mission d'audit - visite à l'improviste de trois inspecteurs de la tg

Depuis deux jours je les ai sur le dos. Quel est leur rôle?
-recherche de détournements, absence de signature ..
-rédaction d'un rapport pour le CE et le Rectorat ..
- sanction si erreurs - si absence de diligence  ...     Quoi encore  dans l'après visite ?

La visite à l'improviste, c'est la norme. Rien d'inquiétant là dedans.
Normalement, leurs premiers contrôles ont porté sur la caisse (on vérifie qu'elle est juste et les différents registres (caisse, inventaire, régies).
Après, c'est tout le reste, la comptabilité, les soldes des comptes, l'organigramme fonctionnel, les délégations, etc. Tout ce qui fait le fonctionnement d'une agence comptable.
Leur rôle est de vérifier que le fonctionnement est correct, de voir avec le comptable les pistes d'amélioration, de mettre un terme aux pratiques irrégulières ou dangereuses (qu'on applique quelquefois en toute bonne foi)
Il y aura un rapport fait à l'agent comptable avec copie au recteur (ou le contraire). Pas sûr que le CE soit destinataire.
Leur rôle n'est pas de sanctionner mais leur mission peut les amener à faire prononcer des débets.
Et bien sûr, s'ils découvrent des manoeuvres frauduleuses (détournements, vols), ils dénoncent au parquet (comme tout fonctionnaire est censé le faire).

Pas d'inquiétude particulière à avoir mais c'est l'occasion d'améliorer ses connaissances ou ses pratiques. Autant profiter de leur présence plutôt que de la subir.

Il suffit de se reporter à la M9-6
1.1.3.3.2 Les contrôles de la direction régionale ou départementale des finances publiques
Conformément au décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (chapitre V) et à l’article R421-78 du code de l’éducation, le contrôle de la gestion des comptables est assuré par le comptable supérieur de la DGFiP territorialement compétent (Directeur régional ou départemental des finances publiques).
Ce contrôle, désormais qualifié d’audit, a pour objectif d’obtenir une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des risques par l’EPLE.
Tous les établissements sont susceptibles de faire l’objet d’un audit, mais la programmation des audits est établie par la DGFiP en fonction des risques identifiés. Les services de la direction régionale ou départementale des finances publiques peuvent également intervenir ponctuellement, à la demande de l’agent comptable ou des services académiques, notamment en cas de malversations.
L’audit porte sur de nombreux points, tels que l’organisation générale du poste comptable (documentation, sécurité anti-intrusion, sécurité informatique), la régularité des opérations budgétaires et comptables (élaboration et exécution du budget, enregistrement des opérations en comptabilité, justification des écritures), le recouvrement des créances, les régies, la gestion des stocks, etc. et s’attache souvent à des aspects particuliers de la vie de l’EPLE, par exemple les voyages scolaires ou la gestion des fonds sociaux.
La mise en œuvre d’une démarche de contrôle interne par l’agent comptable constitue donc un élément important pour répondre aux interrogations des auditeurs.
L’audit a lieu sur pièces et sur place et donne lieu à un rapport contradictoire, permettant à l’agent comptable de répondre aux observations et recommandations des auditeurs. Le rapport définitif, accompagné des réponses de l’agent comptable, est adressé au chef d’établissement et au rectorat

Par contre je trouve que ce paragraphe est mal rédigé, concernant le champs possible des investigations.
Ce qui ne semble être qu'une piste, est pris à la lettre par les auditeurs qui n'ont qu'une connaissance que très relative des bahuts.
De plus, je n'ai jamais compris (et il semble que l'explication de la DAF soit alambiquée) pourquoi on transmettait le rapport au CE.
Quelle est sa légitimité en l'espèce?
Il n'est pas le supérieur de l'AC et en quoi a t'il à avoir connaissance du rapport concernant les ER?
c'est vraiment un point à éclaircir.

Beaucoup trop de point de contrôle relèvent de la compétence de l'ordo et sont reprochés au comptable.

Récemment, dans un audit, les collègues de la DDFP demandaient à l'AC de faire voter les concessions de logement, ou d'harmoniser par un seul vote les durées d'amortissement sur les établissements de son AC.
Et ce ne sont que quelques exemples.
Alors oui, les AC font souvent des erreurs et ne sont pas toujours dans les clous.
Mais pour tenir les CE des ER faut parfois être diplomate....

Entièrement d'accord avec Boz, on m'a fait des reproches sur les concessions, domaine qui relève de la collectivité; laquelle dispose de toutes les cartes, à elle de jouer...et le rapport a été envoyé à l'ordonnateur du siège de l'agence (pourquoi pas les autres, alors ?)

