Audit du trésor

ca y est j'ai mon premier audit du trésor
une fille sympa qui ne deviendra méchante et en vérification que si cela se passe mal.....
mais bon là ln'est pas mon problème
elle me dit (et je dis oui bien entendu) qu'il faut valider la session d'écriture tous les jours
j'avais déjà entendu cette affaire mais je souhaite savoir qui le fait vraiment
son argument étant la traçabilité
quand on valide on ne peut plus revenir sur une écriture
il faut absolument la modifier par une écriture négative alors qu'avec un validation hebdo ou mensuelle on peut intervenir et donc bidouiller les comptes....

Normalement c 'est bien ce qu ' il faudrait faire ; pour etre franche je ne valide pas tous les jours ; celà dépend du nombre d' écritures qui ont été passées ;si j' ai juste un ou deux prélevements j attends ; par contre au moment de l encaissement des droits constatés je validr tous les jours; de plus je fais systématiquement une validation par semaine meme si je n' ai pas grand chose ; mais si je suis controlée et que j 'ai la remarque parce que je ne valide pas chaque jour je sais que la tg a raison et j assumerai; tu vas peut etre pouvoir convaincre ta jeune inspectrice manque de chance pour moi sur trois ou quatre controles jamais de jeunes inspecteurs mais cà s'est bien passé quand meme; bon audit

Bozinchu a écrit:

ca y est j'ai mon premier audit du trésor
une fille sympa qui ne deviendra méchante et en vérification que si cela se passe mal.....
mais bon là ln'est pas mon problème
elle me dit (et je dis oui bien entendu) qu'il faut valider la session d'écriture tous les jours
j'avais déjà entendu cette affaire mais je souhaite savoir qui le fait vraiment
son argument étant la traçabilité
quand on valide on ne peut plus revenir sur une écriture
il faut absolument la modifier par une écriture négative alors qu'avec un validation hebdo ou mensuelle on peut intervenir et donc bidouiller les comptes....

C'est, en effet, ce que l'orthodoxie comptable préconise...mais dans la vraie vie, je valide tous les deux ou trois jours...mais chut, il ne faut pas le dire à ton inspectrice

Bozinchu a écrit:

elle me dit (et je dis oui bien entendu) qu'il faut valider la session d'écriture tous les jours
j'avais déjà entendu cette affaire mais je souhaite savoir qui le fait vraiment
son argument étant la traçabilité

Demande toi ce que tu dirais si un régisseur ne validait ses écritures que toutes les semaines ou tous les mois.

en même temps mes régisseurs ne m'amenent pas des encaissement tous les jours....
je passe mes écritures au quotidien mais je les valide à intervalles plus ou moins régulier
je ne conteste pas la méthode je faisais simplement un sondage sur les pratiques des collègues
mes FQE sont quasi quotidienne (d'ailleurs c'est le nom ) mes écritures sont suivies au jour le jour
c'est la validation de session qui n'est pas régulière
en même temps j'ai plus souvent entendu parler de collègues qui valident leurs session tous les mois avec édition du journal général qu'une telle pratique au quotidien
je suis mon 5151 au cordeau et mon cahier de caisse est bon mon 5159 est justifié et mon 5112 également
donc il ne me manque que la validation quotidienne que je pense faire rapidement
et vous vous avez le temps de le faire tous les jours

C'est vrai, elle a raison ton inspectrice.
Sincèrement, je valide une fois par semaine (le vendredi), plus en période de nombreuses écritures. Je fais en moyenne 2 FQE par semaine.
En revanche, je fais au moins une sauvegarde par jour (poste + serveur), plusieurs en cas de journée chargée, et depuis la rentrée, j'essaie de penser à faire une sauvegarde sur ma clef USB tous les vendredis soirs, au cas où l'on me vole tous les ordis pendant le week-end, y compris le serveur (c'est arrivé à un collègue voisin).

Je valide mes écritures chaque fois que j'ai un relevé de compte du Trésor et systématiquement tous les vendredi lorsque je porte la caisse, les chèques et les paiements à la TG .

Ne pas pouvoir supprimer ou modifier des écritures erronées est sans importance car il y a toujours moyen de faire des rectifications. Une comptabilité sans erreurs et sans corrections, en bref trop nette, est une comptabilité louche . Vous connaissez le dicton "trop.... pour être honnête" .

Lorsque la comptabilité était faite à la main , avant GFC et GF , les rectifications étaient portées en rouge sur les documents comptables et les écritures erronées barrées proprement restaient lisibles . L'emploi du blanco était une hérésie totale.

Ne pas valider pour se donner la possibilité de modifier les écritures c'est comme utiliser du blanco en comptabilité. C'est très professionnel de ne pas faire d'erreur et c'est tout aussi professionnel de savoir les corriger.

