Paiement de prestation sans PJ

Bonjour, je suis confrontée à un truc de m****. Des élèves doivent effectuer un stage dans un service d'un autre ministère. On doit signer ensemble une convention à ce sujet. Jusque là OK même s'il va falloir signer la convention avant le prochain CA puis régulariser vu les délais. Mais soit... Là où ça coince c'est qu'il est exigé dans un document annexe à la convention qui ne précise rien sur ce point, que c'est l'EPLE qui encaisse l'argent des familles et reverse à la régie de la structure publique. Pire, il est demandé un paiement de l'EPLE par virement, à hauteur des élèves inscrits mais avant toute prestation puisque 1 mois avant, sans facture préalable de l'organisme et donc sans convention puisque ce point est précisé dans un autre document.

J'ai beau chercher, je ne vois pas comment payer vu que pour moi il n'y a aucune PJ. Et évidemment, si on ne fait pas ainsi, le stage indispensable à la scolarité des élèves et rare est annulé par la structure publique. Petite précision, le montant total sera de plus de 300 €. Qu'en pensez-vous et comment feriez-vous pour ne pas faire tout capoter sans jouer votre RGP ?

Déjà on fait voter par le CA une convention type. Et une convention avec un autre ministère n'est pas différente de celle pour une entreprise ou un autre EPLE pour les stages.
Ensuite ce qui change c'est l'annexe financière qui s'analyse comme un bon de commande régissant les modalités de paiement des prestations d'hébergement : c'est un marché public couvert par la délégation annuelle du CA au CE, donc pas besoin de passage en CA.
Enfin reste le point du paiement d'une prestation forfaitaire d'hébergement. Le document annexe peut s'analyser comme le document du marché public passé entre les deux entités pour la restauration. Ce document prévoit un paiement qu'avec de la bonne volonté on peut assimiler à une avance. Le paiement d'une avance avant service fait est autorisé par l'arrêté de 2017.

Je mandaterai donc cette avance avec état explicatif du CE détaillant les prestations et les bénéficiaires et la convention et surtout le document annexe prévoyant le versement forfaitaire d'avance. J'essayerai d'avoir une facture ou du moins un reçu.
Compte tenu des règles de la RGP il n'y a strictement aucun risque.

C'est rassurant, merci.