question d'une débutante

bonjour à tous,

je viens d'être nommée gestionnaire dans un collège de 350 élèves sans cantine (pour l'instant) j'y suis allée hier mais comme cela était prévu mon prédécesseur ne souhaite pas venir m'aider pour les quelques jours à venir...bref ma question va sans doute paraître très stupide pour des gens qui connaissent le métier mais bon tant pis j'me lance!!!

voilà sur mon bureau, il y'a un "tas" de factures et notamment celle d'un voyage scolaire prévu le 25 septembre, celle que je remplace m'a dit qu'elle l'avait sans doutes payer par anticipation...mais moi : où et comment puis je savoir ce qui a été payé ou non?

merci de me répondre avec des mots simples car je ne maîtrise pas encore le jargon!!!!!
merci à tous

Quand je lis les réponses du "collègue" qui t'a précédé, je pense vraiment qu'il y a des coups de pied au c.. qui se perdent!!
Bon un voyage payé "par anticipation" et dont la facture traîne sur ton bureau ca mérite des vérifications. Tu dois trouver quelquepart un classement des factures déja payées par l'établissement = "mandats" dans le cadre de mandatements. Le classement pourrait être fait d'après la nomenclature comptable (= codes des chapitres et comptes dans lesquels sont enregistrés les mandats) et les voyages scolaires sont classés en principe (?) au chapitre N3. Sinon, l'outil informatique garde trace de tous les "mandats" effectués en 2006 = aller dans le logiciel GFC .
Tu pourrais également interroger l'établissement comptable, qui, s'il est "normal", devrait pouvoir te dire ce qui a été payé et t'épauler dans tes recherches ? Pas de panique, des factures sur un bureau de gestionnaire à la rentrée, c'est normal!!

*Stéphanie* a écrit:

bonjour à tous,...

Bonjour Stéphanie

*Stéphanie* a écrit:

... mais comme cela était prévu mon prédécesseur ne souhaite pas venir m'aider pour les quelques jours à venir...

Sympa le collègue !!!!

*Stéphanie* a écrit:

bref ma question va sans doute paraître très stupide pour des gens qui connaissent le métier mais bon tant pis j'me lance!!!

Il n'y a pas de question stupide.

*Stéphanie* a écrit:

voilà sur mon bureau, il y'a un "tas" de factures et notamment celle d'un voyage scolaire prévu le 25 septembre, celle que je remplace m'a dit qu'elle l'avait sans doutes payer par anticipation...

Décidément un collègue exemplaire que ton prédecesseur !!!!

*Stéphanie* a écrit:

mais moi : où et comment puis je savoir ce qui a été payé ou non?
merci de me répondre avec des mots simples car je ne maîtrise pas encore le jargon!!!!!

Regarde dans GFC. Tu ouvres GFC, compta budgétaire (mot de passe par défaut = GFC sauf si ton prédecesseur l'a changé) puis dans le menu "comptabilité budgétaire", tu vas sur "dépenses" puis "documents" puis "mandatement". Dans la fenêtre qui s'ouvre, tu cliques sur l'onglet "liste des mandats". Tu trouveras là tout ce qui a été mandaté par ton prédecesseur.
Autres possibilités : copie des mandatements papier classés quelque part dans l'intendance (voir dans le chapitre N3), dossiers papiers des fournisseurs. Sinon tu appelles ton agence comptable.

Comme l'a dit Fréléonat, il n'y a PAS de question stupide !
Ce forum est fait pour tous et surtout pour les nouveaux.
J'espére que grace à cet outil et à l'aide des intervenants tu oubliras l'exemple détestable de ton prédécesseur pour découvrir qu'entre gestionnaires la solidarité existe.
A bientôt.

Un conseil pour les nouveaux. Ayez toujours deux tampons Original et Duplicata et tamponnez SYSTEMATIQUEMENT toutes vos factures à la réception (dés l'ouverture de l'enveloppe). Souvent rien ne distingue les 3 exemplaires reçus d'une même facture... et dans ce cas attention aux doubles paiement.

Fréléonat a écrit:

*Stéphanie* a écrit:

bonjour à tous,...

Bonjour Stéphanie

*Stéphanie* a écrit:

... mais comme cela était prévu mon prédécesseur ne souhaite pas venir m'aider pour les quelques jours à venir...

Sympa le collègue !!!!

*Stéphanie* a écrit:

bref ma question va sans doute paraître très stupide pour des gens qui connaissent le métier mais bon tant pis j'me lance!!!

Il n'y a pas de question stupide.

*Stéphanie* a écrit:

voilà sur mon bureau, il y'a un "tas" de factures et notamment celle d'un voyage scolaire prévu le 25 septembre, celle que je remplace m'a dit qu'elle l'avait sans doutes payer par anticipation...

