Voyages scolaires et type de DBM

mart a écrit:

Mais alors comment résoudre l'exemple suivant:
Voyage à Berlin voté par le CA début octobre pour une réalisation entre le 10 et 20 /12/07.
Une participation de X euros au titre des 6588/N3 7588 était prévue dans l'acte ; j'aurais pu faire un DBM 3 et être conforme à la règlementation.
Mais, quelques jours avant le départ, 4 élèves (sur 12) ne partent pas (problème d'autorisation de sortie du territoire non en règle).
Or, les billets d'avion sont achetés et une partie du financement OFAJ va diminuer puisqu'on va perdre la part d'un accompagnateur dont le voyage était financé par l'OFAJ.
La participation du lycée sera donc plus importante que prévue.
Même si j'avais fait une DBM 3, la somme ne serait pas suffisante ; alors quoi faire puisqu'il est trop tard pour une autre DBM 3 ?
Prendre une partie des dépenses directement au SG ?

Dans ton cas, les crédits existaient en N3 en dépense puisque inscrits au budget et rien ne t'empéchais de faire au final un OR N3 7588 + important que celui prévu initialement

Pour tobias :
mes actes relatifs au voyages comprennent tjrs la mention suivante :

article tartempion :

le CE est autorisé à accepter tout don émanant du FSE ou des associations de parents d'élèves ou d'anciens élèves accordé en vue de permettre la réalisation du voyage.

comme ça l'acceptation des dons est couverte par l'acte du CA et le libellé du courrier du donnateur précisant tjrs l'affectation. Je les traites le cas échéant par une DM de niveau 2.

N@n@rd a écrit:

Par "participation" tu entends "don" ?

Le CA a voté un budget prévisionnel de voyages précisant, entre autres participations, le montant de celle demandée au FSE ( = un acte ) ainsi que le montant de la participation des familles ( = un acte ).

A partir de là, et dés lors qu'une DM pour vote n'est pas faite dans la foulée ( ce qui est souvent le cas , ne me demandez pas pourquoi ) , est ce irrégulier , comptablement parlant ,de considérer que tout ce qui a été voté et acté peut faire l'objet d'une ouverture de crédits par DBM de type 2, à laquelle, pour le compte financier, on joint les actes en question ?
Puisqu'il y a eu vote ,les crédits ventilés dans le budget prévisionnel du voyage en question deviennnent affectés, sauf nouveau vote modifiant leur affectation initiale , non ?
En relisant les différents échanges qui ont eu lieu sur le forum à ce sujet, il semblerait que cette pratique( qui est aussi la mienne ) soit communément répandue, voire admise.

Mais j'ai des doutes sur la régularité de la procédure , à tort peut-être .

Quels sont vos avis et vos pratiques en la matière ?

Le terme "participation demandée au FSE" me géne. Je connais le don du FSE, et la pratique qui veut que le FSE se substitue aux familles pour payer.
De même la phrase du capitain : "le CE est autorisé à encaisser tout don émanant du FSE ou des associations de parents d'élèves ou d'anciens élèves accordé en vue de permettre la réalisation du voyage", me semble aussi limite sur le plan de la régularité.

J'éviterais perso ces deux méthodes.
Par contre, si un don est clairement approuvé et affecté par le CA, aprés une DBM 2 me suffit.

Tu avais déjà fourni ces explications dans divers posts, et je n'avais pas tout bien compris à l'époque.

Cette fois, c'est clair .

Merci beaucoup, beaucoup

captain cavern a écrit:

Pour tobias :
mes actes relatifs au voyages comprennent tjrs la mention suivante :

article tartempion :

le CE est autorisé à encaisser tout don

L e CE, un comptable....

On y vient.....plus d'ordo, ni comptable...un dirigeant comme les anglo-saxon----

Un voyage a été voté au moment du budget.
Sur ma ligne budgétaire contribution des familles pour un voyage, j'ai prévu 40 élèves. 0r, 55 élèves sonts inscrits. L'ouverture des crédits supplémentaires nécessite-t-elle une DBM pour info ou pour vote?

Si la participation des familles unitaire a été votée, c'est une ressource affectée ; donc peu importe le nombre. Une DBM 2 suffit. Si les autres recettes prévues sont elles aussi des ressources affectées, c'est bon pour moi.

