Soldes des comptes 4112 et 4111 : problèmes

Peut-on tout simplement expliquer par écrit la différence entre le solde débiteur du 4112 et le montant figurant sur la liste nominatives des créances lorsque l'on sait que l'on a rien "empoché" mais que tout simplement, on a pas toujours fait les reconstatations et les réductions du 70621 mais plutôt supprimer manuellement les créances indues (erreur de débutant).

Je suis pas sur de comprendre, mais j'aime pas du tout...
Votre 70621 doit correspondre strictement à la réalité.

Moi non plus je suis pas sûr de tout comprendre.

Si il y a un écart entre le débit du 4112 et le montant de la liste de créances issue de gfc, que tous les transferts gfe/gfc et validations d'écritures ont faits cela ne peut s'expliquer que par des mandats de bourses/Remises de principe non encore pris en charge en compta géné.
Dans toutes les autres situations on doit avoir égalité entre la liste des créances et le 4112.

Si des élèves ont été constatés à tord ou mal constatés, il faut absolument faire des rectifications en comptabilité budgétaire (OR ou AOR au 70621).
Supprimer/modifier manuellement les créances n'arrangera en rien la situation, au contraire.

En effet, si un élève a été constaté demi pensionnaire au lieu d'externe, il y a eu une recette de constatée en compta budgétaire pour cet élève (c/70621) et une créance a été créée en compta géné dont le comptable est chargé du recouvrement. Si cette créance est supprimée manuellement, la recette constatée en compta bud existe toujours et le comptable est donc toujours chargé d'en assurer le recouvrement.

gwadalyon a écrit:

Peut-on tout simplement expliquer par écrit la différence entre le solde débiteur du 4112 et le montant figurant sur la liste nominatives des créances lorsque l'on sait que l'on a rien "empoché" mais que tout simplement, on a pas toujours fait les reconstatations et les réductions du 70621 mais plutôt supprimer manuellement les créances indues (erreur de débutant).

Il est dangereux d'intervenir manuellement sur les créances.
A éviter.
Si différence entre la liste des créances et le 4112, il manque peut-être un transfert d'annulation ou d'ordre de recettes après reconstatation après avoir réceptionné les créances de SCONET GFE.

Dans ton cas (modif des créances manuellement sans reconstat) pour rattraper l'erreur :
- Annuler auparavant les modifications manuelles autant que faire se peut.
- puis, Refaire les reconstatations manquantes et réceptionner les créances de GFE.

Il n'est pas dangereux d'intervenir sur les créances ; il faut simplement être trés prudent et garder trace de tous les mouvements (notamment édition de la liste avant et aprés). Cette intervention peut être indispensable notamment en cas d'attribution de fonds social ou de compensation.

Si ton 4112 diverge de ton 70621, c'est que tu as supprimé les créances à la main, dans compta géné ?

Si c'est, ça, c'est mal.

Le mieux c'est de rétablir, si possible ton 4112, et de faire des AOR. Pas nécessairement besoin de refaire des constatation, un simple tableau Word ou Excell signé par l'ordo, suffira. Le but c'est que les créances prises en charge correspondent au montant du 70621.

Après si GFE, Sconet ne sont pas raccord, c'est pas grave.

Au passage, faire une fiche de procédure, pour éviter le même erreur dans 3 mois.

N@n@rd a écrit:

Il n'est pas dangereux d'intervenir sur les créances ; il faut simplement être trés prudent et garder trace de tous les mouvements (notamment édition de la liste avant et aprés). Cette intervention peut être indispensable notamment en cas d'attribution de fonds social ou de compensation.

D'où les encaissements via le 585 pour garder des traces...

J-M a écrit:

Si ton 4112 diverge de ton 70621, c'est que tu as supprimé les créances à la main, dans compta géné ?

Si c'est, ça, c'est mal.

Le mieux c'est de rétablir, si possible ton 4112, et de faire des AOR. Pas nécessairement besoin de refaire des constatation, un simple tableau Word ou Excell signé par l'ordo, suffira. Le but c'est que les créances prises en charge correspondent au montant du 70621.

Après si GFE, Sconet ne sont pas raccord, c'est pas grave.

Au passage, faire une fiche de procédure, pour éviter le même erreur dans 3 mois.

Effectivement j'ai supprimé des créances manuellement à une certaine époque pas si lointaine. Depuis, je fais des encaissement via le 585 et je fais également des AOR et même des reconstations excel. Le souci c'est le 4111 qui ne correspond pas à la liste des créances en cours. Je ne sais pas comment faire pour corriger cette anomalie sans faire une annulation de recette sur exercice antérieur, ce qui changerait le résultat 2008, etc.... (je suis en train de préparer ma passation de service d'où ma question sur l'explication écrite et ma "bonne foi").