Décidément un collègue exemplaire que ton prédecesseur !!!!

*Stéphanie* a écrit:

mais moi : où et comment puis je savoir ce qui a été payé ou non?
merci de me répondre avec des mots simples car je ne maîtrise pas encore le jargon!!!!!

Regarde dans GFC. Tu ouvres GFC, compta budgétaire (mot de passe par défaut = GFC sauf si ton prédecesseur l'a changé) puis dans le menu "comptabilité budgétaire", tu vas sur "dépenses" puis "documents" puis "mandatement". Dans la fenêtre qui s'ouvre, tu cliques sur l'onglet "liste des mandats". Tu trouveras là tout ce qui a été mandaté par ton prédecesseur.
Autres possibilités : copie des mandatements papier classés quelque part dans l'intendance (voir dans le chapitre N3), dossiers papiers des fournisseurs. Sinon tu appelles ton agence comptable.

oui, ton AC va te renseigner, il est forcément moins c...que to predecesseur, enfin, j'espère. et surtout il a tout interet à te le dire, histoire de pas avoir à refuser ton eventuel futut mandat.

Ah, et il n'y a effectivement pas de question stupide, si tu savais celles que je me suis posé il y a 5 ans...

La seul question stupide c'est "puis-je poser une question ?"

merci à tous, c'est vraiment agréable de se sentir soutenue surtout quand on débute!!!! mon AC a l'air sympa même si il n'est pas très heureux d'avoir beaucoup de "jeunes" nouveaux! je lui demanderai mais je pense qu'avec tous vos conseils je trouverai sans problèmes,

c'est vrai que je n'aurai peut être pas posé cette question si j'avais eu accès à l'ordi mais l'ancienne gestionnaire a oublié de me laisser le code nous avons réussi à la joindre qu'en fin d'aprèm! enfin bref j'arrête de faire ma !!!!

Bonjour
Je suis gestionnaire depuis 2 ans .
Je pense avoir consacré mes 6 premiers mois uniquement à mon travail, semaine we et vacances! Je ne le regrette pas celà m'a permis d'apprendre plus vite mais c'est usant .
Les collègues gestionnaires sont fabuleux (ce site le prouve, merci à Nanard)

il y a une entraide fabuleuse entre gestionnaires.
Je te conseille aussi de prendre du recul et de relativiser ! Ce que malheureusement j'ai du mal à faire!
Aujourd'hui encore j'apprends tous les jours sans compter que tout évolue très vite .
C'est un travail très prenant, ingrat parfois



et franchement pas très reconnu mais je ne m'ennuie pas.
Je te souhaite bon courage!

Oui, quand tu feras le bilan dans 2 ou 3 ans, tu t'apercevras que ce qui te fait flipper aujourd'hui n'est finalement pas si grave, il y a très peu de choses vitales (pour moi 2 : que les élèves aient qqchose dans l'assiette et la sécurité), tout le reste peut s'arranger. Je sais tu dois pas te dire ça aujourd'hui mais je t'assure, c'est vrai

silvain a écrit:

Oui, quand tu feras le bilan dans 2 ou 3 ans, tu t'apercevras que ce qui te fait flipper aujourd'hui n'est finalement pas si grave, il y a très peu de choses vitales (pour moi 2 : que les élèves aient qqchose dans l'assiette et la sécurité), tout le reste peut s'arranger. Je sais tu dois pas te dire ça aujourd'hui mais je t'assure, c'est vrai

Certes, mais en compta il y a aussi des choses vitales pour éviter la cata du débet...

Vieil intendant a écrit:

silvain a écrit:

Oui, quand tu feras le bilan dans 2 ou 3 ans, tu t'apercevras que ce qui te fait flipper aujourd'hui n'est finalement pas si grave, il y a très peu de choses vitales (pour moi 2 : que les élèves aient qqchose dans l'assiette et la sécurité), tout le reste peut s'arranger. Je sais tu dois pas te dire ça aujourd'hui mais je t'assure, c'est vrai

Certes, mais en compta il y a aussi des choses vitales pour éviter la cata du débet...

certes, mais notre amie est gestionnaire...

ceci dit quand je vois mon prédecesseur (un clone de celle de stéphanie...jamais mise en débet tout au long de sa carrière affligeante et dont je corrige encore aujourd'hui les conneries d'années pour lesquelles elle a eu ses quitus...Je m'interroge sur ce qui est vital..)

et bien j'espère ne pas être dans ce cas! je crois qu'elle faisait bien son travail mais la communication n'est apparemment pas son fort aux dires des autres de l'équipe!!! ceci dit elle n'était pas préparée à son départ, le bureau n'a d'ailleurs pas été rangé je dois tout trier avec la CPE!!