mission d'audit - visite à l'improviste de trois inspecteurs de la tg

L'organisation du poste comptable peut et doit être analysé sous au moins deux aspects :
- la qualité du service rendu
- la sécurisation des procédures.
Pour cette organisation le comptable dispose de plusieurs éléments : son expérience, sa connaissance de la réglementation, les préconisations ministérielles, la comparaison avec les collègues et les audits.
L'audit n'est qu'un élément parmi d'autres, mais si l'analyse de l'auditeur est pertinente et convaincante, le comptable serait un abruti de ne pas en tenir compte.
Je ne connais pas votre organisation. Mais il me semble que la préconisation de l'auditeur est celle d'une séparation entre les domaines budgétaires (les OR) et la compta géné.
Rien de scandaleux et logique pour diminuer les risques.

Pour votre conclusion, un débet c'est suite à une erreur, un dysfonctionnement, une mauvaise pratique. Toutes choses dont la correction doit être le principe moteur du comptable.

Quelque part en France a écrit:

D'où le fait par exemple que je vais être déchargée des OR et que je vais prendre une compta en plus, la spécialisation de nos tâches à l'agence comptable étant passée de l'état de suggestion à celui de "on ne discute pas, on met en application" et débrouillez vous...

Cela va bien plus loin que la séparation des domaines budgétaire et comptable. C'est un mouvement général à la DGFiP. On passe à la spécialisation des tâches, d'où un intérêt moindre des dites tâches.
Le principe est de séparer tout avec des pôles chargés de chaque type d'opération. Un pôle mandat, un pôle paie, un pôle marché public, un pôle recettes, etc. Avec pour chacun d'eux, des personnels spécialisés. Ce qui pose de gros problèmes dans les petites trésoreries et les petites agences comptables où chacun touche un peu à tout.
Je vous laisse deviner les préconisations non dites en matière de taille critique.

Volcan, je ne remets pas en question le fait d'évoluer pour améliorer les pratiques mais plus la manière dont on fait évoluer les choses, disons que décharger qqun en lui disant qu'il ou elle est débordée (ce qui, vu le ton employé, revient à dire que je suis mal organisée voire incompétente, ce que je conteste puisque même si le boulot n'est pas fait à la minute, il est fait et de manière satisfaisante) c'est peut-être pas la meilleure façon d'agir...

Après, prendre le prétexte du debet possible pour harceler les gens, là je ne suis pas d'accord (surtout quand ça s'adresse à certaines personnes et pas à d'autres, il ne doit pas et il ne peut pas y avoir deux poids deux mesures dans un service...). On peut demander des choses en y mettant les formes...

Après il y a spécialisation et spécialisation, quand on s'entend suggérer qu'un gestionnaire d'ER qui ramène sa compta et sa régie pourrait avoir à faire avec une personne pour la régie, une deuxième pour son mandat, une troisième pour ses OR, c'est peut-être un peu exagéré quand même...
Séparer compta budgétaire et compta générale, je veux bien mais le fait de m'occuper des OR et de la compta géné me permettait d'avoir une vision de A à Z sur certains domaines et simplifiait les choses (sachant que je ne faisais pas les mandats évidemment).

Quelque part en France a écrit:

Après il y a spécialisation et spécialisation, quand on s'entend suggérer qu'un gestionnaire d'ER qui ramène sa compta et sa régie pourrait avoir à faire avec une personne pour la régie, une deuxième pour son mandat, une troisième pour ses OR, c'est peut-être un peu exagéré quand même...
Séparer compta budgétaire et compta générale, je veux bien mais le fait de m'occuper des OR et de la compta géné me permettait d'avoir une vision de A à Z sur certains domaines et simplifiait les choses (sachant que je ne faisais pas les mandats évidemment).

Je n ai pas attendu un audit pour réorganiser le service quand je suis arrivee... les habitudes étaient là : on traitait de A jusqu a Z... conclusion rien ne passait entre mes mains!!! j ai du utiliser la manière " forte " pas cool mais efficace: je ne suis pas la pour faire plaisir mais pour faire dans les règles de l art. Donc séparation du service :2 collègues en charge de la gestion budgétaire de l établissement support ( j interviens sur le budget, les modifs et donne mon aval sur les achats) et matérielle, et 2 collègues avec moi pour la compta generale de tous les établissements de l agence : chacune se charge de la plupart des opérations de 2 établissements (régies, verif écritures budg, encaissements, suivi créances, prepa paiement, dev solde)... conclusion les dents ont grince la première année ("tu nous fais pas confiance!")... puis ça c est tasse. Aujourd hui quelqu un peut être absent ça fonctionne quand même et tout le monde s y retrouve!
Les gestionnaires des ER ont 2 interlocuteurs : la comptable en charge de leur établissement et moi! Côte gestion les collègues sont autonomes sur certains dossiers: elles traitent directement avec le CE et me tiennent au courant.

Poporc a écrit:

Cela va bien plus loin que la séparation des domaines budgétaire et comptable. C'est un mouvement général à la DGFiP. On passe à la spécialisation des tâches, d'où un intérêt moindre des dites tâches.

