Bonjour 
J'aimerais savoir comment ça se passe dans vos établissements concernant les sorties. 
De mon côté, certaines sorties sont bouclées correctement (devis ok etc) d'autres arrivent au compte-gouttes dans l'année, d'autres encore sont prévues à la louche
Bref comment s'y retrouver ? 
Comment préparer le budget en temps voulu ?
Merci pour vos réponses

C'est comme ça partout tant qu'on n'y met pas de l'ordre. Il faudrait obtenir du CE un délai de 10 à 15 jours obligatoire entre la demande et la sortie. S'il est d'accord et joue le jeu, ça prendra du temps avec les récalcitrants mais ça fonctionnera. Sinon, c'est peine perdue.

Le souci c'est que c'est le CE qui fonctionne comme ça et donc autorise les profs à le faire

Alors il faut prévenir: si tu ne peux pas obtenir une prévision des sorties sur l'année (ou au moins les sorties "prévisibles", où et qui), l'estimation faite au budget sera faite à la louche, et quand il n'y aura plus de crédits, hébin y'en aura plus. Et donc plus de sorties.
On te dira qu'une prévision fine est impossible; ok, mais si ça se traduit par: aucune règle et les profs sortent quand ils veulent et où ils veulent parce que le CE dira toujours oui, alors toi tu n'es pas tenu à l'impossible: arriver à prévoir le budget pour tout ça.

C'est exactement ça 
Mais le comptable dit qu'on a trop de fonds de réserve donc la CE s'en donne à coeur joie et part dans tous les sens !
Je n'ai même plus envie d'être "secrétaire général" tellement j'en ai marre

Pollux a écrit:

Mais le comptable dit qu'on a trop de fonds de réserve donc la CE s'en donne à coeur joie et part dans tous les sens !

Ne te bile pas pour ça.
On n'est pas là pour thésauriser, mais pour bien dépenser les sous qu'on gère.
Un FDR avec trop-plein, c'est pas bien, ça veut dire que d'une certaine manière, les crédits sont mal utilisés, puisqu'on dégage un excédent qui l'alimente chaque année. C'est normal, un excédent, mais les sous, c'est fait pour être dépensé, et le mieux possible.
Prélever sur ce FDR chaque année aussi raisonnablement que l'excédent est lui-même raisonnable, c'est de la saine gestion.
Si ça devient "Allons-y gaiement, le FDR pourvoiera à toutes les gabegies", ledit FDR va fondre rapidement.
Nous sommes là pour équilibrer les choses.
Et si le CE veut "déséquilibrer", qu'il le fasse, c'est lui l'ordonnateur; on avertit, et si après quelques années le robinet se tarit, on le coupe.
Et le rapport annuel du comptable lors du Cofi est le moment idéal pour montrer la baisse des moyens. Autant l'AC tique devant le FDR trop opulent, autant il tiquera devant sa fonte.

Il y a une différence entre manquer de perspectives et de temps pour bien travailler, et contester le bien-fondé d'actes pédagogiques.

Dans le premier cas, il faut agir comme je l'ai écrit plus haut. Dans le second cas, soit il y a un risque de dérive financière et il faut alerter par écrit avec l'appui de l'AC le cas échéant, soit c'est juste que ça donne du boulot et là on ne peut que constater cela, s'organiser au mieux en expliquant que c'est le seul moyen d'absorber la charge de travail à moyens humains constants puis en faire état dans le compte-rendu de gestion en mettant en évidence l'évolution du nombre de sorties à gérer sur plusieurs années et les masses financières que cela représente.

Pollux a écrit:

Bonjour 
J'aimerais savoir comment ça se passe dans vos établissements concernant les sorties. 
De mon côté, certaines sorties sont bouclées correctement (devis ok etc) d'autres arrivent au compte-gouttes dans l'année, d'autres encore sont prévues à la louche
Bref comment s'y retrouver ? 
Comment préparer le budget en temps voulu ?
Merci pour vos réponses

Préparer le budget ? Tu veux dire quoi ?
L'idéal est d'ouvrir au budget initial, ou par DBM3 par la suite, des crédits sur un code activité du type "0SORTIES"... tant qu'il y a de l'argent c'est bon, lorsque ça devient juste tu préviens le CE qu'il va falloir remettre du pognon si on veut continuer les sorties.

