droits constatés 2008 : problème pour analyser les soldes

Bonjour à tous, je sais que cela va faire hurler la plupart des membres de ce forum mais bon...Ce n'est pas facile à expliquer mais çela fait plus de 6 mois que j'essaie en vain de récupérer un 4112 faux. Je suis agent comptable depuis 1an et demi, en lycée poly, je ne connaissais rien à la compta et à la gestion financière et quand je suis arrivé le collègue qui s'occupe des droits constatés pratiquait les régularisations comptables, même si je n'y comprenais rien je n'ai pas osé remettre ça en question d'autant plus que la fin d'année 07 était juste. Le pb c'est que cela s'est bien gâté depuis : encaissement des créances avant l'OR, l'aide régionale est passée (en partie) dans ces régul comptables puis il y a des régularisations d'aide régionale sur le trimestre précédent (pour les boursiers tardifs on "rend" l'ardp, mais pour les primes on "prend" l'ardp pour le 4112 et on "libère" de la bourse... ) par ailleurs certaines créances se sont perdues dans les régul cptables (sans doute aurait-il fallu les recréer ???) Pour les fonds sociaux idem, certaines sommes sont passées par les droits constatés d'autre par FQ, enfin j'ai la chance d'avoir une subdivision du 4662 entre mandat à transférer et mandat à payer...avec bien évidement des parts de bourses affectées qui n'étaient pas bonnes...Sur 800 DP....je passe mon temps à pointer et repointer des listes sans en voir le bout et surtout sans réel résultat J'ai seulement réussi à bien répartir les bourses affectées et à justifier tous les paiements... Vu la complexité de la situation, je sais qu'il est impossible de trouver une solution (mon 4112 est créditeur de + de 500E par rapport à la liste des créances et mon "46622" est également créditeur....j'étudie la piste de doublons mandat/FQ....). En revanche j'aimerais vraiment qu'on me dise clairement ce que je dois faire pour que cela ne se reproduise pas, d'autant plus que pour 2009 mon collègue a utilisé les rubriques aides(aide régionale et fonds sociaux) et autres éléments financiers (notamment pour les avances) de sconet donc j'ai bien l'impression que cela complique encore les choses...et j'ai déjà bien galéré pour le 1er trimestre.Je précise que GFC est en réseau et que tout le monde a accès à la compta géné.
Par avance merci d'être un peu indulgent, car comme vous pouvez l'imaginer, je suis déjà au fond du trou...

Largué a écrit:

Je précise que GFC est en réseau et que tout le monde a accès à la compta géné.

Procédons par orde vu l'ampleur de la tâche
d'abord tu crées des nouveaux profils et tu limites les droits sur GFC géné
c'est un début
nous allons voir ensuite le reste...

ensuite il n'y a aucun lien entre GFC et Sconet quant à l'utilisation au quotidien
dans ton cas je serais partisan de saisir la constatation dans sconet avec les seules bourses nationales
toutes les autres aides je les passerais en compta avec des mandatements sur le chapitre F
il vaut mieux avoir une situation des créances nickel et ensuite faire des opérations que créer des réguls comptables dans sconet qui n'est pas vraiment le logiciel le plus adapté pour cela

Je comprends ta situation car dans une autre vie , j'ai eu un an de droits constatés à remonter dans un L.P. rattaché : OR faux, mdt P/O idem . Tout cela de retour après congé mat

J'ai à ma disposition un petit document qui ne paie pas de mine mais qui aide à y voir clair en ce qui concerne les différentes imputations à opérer sur les "droits constatés".

Je m'en suis servi souvent à l'époque et même encore aujourd'hui et depuis ce jour plus de problème , du moins en ce qui me concerne.

Si ça t'interesses tu me fais signe

Tout à fait d'accord.

J'ai la chance d'avoir 2 formateurs sconet dans mon service, ce qui permet de voir l'ampleur des difficultés.

L'affectation des trop-perçus, par exemple, et bien vérifications après vérifications, certaines passent, d'autres non. Nous n'avons pas trouvé l'explication.

La transmission internet des créances doit être abordée avec prudence et les écritures passées qu'au vu des bordereaux DC et des ordres. Un exemple récent : une reconstation engendre un OREC complémentaire de 100 €, les créances reçues sont de - 200 € parce qu'il y a à la fois des reconstations + et - et des bourses en + et en -.

Dans ce cas toujours éditer les créances et le 4112 avant réception et après réception.