Idem.
Les gars demandent aussi le dossier administratif des voyages à l'agent comptable!!!!

Bozinchu a écrit:

Beaucoup trop de point de contrôle relèvent de la compétence de l'ordo et sont reprochés au comptable.

Je ne suis pas sur qu'il faille qualifier les remarques de reproches, ce sont des observations auxquelles le comptable peut et doit répondre. Ce sont d'autant moins des reproches qu'ils ne débouchent pas sur des sanctions (hors débet éventuel).

Je pense aussi que les auditeurs sont parfaitement au courant des attributions de chacun. Leur but est aussi de faire évoluer des pratiques vers une forme de norme qui s'appliquerait à tous et partout. Même si cela ne relève pas des attributions du comptable, celui-ci garde un rôle de conseil sur les domaines financiers. Et si les amortissement ou les concessions n'en relèvent pas, je deviens curé.

Pour la transmission au CE, c'est effectivement prévu. Et, selon moi, le fait que ce ne soit pas diffusé aux rattachés est une erreur d'interprétation de la M9-6 qui ne l'exclut pas. Cette transmission n'a rien d'anormal, tout chef de structure a bien le droit de savoir comment travaille son service comptable. Qu'il soit en mesure de le comprendre, c'est autre chose.

je vais laisser répondre les collègues
là je peux pas je rigole trop

fefea a écrit:

Depuis deux jours je les ai sur le dos. Quel est leur rôle?
-recherche de détournements, absence de signature ..
-rédaction d'un rapport pour le CE et le Rectorat ..
- sanction si erreurs - si absence de diligence  ...     Quoi encore  dans l'après visite ?

L'audit est ouvert par un entretien entre les auditeurs (3 pour un EPLE ???), le comptable et l'ordonnateur. Normalement, si tu es le comptable, tu as eu la lettre de mission et le document de cadrage expliquant l'audit. Sinon, faut demander au comptable.

Les points de contrôle sont pas sortis de nulle part. Le champs d'investigation a été élaboré en commun avec la DAF du MEN. Par contre, il doit dater d'avant la décentralisation phase II (s'il a pas été révisé depuis 2 ans). D'ou les questions sur les logements de fonction.
Pour le dossier voyage à l'agent comptable, c'est dans le déroulé. Vu qu'il n'y a que des pièces nécessaires au comptable (budget et bilan, engagement des familles, listes des encaissements) je suis surpris, Coffee, que tu ne gères pas ça en agence.

Non, les contrôleurs ne connaissent pas les attributions de chacun.
Non, ils ne comprennent pas la distinction/confusion gestionnaire/comptable.
Le mien a mis presque 2 semaines à comprendre que je n'assurais pas la compta budgétaire des ER et, pourtant, j'ai la réputation de savoir me faire comprendre...
Notre rôle de conseil:je t'en prie, bien sûr qu'il existe et que je l'exerce dans l'intérêt de tous, mais eux comprennent autre chose: on est responsables de tout !

C'est que tu ne dois pas parler le DGFiP.    Reprend toutes les interventions du hamster, ça va marcher.   

Pour ma part, je suis passé au travers. Mais, pour ce que j'en ai entendu, les collègues n'ont pas été plus perturbés que ça par les rapports. En revanche, le temps du contrôle est chronophage et finit par peser. Un mauvais moment à passer... mais les vacances arrivent à grands pas.

Sinon, dans ton cas, très simple. Il suffira de leur rappeler la distinction ordonnateur/comptable dans tes réponses et d'user de la sacro-sainte réponse : "pris note pour l'avenir"... 

Le problème c'est qu'à la DGFiP nous avons notre mode de fonctionnement des services comptables (trésoreries, service des impôts). Nous connaissons ceux des établissements publics (agent comptable à plein temps ou en adjonction de service).
Expliquer l'EPLE est compliqué à un DGFiP.

Ce qui a marché. Tu expliques que tu es comptable de ton établissement support et responsable des services financiers (c'est comme ça que l'on peut définir GM à un DGFiP). Pour les établissements rattachés indique que tu les as en «adjonction de service», mais que tu gères leur compta dans ton établissement support.
Logiquement les yeux s'agrandissent suivi d'un : «haaaaaa...» signifiant l'assimilation de la complexité.

J-M a écrit:

Expliquer l'EPLE est compliqué à un DGFiP.

Même si on emploie des mots simples et qu'on fait des schémas ?  