Bon, normalement - et comme les collègues l'ont dit - il y a une "charte des voyages et sorties" qui prévoit que les sorties font l'objet d'un dossier complet déposé à l'intendance x jours avant la date prévue. Sans ça c'est le bousin et tu ne peux faire ton travail correctement, ; ce qui entraîne râleries des organisateurs et de ta part. La réunion de rentrée est le bon moment pour préciser les règles.

Une technique possible c'est de (tenter) de cadrer.

Pour la partie budgétaire, les collègues t'ont donné les éléments.

Pour le reste, et comme bien d'autres j'impose un document à compléter pour chaque demande et à retourner au moins 15 jours avant la sortie avec les devis.

Tu peux t'inspirer (ou pomper celui qui se trouve ici ) https://intendancezone.net/spip.php?article1110

Dans un budget méga-contraint comme j'avais, l'idée même qu'une sortie non budgétée puisse avoir lieu était totalement inenvisageable. 
Lorsqu'il y a un fonds de roulement suffisant pour absorber les sorties, sans mettre à mal l'année suivante, cela peut se faire au fil de l'eau.

Merci pour vos réponses 
Par "préparer le budget" j'entends inscrire le maximum de sorties connues et précises à la proposition de budget que je vais présenter au CA

Oui je me bile car au vu des factures de viabilisation, à lallure où vont les projets en tous genres, on risque de ne plus pouvoir payer les factures dûes

Pollux a écrit:

Oui je me bile car au vu des factures de viabilisation, à lallure où vont les projets en tous genres, on risque de ne plus pouvoir payer les factures dûes

Déjà la viabilisation c'est du ALO et les sorties du AP ; donc les crédits d'un service n'alimentent pas les autres sans DBM3 et le fait de trop dépenser en AP n"aura aucune incidence sur les crédits dispo en ALO. Et quitte à faire une DBM3 autant la faire pour prélever sur le FdR qui apparemment est conséquent.

Oui je me bile car au vu des factures de viabilisation, à lallure où vont les projets en tous genres, on risque de ne plus pouvoir payer les factures dûes

Ce que je veux dire c'est que si on prélève trop sur le fdr pour AP,
Le jour où on en a besoin pour la viabilisation, il n'y a plus assez
Les factures sont extrêmement élevées et le fdr n'est pas inépuisable

Sachant que la moitié de l'année est passée donc que les premières factures sont connues et que les prix de l'énergie sont stabilisés, voire évoluent à la baisse, il serait possible de calculer le coût prévisionnel annuel sur cette base, prélever si besoin dès septembre le montant nécessaire pour aller tranquillement jusqu'à fin décembre et voir ce qui resterait pour les sorties ultérieures. "Gouverner, c'est prévoir", gérer également. C'est toujours mieux que bloquer, peut-être pour rien, les projets pédagogiques ou vivre dans l'angoisse du dérapage budgétaire.

De plus, ce n'est pas le coût des accompagnateurs de sortie qui peut plomber un budget mais celui des participants élèves. Donc s'il le faut il faudra passer aux sorties facultatives payantes et non plus obligatoires gratuites, au moins pour finir l'exercice.

Mais vu la première question j'ai quand même l'impression qu'on est passé d'un problème d'organisation à cause de délais trop courts à celui de la prise en charge financière sur le budget, le second problème ne pouvant être l'alibi pour bloquer les sorties en raison du premier. Quoiqu'il en soit, les réponses à ces deux problèmes sont différentes mais ont été données pour l'un comme pour l'autre.

Pollux a écrit:

Ce que je veux dire c'est que si on prélève trop sur le fdr pour AP,
Le jour où on en a besoin pour la viabilisation, il n'y a plus assez
Les factures sont extrêmement élevées et le fdr n'est pas inépuisable

C'est pas ton problème.
Tu exposes la problématique au CE, le CE décide.
Quand y aura plus de pognon, il ne s'en prendra qu'à lui-même.
Nous ne gérons pas NOS sous, mais un budget d'un Eple qui relève de la responsabilité d'un CA et d'un CE.

Tout est résumé. Ce n'est même pas un "problème" en soi. C'est un choix. Et ce n'est pas à nous de le faire.
Nous alertons, nous conseillons, nous prévenons...