gestion des dettes des familles au restaurant scolaire

Bonsoir,

Je travaille dans un établissement où la gestion des accès, des dettes, et du paiement de la demi-pension se fait via un logiciel privé mis en réseau entre le restaurant scolaire et l'intendance; dans ce logiciel, les élèves demi-pensionnaires et les commensaux y sont répertoriés; il arrive souvent que des élèves quittent l'établissement en laissant leur compte créditeur (de l'ordre de quelques euros); j'ai demandé que cet argent soit rendu aux familles mais on m'a répondu que c'était compliqué et que cet argent pouvait servir à combler le passif d'autres familles; sur le fond je ne trouve pas ça choquant mais sur la forme j'ai l'impression qu'il pourrait y avoir des transferts de fonds d'une famille à une autre sans le moindre cadre légal . Quelqu'un saurait-il m'éclairer svp?

Non, on ne peut légalement compenser un débit de certaines familles par un crédit d'autres.
Faire voter par le CA une politique de remboursement des excédents (ex : de 2 à 8 €, écrire à la famille ; si pas de nouvelles au bout de 3 mois, OR).
Informer les familles par écrit et si pas de réponse attendre la prescription quadriennale pour faire l'OR.
Mais à la prestation, il n'y a normalement pas de débit.

giotto a écrit:

cet argent pouvait servir à combler le passif d'autres familles; sur le fond je ne trouve pas ça choquant mais sur la forme j'ai l'impression qu'il pourrait y avoir des transferts de fonds d'une famille à une autre sans le moindre cadre légal:oops: . Quelqu'un saurait-il m'éclairer svp?

Je trouve ça très choquant sur le fond.
Dans ces logiciels, c'est possible, mais cela doit être encadré par une procédure interne. Exemple : pas de transfert de fonds entre personne sans demande écrite, conservée avec le document que ne manque pas de produire le logiciel en cas de transfert de solde. Le seul cas où je conçois l'absence de demande, c'est lorsqu'on met le solde d'un élève quittant l'établissement sur la carte d'un frère ou d'une soeur. Et encore, même dans ce cas, on garde une trace quelque part de la raison de ce mouvement.

@ Gilles : en-dessous de 2 € tu n'écris pas à la famille ?

Il arrive que des demi-pensionnaires soient débiteurs car j'accorde le passage au restaurant scolaire le temps que leur badge soit crédité; mais durant ce temps, ces élèves peuvent quitter l'établissement avec un passif; dans le cas contraire, si une famille laisse un reliquat sur une carte de demi-pesnsion, je ne pourrai faire d'OR qu'au bout de 4 ans (prescription quadriennale) et pas au bout de 3 mois?

prescription quadriennale = l'année en cours ne compte pas donc si tu as reliquats positifs de janvier 2013, il faut compter 2014, 2015, 2016, 2017, et tu pourras fait l'OR à compter du 01/01/2018 !

"(...)si pas de nouvelles au bout de 3 mois, OR (...)" : je ne comprends pas la réponse de gilles.


Pour ma part, je vais m'employer à mettre de l'ordre mais à l'heure actuelle, quels sont les risques encourus sachant qu'il n'y a aucun contrôle et qu'une compensation est effectuée par la personne en charge du logiciel de manière purement subjective!

Je crains même qu'il y ait compension possible entre élèves demi-pensionnaires (élèves sortis mais créditeurs) et commensaux (présents mais débiteurs)... dans ce cas, ne peut-on pas considérer que l'argent des familles n'est pas utilisé comme il le devrait?

giotto a écrit:

Il arrive que des demi-pensionnaires soient débiteurs car j'accorde le passage au restaurant scolaire le temps que leur badge soit crédité; mais durant ce temps, ces élèves peuvent quitter l'établissement avec un passif; dans le cas contraire, si une famille laisse un reliquat sur une carte de demi-pesnsion, je ne pourrai faire d'OR qu'au bout de 4 ans (prescription quadriennale) et pas au bout de 3 mois?

Pour faire un OR au bout de trois mois, il faut être en mesure de prouver que l'on a mis le créancier, donc la famille, en mesure de solliciter le reversement du solde... Donc il faut obligatoirement une preuve et ce, en application de l'article 21 de la loi n° 66-948 du 22 décembre 1966 : "Toute créance inférieure à 8 euros constatée dans les écritures d'un comptable public et provenant de trop-perçus, consignations autres que celles effectuées à la caisse des dépôts et consignations ou recouvrements pour le compte de tiers, sera définitivement acquise à la collectivité débitrice à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la date de sa notification au créancier."

Un conseil : il ne faut jamais mentionner le montant de la créance dans la lettre.

La pratique dans ton établissement est illégale avec tous les risques en découlant. Le transfert de solde n'est possible que sur accord écrit du créancier qui désignera le bénéficiaire. Comme l'a dit Winnie, c'est le cas des parents qui demandent le transfert du solde de la carte de l'ainé (qui a quitté l'établissement) sur celle de la petite cadette...

Intuitivement, j'ai conscience du caractère illégal de cette pratique. Mais juridiquement, quels textes ou principes ne sont précisément pas respectés (afin d'en déduire une éventuelle responsabilité civile ou pénale)?

Winnie a écrit:

@ Gilles : en-dessous de 2 € tu n'écris pas à la famille ?

En dessous de 2 €, vu le coût du timbre, du papier et du temps passé, je ne rembourse pas

et pourquoi pas bannir le passage en négatif pour les commensaux?

mithra a écrit:

et pourquoi pas bannir le passage en négatif pour les commensaux?