C'est moi ou c'est a priori le contraire de ce qui peut être préconisé sur le plan administratif depuis quelques années déjà, soit la création de pôles administratifs où secrétariats de direction et d'intendance seraient regroupés et décloisonnés dans un seul service intégré où l'usager n'aurait pas l'impression d'être baladé d'un service à l'autre ?
C'est moi ou la réforme de la RCBC participe de la même logique avec une architecture budgétaire censée refléter un projet d'établissement et sortir d'une logique purement budgétaire (au sens ancien respect du plan comptable avec chapitres-comptes) pour coller de manière plus fonctionnelle à la vie de l'établissement (cf la problématique évoquée dans d'autres posts de l'intégration des voyages dans le cadre plus général de la pédagogie) ?

La question de Quelque Part en France n'est donc pas dénuée d'intérêt et de conséquences; faut-il cloisonner le travail d'une agence-comptable pour des questions de sécurité ou affecter une personne sur (ou plutôt) plusieurs ER qu'elle suivra de A à Z ?
 
Il serait intéressant que des collègues qui pratiquent déjà la séparation des tâches au sein de leur agence (ça doit être plus rare que le contraire...) exposent ici leur organisation.

Je vais repréciser qui fait quoi dans mon service, histoire d'éclaircir le fonctionnement des choses (agence comptable avec un lycée, un internat et 6 ER) :
Jusque maintenant, on avait :
Un collègue contractuel chargé des commandes non alimentaires, des mandats correspondants pour le lycée et l'internat, des contrats, devis de voyages et une bonne partie de la gestion matérielle.
Une collègue responsable de toute la partie restauration, frais scolaires et d'un ER (compta géné et régie)
Une collègue chargée de la compta géné de trois ER (mais adjointe, donc sous le contrôle de l'agent comptable)
Moi-même, chargée de la compta géné du lycée, de l'internat, de deux ER et des OR lycée et internat, délégation de signature pour le paiement de tous les mandats de l'agence comptable et des chèques jusqu'à un certain montant.
Une collègue adjointe à mi-temps au lycée et à mi-temps dans un de mes ER, s'occupant au lycée du mandatement des commandes alimentaires, des courriers divers, et de diverses tâches telles le pointage du compte financier, campagne taxe apprentissage etc etc
L'agent comptable qui supervisait ce qui précède et tout le reste.

En septembre :

Mon collègue contractuel s'en va, il est remplacé par une nouvelle adjointe. Elle reprendra les mandats et commandes non alimentaires courantes (fournitures et petit matériel). Tout le reste de la gestion matérielle sera assuré par l'agent comptable.
Ma collègue garde la restauration, reprend les OR et me laisse son ER.
La collègue adjointe laisse ses ER et quitte l'intendance.
Je me spécialise en compta avec le lycée, l'internat et 3 ER.
La collègue adjointe à mi-temps garde ses attributions.
Arrivée d'une fondée de pouvoir qui reprend les 3 ER de ma collègue partante, validera tous les mandats de tous les établissements (mais je garde ma délégation de signature)
L'agent comptable reprend la gestion matérielle, les contrats, devis et la supervision du service.

Je ne suis pas contre la séparation des tâches mais pourquoi refuser une certaine logique de fonctionnement et vouloir absolument fractionner à outrance, par exemple, je fais les écritures compte trésor, dans la foulée, je fais les OR subventions, je  passe ensuite les opérations en compta géné et ça fonctionne très bien. Même chose pour le paiement des bourses, si je m'en occupe, ma collègue restauration me transmet les fichiers, je paie, je fais les OR, la compta géné qui suit etc etc. Evidemment il se pourrait que je sois absente mais ça arrive rarement et au moins mon travail a une certaine continuité et je ne m'ennuie jamais...

Les postes comptables de la DGFiP fonctionnent de plus en plus selon le principe de la spécialisation. Que ce soit transposable en EPLE est un autre débat. Mais cela peut permettre de comprendre la position des auditeurs.

L'idée de départ est que ce fonctionnement permet des gains de productivité. En gros, c'est "Les Temps modernes" de Chaplin. C'est certainement vrai sur de gros postes mais je me demande dans quelle mesure la monotonie des tâches n'aboutit pas à l'effet inverse et à un désengagement des personnels.

une spécialisation à outrance conduit à une vision extrêmement parcellaire des objectifs et de la finalité de la compta, et en plus si le spécialiste est une brêle on a tout gagné. Or on ne fait très bien que ce que l'on comprend et si on en comprend la substantifique moelle (je vais candidater pour le Goncourt...)
A titre perso je milite pour la polyvalence la plus complète possible, seule à apporter un minimum de souplesse dans des agences comptables à effectifs contraints, sans même évoquer nos amis GM seuls dans leurs boutiques.
Transposer un truc qui peut se comprendre pour des structure mahousses bilndées de personnels formées en écoles à des EPLE est à mon sens une connerie qui conduirait à la lassitude et à la perte de compétences si chèrement acquises.

l'AC étant de par les textes législatifs et réglementaires fondé à organiser son poste comme il l'entend (quite à en rendre compte au juge qui lui collera un débet) je m'assois sur certaines préconisations des "savants" de la DGFIP qui ne voient le pb que par le trou de leur lorgnette. D'autres préconisations étant par ailleurs parfaitement recevables et Ô combien utiles.