En validant aussi souvent que possible nous faisons la preuve que la comptabilité est parfaitement tenue à jour au jour le jour : faire cette démonstration est plus important quer de montrer qu'on ne fait jamais d'erreur.

je valide en général 2 fois par semaine

je dois en etre à 70 journaux par bahut sur 35 semaines de présence au bahut.

j'aimerais savoir comment ça se passe l'audit, je veux dire, elle te prend 100 % de ton temps ou bien tu peux qd meme vaquer à tes occupations normales de gest-AC : cantoche, réunions, photocopieur en panne etc ?

Je valide tout les jours.
Mais je me suis heurté à une certaine "résistance" pour l'obtenir.
L'info me venait d'un audit trésor antérieur (2004). A ce moment, cela ne m'avait pas posé problème, car je n'étais pas en EPLE, et l'application comptable que j'utilisais ne laissait pas la possibilité de laisser une écriture non validée après l'avoir saisie (à la grande satisfaction de l'inspecteur de la TG).
Cela dit, j'ai constaté en animant des formations de compta géné que la culture de la validation quotidienne était loin d'être acquise en EPLE : c'est le souci de ne laisser aucune erreur rectifiée par une écriture négative, qui, je crois, est une erreur.

silvain a écrit:

j'aimerais savoir comment ça se passe l'audit, je veux dire, elle te prend 100 % de ton temps ou bien tu peux qd meme vaquer à tes occupations normales de gest-AC : cantoche, réunions, photocopieur en panne etc ?

Oui. Pendant qu'elle épluche les mandats, les OR, etc... tu peux passer à l'agence de voyage réserver un aller simple pour le chili (y'a pas de convention d'extradition).

Stoïk a écrit:

Je valide tout les jours.
Mais je me suis heurté à une certaine "résistance" pour l'obtenir.
L'info me venait d'un audit trésor antérieur (2004). A ce moment, cela ne m'avait pas posé problème, car je n'étais pas en EPLE, et l'application comptable que j'utilisais ne laissait pas la possibilité de laisser une écriture non validée après l'avoir saisie (à la grande satisfaction de l'inspecteur de la TG).
Cela dit, j'ai constaté en animant des formations de compta géné que la culture de la validation quotidienne était loin d'être acquise en EPLE : c'est le souci de ne laisser aucune erreur rectifiée par une écriture négative, qui, je crois, est une erreur.

ceci dit je me demande si l'an prochain je ne vais pas tout imprimer en pdf et stocker ça sur des dk ou des CD plutôt que du papier (le format A4 avec 6 lignes…)

sasufi a écrit:

Stoïk a écrit:

Je valide tout les jours.
Mais je me suis heurté à une certaine "résistance" pour l'obtenir.
L'info me venait d'un audit trésor antérieur (2004). A ce moment, cela ne m'avait pas posé problème, car je n'étais pas en EPLE, et l'application comptable que j'utilisais ne laissait pas la possibilité de laisser une écriture non validée après l'avoir saisie (à la grande satisfaction de l'inspecteur de la TG).
Cela dit, j'ai constaté en animant des formations de compta géné que la culture de la validation quotidienne était loin d'être acquise en EPLE : c'est le souci de ne laisser aucune erreur rectifiée par une écriture négative, qui, je crois, est une erreur.

ceci dit je me demande si l'an prochain je ne vais pas tout imprimer en pdf et stocker ça sur des dk ou des CD plutôt que du papier (le format A4 avec 6 lignes…)

tu veux sans doute dire, imprimer virtuellement, avec PDF creator for example ?

comment ça marche pdf creator ?
comment fait-on les svg en compta bud' et compta géné avec ce principe ?
merci des tuyaux

Oui!

Gestion du temps a écrit:

sasufi a écrit:

Stoïk a écrit:

Je valide tout les jours.
Mais je me suis heurté à une certaine "résistance" pour l'obtenir.
L'info me venait d'un audit trésor antérieur (2004). A ce moment, cela ne m'avait pas posé problème, car je n'étais pas en EPLE, et l'application comptable que j'utilisais ne laissait pas la possibilité de laisser une écriture non validée après l'avoir saisie (à la grande satisfaction de l'inspecteur de la TG).
Cela dit, j'ai constaté en animant des formations de compta géné que la culture de la validation quotidienne était loin d'être acquise en EPLE : c'est le souci de ne laisser aucune erreur rectifiée par une écriture négative, qui, je crois, est une erreur.

ceci dit je me demande si l'an prochain je ne vais pas tout imprimer en pdf et stocker ça sur des dk ou des CD plutôt que du papier (le format A4 avec 6 lignes…)

tu veux sans doute dire, imprimer virtuellement, avec PDF creator for example ?