Une annulation de recette sur exercice antérieur se traduit par un mandat sur l'exercice en cours et joue donc uniquement sur le résultat de l'exercice en cours qui viendra rectifier l'excédent indu de l'exercice antérieur.

Winnie a écrit:

N@n@rd a écrit:

Il n'est pas dangereux d'intervenir sur les créances ; il faut simplement être trés prudent et garder trace de tous les mouvements (notamment édition de la liste avant et aprés). Cette intervention peut être indispensable notamment en cas d'attribution de fonds social ou de compensation.

D'où les encaissements via le 585 pour garder des traces...

C'est pour cela que je disais qu'il pouvait être dangereux de modifier les créances à la main.
En utilisant le 585 et en passant par le module Encaissement on conserve la trace des modifs des créances pour le Fonds social et divers...

MOA a écrit:

Winnie a écrit:

N@n@rd a écrit:

Il n'est pas dangereux d'intervenir sur les créances ; il faut simplement être trés prudent et garder trace de tous les mouvements (notamment édition de la liste avant et aprés). Cette intervention peut être indispensable notamment en cas d'attribution de fonds social ou de compensation.

D'où les encaissements via le 585 pour garder des traces...

C'est pour cela que je disais qu'il pouvait être dangereux de modifier les créances à la main.
En utilisant le 585 et en passant par le module Encaissement on conserve la trace des modifs des créances pour le Fonds social et divers...

Je ne pense pas que l'utilisation du 585 soit prévue pour de tels cas...

N@n@rd a écrit:

MOA a écrit:

Winnie a écrit:

N@n@rd a écrit:

Il n'est pas dangereux d'intervenir sur les créances ; il faut simplement être trés prudent et garder trace de tous les mouvements (notamment édition de la liste avant et aprés). Cette intervention peut être indispensable notamment en cas d'attribution de fonds social ou de compensation.

D'où les encaissements via le 585 pour garder des traces...

C'est pour cela que je disais qu'il pouvait être dangereux de modifier les créances à la main.
En utilisant le 585 et en passant par le module Encaissement on conserve la trace des modifs des créances pour le Fonds social et divers...

Je ne pense pas que l'utilisation du 585 soit prévue pour de tels cas...

Oups ! Le 585 me sert pour autre chose, pardon...

En fait je me sers du 581 pour pouvoir faire l'encaissement dans GFC, qui veut absolument un compte de classe 5 en débit, même si on veut faire un encaissement pour ordre. J'efface l'écriture après validation de la FQE dans le brouillard, en notant sur ma FQE papier "pour ordre, fds social mandat numéro tant" ou tout autre précision utile. Je ne me sers du 581 que pour ça, ce qui fait qu'en prenant l'historique des encaissements via ce mode de paiement je retrouve toutes mes régularisations.

Maintenant mon intendance gere les fonds sociaux et l'ensemble des creances en direct dans le logiciel de constatation des droits. Mais j'integrais deja les FS dans GFE sous DOS.

A l'epoque lointaine ou je pratiquais les encaissements pour ordre pour les FS a posteriori du transfert des creances, je faisais des encaissements au 585 dans le module, puis apres validation de la FQE je modifiais l'ecriture pour remplacer le compte 585 par celui qui avait receptionne le mandat du chapitre F, une subdivision du 4662.

Le bilan de sortie du 4112 au 31/12/2008 repris en bilan d'entrée du 4111 au 01/01/2009 a été modifié courant 2009 par la saisie d'une somme en crédit (toujours en bilan d'entrée). Cette somme correspond aux créances déjà réglées par les familles qui n'avaient pas été créditées alors que les encaissements avaient été réalisées en régie par l'établissement rattaché et réceptionnés à l'AC (Fiches d'écritures à l'appui). Il en résulte une non concordance des bilan d'entrée qui serait bloquante. Le nouvel agent comptable demande la correction de cette anomalie par un prélèvement sur fonds de réserves de l'ER. Cerait-ce la seule solution et si oui pourquoi ?

J'ai un peu de mal à tout saisir, mais si l'argent a été perçu en 2008 par le régisseur et transmis à l'Agence comptable (ce que semble supposer la fiche d'écriture, l'argent devait être au crédit d'un compte de classe 4 fin 2008.

