Pdf printer -archivage et transmission de données

comment utilisez vous pdf printer en gestion budgétaire et comptable ?
à quoi vous sert-il ? doit-on encore faire des sorties papier et que faire des PJ ?

est-ce un gain de temps en plus d'un gain de papier ?
j'ai envie de m'y mettre car je perds du personnel de secrétariat à la rentrée mais je ne sais pas comment m'y prendre. help !

merci

Faut aller voir chez un copain Cliquez ICI

merci pour le lien mais comment l'utilise-t-on avec GFC ?
doit-on encore sortir les feuillets de mandatement ? les OR ? que faire des PJ ?

bug a écrit:

comment utilisez vous pdf printer en gestion budgétaire et comptable ?
à quoi vous sert-il ? doit-on encore faire des sorties papier et que faire des PJ ?

est-ce un gain de temps en plus d'un gain de papier ?
j'ai envie de m'y mettre car je perds du personnel de secrétariat à la rentrée mais je ne sais pas comment m'y prendre. help !

merci

Si quelqu'un peut m'expliquer en quoi le PDF peut me faire gagner du temps et du personnel en compta bud et géné, je suis aussi preneur...

bug a écrit:

merci pour le lien mais comment l'utilise-t-on avec GFC ?
doit-on encore sortir les feuillets de mandatement ? les OR ? que faire des PJ ?

Bien sur, tout le cofi est encore papier !

Quand j'oublie d'envoyer (par la poste) des doc papier à l'agence comptable, je les envoie de cette façon. (les situations de dépenses et recettes à chaque envoi) ou les docs qui se sont perdus en cours de route....

De temps en temps, je remplace la DK oubliée par un envoi Internet, mais là c'est un peu compliqué. Il faut que je fasse la DK puis que j'envoie chaque fichier en pièce jointe. Les noms se ressemblent et il ne faut pas en oublier...

Vieil intendant a écrit:

bug a écrit:

comment utilisez vous pdf printer en gestion budgétaire et comptable ?
à quoi vous sert-il ? doit-on encore faire des sorties papier et que faire des PJ ?

est-ce un gain de temps en plus d'un gain de papier ?
j'ai envie de m'y mettre car je perds du personnel de secrétariat à la rentrée mais je ne sais pas comment m'y prendre. help !

merci

Si quelqu'un peut m'expliquer en quoi le PDF peut me faire gagner du temps et du personnel en compta bud et géné, je suis aussi preneur...

Sur les opérations en elles-mêmes, on ne gagne pas de temps (il faut bien saisir les opérations sur la bécane!), mais sur les recherches faites a posteriori, c'est très pratique. Si, si, ça arrive!

Par exemple : pour rechercher des mandats passés en 2005, il faut normalement chercher dans les archives (GFC écrase au delà de N-1), mais si on a pris la peine d'enregistrer la liste des mandats 2005 en pdf, un clic et on évite de courir...

Ce système permet d'archiver toute la compta, de tous les établissements et de tous les exercices, sur un simple clé USB. Les infos ressortent d'un clic en fonction des besoins partout où on trouve un PC.

Et puis, j'en ai ras le bol des tas de papiers sur mon bureau.

Maintenant, il est vrai que ce n'est qu'une technique... pas une révolution

Vieil intendant a écrit:

Si quelqu'un peut m'expliquer en quoi le PDF peut me faire gagner du temps et du personnel en compta bud et géné, je suis aussi preneur...

Journal, balance, fiches de comptes, SDE, ect.... et le tout ds un répertoire et on balance pour les ER les doc.... et les ER font de même compta fin et les régies....

gain de temps et surtout + rapide en cas de recherche..... et + sérieux.

Exemple; justification des crénces au 31 12. les petists recherchent la liste des créances.... et moi direct avec le moyen de PDF....idem pour le reste et classe 4

Exemple: pièce n°14 compte fi ex 2006 ... on cherche le comptee et moi direct avec PDF la pièce 14....


ect

oui mais cofi pas en cas PDf signature... pareil si classe 5 GFC perdu... car sur que si hier + budget... mais bon, c'est vous qui voyez... ou qui voyez rien... c'est selon...

Stoïk a pratiquement tout dit. Et comme en plus Newton me cite...

Ca permet quand même d'avoir sous la main, y compris quelques années après avoir quitté le bahut, le journal général, les fiches de compte, l'historique des encaissements, l'historique des paiements, des mandats, des recettes... Dix ans de compta qui ne rempliront pas un CD-Rom.

Pour l'utilisation quotidienne, l'intérêt est surtout pour les établissements rattachés distants. Ca permet de ne pas lever son c.. pour aller jusqu'au secrétariat où se trouve le fax, sans parler de l'économie en papier.

Ca va dans le sens de la dématérialisation, même si ce n'est qu'un début.

Olrik, te voilà de retour. Des explications à donner sur ce que je révèle dans le fil sur la société de consommation ?

Colombane a écrit:

... De temps en temps, je remplace la DK oubliée par un envoi Internet, mais là c'est un peu compliqué. Il faut que je fasse la DK puis que j'envoie chaque fichier en pièce jointe. Les noms se ressemblent et il ne faut pas en oublier...