Il est bon aussi de traiter toutes les aides en FE pour conserver un historique sur la base de mandats.

N'hésite pas à faire une fiche de procédure et réclamer un bordereau DC par type de reconstatation (ex : remises d'ordre / bourses en moins / en Plus...) en faisant du pas à pas tu décryptes toutes les étapes et cela permet au collègue de mieux comprendre les risques et les erreurs.

Pour faire simple
il faut faire la constatation sur Sconet (les cantines et les bourses nationales point final)
tu transferes en compta géné et tu fais:

1. l'OR du R2 70621
   
2. l'OR du 7412
   
3. le mandat des bourses qui sont affectés au 4112
   

ensuite tu vérifies que ton 4112 colle avec ta liste des créances

ensuite
tu fais l'OR au 744 des bourses de ta CT et le mandat pour la part qui vient au 4112
tu vérifies que ton 4112 colle avec la liste des cérances après avoir annulé manuellement les créances

Bon courage

Pour clarifier un peu, il faut partir du bordereau des droits constatés :
la dernière colonne correspond à ce que doit la famille, ou à ce qu'on lui doit.
Ce montant est déterminé par une dette eventuelle de DP, diminué d'une éventuelle bourse, diminué d'une éventuelle ARDP et de Fds sociaux s'ils sont saisis sur GFEnet en constatation (ils apparaissent sur le bordereau et modifient le résultat de la dernière colonne).
Dans le cas le plus simple, le montant de la créance réceptionnée par GFC est égale au montant de la dernière colonne du bordereau des droits constatés.
Ce montant peut être différent, si on inclue des sommes supplémentaires qui vont être utilisées pour régler la dette de la famille. Pour ce faire, il y a deux techniques : la régularisation comptable ou la FQE par le 585.
La régul comptable : sur GFE net la créance fait l'objet d'une régularisation comptable du montant de la somme supplementaire utilisée pour payer la DP. Cette somme se trouve en compta géné sur un compte de classe 4 : ce peut être une avance versée par la famille sur les frais de DP (compte 4191), ce peut être un trop percu résultaant d'un paiment antérieur (compte 4664), ce peut être une bourse, qui n'avait pu être versée (problème de RIB) bloquée sur le compte 4663 ou 4668 ...
L'ER doit transmettre la liste des regul comptable en mentionnant le compte d'origine de la somme. Au vu de cette liste, tu passes l'écriture D4.../C4112.
L'avantage de cette solution, c'est que les avis au familles tiennent compte des régul comptables, ce qui évite d'envoyer des factures trop élevées et donc les doubles paiements. Le comptable doit par contre suivre scrupuleusement ses classes 4, et bien vérifier que les sommes mentionnées dans la régul comptable existent bien quelque part en classe 4 dans la compta et inversement que toutes les sommes affectables à la DP ont bien fait l'objet d'une régul comptable sous GFEnet. Donc développement de solde régulier des classes 4 obligatoire et sérieux contrôle de tout encaissement hors créance.

L'autre solution : c'est la FQE par le 585
on vire les sommes des comptes de classe 4 concernés vers le 585 et on encaisse ces sommes par FQE en appelant chaque créances concernées.
L'avantage de cette solution, c'est que la liste des créances ressemble à la dernière colonne du bordereau des droits constatés.

En pratique ce sera toujours un mélange des deux solutions :
La première d'après toutes les infos détenues au moment de la prépâration des avis aux familles. La deuxième une fois que les avis aux familles sont partis.

Quelques réflexes :
Ne jamais supprimer une créance manuellement, ou alors garder une trace écrite détaillée avec le motif de suppression.
Toujours rediriger les trop percu vers le 4664, les bourses et aides non réglées (pme RIB) vers le 4668 et le 4663. modifier le développement de solde de ces comptes à chaque mouvement sur ces comptes. Tout encaissement d'avance au 4191 doit être noté sur le développement de solde de ce compte avec le nom de l'élève et le trimestre auquel se rapporte l'avance.
Choisir l'OP pour ordre plutôt qu'une écriture manuelle pour réaffecter des sommes des comptes 466 vers le 4112. Si c'est à la suite d'une régul comptable sous GFEnet, on mettra la liste des régul en PJ de l'OP pour ordre. Si c'est hors régul comptable GFE, l'OP crédite le 585, puis on procède par FQE pour attribuer les sommes au 4112 en appelant les créances.
Systématiquement contrôler la liste de créances par rapport au bordereau des droit constatés : à chaque transfert de créance et à chaque reconstatation.
mettre à jour un développement de solde du 4112 de la façon suivante :
avant l'OR des droits constatés :
- saisir une ligne en crédit du montant de l'OR des droits constatés et la mettre à jour chaque fois que ce montant change.
- saisir une ligne en débit du montant de la liste de créance à jour des derniers encaissements
-saisir une ligne par type de régularisation comptable non encore suivie d'écriture en compta géné.