Et comment résoudre le cas d'un voyage qui s'est déroulé en décembre pour lequel j'avais prévu un N3/7588 insuffisant (suite à une subvention OFAJ inférieure à celle prévue dont j'ai eu connaissance du montant précis en janvier).
Comme il était trop tard pour une DBM 3, je suis donc passée par une DBM pour info pour les quelques 100.00 euros qui manquaient.
Je sais que c'est pas bien mais une autre solution utiliser ?

mart a écrit:

Et comment résoudre le cas d'un voyage qui s'est déroulé en décembre pour lequel j'avais prévu un N3/7588 insuffisant (suite à une subvention OFAJ inférieure à celle prévue dont j'ai eu connaissance du montant précis en janvier).
Comme il était trop tard pour une DBM 3, je suis donc passée par une DBM pour info pour les quelques 100.00 euros qui manquaient.
Je sais que c'est pas bien mais une autre solution utiliser ?

Une solution pas très académique :
aller regarder dans tes classe 4, si tu n'as pas un reliquat de subvention qui pourrait financer le voyage (subvention CT, non utilisée pour des voyages antérieurs, ou autre subvention dont le thème est en rapport avec le voyage ou avec une des dépenses du voyage), puis faire la DBM pour info en appelant ces fonds.

sainte barbe a écrit:

Une solution pas très académique :
aller regarder dans tes classe 4, si tu n'as pas un reliquat de subvention qui pourrait financer le voyage (subvention CT, non utilisée pour des voyages antérieurs, ou autre subvention dont le thème est en rapport avec le voyage ou avec une des dépenses du voyage), puis faire la DBM pour info en appelant ces fonds.

Et non malheureusement, je n'avais rien de tel en rayon.

Autre solution pas très académique :
Sortir du N3 100 euro de dépense pour les imputer au A1. Maintenant, si ta seule dépense c'est le voyagiste, ça ne marche pas.

sainte barbe a écrit:

Autre solution pas très académique :
Sortir du N3 100 euro de dépense pour les imputer au A1. Maintenant, si ta seule dépense c'est le voyagiste, ça ne marche pas.

T'as pas de N3 en 2008 ? Les euros tu les mandates sur 2008.

Jean-Mic a écrit:

sainte barbe a écrit:

Autre solution pas très académique :
Sortir du N3 100 euro de dépense pour les imputer au A1. Maintenant, si ta seule dépense c'est le voyagiste, ça ne marche pas.

T'as pas de N3 en 2008 ? Les euros tu les mandates sur 2008.

et avec quelle recette en face ?

Coq au vin ?

Ce qu'elle veut.

sainte barbe a écrit:

Une solution pas très académique :
aller regarder dans tes classe 4, si tu n'as pas un reliquat de subvention qui pourrait financer le voyage (subvention CT, non utilisée pour des voyages antérieurs, ou autre subvention dont le thème est en rapport avec le voyage ou avec une des dépenses du voyage), puis faire la DBM pour info en appelant ces fonds.

Beurk!

sainte barbe a écrit:

Autre solution pas très académique :
Sortir du N3 100 euro de dépense pour les imputer au A1. Maintenant, si ta seule dépense c'est le voyagiste, ça ne marche pas.

Re Beurk!

Jean-Mic a écrit:

T'as pas de N3 en 2008 ? Les euros tu les mandates sur 2008.

Beurk, Beurk!

OLRIK a écrit:

sainte barbe a écrit:

Une solution pas très académique :
aller regarder dans tes classe 4, si tu n'as pas un reliquat de subvention qui pourrait financer le voyage (subvention CT, non utilisée pour des voyages antérieurs, ou autre subvention dont le thème est en rapport avec le voyage ou avec une des dépenses du voyage), puis faire la DBM pour info en appelant ces fonds.

Beurk!

sainte barbe a écrit:

Autre solution pas très académique :
Sortir du N3 100 euro de dépense pour les imputer au A1. Maintenant, si ta seule dépense c'est le voyagiste, ça ne marche pas.

Re Beurk!

Jean-Mic a écrit:

T'as pas de N3 en 2008 ? Les euros tu les mandates sur 2008.

Beurk, Beurk!

T'avais mieux ?

En ce qui me concerne, je n'ai pas encore de N3 non plus mais plusieurs voyages et journées sont prévus...

Là où je ne comprends plus c'est qu'au A1 , il y a un compte qui sert au paiement des appariements si ma mémoire est bonne...et que le N3 sert au paiement des voyages sachant qu'un appariement ou une sortie n'excède pas une journée à la différence du voyage...

Donc pour ma part, le CA a voté le calendrier des voyages et le principe de non participation des familles aux voyages sauf dans le cas des voyages en Angleterre et en Allemagne.

