait faire un OR qui se traduirait par un titre exécutoire. Le problème après c'est le recouvrement puisque le comptable doit faire le maxi pour recouvrer le moindre OR qui lui est transmis par l'ordonnateur. En matière de dégradations, la nature de la créance comme le montant font que le taux de recouvrement amiable est de l'ordre de 50 % et que c'est hyper sportif de récupérer les 50 % restants. Après c'est l'huissier, les ANV, etc.... Donc une majorité d'établissements ne font les OR de dégradations qu'une fois l'argent récupéré. C'est pas orthodoxe, mais... vous m'avez compris.

Après, allez voir la page du site indiquée par ALO. Vous y verrez que l'EPLE adresse un titre exécutoire ; terme plus adéquat qu'une facture, mais qui répond à la même logique et comporte les mêmes formulations. Ce titre exécutoire-facture est un document qui peut vous servir tout au long de la procédure de recouvrement : "facture" pour le client, PJ à l'OR, lettre de rappel et document envoyé en LR avant l'huissier et enfin document pour l'huissier. Un seul document pour tout, c'est top non ? En plus le modèle sur le site est conforme à la réglementation et tiendra devant un juge. A ceux qui auraient des doutes je précise que ce modèle de titre exécutoire est "validé" par le ministère puisque mentionné dans le vademecum (2011... et le suivant).
Ce qui m'amuse c'est que les premières fois que j'ai envoyé ce titre exécutoire à des collègues pour des frais d'hébergement, des OC, ils m'ont appelé pour demander ce que c'était que ce truc et qu'ils voulaient une facture classique. C'était il y a des années et maintenant plus personne ne m'appelle pour ça et cela me fait sourire lorsque je reçois des "factures" établies sur ce modèle depuis les quatre coins du pays.

Les collègues ont déjà tout dit.
Sur le fait de ne pas passer la recette avant l'encaissement : c'est possible et c'est encadré par l'article R-421-67 du Code de l’Education. Cela ne veut pas dire que la facture-titre de recettes n'est pas faite : cela signifie simplement que, dans le cas d'une facture inférieure au seuil fixé, on attend l'encaissement pour émettre le titre, car les frais de recouvrement seraient disproportionnés. Et franchement, c'est rare, le seuil étant à 5 euros.