Encaissement chèques

Re-bonjour,
Je dois encaisser des chèques pour un voyage. Quand je vais ds "encaissements" en compta géné.,je renseigne le tireur, je sélectionne l'établissement et ensuite??? Quel compte faut-il indiquer? Je n'ai pas la main sur l'édition du bordereau de chèques et ne peut pas le renseigner. Que dois-je faire?
Merci.

5112.... mais c'est la première fois que vous faites un encaissement ?
Personne n'est là pour vous expliquer ?

Pour avoir la main sur l'édition du bd il faut cocher la case...
Mais commencer un premier encaissement au 10 décembre

Il y a beaucoup de chèques

Oui, je n'ai encaissé qu'une fois un repas pour des personnels extérieurs avec un tarif spécial et je ne me souvenais plus de la démarche. J'ai une tutrice une fois /semaine mais je dois avancer tellement il y a de choses à faire...
Merci pour votre aide, je vais essayer.

lolita a écrit:

Je dois encaisser des chèques pour un voyage. Quand je vais ds "encaissements" en compta géné.,je renseigne le tireur, je sélectionne l'établissement et ensuite??? Quel compte faut-il indiquer? Je n'ai pas la main sur l'édition du bordereau de chèques et ne peut pas le renseigner. Que dois-je faire?
Merci.

C'est le compte 5112 , comme vous l' a indiqué N@n@rd, qui vous donnera accés à l'édition du bordreau de chèques

Par contre, et pour compléter l'explication, si un parent d'élève venait à vous payer en versant directement sur le compte trésor de l'établissement , alors là vous auriez à saisir non pas le 5112 -chèques à encaisser - mais le 5151 - compte trésor
Et dans ce cas -activation du 5151 - pas d'accés à l'édition du bordereau de chèques, et pour cause

Bozinchu a écrit:

Mais commencer un premier encaissement au 10 décembre

Toujours en avance sur ton temps...

Une question tout bête
tu es agent comptable ?

Les encaissements de demi-pension et commensaux sont faits sur un autre logiciel (ARD) et c'est le premier voyage. Celui-ci ne peut que se gérer sur GFC pour les encaissements.

Grincheux a écrit:

Bozinchu a écrit:

Mais commencer un premier encaissement au 10 décembre

Toujours en avance sur ton temps...

c'est parce que la FQE sera surement validée demain..
et que le bd sera envoyé à la Tg demain...

lolita a écrit:

Oui, je n'ai encaissé qu'une fois un repas pour des personnels extérieurs avec un tarif spécial et je ne me souvenais plus de la démarche. J'ai une tutrice une fois /semaine mais je dois avancer tellement il y a de choses à faire...
Merci pour votre aide, je vais essayer.

Il y a un début à tout, lolita

Don' t worry


avec pour pseudo le titre d'un si beau roman ....comment hésiter

Bozinchu a écrit:

Une question tout bête
tu es agent comptable ?

Ami Boz, nous sommes là pour aider
Et comptable ou pas, on s'en fiche, non ?

Merci Barbule pour ta copmpréhension, je tiens à rassurer les collègues: les encaissements sur ARD sont faits régulièrement. Je suis agent comptable d'un gros bahut depuis septembre avec un secrétariat qui brille par son absentéisme, alors, je fais au mieux mais c'est vraiment difficile parfois.

lolita a écrit:

Merci Barbule pour ta copmpréhension, je tiens à rassurer les collègues: les encaissements sur ARD sont faits régulièrement. Je suis agent comptable d'un gros bahut depuis septembre avec un secrétariat qui brille par son absentéisme, alors, je fais au mieux mais c'est vraiment difficile parfois.

Courage

Et comme le rappelle souvent l'ami Hippos, celui qui pose une question est bête cinq minutes, celui qui n'en pose pas est bête toute sa vie
Pas de place pour l'hésitation ou les états d'âme, donc

barbule a écrit:

Ami Boz, nous sommes là pour aider
Et comptable ou pas, on s'en fiche, non ?

Pas à moi...
Je suis prêt à aider toute personne de l'intendance (et d'ailleurs)
Mais c'était juste pour ma culture.

T'inquiètes pas, on est tous en retard sur quelque chose (quand ce n'est pas très en retard). l'essentiel, c'est de le savoir et de ne pas faire l'autruche. De questionner et de ne pas s'isoler.

Je ne sais pas si ca t'aideras ou pas mais la procédure à suivre est la suivante :

Tu saisis le montant total du chèque en haut de la fenêtre
tu sélectionne l'établissement
tu mets 5112 en compte de paiement
tu saisis le nom du tireur
tu coches la case bordereau à éditer (de mémoire c'est ca) et deux lignes (banque et agence) vont apparaître et seront à renseigner

tu places ensuite la souris sur la partie vide juste en dessous, clic droit et ajouter , pour faire apparaitre une nouvelle fenêtre qui te permettra d'affecter ce chèque au bon compte de classe 4).