pour la FQE par le 585
dans la pratique je faisais 6/4/4112 puis je supprimais manuellement la créance
ce qui peut être source d'erreur et ne laisse pas de trace (ou de traçabilité)
avec cette méthode on a trace de ce que l'on fait
sur le coup on sait ce que l'on fait six mois après ce n'est plus la même limonade

AS tu fait appel à la cellule d'aide rectorale qui pourrait certainement te donner un coup de main.

Merci bien pour ces explications précises, ça aide à y voir plus clair après des mois de pointage dans tous les sens ! Heureusement mon collègue a conscience du bazar et je pense qu'il sera ouvert à ces changements de méthode de travail (lui même ne s'y retrouvant plus). J'aborderai plus sereinement le 3ème trimestre ! En attendant il me reste encore pas mal d'heure de boulot !

Ce forum est vraiment une mine d'or. Je suis ravie de toutes ses réponses sur les droits constatés. J'ai ma pratique qui n'est pas la plus simple mais je m'en sors. J'utilise également SCONET et j'ai décidé de faire des reconstations sur excel lorsque cela ne concerne que quelques élèves car le plus souvent les reconstatations sur Sconet c'est galère. Le souci avec SCONET c'est que tout excédent est versé aux familles y compris les aides à la restauration de la CT qui peuvent iêtre doublée du fait d'une régularisation du trimestre précédent. La CT demande de ne verser cette régul qu'aux parents qui ont réellement réglé la créance concernée. Or pour le trimestre en cours, j'avais des créances non soldées. Plutôt que de lancer des poursuites. J'ai donc reconstater sur excel de sorte à modifier les sommes à verser aux familles pour diminuer ou solder la créance antérieure. Pour bloquer le paiement des sommes indues figurant sur la constatation SCONET, j'ai supprimé les RIB. Le bordereau de paiement ne comportera pas lesdistes sommes qui seront considérées comme des paiement par caisse. Je procéderai alors à des mandatements normaux du montant revenant réellement à la famille (en récupérant le RIB) et je ventilerai l'aide sur le 4111. La solution ne ne saisir que la cantine et la bourse nationale me parait intéressante, le seul souci c'est la saisie de tous les RIB dans GFC lorsque l'on procède au mandatement.

Gestionnaire en collège faisant les droits constatés depuis plus de 20 ans, sur sconet depuis plusieurs année, j'utilise "autres éléments financiers pour les bourses départementales ou pour les avances : pas de problème, mais il faut vérifier à chaque étape.
Sur la liste des autres élé.... je fais une ventilation classe 4 classe 5
Les totaux me servent aux vérifications

somme due par les familles = bordereau des DC - bourses ou avances
Etat statistique : versement bourses = somme à payer aux familles + classe 5 de ma liste.
Autre point important un tableau Excel des comptes en T, que je transmets à l'AC qui permet de s'y retrouver, je peux le transmettre.

sainte barbe a écrit:

Pour clarifier un peu, il faut partir du bordereau des droits constatés :
la dernière colonne correspond à ce que doit la famille, ou à ce qu'on lui doit.
Ce montant est déterminé par une dette eventuelle de DP, diminué d'une éventuelle bourse, diminué d'une éventuelle ARDP et de Fds sociaux s'ils sont saisis sur GFEnet en constatation (ils apparaissent sur le bordereau et modifient le résultat de la dernière colonne).
.

Pardon de te contredire Sainte Barbe mais c'est faux...(en tout cas chez moi)

Le bordereau des DC ne prend pas en compte les régularisations!!
Donc pour connaître exactement le montant de la créance de chaque famille, il faut mettre en relation le bordereau des DC et la feuille des régularisations ou (bien mieux) éditer l'Etat Nominatif Global qui donne les montants exacts.

