Gestion des fonds sociaux

Dans le cadre des aides votées par la commission du fonds social et/ou décidées en urgence par le CE :

- je déduis de la facture des frais de DP le montant octroyé l'élève

- je fais un BC directement aux fournisseurs pour les tenues de sport, et ou les livres et l'élève part avec,

- pour une inscription quelconque à un examen par exemple : je paie la facture directement à l'organisme et je solde en interne la dépense avec mon chapitre F pour les bénéficiaires d'aides et j'encaisse la somme pour ceux qui ont pu payer.

Jusque là, je pense faire les choses de manière fluide.

Aujourd'hui, on me présente comme justificatif de paiement une liste d'élèves (nom et prénoms rien d'autres) signée par le CE sur un tableau excel avec les montants variés que je dois verser par chèque à chacun certaines sommes font 200 euros au titre d'une inscription à un organisme (sans aucune autre mention)le total des chèques don 2500 euros.

Je suis un peu mal à l'aise : lorsque je demande des pièces justificatives (décision de la commission, liste détaillée des élèves, et facture de l'organisme voire paiement directement à l'organisme) le CE à l'impression que je juge l'opportunité de la dépense et se fâche et son gestionnaire me dit en voix OFF qu'il suffisait de faire une DAO.

et vous ?

Si j'ai bien compris, tu es agent comptable ?

chez moi (je suis GM)

- Pour la DP Je fais un état (sur fichier excel) avec les noms des élèves et le montant accordé. c'est la pièce jointe à mon mandat sur chapitre F, et l'ordre de recette. L'AC se débrouille avec pour faire les encaissements de la DP;

- pour les aides directes, achats de vêtements : j'ai un compte dans un magasin qui fait les vêtements et les chaussures. Je donne un bon de commande à la famille pour un montant déterminé, à acheter dans un délai de 2 à 3 semaines. L'élève me ramène le ticket et je vérifie que c'est bien pour lui (en général, il tout fier de me montrer son anorak, ses chaussures, etc..). Le magasin m'envoie la facture et je la paie sur le chapitre F, l'ordre de recette : 2 pièces, la facture et la décision accordant la somme avec 2 colonnes, le montant accordé par la commission et le montant réellement dépensé. (toujours quelques centimes ou euros de différence).
L'AC paie la facture, mais n'intervient pas dans notre choix de magasin, ce n'est pas de son ressort, mais celui de l'ordonnateur.
Et nous choisissons en fonction des besoins de la famille, et du magasin qui veut bien accepter un virement administratif comme paiement.
Jamais aucun versement direct (la confiance ne règne pas, il y a eu des erreurs de la part des familles ; on ne paie pas le loyer ni l'eau ni l'électricité, on renvoie vers le CCAS pour ça)
Nous avons même payé pour les objets confectionnés l'an dernier. J'ai fait un état excel avec les noms et les montants, et l'AC a fait le nécessaire pour créditer les encaissements des objets confectionnés. (je ne sais pas comment)
Jamais encore eu les autres cas, mais je suis en collège.

Le fonds social collégien ou lycéen (à l'inverse du fonds social cantine) peut permettre d'aider les élèves pour d'autres dépenses que des frais d'hébegement : livres, voyages, transport, lunettes, vétements...
On peut utiliser la technique de l'EPLE qui se substitue à la famille pour payer directement le fournisseur ou choisir le versement direct à la famille.
dans ce dernier cas, la PJ est un certificat administratif de l'ordonnateur détaillant précisemment les bénéficiaires et le montant individuel. le paiement par virement doit être privilégié.
Pour moi la mention de l'usage de cette somme et d'autres PJ liées à cet usage ne sont pas des données pouvant être réclamées par le comptable. A noter qu'en cas d'urgence attestée par l'ordo sur le certificat, il peut décider seul et rendre compte aprés à la commission. Mais normalement le certificat devrait comporter les mentions :
Vu les textes régissant le fonds social...
Vu la délibération du CA du... fixant les modalités d'octroi des aides...
Vu l'avis de la commission du...
Le chef d'établissement arrête....

http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/page17.html#GMR5-fondssoc

Ce qui fut fait et proposé depuis, une décision avec les mentions
Vu les textes
Vu l'avis de la comm
Vu la décision du CA
etc...
et il n'y avait rien de tout cela dans leur tableau excel
d'accord avec vous pour le paiement par virement mais entre leur demander de refaire le tableau et proposer le virement au lieu des chèques, ils ont pensé que je me mêlais de l'opportunité de la dépense.
Vous me rassurez, merci

FONDSOCI a écrit:

...d'accord avec vous pour le paiement par virement mais entre leur demander de refaire le tableau et proposer le virement au lieu des chèques, ils ont pensé que je me mêlais de l'opportunité de la dépense.
Vous me rassurez, merci

Bien entendu les chéques ou virements sont fait au nom des familles et non des organismes...

FONDSOCI a écrit:

Dans le cadre des aides votées par la commission du fonds social et/ou décidées en urgence par le CE :

- je déduis de la facture des frais de DP le montant octroyé l'élève

- je fais un BC directement aux fournisseurs pour les tenues de sport, et ou les livres et l'élève part avec,

- pour une inscription quelconque à un examen par exemple : je paie la facture directement à l'organisme et je solde en interne la dépense avec mon chapitre F pour les bénéficiaires d'aides et j'encaisse la somme pour ceux qui ont pu payer.

Jusque là, je pense faire les choses de manière fluide.

J'aime pas. Je suis gestionnaire pas moralisateur ou juge de bonne conduite.

FONDSOCI a écrit:

Aujourd'hui, on me présente comme justificatif de paiement une liste d'élèves (nom et prénoms rien d'autres) signée par le CE sur un tableau excel avec les montants variés que je dois verser par chèque à chacun certaines sommes font 200 euros au titre d'une inscription à un organisme (sans aucune autre mention)le total des chèques don 2500 euros.

J'aime mieux, sauf que pas de chèques des virements.

FONDSOCI a écrit:

Je suis un peu mal à l'aise : lorsque je demande des pièces justificatives (décision de la commission, liste détaillée des élèves, et facture de l'organisme voire paiement directement à l'organisme) le CE à l'impression que je juge l'opportunité de la dépense et se fâche et son gestionnaire me dit en voix OFF qu'il suffisait de faire une DAO.

et vous ?

Je comprend le CE, le contrôle ne repose sur aucune base légale ou règlementaire et porte effectivement sur l'opportunité de la dépense. C'est sans doute dans un sens qui se veut favorable à l'établissement, mais fondamentalement c'est de la mise sous tutelle d'une prestation en espèce.

Y déjà eu une discussion là-dessus sur le forum.