explication d'une balance

Bonjour,

je travaille à la compta générale au sein d'une AC et l'AC me demande
de lui éditer et de lui expliquer à la fin de chaque mois la balance
des ER. Or, il ne m'a pas dit ce que voulait dire une balance expliquée
et j'ai beau lui poser la question, il ne me répond toujours pas.
Comme nous sommes le 20 et que la fin du mois est donc proche, j'aurais aimé que vous éclairiez de vos lumières.
Dois-je éditer des développements de soldes ? Si oui lesquels ?
D'autres trucs à savoir ?
Merci d'avance

Cher Bourriquet (ne serais tu pas un AENES voisin , d'ailleurs ?), je suggère une démarche courageuse : demander à ton AC qu'il te détaille clairement ce qu'il souhaite connaître. Sinon, les développement de classe 4 me semblent un bon début.

Cher Eric,

merci pour ton conseil, mais il est vrai que je me tourne vers vous car
j'ai déjà posé la question plusieurs dizaine de fois (si si c'est vrai
!!!) sans obtenir de réponse.
Et non, je ne suis pas AENES mais simple SASU, j'espère que tu n'es pas déçu...

Ici on surveille surtout la classe 4, qu'on développe chaque mois. On développe certaine comptes dans GFC (subventions notamment), d'autres sur excel (cnasea, voyages) pour garder l'historique des mouvements. On édite quand ça vaut le coup, et s'il n'y a eu qu'un mouvement on l'écrit sur la fiche de compte pour éviter un gachis de papier. Si tu veux développer les comptes sur GFC, il faut le faire dès l'édition des fiches de compte, donc en tout début de mois car les soldes changent vite. Si tu développes avec excel, tu as davantage de temps.
Ensuite, il y a des contrôles du genre 1069 = 2815B+2818B, ou que les comptes d'immobilisations collent avec les inventaires... mais ils ne sont pas forcément faits tous les mois.
Tu peux te servir de la vérification périodique de GFC, principalement pour vérifier la concordance des 45 et 513 (moins utile depuis que chaque établissement a son compte bancaire, mais toujours utile si tu as un SACD ou des espèces d'un ER dans ton coffre)...

pas déçu le moins du monde, simplement AENES cadrait mieux avec le pseudo....

Bonjour mon ami !


En fait il doit surtout vouloir
1/ vérifier la trésorerie
et
2/ des explications des soldes de classe 4.

En ce qui me concerne tous les mois j'explique les soldes de la manière suivante :
classe 5 : vérifier que le 5151 colle avec le dernier relevé DFT, et que le 5112 correspond bien aux bordereaux de chèques à l'encaissement transmis à la TG et non encore encaissés, que le solde du 5159 est égal aux chèques et disquettes émis non encore enregistrés sur le compte, que le 5132 est bien débiteur ou nul.

classe 4
4112 (et 4111 et 416): vérifier si égal à liste des créances (la différence doit être expliquée, en général c'est une annulation de recettes en attente ou bien la mandat de bourses qui n'est pas encore fait)
vérifier que les 4012/421/431 sont soldés
détailler les soldes des comptes 44118 et 44128, qui sont en général créditeurs, en listant les différentes subventions disponibles sur ces compte
expliquer les reste à recouvrer aux 4682... et 4632, et s'assurer que les relances éventuelles ont été faites
faire aussi le détail du 4718
vérifier que le solde du 47211 correspond bien aux dépenses prélevées et en attente de mandatement
et tout, et tout. En fait je prends les compte un par un, dès qu'il y a un solde, je l'explique, cela me permet de corriger d'éventuelles erreurs de saisie, ou de voir certains problèmes avant la fin de l'année.

Je contrôle avec les situations des dépenses et des recettes que toutes les recettes ont bien été passées pour les dépenses spécifiques (fonds sociaux, contrats aidés, égalités dépenses/recettes des services spéciaux comme N2 ou J38). Sinon dans mon explication de solde je dis bien : telle somme à passer en recette, telle somme disponible.

C'est là qu'on voit l'intérêt d'avoir un gestionnaire qui sait précisément ce dont il dispose : il a ainsi ouvert les crédits qui correspondent au disponible réel de classe 4. Cela évite de vérifier la balance quand on a un mandat à passer, par exemple pour des manuels scolaires : on sait ainsi que la somme est réellement disponible.

Je vérifie aussi (enfin pas tous les mois, mais au moins chaque trimestre) les corrélations entre OR au 74113 et débits du 441164, par exemple, ou encore régies avec montant 545/4715 ou 543/4723 (les opérations de l'exercice doivent être du même montant).

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Bourriquet a écrit:

Cher Eric,

merci pour ton conseil, mais il est vrai que je me tourne vers vous car
j'ai déjà posé la question plusieurs dizaine de fois (si si c'est vrai
!!!) sans obtenir de réponse.
Et non, je ne suis pas AENES mais simple SASU, j'espère que tu n'es pas déçu...

Pourquoi "simple" ?

En général un AC qui demande d'expliquer la balance c'est de prendre les soldes de la classe 4 et expliquer compte par compte pourquoi il est créditeur ou débiteur et pourquoi cette somme.

Bourriquet a écrit:

Bonjour,

je travaille à la compta générale au sein d'une AC et l'AC me demande
de lui éditer et de lui expliquer à la fin de chaque mois la balance
des ER. Or, il ne m'a pas dit ce que voulait dire une balance expliquée
et j'ai beau lui poser la question, il ne me répond toujours pas.
Comme nous sommes le 20 et que la fin du mois est donc proche, j'aurais aimé que vous éclairiez de vos lumières.
Dois-je éditer des développements de soldes ? Si oui lesquels ?
D'autres trucs à savoir ?
Merci d'avance

Dans GFC compta géné : Compta générale/documents/autres documents/etat de développemment du solde du compte. Si tu as des écritures au brouillard, GFC te met deux fois suite un message d'alerte que tu outrepasse en cliquant sur OK. Puis tu développes les soldes en saisissant les explications. Attention GFC n'accepte pas une explication partielle du solde, si tu fermes sans avoir complètement développé le solde d'un compte, il efface tout. Si au moment où tu saisis, tu as un doute, tu saisis la ligne manquante en marquant "a verifier" pour le montant du solde qui te reste à expliquer, puis tu vas chercher l'explication.
Un conseil, utilse au maximum le module Encaissement et pas seulement pour les encaissements en chèques et en espèces, mais aussi pour le fonds social versé sur la demi-pension, pour les subventions qui arrivent sur le compte trésor, pour les trop perçus de dp mis en comptes d'avance ... Tes recherches pour développer tes soldes en seront d'autant facilitées en utilisant l'historique des encaissements.

Si l'AC veut juste des développements de soldes, la première foi, tu lui fournis tous les états de développement de solde et le mois suivant, seulement ceux des comptes qui ont été mouvmentés.

Maintenant, si c'est une vérification mensuelle de la balance qu'il veut, c'est à lui d'être plus précis dans sa demande, au besoin, en te fournissant le canevas des vérifications qu'il veut voir effectuer.

Merci merci pour toutes ces explications. En fait, je sais
développer un solde de compte mais je ne savais pas qu'il fallait tous
les développer !!!!
Je disais "simple SASU" car je suis dans un environnement où l'AC me fait bien sentir la différence hiérarchique...
Heureusement qu'il y a des personnes gentilles comme vous, ça console.