J'en rêve mais aucun ordonnateur ne l'autorisera.

giotto a écrit:

Intuitivement, j'ai conscience du caractère illégal de cette pratique. Mais juridiquement, quels textes ou principes ne sont précisément pas respectés (afin d'en déduire une éventuelle responsabilité civile ou pénale)?

Juridiquement, ce qui est à Pierre n'est pas à Paul. J'ai pas d'autre texte en magasin.
Si tu verses 800 € au service des impôts pour ta taxe d'habitation, que celle-ci fait finalement 795 €, mais que les 5 € qui restent sont utilisés pour régler ce que doit ton voisin mauvais payeur, tu trouves ça normal ?

gilles.gjq a écrit:

mithra a écrit:

et pourquoi pas bannir le passage en négatif pour les commensaux?

J'en rêve mais aucun ordonnateur ne l'autorisera.

Mais si et j'en ai connu plusieurs. Il suffit de faire comprendre aux intéressés que si ils veulent du crédit, ils n'ont qu'à en demander à leur voisin qui se fera un plaisir de les faire becqueter à ses frais (dans la mesure où la carte permet plusieurs passages le même jour ce qui est une option indispensable). Il est toujours intéressant d'ailleurs d'entendre renauder des profs qui évoquent des collègues plus prompts à demander un ticket qu'à le rendre et j'ai vu quelques spécimens de prêteurs désabusés qui pourraient facilement se recycler en petits intendants besogneux de province.

Par ailleurs, autoriser le passage en "négatif" revient à accorder une facilité de paiement. C'est du ressort exclusif du comptable et pas de l'ordonnateur.

LMDV/LG a écrit:

dans la mesure où la carte permet plusieurs passages le même jour ce qui est une option indispensable

Seulement pour le tarif le plus élevé, chez moi.

Un prof au taquet peut inviter un jeune prof sur sa carte, mais pas l'inverse. Pas folle la guêpe.

Notre pratique.

On demande toujours un RIB à un élève qui s'inscrit à la demi-pension.

Pour les élèves qui quittent l'établissement avec un solde sur la carte de demi-pension, on les rembourse systématiquement sur le RIB fourni à l'inscription (même pour 0,05 €).

En cas de compte bancaire clôturé, on envoie un courrier à la famille:

- si la somme est < à 8,00 €, sans réponse au bout de 3 mois, OR effectué.

- si la somme est > à 8,00 €, on attend la déchéance quadriennale, puis OR. 

Pareil.

RETU a écrit:

LMDV/LG a écrit:

dans la mesure où la carte permet plusieurs passages le même jour ce qui est une option indispensable

Seulement pour le tarif le plus élevé, chez moi.

Un prof au taquet peut inviter un jeune prof sur sa carte, mais pas l'inverse. Pas folle la guêpe.

Mais c'est génial comme idée, ça !

Winnie a écrit:

Pareil.

RETU a écrit:

LMDV/LG a écrit:

dans la mesure où la carte permet plusieurs passages le même jour ce qui est une option indispensable

Seulement pour le tarif le plus élevé, chez moi.

Un prof au taquet peut inviter un jeune prof sur sa carte, mais pas l'inverse. Pas folle la guêpe.

Mais c'est génial comme idée, ça !

C'est vrai que ça évite le gros inconvénient du système où le petit indice fait passer l'agrégé hors-classe sur sa carte en échange du droit d'utiliser le rétroprojecteur ou pour le privilège de pouvoir s'asseoir sur un tabouret près de la porte de la partie de salle des profs réservée aux élites.

Tiens, ce qu'il faudrait, c'est que quand un personnel paye pour un autre, l'invité ait aussi à passer sa carte pour valider l'opération et ça serait décompté à SON tarif.
Message aux sociétés spécialisées dans ces produits. L'idée est offerte*, n'hésitez pas à la reprendre.

*sauf pour A**. Chez eux rien n'est offert.

Winnie a écrit:

[...]

RETU a écrit:

LMDV/LG a écrit:

dans la mesure où la carte permet plusieurs passages le même jour ce qui est une option indispensable

Seulement pour le tarif le plus élevé, chez moi.
Un prof au taquet* peut inviter un jeune prof sur sa carte, mais pas l'inverse. Pas folle la guêpe.

Mais c'est génial comme idée, ça !

.l'astérisque et la mise en gras sont de moi

Certes, Winnie, certes, il vaut mieux n'être que peu pour bien dîner*.
(ce vieux prof est à surveiller, un paf au troquet * du bahut faisant très mauvais effet...).

C'était juste pour distraire le n@n@rd à la limite de l'éruption (un paf est en vieux mauvais français un truc impubliable ici). Il adore,
quoiqu'il en friandise, les contrepets. Si si. Et encore le RETU en a commis un second, non signalé, car limite, limite, dans un forum de qualité et de bonnes manières qui plait aux hiérarchies. Il mériterait une sanction exemplaire. Un bannissement. Le temps de le trouver.

.

gilles.gjq a écrit:

mithra a écrit:

et pourquoi pas bannir le passage en négatif pour les commensaux?

J'en rêve mais aucun ordonnateur ne l'autorisera.

Ici, cela se pratique. Et il n'y a aucun contestataire...

Concernant le paiement de la demi-pension par chèques, ceux-ci peuvent-ils être déposés dans une boîte aux lettres situés près de la porte du bureau du régisseur en l'absence de celui-ci?

giotto a écrit:

Concernant le paiement de la demi-pension par chèques, ceux-ci peuvent-ils être déposés dans une boîte aux lettres située près de la porte du bureau du régisseur en l'absence de celui-ci?

Rien ne l'interdit... Mais cela peut être dangereux pour certains parents qui ne remplissent pas l'ordre du chèque...