Budget, SRH, clés de répartition et PCC

Outre la résistance au changement des habitudes et les répercussions sur l’équilibre budgétaire, la principale explication qui est apportée pour justifier le maintien de cette pratique du reversement tient à l’absence de compteurs spécifiques pour les consommations propres au SRH ; ce qui rendrait impossible l’évaluation exacte du coût de la viabilisation qui représente la majeure partie des charges.

Mais avec l’arrivée d’Op@le, bon gré mal gré, il faudra bien abandonner ces reversements entre ALO et SRH et mandater directement dans le service les charges du SRH. Il est donc souhaitable que cette répartition des factures soit faite sur des bases cohérentes qui reflètent la réalité des coûts.

Depuis déjà des années nombre d’établissements ont trouvé la solution en utilisant des clés de répartition qui permettent de calculer les coûts imputables au fonctionnement du service de restauration et donc de répartir sur des bases réalistes le montant d’une facture entre ALO et SRH.

Pour les dépenses de viabilisation on utilise des clés de répartition en fonction des m² des divers locaux ou sur des bases de calcul individuelles.

Pour connaître par exemple le coût de l’eau relevant du fonctionnement du SRH on prend en compte la consommation estimée par utilisateur. On trouve sur internet les consommations moyennes d’eau par personne, par type de structure et par usage (2). Ainsi la consommation quotidienne moyenne est de 150 litres par personne dont 7% pour l’alimentation, 20 % pour les sanitaires, 39 % pour les bains… Dans le tableau annexe de cet article, un DP est compté pour une consommation journalière de 6,5 litres et un interne de 100 litres (boisson, cuisine, vaisselle, toilette, douches) ; ce qui donne à l’année 30% de la consommation totale du lycée. On rajoute la consommation calculée en fonction de la surface des locaux de la restauration et de l’internat par rapport à la surface totale de l’établissement (autres utilisations, sanitaires, nettoyage) soit 17 %. Ce qui donne une clé de répartition ALO/SRH de 53/47 en pourcentage qui sera appliquée sur chaque facture pour l’imputation directe à chaque service. Bien entendu c’est une clé à adapter à chaque établissement en fonction de son fonctionnement et de ses spécificités.

Pour les dépenses de chauffage le même calcul à partir des surfaces est appliqué avec une pondération pour tenir compte que l’internat est chauffé sur une plus longue période que le reste du lycée (voir exemple dans le tableau en annexe). Idem pour l’électricité dont le calcul pourra être pondéré le cas échéant en fonction de machines pédagogiques énergivores ou d’éclairage des salles de classes sur une durée plus longue lorsqu’il n’y aura pas d’internat pour compenser.

Pour le gaz (hors chauffage) on tient compte de l’usage qui, dans l’exemple, est majoritairement destiné à la cuisine.

Pour les autres dépenses nécessaires au fonctionnement du SRH, ce n’est pas plus compliqué. L’individualisation des dépenses d’entretien, de réparation ou de produits de nettoyage est en général facile à réaliser connaissant le service de destination et les produits qui lui sont destinés. Une facture de réparation sur des matériels dédiés à la restauration ou à l’hébergement sera directement mandatée au SRH ; idem pour des travaux ou contrats concernant spécifiquement les appareils ou locaux de ce service. Pour les fournitures, il y en a un certain nombre qui sont facilement identifiables pour être à destination du SRH (produit pour la plonge, vaisselle, literie, vêtements pour cuisiniers, etc…). Et lorsque l’identification du service destinataire ne sera pas évidente, on pourra utiliser là aussi des clés de répartition (exemple au m² pour les produits de nettoyage) ou procéder à une analyse pour déterminer un pourcentage de répartition (exemple nombre d’extincteurs dans les locaux du SRH pour la répartition du contrat de maintenance). Pour les charges générales, un gestionnaire a généralement une bonne connaissance du fonctionnement de son établissement et est en mesure de fixer des règles de répartition après analyse globale des dépenses. A titre d’exemple, les pourcentages de répartition suivants ont été utilisés par la plupart des lycées de l’ancienne région Auvergne lorsque ce système a été mis en place :

-           Assurance, affranchissements et téléphonie : 5,00 % des factures concernées

-           Contrats et contrôles obligatoires non individualisables : 5,00 % des factures concernées

-           Déchets : 65,00 % des factures concernées (il est évident que le SRH est généralement le plus gros producteur de déchets de l’établissement).

-           Autres services non individualisables : 5,00 % des factures concernée.

Bien entendu chaque établissement étant différent il est souhaitable que ces clés de répartition soient fixées EPLE par EPLE, et qu’elles le soient dans le simple but de refléter la réalité des charges du SRH et non pour équilibrer le budget global de l’établissement.

Afin que le comptable puisse exercer les contrôles qui lui incombent, notamment celui de la correcte imputation budgétaire, il est nécessaire d’avoir un acte qui retrace ces différentes clés de répartition. Puisque le SRH est de la compétence des départements et régions, cet acte peut émaner de la CT après proposition du CA ou être voté par le CA si la collectivité lui laisse cette possibilité. Quoiqu’il en soit un tel acte sera indispensable comme l’était celui qui définissait auparavant les modalités du reversement entre services et devra être joint au premier mandat concerné par une répartition.