Là tu sélectionnes "avec créance" ou "sans créances" (à priori ce sera "sans créance", sauf si tu suis les voyages avec cette fonctionnalité),
tu indiques l'objet de l'encaissement dans "objet" (voyage x - versement tartanion -4eme b)
tu saisis le compte de classe 4 (4118 ou 468263x selon la méthode employée chez toi)
tu indiques le montant affecté à ce compte de classe 4 (si le chèque est uniquement pour payer le voyage tu saisis le montant du chèque)
tu fais "ok"

là tu es revenu à la première fenêtre.
tu fais "ok"
ton encaissement est saisi

Pour le valider c'est dans documents/fqe

Bozinchu a écrit:

barbule a écrit:

Ami Boz, nous sommes là pour aider
Et comptable ou pas, on s'en fiche, non ?

Pas à moi...
Je suis prêt à aider toute personne de l'intendance (et d'ailleurs)
Mais c'était juste pour ma culture.

Je sais bien , cher Boz , et ne prends surtout pas mal mon intervention

Simplement, je voulais dire ceci : j'ai débuté il y a longtemps , à Créteil, dans des conditions très difficiles
Et savez vous que, même après tant d'années, lorsque je lis des questions comme celle que vient de poser lolita, je me retrouve plongée dans ces années glauques, et je me dis que l'existence de ce forum est un phare dans notre nuit d'angoisses et de questionnements .
Ce qui explique sans doute que je ne lâcherai jamais N@n@rd dans la poursuite de sa belle entreprise , même - et surtout -si ce n'est pas simple tous les jours

Mille mercis, çà fonctionne, je suis rassurée. Par contere, n'est-ce pas au moment de la sasie du compte de liaison que l'on peut subdiviser en 41181 -41182, etc s'il y a plusieurs voyages? Je sais qu'il y en aura au moins un autre voire deux alors autant les distinguier maintenant s'il la faut pour mieux s'y retrouver,non? Pour l'instant, je saisi le 4118, j'essayé de subdiviser manuellement mais çà ne marche pas, il ,me manque cette astuce.

ça a de la culture, un corse ?

lolita a écrit:

Mille mercis, çà fonctionne, je suis rassurée. Par contere, n'est-ce pas au moment de la sasie du compte de liaison que l'on peut subdiviser en 41181 -41182, etc s'il y a plusieurs voyages? Je sais qu'il y en aura au moins un autre voire deux alors autant les distinguier maintenant s'il la faut pour mieux s'y retrouver,non? Pour l'instant, je saisi le 4118, j'essayé de subdiviser manuellement mais çà ne marche pas, il ,me manque cette astuce.

La subdivision des comptes se fait avant la saisie des encaissements.
Il faut aller en compta géné - références - plan comptable
et là, tu cliques droit sur le compte qui t'intéresse
Tu auras alors accés à l'option "subdiviser"

Bien penser dans GFC 2010 à subdiviser à fond : les 4118, 4632, 4718, 44118, 44122, 44128, etc...

J-M a écrit:

ça a de la culture, un corse ?

attention aux attaques gratuites...
il y a de l'écho par ici....

lolita a écrit:

Mille mercis, çà fonctionne, je suis rassurée. Par contere, n'est-ce pas au moment de la sasie du compte de liaison que l'on peut subdiviser en 41181 -41182, etc s'il y a plusieurs voyages? Je sais qu'il y en aura au moins un autre voire deux alors autant les distinguier maintenant s'il la faut pour mieux s'y retrouver,non? Pour l'instant, je saisi le 4118, j'essayé de subdiviser manuellement mais çà ne marche pas, il ,me manque cette astuce.

Si le voyage a lieu en 2010 tu peux encaisser directement au 4191, avances familles (à subdiviser, aussi).
Laisser un solde positif au 4118 c'est bloquant à la bascule.

bascule = changement d'année

lolita a écrit:

Merci Barbule pour ta copmpréhension, je tiens à rassurer les collègues: les encaissements sur ARD sont faits régulièrement. Je suis agent comptable d'un gros bahut depuis septembre avec un secrétariat qui brille par son absentéisme, alors, je fais au mieux mais c'est vraiment difficile parfois.

Courage patience, persévérance et confiance en soi seront nécessaires, surtout ne pas avoir peur du ridicule et des reflexions pour poser les questions aussi bien auprès des tuteurs qu'ici : tu n'es pas seule, j'étais comme toi il y a 2 ans . Je ne savais rien en compta géné (et je ne maîtrise pas encore tout) et tout cela avec des personnels absentéistes (attaché NG congé maternité, Sasu réfractaire, adjt administratif congés de maternité et les deux autres en congés parental après au même moment) durant 2 ans j'ai fait seule un groupement avec 1 agent contractuel... avec un tutorat (qui a été changé sur le tard) qui tenait à peine la route mais en revanche, un SG qui m'a accompagné avec beaucoup de finesse et d'intelligence et de discrétion (obligé car il n'est pas de bon ton de désavouer un tutorat et un CE qui chargent un intendant qui n'est pas en situation d'apprentissage) Bonne continuation

Et bien Vhaleria, je vois que tu as galéré aussi, çà rassure quelque part de savoir que l'on n'est pas seul . Qu'entends-tu par SG, secrétaire général? T'es ds un EPLE?
Bonne année en tous cas.

lolita a écrit:

Et bien Vhaleria, je vois que tu as galéré aussi, çà rassure quelque part de savoir que l'on n'est pas seul . Qu'entends-tu par SG, secrétaire général? T'es ds un EPLE?
Bonne année en tous cas.