Pardon je la refais :

oui !

invité a écrit:

comment ça marche pdf creator ?
comment fait-on les svg en compta bud' et compta géné avec ce principe ?
merci des tuyaux

Ca s'installe et s'utilise comme une imprimante réelle.
Pour imprimer: menu imprimer puis choisir PDF creator ou PDF writer.
On peut imprimer quasiment tout ce qui sort d'une vraie imprimante (queleques rares cas où ça ne marche pas), il faut simplement ajouter un chemin pour le fichier à créer

invité a écrit:

comment ça marche pdf creator ?
comment fait-on les svg en compta bud' et compta géné avec ce principe ?
merci des tuyaux

Tu tapes pdf créator sur google et tu suis les infos pour le télécharger.

L'avantage (conséquent) de pdfcréator c'est que tu peux enregistrer, une fois qu'il est installé, tous les documents comptables sans impression.
Il suffit de faire "imprimer" et dans la boite de dialogue, au menu déroulant qui permet de choisir son imprimante, sélectionner "pdfcreator".
Et là, la machine enregistre le doc en pdf au lieu de l'éditer.

C'est particulièrement intérressant pour les DBM que l'on ne peut éditer après validation. C'est aussi valable pour les brouillards avant validation (ce qui facilite une validation quotidienne... ).

doit-on encore faire des impressions ou peut-on se contenter de les enregistrer en PDF ?

validation tous les jours au minimum (je fais un brouillard supplémentaire quand il y a de "grosses écritures", c'est plus simple à lire, FQE journalière comme leur nom l'indique, caisse chaque jour où elle est mouvementée... les erreurs se corrigent sans pb (j'ai ouvert un p'tit cahier pour noter les corrections, bien pratique en cas de recherches). Une fois que l'habitude est prise, ça ne prend pas plus de temps et on est "conforme".

V.M.B a écrit:

validation tous les jours au minimum (je fais un brouillard supplémentaire quand il y a de "grosses écritures", c'est plus simple à lire, FQE journalière comme leur nom l'indique, caisse chaque jour où elle est mouvementée... les erreurs se corrigent sans pb (j'ai ouvert un p'tit cahier pour noter les corrections, bien pratique en cas de recherches). Une fois que l'habitude est prise, ça ne prend pas plus de temps et on est "conforme".

Autre technique pour lister les corrections d'écritures : mouvementer systématiquement le 581 en compte intérmédiaire. La liste des corrections c'est la fiche de compte du 581.

invité a écrit:

doit-on encore faire des impressions ou peut-on se contenter de les enregistrer en PDF ?

C'est toute la question que je me pose! Mais je vais peut être prendre le risque (tant que les docs sont accessibles à tout moment, sur un Cd, une disquette, pas de signatures requises!), pourquoi pas ?

sainte barbe a écrit:

V.M.B a écrit:

validation tous les jours au minimum (je fais un brouillard supplémentaire quand il y a de "grosses écritures", c'est plus simple à lire, FQE journalière comme leur nom l'indique, caisse chaque jour où elle est mouvementée... les erreurs se corrigent sans pb (j'ai ouvert un p'tit cahier pour noter les corrections, bien pratique en cas de recherches). Une fois que l'habitude est prise, ça ne prend pas plus de temps et on est "conforme".

Autre technique pour lister les corrections d'écritures : mouvementer systématiquement le 581 en compte intérmédiaire. La liste des corrections c'est la fiche de compte du 581.

Je ne connaissais pas: très intéressant en effet!

PDF creator : OK pour le quotidien mais refusé comme support de sauvegarde par les professionnels de l'archivage. Leur argument : on sait que le papier dure dans le temps, mais un CDROM, on ne connait pas sa durée. Donc il faut quand même des fiches de compte, journaux, etc. sur papier.
En revanche c'est très bien pour tout ce qui n'est pas obligatoire : situations recettes / dépenses, listes de créances, et autres ne sont pas systématiquement imprimées.
En plus c'est hyper pratique pour se donner des infos par mél entre AC et ER...

Sara_Sidle a écrit:

PDF creator : OK pour le quotidien mais refusé comme support de sauvegarde par les professionnels de l'archivage. Leur argument : on sait que le papier dure dans le temps, mais un CDROM, on ne connait pas sa durée. Donc il faut quand même des fiches de compte, journaux, etc. sur papier.
En revanche c'est très bien pour tout ce qui n'est pas obligatoire : situations recettes / dépenses, listes de créances, et autres ne sont pas systématiquement imprimées.
En plus c'est hyper pratique pour se donner des infos par mél entre AC et ER...