AA a écrit:

sainte barbe a écrit:

Pour clarifier un peu, il faut partir du bordereau des droits constatés :
la dernière colonne correspond à ce que doit la famille, ou à ce qu'on lui doit.
Ce montant est déterminé par une dette eventuelle de DP, diminué d'une éventuelle bourse, diminué d'une éventuelle ARDP et de Fds sociaux s'ils sont saisis sur GFEnet en constatation (ils apparaissent sur le bordereau et modifient le résultat de la dernière colonne).
.

Pardon de te contredire Sainte Barbe mais c'est faux...(en tout cas chez moi)

Le bordereau des DC ne prend pas en compte les régularisations!!
Donc pour connaître exactement le montant de la créance de chaque famille, il faut mettre en relation le bordereau des DC et la feuille des régularisations ou (bien mieux) éditer l'Etat Nominatif Global qui donne les montants exacts.

je sais que j'ai été très long, mais lis moi complètement :

sainte barbe a écrit:

Dans le cas le plus simple, le montant de la créance réceptionnée par GFC est égale au montant de la dernière colonne du bordereau des droits constatés.
Ce montant peut être différent, si on inclue des sommes supplémentaires qui vont être utilisées pour régler la dette de la famille.

Puis je parle des régul comptables, qui pour moi sont plus du domaine du mode de recouvrement de la dette que de la détermination de celle-ci (constatation).

sainte barbe a écrit:

AA a écrit:

sainte barbe a écrit:

Pour clarifier un peu, il faut partir du bordereau des droits constatés :
la dernière colonne correspond à ce que doit la famille, ou à ce qu'on lui doit.
Ce montant est déterminé par une dette eventuelle de DP, diminué d'une éventuelle bourse, diminué d'une éventuelle ARDP et de Fds sociaux s'ils sont saisis sur GFEnet en constatation (ils apparaissent sur le bordereau et modifient le résultat de la dernière colonne).
.

Pardon de te contredire Sainte Barbe mais c'est faux...(en tout cas chez moi)

Le bordereau des DC ne prend pas en compte les régularisations!!
Donc pour connaître exactement le montant de la créance de chaque famille, il faut mettre en relation le bordereau des DC et la feuille des régularisations ou (bien mieux) éditer l'Etat Nominatif Global qui donne les montants exacts.

je sais que j'ai été très long, mais lis moi complètement :

sainte barbe a écrit:

Dans le cas le plus simple, le montant de la créance réceptionnée par GFC est égale au montant de la dernière colonne du bordereau des droits constatés.
Ce montant peut être différent, si on inclue des sommes supplémentaires qui vont être utilisées pour régler la dette de la famille.

Puis je parle des régul comptables, qui pour moi sont plus du domaine du mode de recouvrement de la dette que de la détermination de celle-ci (constatation).

Au temps pour moi, tu as raison, mais en tout cas je voulais souligner que ce document est très pratique et beaucoup plus lisible que le pavé des DC!!!

Citation :

Si ça t'interesses tu me fais signe

Tout ce qui pourrait m'aider m'interesse !

largué a écrit:

Tout ce qui pourrait m'aider m'interesse !

sois plus précis et on peut tenter de t'apporter notre expérience

en fait l'expérience c'est quand on a fait la c... avant toi il y a plus ou moins longtemps, et donc on a la solution, puisqu'il a fallu réparer la dite c...

Je suis sur les rotules mais je pense voir le bout du tunnel. Je voudrais votre avis : j'arrive à
une liste des créances de 11 140.71
un débit du 4112 de 11 000
un 4662 créditeur de 140.71
j'ai le cerveau en boullie et n'arrive pas à identifier cette différence
est ce une simple coincidence de chiffre ou bien cela peut-il vouloir dire quelque chose qui m'échappe ??

cela semble une coincidence
car le crédit de ton 4662 (si cette somme correspond à des bourses) se soldera par le crédit du 4112
l'opération sera D4662 par C4112
donc ta différence ne sera plus de 140.71 mais du double soit 281.42€ et oui ton solde débiteur sera de 11000 -140.71 soit (un truc que je ne calcule pas à cette heure ci )
mais ta liste de créances elle n'aura pas bougée

en fait il faut

1. repointer les bourses nationales et ton 4112 peut être que tu as oublié une constatation
   
2. repointer tes encaissements (peut être un encaissement sans créances et donc la liste des créances n'a pas été mouvementée mais le 4112 oui)
   