Dès lors, s'il n'y a pas participation des familles, dois-je tout financer par subvention et prélévements sur fonds de réserve? Dans ce cas, la DBM de niveau 2 est impérative pour ouvrir les crédits?

A l'inverse, s'il y a participation des familles, on en revient à la solution de la DBM 2 que vous préconisez.

Mais pour ouvrir les crédits nécessaire à l'organisation du voyage, sur quoi se base t-on? Sur le budget prévisionnel du voyage? Sur l'argent collecté auprès des familles? Sur les ordres de recettes émis dans la foulée?

J'ai bien eu une formation là-dessus mais il faut dire que ça ressemblait plus à la place du marché du Samedi matin qu'à une conférence...

Merci d'avance pour vos réponses.

Axos.

Il est possible que les sorties obligatoires et gratuites pour les familles soient prévues au A1 et dans ce cas pas de problème.
Pour le N3 les ouvertures de crédits se font à partir d'un budget
prévisionnel (cela sous-entend qu'avant de faire voter le CA sur une
éventuelle participation des familles ou un prélèvement sur les fonds
de réserves, il faut impérativement avoir travailler en amont avec les
profs et le CE pour déterminer comment financer les voyages).
Bon courage !

Axos a écrit:

Là où je ne comprends plus c'est qu'au A1 , il y a un compte qui sert au paiement des appariements si ma mémoire est bonne...et que le N3 sert au paiement des voyages sachant qu'un appariement ou une sortie n'excède pas une journée à la différence du voyage...

Axos : on peut gérer au A1 toutes les sorties dont la durée n'excède pas une journée.
Dés lors qu'il y a nuitée , on gère au N3 .

Axos a écrit:

Dès lors, s'il n'y a pas participation des familles, dois-je tout financer par subvention et prélévements sur fonds de réserve? Dans ce cas, la DBM de niveau 2 est impérative pour ouvrir les crédits?

Si le financement est assuré par un prélèvement sur fonds de réserves *, alors DBM de type 3 .
* Rien ne s'y oppose en effet. Voir réponse de Fréléonat ici :

https://gestionnaires.actifforum.com/gestion-budgetaire-et-comptable-f4/prelevement-sur-reserves-pour-voyage-t5915.htm#72535

Axos a écrit:

A l'inverse, s'il y a participation des familles, on en revient à la solution de la DBM 2 que vous préconisez.

Oui .Dés lors que cette participation a fait l'objet d'un vote au CA.( Voir échanges ci-dessus, et notamment question de tobias)

Axos a écrit:

Mais pour ouvrir les crédits nécessaire à l'organisation du voyage, sur quoi se base t-on? Sur le budget prévisionnel du voyage?

Sur le vote du budget prévisionnel du voyage ( = un acte ) et le vote de la participation unitaire des familles ( = un acte )

Pour ce qui est de la prise en compte de la participation du foyer : voir réponse de N@n@rd :

N@n@rd a écrit:

Le terme "participation demandée au FSE" me géne. Je connais le don du FSE, et la pratique qui veut que le FSE se substitue aux familles pour payer.
De même la phrase du capitain : "le CE est autorisé à encaisser tout don émanant du FSE ou des associations de parents d'élèves ou d'anciens élèves accordé en vue de permettre la réalisation du voyage", me semble aussi limite sur le plan de la régularité.
J'éviterais perso ces deux méthodes.
Par contre, si un don est clairement approuvé et affecté par le CA, aprés une DBM 2 me suffit.

Axos a écrit:

J'ai bien eu une formation là-dessus mais il faut dire que ça ressemblait plus à la place du marché du Samedi matin qu'à une conférence...

En matière de formation , je n'hésiterais pas à conseiller ceci :

http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/page30.html#GFR4-voyages

Merci Barbule pour toutes ces informations!

Axos a écrit:

En ce qui me concerne, je n'ai pas encore de N3 non plus mais plusieurs voyages et journées sont prévus...

Je voudrais ajouter une précision à ce sujet : ici, le chef d'établissement , conseillé par son agent comptable , informe les enseignants , dés la réunion de rentrée, que tous les voyages prévus pour l'année scolaire devront avoir fait l'objet d'un état prévisionnel en dépenses et en recettes qui sera soumis pour vote au CA budget.

Ainsi , des voyages sont prévus ..mais, j'ai un N3
Idem pour les sorties d'une journée .Mais dans ce cas, on accepte des propositions de budget en cours d'année, dés lors qu'elles sont déposées dans un délai qui permet de les faire voter au prochain CA.