Si c'est ca je ferais juste une correction des bilans d'entrée 2009
débit 890/crédit 4111 : - x€ pour annuler l'écriture de bilan d'entrée erronée qui n'a pas lieu d'être.
débit classe 4(ou l'argent se trouvait fin 2008)/crédit 4111 : +x€ pour solder la créance
Vérification au passage les bilans d'entrée 2009 avec la balance définitive 2008, pour être sur de ne rien avoir raté au niveau des BE.

gwadalyon a écrit:

Le bilan de sortie du 4112 au 31/12/2008 repris en bilan d'entrée du 4111 au 01/01/2009 a été modifié courant 2009 par la saisie d'une somme en crédit (toujours en bilan d'entrée). Cette somme correspond aux créances déjà réglées par les familles qui n'avaient pas été créditées alors que les encaissements avaient été réalisées en régie par l'établissement rattaché et réceptionnés à l'AC (Fiches d'écritures à l'appui). Il en résulte une non concordance des bilan d'entrée qui serait bloquante. Le nouvel agent comptable demande la correction de cette anomalie par un prélèvement sur fonds de réserves de l'ER. Cerait-ce la seule solution et si oui pourquoi ?

J'ai rien compris... surtout le coup du prélevement sur les réserves pour corriger un BE ?

Mais bon, plus rien me surprend dans un EPLE....

A la lecture de ces deux posts, deux réflexions : d'abord, l'hypothèse qui consiste à prélever sur FR pour résoudre ce que j'ai cru comprendre du problème ne me paraît pas être la bonne ( euphémisme ).
Ensuite, je ne comprends pas la solution proposée par pfff : pourquoi ne pas laisser les BS 2008 et les BE 2009 tels qu'ils sont : même si les écritures de régie de l'ER n'ont pas été transférées sur le bon compte de classe 4 en 2008, on peut passer les écritures rectificatives sur 2009, non ?

Mais bon, sous toutes réserves car je n'ai peut être pas tout saisi de la complexité - originale , enfin, pour moi ...- de la situation ci dessus décrite .

z 'avez vu comme on est souvent sur la même longueur d'ondes avec VI

mais cela m'a tout l'air d'un bête jeu d'écritures à rectifier en comptabilité générale. Que viennent faire les réserves là-dedans ?!?

Le nouvel agent comptable, il est nouveau comment ? Nouveau dans le bahut ou nouveau dans la fonction ? Si deuxième option, il serait souhaitable qu'il prenne l'attache d'un collègue plus expérimenté pour une explication des solutions à trouver.

Si première option, alors là...

Isaac Newton a écrit:

mais cela m'a tout l'air d'un bête jeu d'écritures à rectifier en comptabilité générale. Que viennent faire les réserves là-dedans ?!?

On est d'accord nous aussi, alors ?

Oui.

Et c'est pas que ça me fait plaisir d'être sur la même longueur d'ondes que le canidé sociopathe...

Isaac Newton a écrit:

mais cela m'a tout l'air d'un bête jeu d'écritures à rectifier en comptabilité générale. Que viennent faire les réserves là-dedans ?!?

Le nouvel agent comptable, il est nouveau comment ? Nouveau dans le bahut ou nouveau dans la fonction ? Si deuxième option, il serait souhaitable qu'il prenne l'attache d'un collègue plus expérimenté pour une explication des solutions à trouver.

Si première option, alors là...

Pour tout vous dire, je ne peux corriger l'écriture car j'ai quitté le poste fin juillet en nommant un mandataire pour la passation. j'ai établi un certificat administratif à l'appui pour expliquer la discordance des BE. J'ai nommé un mandataire. Le nouvel agent comptable a refusé de faire la passation à la date fixée et considère que la seule manière de corriger la discordance est de faire un prélèvement sur fonds de réserves. Personnellement je ne comprend pas. Il semblerait que l'anomalie soit bloquante, j'ignore si c'est pour la passation ou pour le cofi.

Euh je m'immisce dans la discussion...mais je crois halluciner.

Le délire atteint pour une de BE mal saisi.

franchement flippant, pas la mais les conséquences, c'est irréel.

il me semble que seule Barbule dans son immense sagesse a donné la solution
Débit du 4xxx où avait été encaissé la régie en 2008 par le crédit du 4111
Normalement on aura alors SD du 4111= à la liste des créances

Le BE doit toujours être égal au BS
D'ailleurs les CRC donnet toujours quitus (pour ceux qui ont des quitus ) en concluant "sous réserves de reprise des soldes dans l'exercice suivant"

Après on le tripatouille comme on veut le compte (dans la limite de ce qui est permis par la réglementation toutefois) mais on a toujours un BE qui correspond au BS c'est le B-A BA de la compta

Pour moi, BS # BE = pas bon de toutes façons .