J'ai l'impression que tu te compliques un petit peu la vie là ...
C'est quoi l'intérêt de passer par une disquette si c'est pour envoyer les fichiers par mail ??
Enregistre tes fichiers sur ton disque dur en te créant un dossier du genre "transfert AC" puis tu mets tous les fichiers contenus dans ce dossier en PJ du mail pour ton AC.

bug a écrit:

comment utilisez vous pdf printer en gestion budgétaire et comptable ?
à quoi vous sert-il ? doit-on encore faire des sorties papier et que faire des PJ ?

La dématérialisation des relations ordonnateurs-comptables est à l'ordre du jour du côté des collectivités territoriales ( voir ici ) mais on n'en est (malheureusement) pas encore là dans les EPLE et ce n'est pas un logiciel qui génère des pdf qui changera quelque chose à l'affaire.
Ce type de logiciel est très pratique (et je l'utilise beaucoup et pas seulement avec GFC. Par exemple, je n'envoie presque plus de fax ou de courrier, je maile presque tout avec éventuellement des PJ en pdf, signé si besoin) mais c'est tout.

Ceci dit on progresse du côté de la dématérialisation.
La preuve Télétransmission des fichiers de virements par les comptable

Vieil intendant a écrit:

Si quelqu'un peut m'expliquer en quoi le PDF peut me faire gagner du temps et du personnel en compta bud et géné, je suis aussi preneur...

Pour moi, l'intérêt réside surtout dans la rapidité de transmission des documents comptables aux établissements rattachés , et réciproquement .
Mais ce n'est qu'un outil, pas une révolution, comme le souligne Stoïk

Vieil intendant a écrit:

oui mais cofi pas en cas PDf signature... pareil si classe 5 GFC perdu... car sur que si hier budget... mais bon, c'est vous qui voyez... ou qui voyez rien... c'est selon...

Dans le style à la manière de, qu'il s'agisse de Victor Hugo comme d'Olrik, VI....tu es tout simplement génial!

Pour gfc l'intéret est assez limité puisque l'on arrive à rééditer pratiquement l'ensemble des pièces après coup.

Je m'en sert surtout pour avoir toutes les pièces qu'il me faudra éventuellement ressortir. Genre un budget parce que j'ai oublié un exemplaire...
Pour les droits constatés, je fais une copie pdf systématique et la je gagne du temps pour consulter les docs quand les familles m'appelle.

Gars du Doubs a écrit:

Pour gfc l'intéret est assez limité puisque l'on arrive à rééditer pratiquement l'ensemble des pièces après coup.

.

L'intérêt est loin d'être limité pour ce qui est des DBM, dont il me paraît prudent de garder de côté une copie en format pdf

Gars du Doubs a écrit:

Pour gfc l'intéret est assez limité puisque l'on arrive à rééditer pratiquement l'ensemble des pièces après coup.

Sauf pour les exercices archivés (et sauf pour les DBM, comme l'a déjà précisé Barbule).

Stoïk a écrit:

Par exemple : pour rechercher des mandats passés en 2005, il faut normalement chercher dans les archives (GFC écrase au delà de N-1), mais si on a pris la peine d'enregistrer la liste des mandats 2005 en pdf, un clic et on évite de courir...
Ce système permet d'archiver toute la compta, de tous les établissements et de tous les exercices, sur un simple clé USB. Les infos ressortent d'un clic en fonction des besoins partout où on trouve un PC.

Très intéressant Stoïk ce que tu as souligné à ce sujet .
Je vais en faire le meilleur usage ici , et encourager les collègues procéder de même . Fini les pleurs et les lamentations parce qu'on ne peut/veut plus accéder aux archives

barbule a écrit:

Stoïk a écrit:

Par exemple : pour rechercher des mandats passés en 2005, il faut normalement chercher dans les archives (GFC écrase au delà de N-1), mais si on a pris la peine d'enregistrer la liste des mandats 2005 en pdf, un clic et on évite de courir...
Ce système permet d'archiver toute la compta, de tous les établissements et de tous les exercices, sur un simple clé USB. Les infos ressortent d'un clic en fonction des besoins partout où on trouve un PC.

Très intéressant Stoïk ce que tu as souligné à ce sujet .
Je vais en faire le meilleur usage ici , et encourager les collègues procéder de même . Fini les pleurs et les lamentations parce qu'on ne peut/veut plus accéder aux archives

La fonction "recherche" de PDF reader (F11 ou menu "affichage", "barre d'outils", puis "recherche") permettant d'accéder à ce que l'on cherche sur des docs volumineux est sympa aussi!

Suite à une mise à jour de l'IZ, le lien aimablement fourni par l'amateur de pommes ne fonctionne plus. Donc rdv sur : http://parknewchoir.free.fr/SPIP/spip.php?article171

C'est rectifié.

J'utilise un logiciel de ce type ("imprimante PDF").
C'est à mon avis PRIMORDIAL pour que la tenue des documents de ma REGIE ne me bouffe pas le stock de papier.
Mais attention, le PDF à l'écran ne satisfaira certainement pas un auditeur du Trésor. Donc j'édite quand même sur papier les journaux et les pièces avec signature au cas où.