Ca c'est une réponse "d'expert"

sainte barbe a écrit:

Autre technique pour lister les corrections d'écritures : mouvementer systématiquement le 581 en compte intérmédiaire. La liste des corrections c'est la fiche de compte du 581.

C'est pas orthodoxe comme méthode ; le 581 ne concerne que des écritures non centralisées faites sur des journaux divisionnaires.
Un 581 mouvementé peut amener des questions.

Vieil intendant a écrit:

sainte barbe a écrit:

Autre technique pour lister les corrections d'écritures : mouvementer systématiquement le 581 en compte intérmédiaire. La liste des corrections c'est la fiche de compte du 581.

C'est pas orthodoxe comme méthode ; le 581 ne concerne que des écritures non centralisées faites sur des journaux divisionnaires.
Un 581 mouvementé peut amener des questions.

OK pour la nomenclature comptable. Maintenant, pas de problème pour les questions à partir du moment où on apporte les réponses. Perso, je pense n'avoir pas à rougir d'avouer que j'ai mis en place une comptabilisation des corrections même si, le compte n'est pas tout à fait approprié. Cette réponse, à mon avis, serait plutôt de nature à rassurer le contrôleur.

Pour ma part, j’en suis encore au cahier, pour expliquer régularisations, et autres. Pour préparer la certifications ISO 11002 (j'en serais plutôt à 2002, dans mons cas!) des AC, j‘ ai commencé « à mettre au point » des fiches de régularisations (d’écritures comptables, d’encaissements) et de justifications de virements entre comptes de classe 4, tout ça à joindre au journal en fin de mois. Bon, ça supprimera pas mon cahier, où je note le pourquoi du comment d’écritures dont je ne suis pas sûr!

sainte barbe a écrit:

Vieil intendant a écrit:

sainte barbe a écrit:

Autre technique pour lister les corrections d'écritures : mouvementer systématiquement le 581 en compte intérmédiaire. La liste des corrections c'est la fiche de compte du 581.

C'est pas orthodoxe comme méthode ; le 581 ne concerne que des écritures non centralisées faites sur des journaux divisionnaires.
Un 581 mouvementé peut amener des questions.

OK pour la nomenclature comptable. Maintenant, pas de problème pour les questions à partir du moment où on apporte les réponses. Perso, je pense n'avoir pas à rougir d'avouer que j'ai mis en place une comptabilisation des corrections même si, le compte n'est pas tout à fait approprié. Cette réponse, à mon avis, serait plutôt de nature à rassurer le contrôleur.

Les corrections par des écritures en moins ont l'avantage de ne pas gonfler les masses.
Exemple : si un encaissement est erroné, genre 5./4682 et que tu corriges en faisant 4682/581 puis 581/4..., tu débites le 4682 et tu fausses sa masse au débit par rapport aux crédits du 4686 correspondant (cf contrôle des prises en charge de GFC).
Si tu repasses l'écriture en moins avec un beau libellé "Annul ec. n°" puis que tu passes l'écriture correcte avec un "rectif ec. n°", tu n'as pas ce problème.

D'accord avec StoiK. Je passe des écritures en négatif pour corriger.

Stoïk a écrit:

sainte barbe a écrit:

Vieil intendant a écrit:

sainte barbe a écrit:

Autre technique pour lister les corrections d'écritures : mouvementer systématiquement le 581 en compte intérmédiaire. La liste des corrections c'est la fiche de compte du 581.

C'est pas orthodoxe comme méthode ; le 581 ne concerne que des écritures non centralisées faites sur des journaux divisionnaires.
Un 581 mouvementé peut amener des questions.

OK pour la nomenclature comptable. Maintenant, pas de problème pour les questions à partir du moment où on apporte les réponses. Perso, je pense n'avoir pas à rougir d'avouer que j'ai mis en place une comptabilisation des corrections même si, le compte n'est pas tout à fait approprié. Cette réponse, à mon avis, serait plutôt de nature à rassurer le contrôleur.

Les corrections par des écritures en moins ont l'avantage de ne pas gonfler les masses.
Exemple : si un encaissement est erroné, genre 5./4682 et que tu corriges en faisant 4682/581 puis 581/4..., tu débites le 4682 et tu fausses sa masse au débit par rapport aux crédits du 4686 correspondant (cf contrôle des prises en charge de GFC).
Si tu repasses l'écriture en moins avec un beau libellé "Annul ec. n°" puis que tu passes l'écriture correcte avec un "rectif ec. n°", tu n'as pas ce problème.

Tout à fait d'accord et cela évite d'ailleurs des questions ou des observations de la part du TPG lors de la vérif. du cofi