mandats - mentions ajoutées sur les factures

Bonjour,

J'ai lu attentivement la page de Nanard concernant les pièces justificatives, et notamment les factures. Mais la force des habitudes et la peur du juge financier font qu'il est parfois difficile de mettre fin à quelque chose de peut-être inutile. Je m'explique.

J'ai un poste de supprimé à la rentrée, et j'essaie de gagner du temps.

Sur nos factures, nous aposons les tampons suivants :
"dépense certifiée et prise en charge, l'attaché gestionnaire"
et
"Mandat n°
exercice
imputation"

Cela prend un temps fou pour une plus-value minimum de noter le n°du mandat et l'exercice vu que ces pièces sont ensuites trombonnées avec le bordereau de mandat.

Ces mentions sont-elles nécessaires, ou des survivances administratives ?

La première mention est à usage interne, afin de certifier le service fait. Si vous mettez en place une autre procédure à l'interne pour être sûr du service fait au moment de la liquidation, cette mention n'a pas lieu d'être.

La deuxième permet de pouvoir retrouver une facture: les agrafes ou les trombones qui lâchent, ça existe...

Simple question de bon sens pratique.

Réponse claire : NON ces mentions ne sont pas obligatoires ni nécessaires au sens de la réglementation.
La mention de l'imputation rend simplement service lors du contrôle de la piéce pour ensuite la mandater et avec le n° de mandat ça peut servir sur le tripli si vous l'utilisez selon votre mode de classement ; c'est pratique, pas obligatoire. Concernant la signature du gestionnaire, le fait qu'il mandate est suffisant pour moi pour attester le service fait, une mention ou signature de plus n'a strictement aucune valeur.
l

Merci à vous !

Arrête tout, et remplace par une procédure propre et solide de mise en forme, présentation à la signature puis au contrôle pour prise en charge du comptable, et de classement.

Tu pourras voir sur mon site des suggestions de pinaillage de présentation, qui me semblent pas trop chronophages, un peu maniaques mais qui vont dans le sens d'éviter tout égarement de documents.

Important : je pratique toujours le fait d'avoir l'original dans le bureau du comptable, et le dupli au secrétariat. Rien que ça c'est super pour éviter le mélange. Malgré ça, je préfère conserver le tampon original/dupli sur les mandats, mais pas sur les factures : moi je considère que les agrafes sont parfaites et ne nous laissent jamais tomber. C'est peut-être bête mais dans le concret c'est raisonnable.

L'IZ a raison : la mention "original" ou "duplicata" doit être présente sur la facture. Ce n'est pas obligatoire ; mais j'exige que les factures soient tamponnées en ce sens dés ouverture de l'enveloppe. Le tampon d'arrivée semble aussi incontournable pour le respect du délai global de paiement (surtout si il y a un décalage avec la date de facture).

dans le même ordre d'idées, trouvez vous non reglementaire de faire une facture en 1 ex, signé, puis photocopié plusieurs fois. L'original est envoyé au service devant payer (dans le cas d'un autre eple, cet original partira ensuite à la crc), et une simple copie est jointe à l'ordre de recettes ultérieur du service ayant émis la facture.

But du jeu : diviser le nombre de signatures du gestionnaire et du CE par 2 ou 3.

oui c'est normal : il n'y a par définition qu'un seul original !

J'utilise ce document
http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/Facture-OR_TitreExec_2008.xls
à la fois comme facture et comme OR exécutoire. J'ai donc besoin de deux originaux : un pour la facture à envoyer au débiteur et un pour l'OR, pour pouvoir disposer le cas échéant d'un original de l'état exécutoire pour un recouvrement contentieux.
S'agissant du même document, présenté à la signature le même jour, dans le même parapheur, il ne me semble pas que le fait de le signer deux fois représente un effort surhumain demandé à l'ordonnateur (et éventuellement au gestionnaire).