3. peut être qu'il manque un OAR ou un OR
   
4. voir un mandat de bourses
   
5. il n'y a pas une somme au 41910 en attente de transfert au 4112
   

mais bon quand on a une liste de créances supérieure au 4112 c'est que l'on a quelqu'un dedans qui ne te doit rien
et ça c'est le plus dur à trouver (sauf si cela ressort du point 2)

Largué a écrit:

Ce n'est pas facile à expliquer mais çela fait plus de 6 mois que j'essaie en vain de récupérer un 4112 faux.

au fait c'est pas devenu un 4111 ton 4112

Bozinchu a écrit:

Largué a écrit:

Ce n'est pas facile à expliquer mais çela fait plus de 6 mois que j'essaie en vain de récupérer un 4112 faux.

au fait c'est pas devenu un 4111 ton 4112

Le 4112 est peut être faux parce qu'il inclut ce qui devrait être un 4111 , non ?

Je prends le train en marche, mais j'espère que ma contribution, même modeste, reste claire

Si, mais comme je bosse encore sur 2008, il est encore "4112". Et puis sur 2008 j'avais un 4111 faux (que j'ai réajusté pendant les vacances de la toussaint) et 4112 faux...sur lequel je suis toujours...(après une bonne vingtaine d'écritures de correction...) je vais re re re pointer !! .
Mais j'ai bien l'intention de prendre de vos conseils en considération pour ne plus passer mes nuits là dessus !!
Merci.

largué a écrit:

Si, mais comme je bosse encore sur 2008, il est encore "4112". Et puis sur 2008 j'avais un 4111 faux (que j'ai réajusté pendant les vacances de la toussaint) et 4112 faux...sur lequel je suis toujours...(après une bonne vingtaine d'écritures de correction...) je vais re re re pointer !! .
Mais j'ai bien l'intention de prendre de vos conseils en considération pour ne plus passer mes nuits là dessus !!
Merci.

Ben oui ...sauf que ce que je dis à propos de 2009 peut être également vrai pour 2008, 2007, etc...
N'auriez vous pas dans votre 4112 de 2008 ce qui devrait être du 4111 ?
Ce qui expliquerait que les deux soient faux ...

si tu envoies des fiches de compte en mail on peut essayer de pointer avec toi
des fois on a la solution devant les yeux mais on en voit rien
c'est comme quand on regarde une grille il arrive un moment ou on ne voit plus rien
des yeux nouveaux peuvent aider

Désolé, j'ai le cerveau en bouillie.
Mais a priori ce n'est pas ça, j'avais bien retrouvé les erreurs du 4111 et il était juste lorsque j'ai envoyé mes dernières créances à l'huissier et fait le transfert au 416 (qui lui est bon). Je vais reprendre mes pointages...

Bozinchu a écrit:

si tu envoies des fiches de compte en mail on peut essayer de pointer avec toi
des fois on a la solution devant les yeux mais on en voit rien
c'est comme quand on regarde une grille il arrive un moment ou on ne voit plus rien
des yeux nouveaux peuvent aider

Il est adorable, Boz
Des fois, on est fiers de certains collègues

j'apprécie la proposition mais j'ai vraiment trop honte de montrer ces fichues fiches de compte:oops: ...n'importe quel comptable s'arracherait les cheveux en voyant un tel n'importe quoi....
Et puis j'y suis presque.... après plus d'une vingtaine d'écritures et plus de 1200€ d'erreur...j'avance...

c'est c.. d'avoir honte
mais bon la proposition tient quand même
tu envoies sur l'adresse mail demain je vais me promener à l'IRA et ce week end je regarde
promis juré je me moquerais pas sur le forum

Pour Jean-Michel (larqué) : Boz avec qui je partage un Z de sauveur de l'humanité indécrottablement optimiste a raison : une bonne vieille FdC relue entre copains, ça vaut un mauvais film au lit ou dis un.

S'il n'est pas trop tard, pour 2009 subdivise le 4112 et le 4662, ça te permettra d'isoler les problèmes. Chez moi ça n'a jamais suffi à être tout à fait certain que tout fonctionne comme je le voudrais, mais on vit avec, à force.

Lina Inverse a écrit:

J'ai à ma disposition un petit document qui ne paie pas de mine mais qui aide à y voir clair en ce qui concerne les différentes imputations à opérer sur les "droits constatés".

Je m'en suis servi souvent à l'époque et même encore aujourd'hui et depuis ce jour plus de problème , du moins en ce qui me concerne.

Si ça t'interesses tu me fais signe

Ca m'intéresse, Lina !! Zoubis