Bonne année à toi Lolita
SG = secrétaire général (adjoint car ils sont plusieurs à graviter autour du recteur il y en a pas moinsde 3 ou 4) celui-ci ayant été dans les finances publiques. Oui je suis dans un gros bahut 1500 avec LP hôtellier et collège. Il faut bien deux ans en moyenne pour voir à peu près clair (je n'ai pas eu de passation de service mon prédecesseur est dcd sur place en laissant du retard) et trier les personnels sur qui on peut compter. Vigilance aussi sur les rencontres professionnelles que l'on fait aussi bien au rectorat que parmi les collègues et les tuteurs. J'ai été servie des deux côtés : du bon et du mauvais, ce qui m'a bien aidé à faire lapart des choses et à essyer à alelr vers l'essentiel aujourd'hui.

Pfff a écrit:

Je ne sais pas si ca t'aideras ou pas mais la procédure à suivre est la suivante :

Tu saisis le montant total du chèque en haut de la fenêtre
tu sélectionne l'établissement
tu mets 5112 en compte de paiement
tu saisis le nom du tireur
tu coches la case bordereau à éditer (de mémoire c'est ca) et deux lignes (banque et agence) vont apparaître et seront à renseigner

tu places ensuite la souris sur la partie vide juste en dessous, clic droit et ajouter , pour faire apparaitre une nouvelle fenêtre qui te permettra d'affecter ce chèque au bon compte de classe 4).

Là tu sélectionnes "avec créance" ou "sans créances" (à priori ce sera "sans créance", sauf si tu suis les voyages avec cette fonctionnalité),
tu indiques l'objet de l'encaissement dans "objet" (voyage x - versement tartanion -4eme b)
tu saisis le compte de classe 4 (4118 ou 468263x selon la méthode employée chez toi)
tu indiques le montant affecté à ce compte de classe 4 (si le chèque est uniquement pour payer le voyage tu saisis le montant du chèque)
tu fais "ok"

là tu es revenu à la première fenêtre.
tu fais "ok"
ton encaissement est saisi

Pour le valider c'est dans documents/fqe

Bonne année Pfff
En fait , je suis mes voyages avec les créances donc moi je les active via les mémoires en recettes que je valide en Ordre de recettes après au 7067. Ce qui me permet de suivre en créances qui n'a pas payé car lorsque les familles paient j'appelle les créances au fur et à mesure au 4118XXX. Il faut dire que je gère pour 120 000 euros de voyage annuel donc c'est une usine à gaz mais qui tourne assez bien maitnenant chez nous.

120 000 € de voyages annuels ???

Pour que le spectre de la lumière du phare soit plus complet pour Lolita, après on y voit plus clair :

- dans l'idéal, la liste des banques dans le module d'encaissement soit comporter les initiales des banques avant leur nom complet : "LCL Discrédit Lyonnais, SG Société Généreuse, CA Crédit Plouc", sinon on n'en finit plus de chercher tout ce qui commence par les lettres "BANQU".

- depuis le passage à l'Euro, il n'y a plus qu'un seul lieu de compensation : France. Tout le reste est du temps perdu sans aucun intérêt.

- on gagne énormément de temps à apprendre à ne plus utiliser la souris dans le module d'encaissement (et tous les autres), tout peut se faire au clavier avec la touche tab, les flèches, return et la touche Ins

- il faut demander l'édition des bordereaux de chèques, dans le menu Editions, c'est indépendant des FQE.

- j'espère que tu saisis dans le module d'encaissement les bordereaux que ton logiciel de droits constatés fait de son côté (saisie des totaux seulement), c'est plus "propre" et plus sûr que de le faire en écritures manuelles

- pour la subdivision des comptes, je ne répéterai jamais assez qu'il ne faut pas subdiviser avec des chiffres, mais avec des lettres, ça change la vie !

- la subdivision n'est pas possible si le compte a déjà été utilisé. Parfois même en tout début d'exercice cela ne marche pas, c'est que le compte est impliqué dans les automatisations, il faut l'enlever de ces procédures avant de le remettre après subdivision (cas du 4112 qui est le compte de réception automatique du 70621...)

@VHALERIA : es-tu E. auparavant active sur le forum sous un autre nom ?

silvain a écrit:

120 000 € de voyages annuels ???

Oui