BE N = BS N-1, et puis c'est tout. Cet encaissement sur régie, soit tu le rattaches à 2008, et dans ce cas là ton BE 2009 en tient compte, soit tu le rattaches à 2009, et dans ce cas là tu le passes en opération d'exercice après avoir saisi tes BE.

Comme le dit Pfff, cette somme est sûrement quelque part en classe 4 (à moins qu'elle ne soit en classe 5 régies?), tu mouvementes donc ton 4111 par ce compte là, et tu rétablis tes BE de telle manière à ce qu'ils correspondent aux BS 2008.

Pas besoin de prélever quoique ce soit sur les réserves

d'ailleurs, j'avoue avoir beaucoup de mal à comprendre ce que les réserves viennent faire là dedans , mais visiblement je ne suis pas le seul, ce qui me rassure sur mes capacités

hum... allons mes agneaux, il semblerait qu'il y ait un autre problème derrière celui de quelques chiffres mal saisis.

gwadalyon a écrit:

Pour tout vous dire, je ne peux corriger l'écriture car j'ai quitté le poste fin juillet en nommant un mandataire pour la passation.... ....Le nouvel agent comptable a refusé de faire la passation à la date fixée et considère que la seule manière de corriger la discordance est de faire un prélèvement sur fonds de réserves...

Parce que sinon un BE mal saisi ça peut toujours s'arranger, et comme le disent mes p'tits camarades plus haut : encaissé en N-1 ==> c'est quelque part en classe 4

Les chiffres trouvent toujours une solution, pour les problèmes humains, c'est plus difficile... Et là si ton remplaçant a décidé de t'emm... pour pointer une erreur et te pourrir la vie (même petitement et pas longtemps), ben j'ai pas beaucoup de solutions à proposer.

Celà dit, c'est lui qui va avoir l'air ridicule avec son prélèvement sur FR qui n'a pas lieu d'être (si on a bien compris la situation).

Courage !!

Si je ne m'abuse, les BE on peut même les reprendre avec des valeurs en négatif (OK, faut vérifier). Si c'est possible la solution est encore plus simple: on remet tout à zéro et on le refait avec les bonnes données.

Sinon on peut aussi mettre le feu à GFC mais bon...

gwadalyon a écrit:

Le bilan de sortie du 4112 au 31/12/2008 repris en bilan d'entrée du 4111 au 01/01/2009 a été modifié courant 2009 par la saisie d'une somme en crédit (toujours en bilan d'entrée). Cette somme correspond aux créances déjà réglées par les familles qui n'avaient pas été créditées alors que les encaissements avaient été réalisées en régie par l'établissement rattaché et réceptionnés à l'AC (Fiches d'écritures à l'appui). Il en résulte une non concordance des bilan d'entrée qui serait bloquante. Le nouvel agent comptable demande la correction de cette anomalie par un prélèvement sur fonds de réserves de l'ER. Cerait-ce la seule solution et si oui pourquoi ?

Pourrais tu développer sur la partie soulignée STP ???

Bozinchu a écrit:

il me semble que seule Barbule dans son immense sagesse a donné la solution
Débit du 4xxx où avait été encaissé la régie en 2008 par le crédit du 4111
Normalement on aura alors SD du 4111= à la liste des créances

Le BE doit toujours être égal au BS
D'ailleurs les CRC donnet toujours quitus (pour ceux qui ont des quitus ) en concluant "sous réserves de reprise des soldes dans l'exercice suivant"

Après on le tripatouille comme on veut le compte (dans la limite de ce qui est permis par la réglementation toutefois) mais on a toujours un BE qui correspond au BS c'est le B-A BA de la compta

A l'occasion de l'un de mes tutorats comptables, j'ai constaté un cas de non reprise d'un bilan d'entrée sur une classe 4 ; il s'agissait d'un débit "oublié" volontairement ou non. Je m'en étais rendu compte car la subvention, dont le versement avait quant même été demandée a été versée avec plusieurs années de retard.
Bref, j'ai fait encaisser cette subvention et fait faire un OR exceptionnel puisque le débit de la classe 4 avait disparu.
Bref, depuis les années ont passées et le quitus de l'exercice où la non reprise du BE avait été faite a quant même été donné par la CRC.
Bon, c'était il est vrai la belle époque où je vivais encore dans le dans le 9.3...

cela en dit long aussi sur la qualité des divers contrôles qui auraient du être exercés (curieux : les rapports de la cour des comptes égratignent volontiers la gestion comptable des EPLE , mais il n'est pas question des organismes de contrôle?) : la fiabilité d'une gestion comptable commence avec la continuité entre exercices, qui doit être rigoureusement juste.

Bozinchu a écrit:

il me semble que seule Barbule dans son immense sagesse a donné la solution

il est des journées qui commencent bien....