Le DGFIP de l'espèce comptabilita publica est un animal qui se reproduit à Noisiel. Il se déplace généralement par deux, parfois par trois, notamment dans un environnement hostile et inconnu comme l'EPLE.

Il est friand d'indemnités comptant plus de quatre zéros, raison pour laquelle il est envié par ses lointains cousins comptables d'EPLE qu'il considère avec un dédain teinté de compassion (ou l'inverse). Il aime à se moquer de leurs mœurs, qu'il considère comme primitives et attardées.

Prédateur, il est craint d'eux.

 

Vécu et enseignements tirés :
1°) sur le plan pratique :
- les valeurs doivent être "au cordeau", fiche procédure caisse existante et attention aux valeurs inactives.
- premier truc pointé : les bordereaux de remises de chèques (avec vérification masses comptes cl.5 et explications si nécessaire).
- deuxième truc pointé : les remises de principe (existence des certificats couvrant TOUS les trimestres) et les bourses (dossiers d'attribution disponibles).
2°) sur le plan tactique :
Comme dit plus haut, le "j'en prends bonne note" est à user plus que d'habitude, mais sur un ton sincère, bien entendu.
Prendre soi-même des notes sur les observations données par les auditeurs, leur proposer, s'ils ne l'ont pas fait, des moments PRECIS d'échange.
3°) sur le plan émotionnel :
Relax, on sait intimement si notre bousin est bien géré, alors si c'est la cas, aucun souci à se faire.
Les points que l'on sait défaillants, ne pas tenter de les occulter car les auditeurs ont du nez. A contrario, les aborder directement avant qu'ils ne tombent dessus afin de leur demander conseil (attention, pas pour des évidences toutefois, parce que là on passe pour incompétent notoire...)
4°) ai vu des comptables hyper pas à jour, je-m'en foutistes ou imperméables à leurs obligations se tirer avec des rapports sans conséquences. Le Trésor à un a-priori tenace sur la médiocrité de la fonction comptable dans l'Educ', alors tant qu'il n'y a pas suspicion de malversation ils sont contents.
Pour anecdote, contrôle de mon poste de régisseur par l'auditeur en compagnie de l'AC : "Voyez, M. X, vous pouvez appliquer cette disposition au siège de votre Agence comptable..." (prononcé des dizaines de fois)
Au final, un petit rapport qui, s'il est présumé bon, mérite d'être conservé pour la suite de carrière, ça peut toujours servir...

Dup' a écrit:

Le DGFIP de l'espèce comptabilita publica est un animal qui se reproduit à Noisiel. Il se déplace généralement par deux, parfois par trois, notamment dans un environnement hostile et inconnu comme l'EPLE.

Il est friand d'indemnités comptant plus de quatre zéros, raison pour laquelle il est envié par ses lointains cousins comptables d'EPLE qu'il considère avec un dédain teinté de compassion (ou l'inverse). Il aime à se moquer de leurs mœurs, qu'il considère comme primitives et attardées.

Prédateur, il est craint d'eux.

Malgré des tentatives d'éradication partielle, la bestiole s'est adaptée et a triplé ses lieux de reproduction, à Clermont Ferrand malgré la chasse intensive menée par l'AC EN de l'espèce comptabilita nanarda et à Lyon, où se reproduit la variété la plus redoutée comptabilita publica alta

Sa gourmandise principale est la petite pièce orange trouvée au fond d'un tiroir qu'il agite avec perversion devant les yeux humides du malheureux AC EN entouré de ses pires ennemis. Il se délecte de son agonie avant de l'achever par son hurlement cynique : DEEEEBEEEEEET.

Je dois manquer cruellement d'humour ou avoir besoin de vacances, mais à la lecture de  ce qu'a dit Bozinchu , j'avoue que ça passe mal .

pas cool de se marrer pour le collègue
allez bon courage, les auditeurs ne sont plus là pour exploser les AC (sauf détournements mais là c'est normal) mais pour aider à sécuriser les pratiques

O.J a écrit:

Je dois manquer cruellement d'humour ou avoir besoin de vacances, mais à la lecture de  ce qu'a dit Bozinchu , j'avoue que ça passe mal .

Ne pas se fier au Corse, il est Corse et persuadé que la France est une colonie corse. Et comme les auditeurs sont du continent, ils ne peuvent pas comprendre. Il ne s'est pas remis du fait qu'un auditeur lui ai dit qu'un billet 1000 euros à l'effigie de Pascal Paoli n'ai pas cours légal et l'ai prié de remettre des vrais billets dans sa caisse.   

Prend l'humour et les vacances et ne te bile pas pour tes inspecteurs, les explications de Laule sont bien plus intéressantes.

