frais de deplacements stages en entreprises

Qui pourrait m'éclairer pour m'éviter ce casse tête chinois du remboursement des frais des élèves lors de leurs stages en entreprises.

Voici comment je procède. Ils sont remboursés sur la base de 0.10 cts du km. En général, ils s'arrangent pour trouver un stage pas trop éloigné du domicile familial. De ces remboursements, je déduis les allers retours qu'ils effectuent en temps normal lorsqu'ils sont au lycée pour rentrer chez eux et qui bien sûr ne sont pas remboursés et qu'ils n'effectuent plus puisqu'ils sont en stage. Ce sont des élèves en BTS hébergés à l'extérieur du lycée. Je dois donc compter sur leur bonne foi.
Et vous comment faites-vous? Sur quel texte vous appuyez-vous? Je connais des collègues qui pratiquent un forfait en fonction de la distance parcourue. Ce forfait est désavantageux pour les longues distances.
merci de m'éclairerzé

déjà et avant tout, les modalités de remboursement doivent faire l'objet d'un vote au CA.
Aprés il y a des tas de modalités différentes. Cela va du tarif SNCF 2 ° classe au forfait kilo.

En ce qui me concerne je rembourse sur justificatifs (billets trai, factire abonnement, etc...). L'utilisation du véhicule perso est soumise à autorisation préalable et le forfait est de 0.12 avec des rectrictions suivants les distances. Par exemple si le stage est à 50 Km on trouve une solution d'hébergement et seul un AR par semaine est remboursé (même si la famille refuse l'hébergement proposé).

ok merci pour la réponse. Je suppose que l'hébergement en supposant que j'en trouve un est remboursé? Et pour les 0.12 cts on s'appuie sur quel texte? C'est juste un vote du CA? Ici rien n'a jamais été voté apparemment
merci

Les hébergements - comme il est de régle - sont payés par l'EPLE : il s'agit d'hébergements en établissements à 99 % des cas ; l'éléve étant lui considéré comme DP durant le stage. Un forfait pour repas au resto (1% des cas) est voté par le CA. Pour les nuités, elles sont normalement du ressort de la famille.
Aucun texte actuel ne fixe les chiffres : le CA vote les modalités et les tarifs : c'est obligatoire pour le comptable.

Moi je fais voter par le CA l'utilisation du tarif kilométrique SNCF, même quand ils prennent leur voiture, sur la base du trajet le plus court calculé sur les sites internet de référence (Viamichelin et Mappy)

Voir tableau sur site SNCF (page 87 du fichier PDF)



Pour le nombre d'AR on a voté un barème :
- Pour un lieu de stage jusqu'à 20kms c 'est 1 AR par jour
- Entre 20 kms et 130 kms c'est un AR par semaine (mais si le calcul s'avère inférieur à un AR retour par jour au plafond de 20 kms on applique 1 AR/jour plafonné à 20 kms)
- Au dela de 130 kms c 'est un AR pour la durée du stage (mais si le calcul s'avère inférieur à un AR/semaine au plafond de 130 kms on applique 1 AR/semaine plafonné à 130 kms).

Pour les BTS qui ont double domicile (chez les parents + chambre en ville) on prend le domicile le plus proche du lieu de stage.

Ca semble satisfaire tout le monde. C'est simple à calculer. On se prend plus la tête avec les déductions concernant les trajets qu'ils effectuent pour venir au Lycée. Et on a fait des économies sur le J2 !

merci pour toutes les réponses. Je vais me dép^cher de faire voter tout cela en CA. Le p roblème que j'ai, c'est qu'il y a des élèves en BTS formation froid qui se retrouvent parfois à 500 kms de leur domicile. Je vais donc étudier vos réponses à tête reposée car les étudiants BTS risquent vraiment d'être très perdants.

Merci encore