Et je peux t'assurer que tout le monde suit ces préconisations, en toute intelligence et sans l'ombre de la moindre réticence.
Il faut dire que c'est ça ou pas de voyages....

J'ai un autre petit problème en matière de voyage...

J'ai un voyage qui a été voté en CA avec budget prévisionnel et tout ce qu'il faut.

Il doit se dérouler dans les jours qui viennent. Or, je commence à recevoir des chèques des familles qui participent financièrement.

Le problème, c'est que je reçois des factures. Je tente de les mandater mais je n'ai pas dans ma situation de N3... Apparemment, rien n'a été ouvert depuis le vote du CA dans ce chapître.

Est-ce normal?

Qui plus est, pour pouvoir payer, je dois faire une DBM type 2 (puisque participation). Mais pour quel montant? Le montant total prévu dans le budget prévisionnel ou simplement le montant des participations familles?

D'avance merci pour vos réponses.

Axos.

Citation :

Mais pour quel montant?

tu te sers de ton budget prévisionnel et tu peux faire un N3 6. et au fil des mandatements tu mets le bon compte suivant la nature de la dépense.

Axos a écrit:

Le problème, c'est que je reçois des factures. Je tente de les mandater mais je n'ai pas dans ma situation de N3... Apparemment, rien n'a été ouvert depuis le vote du CA dans ce chapître.

Est-ce normal?

Non, ce n'est pas normal. Les crédits auraient dû être ouverts dés l'instant où le budget prévisionnel en question, voté par le CA , est devenu exécutoire .

Axos a écrit:

J'ai un voyage qui a été voté en CA avec budget prévisionnel et tout ce qu'il faut.
Il doit se dérouler dans les jours qui viennent. Or, je commence à recevoir des chèques des familles qui participent financièrement.
Le problème, c'est que je reçois des factures. Je tente de les mandater mais je n'ai pas dans ma situation de N3... Apparemment, rien n'a été ouvert depuis le vote du CA dans ce chapître.

Attention, quelles factures si le voyage n'a pas eu lieu car pas service fait. Cela ne peut être que des acomptes de voyagistes

Axos a écrit:

Le problème, c'est que je reçois des factures. Je tente de les mandater mais je n'ai pas dans ma situation de N3... Apparemment, rien n'a été ouvert depuis le vote du CA dans ce chapître.

Je ne comprends pas, ce n'est pas toi qui a fait le budget

Non je n'ai pas fait mon budget...A l'époque j'étais en arrêt maladie...

excuse moi

Celui qui a fait voter en CA la participation financière des familles n'a donc pas fait la DBM estimant sans doute qu'il n'avait pas urgence. C'est toujours plus difficile quand on ne traite pas le dossier depuis le début mais plus le temps passe plus tu auras la maitrise.

Il faut que tu vérifiés l'historique des ouvertures de crédits et tu verras le détail du N3 et le N° des DM. Au pire il te reste une DM à faire ! bon courage

nat a écrit:

Axos a écrit:

J'ai un voyage qui a été voté en CA avec budget prévisionnel et tout ce qu'il faut.
Il doit se dérouler dans les jours qui viennent. Or, je commence à recevoir des chèques des familles qui participent financièrement.
Le problème, c'est que je reçois des factures. Je tente de les mandater mais je n'ai pas dans ma situation de N3... Apparemment, rien n'a été ouvert depuis le vote du CA dans ce chapître.

Attention, quelles factures si le voyage n'a pas eu lieu car pas service fait. Cela ne peut être que des acomptes de voyagistes

Pour Axos ,

Si tu dois payer des factures d'acomptes, ne pas oublier ceci :

Pour l'organisation des sorties et des voyages, l'agent comptable
peut effectuer :
Ø des avances sur frais,
Ø des avances sur les marchés,
Ø le versement d'arrhes en vue de la réservation de salles de
réunion ou de chambres d'hôtel,
Ø Des acomptes aux agences de voyages (dans la limite de 70 %)
et le versement du solde lors de la remise des documents
permettant la réalisation du séjour (exemple : remise des billets
d'avion, etc.),
Ø Extension de la possibilité de procéder au versement d'acomptes à
des associations à but non lucratif, justifiant de l'agrément de
tourisme prévu à l'article 7 de la Loi 92-645 du 13 juillet 1992 :


Extrait de

http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/Caen%20voyages.pdf