Mon petit (si je puis me permettre une telle proximité) mon intervention n'était pas teintée d'humour, ni même matinée d'ironie.
Ce n'est que la triste réalité et c'est garanti sur facture
Je tiens à la disposition de qui veut, une copie des rapports d'audit.
La DDFIP n'a pas encore compris notre boulot.

Bozinchu a écrit:

Mon petit (si je puis me permettre une telle proximité) mon intervention n'était pas teintée d'humour, ni même matinée d'ironie.
Ce n'est que la triste réalité et c'est garanti sur facture
Je tiens à la disposition de qui veut, une copie des rapports d'audit.
La DDFIP n'a pas encore compris notre boulot.

 Je veux... de même les synthèses au niveau académique et évidemment au niveau national!

Un audit constitue souvent un véritable atout pour évoluer et appuyer les demandes de justifications de l'Agent comptable envers la communauté scolaire et les établissements rattachés.
Ils  s’intéressent énormément à la formalisation des procédures.Mais leur intervention doit être vécue comme une aide et non une sanction même s'ils sont plus rigoureux que nous ne le sommes parfois dans nos établissements du fait d'une certaine souplesse exigée par la gestion, et de la polyvalence  et de la charge de travail auxquelles  nous sommes confrontés.

Un auditeur DDFIP n'est pas là pour essayer de comprendre notre travail mais pour améliorer le fonctionnement de la structure et rappeler les règles.

Ce n'est pas l'agent comptable qui est audité mais l'agence comptable. Certes dirigée par le premier, ce qui fait de lui le premier interlocuteur des auditeurs et c'est donc en toute logique que le rapport lui est adressé ; ceci dit, rien ne lui empêche de redispatcher les observations aux niveaux adéquats ; j'irai même plus loin : ce sont toujours les AC qui répondent aux observations de la DDFIP. Si un AC estime qu'une observation concerne davantage l'ordo que lui, je ne vois pas ce qui lui empêche de lui demander d'y répondre (ce qui serait logique)

Il est également vrai que la parole ou les écrits d'un inspecteur de la DDFIP ont souvent plus de poids auprès des CE que ceux de leurs AC. J'ai vu des cas où, en un audit, l'inspecteur a réussi à imposer ce que l'AC n'a jamais réussi en plusieurs années. On peut le regretter, mais c'est ainsi.

Et puis ,l'inspecteur offre au moins une fois les croissants le matin.
Ce n'est pas  si souvent qu'on a l'occasion d'un tel traitement  !!!!!

Pas tous...pas tous.

Dans l'agence comptable où je me trouve - je suis SAENES, en charge de trois comptas et demi et bientôt 4 et demi, en charge également de la partie OR - nous avons eu le plaisir d'être "audités" l'an dernier, en plus du temps passé à expliquer et justifier ce que nous faisons, ce que je ne conteste absolument pas, les préconisations de l'inspecteur de la DGFIP se sont transformées en obligations après lecture du rapport de l'audit et interprétation toute personnelle de l'agent comptable.
D'où le fait par exemple que je vais être déchargée des OR et que je vais prendre une compta en plus, la spécialisation de nos tâches à l'agence comptable étant passée de l'état de suggestion à celui de "on ne discute pas, on met en application" et débrouillez vous...

J'aimerais savoir si ce genre d'interprétation est général dans les agences comptables ou si certaines ont encore la chance de fonctionner avec un peu de souplesse sans que le mot debet soit le principe moteur et justificateur de toute action comptable.

Bozinchu a écrit:

Pas tous...pas tous.*

Le Boz'* : « Tousse pas, tousse pas* »
L'as du contrepet.

ISt .

L'organisation du poste comptable peut et doit être analysé sous au moins deux aspects :
- la qualité du service rendu
- la sécurisation des procédures.
Pour cette organisation le comptable dispose de plusieurs éléments : son expérience, sa connaissance de la réglementation, les préconisations ministérielles, la comparaison avec les collègues et les audits.
L'audit n'est qu'un élément parmi d'autres, mais si l'analyse de l'auditeur est pertinente et convaincante, le comptable serait un abruti de ne pas en tenir compte.
Je ne connais pas votre organisation. Mais il me semble que la préconisation de l'auditeur est celle d'une séparation entre les domaines budgétaires (les OR) et la compta géné.
Rien de scandaleux et logique pour diminuer les risques.

Pour votre conclusion, un débet c'est suite à une erreur, un dysfonctionnement, une mauvaise pratique. Toutes choses dont la correction doit être le principe moteur du comptable.