Op@le : entrée au 01/01/2025, le compte à rebours a commencé

Merci Nicolas d'essayer d'organiser quelque chose ici. Je trouve l'idée excellente.
Pour ma part, si c'était à refaire :
- j'aurais prêté plus attention à ce qui se passait au secrétariat élèves. Je suis parti du principe que la base élèves était propre. Grave erreur. C'était pas si mal pourtant, mais les erreurs et oublis font ensuite perdre beaucoup de temps dans opale. Je pense qu'au final j'aurais gagné du temps à vérifier la base dans le détail plutôt que de constater et corriger les erreurs à la fin. Et c'est valable avec gfe aussi. Je ne sais pas si il y a un document qui récapitule les contrôles à faire, mais si quelqu'un a ça ce serait super pour les futurs nouveaux.
- au chapitre perte de temps aussi, l'état de concordance balance gfc /opale. Je n'y ai vu que des changements de numéros. Erreur aussi. Quand j'ai voulu le remplir, ça m'a pris beaucoup plus de temps que prévu pour comprendre les implications (je me suis gratté la tête un moment pour les collections !) j'aurais su, j'aurais utilisé ce tableau plusieurs mois avant. Pas pour avoir les chiffres à jour mais pour mieux comprendre les implications. J'y aurais gagné pas mal d'heures et surtout j'aurais pu faire ça tranquillement avant d'être sur opale avec la charge de la découverte de tout le reste.
- dans le même genre, les développements de soldes. L'auxiliarisation des tiers, une fois qu'on y a goûté, c'est vraiment génial pour le comptable. Par contre, quand il a fallu reprendre les développements gfc, je m'en suis méchamment voulu de ne pas avoir mieux nettoyé ma classe 4. Donc conseil : solder au maximum tout ce qui peut l'être avant la bascule, ça fait gagner beaucoup de temps.

Fougère a raison mais Nicolas aussi; la première chose à faire avec Opale, c'est d'avertir autour, et même si ça grogne: la porte du bureau sera fermée à certains moments et pis c'est comme ça point-barre. Et si retard il y a, ça sera comme ça, faudra s'y faire et on va pas se mettre la rate au court-bouillon parce que ce truc est mal-foutu, change radicalement les choses et ne marche pas comme on le voudrait quand on le voudrait.
Et pour la porte fermée, on peut commencer dès maintenant.

N'oubliez pas les autres supports. Nous en avons fait sur l'IZ pour la partie organisation, il en existe pléthore dans vos académies, sur Magistère pour l'utilisation de l'outil.
N'attendez pas les formations... C'est un leurre.
N'attendez rien des DSI... C'est trop long, même s'ils font les choses rapidement.

Communiquez, communiquez, communiquez.
Avec votre agence comptable.
Avec vos collègues déjà passés sous Op@le, qu'il s'agisse de votre réseau perso ou bien dans votre groupement.
Avec éventuellement des tuteurs bien que je ne sois pas convaincue des critères de sélection des tuteurs et donc de la fiabilité de leurs messages... Mais ceci est un autre sujet.

Merci bravo pour les conseils !

Je rejoins les collègues sur la nécessité de fermer sa porte c'est IN-DIS-PEN-SABLE et communiquer, il faut en parler, dès maintenant, de manière indformelle avec nos porteurs de projets et les parties prenantes mais aussi en réunion de direction, dans les CA, les conseil d'enseignement ...

Ci-dessous en partage un plan d'action sur juin/septembre 2024 : à commenter/améliore/adapter sans vergogne

Présentation aux ordonnateurs et aux secrétaires généraux du groupement -> Agent comptable
Apurer les créances et les soldes anciens -> cf revue AJI n° 182 et 183 plusieurs articles sur comment 'toiletter' sa comptabilité : Agent comptable
Assurer la concordance EGIMMO GFC -> cf AJI n°171 et kit de mise à jour de la comptabilité patrimoniale sur MF² https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=workspace_espace-public-utilisateurs-op-le_documents : Agent comptable
Mettre à jour Egimmo ou wincz et réaliser le contrôle proposé par EFFI  -> cf mode opératoire de l'éditeur. Transmettre les résultats des contrôles à l'agent comptable avant la fin du mois de juin. Copie d'écran. : Secrétaire général
Collecte et scan RIB du resp. financier des élèves (pour les boursiers notamment) -> Règle de nommage : nom et prénom de l'élève, suivi du nom et prénom du titulaire du RIB : Secrétaire général
Scan des mandats de prélèvement + RIB -> Un fichier par élève. Règle de nommage : nom et prénom de l'élève, suivi du nom et prénom du signaire du mandat. : Secrétaire général
Scan des RIB fournisseurs : commencer. -> Pour les fournisseurs, le nom du scan est celui du fournisseur dans CHORUS.  : Secrétaire général
Scan des conventions, contrats annuels et pluriannuels -> Pour les contrats pluriannuels, les scanner avec l'acte du CA.  : Secrétaire général
Scan des contrats des AED et des vacations -> Scanner les contrats des AED avec l'acte du CA et le procès-verbal d'installation. Idem pour les contrats de vacations. : Secrétaire général
Scan des subventions -> Format de nommage conseillé : nom de la notification suivi de l’année et du montant initial : Secrétaire général
Sorties d’inventaire -> Les biens de valeur résiduelle à zéro et qui ne sont plus dans l'EPLE peuvent être sortis sans délai. Une édition EGIMMO et un recensement rapide par les interlocuteurs de terrain permet de savoir ce qui est présent ou non dans l'EPLE. Se rapprocher de l'agent comptable pour le passage en CA. cf AJI n°183 : Secrétaire général
Saisies dans SIECLE : veiller à la qualité de la base élèves -> Très important car cela va conditionner la qualité des droits constatés. Cf recommandations plus haut dans le fil. : Chef d'établissement - Secrétariat chargé de la saisie - Secrétaire général
Fournisseurs dans CHORUS -> Exiger de tous les fournisseurs qu'ils déposent leurs factures dans CHORUS. En cas de difficulté se rapprocher de l'agent comptable. : Secrétaire général
Préparation/réflexion sur la nouvelle arborescence Op@le -> Cf exemple à venir. : Secrétaire général

Je suis V6, et si j'avais su :

- Je ne me serais pas mise autant la pression pour respecter le calendrier du kit de bascule concernant la saisie des fournisseurs dans Opale. J'y ai passé mes vacances d'octobre car il fallait que ce soit fait "pour 7 novembre".* Au final la date n'était pas si impérative que ça à respecter. Il est préférable d'en avoir saisi un maximum avant la bascule, et ça m'a bien aidée de les avoir faits, mais mes vacances auraient pu être moins stressantes.
- J'aurais été plus attentive à Egimmo et bien fait tous mes tests de concordance. Résultat je me suis foirée, j'ai une discordance entre GFC et Egimmo et je ne peux pas encore acheter du matériel à + de 800 euros (et je m'en mords les doigts)
- Eté plus zen dans les formations qui malheureusement, malgré l'efficacité des formateurs, ne m'ont pas été utiles. On commence la formation sans base test (vu qu'on travaille chacun sur son profil et que ceux qui passent en janvier n'ont pas de budget saisi sur Opale). La formation m'a surtout permis d'avoir des contacts de collègues dans la même galère que moi.
- Pris du recul vis à vis de mes collègues et de leurs avancées sur Opale. Chaque établissement à ses spécificités. Ce n'est pas que je suis plus nulle que les autres.
- Me serais moins mis la rate au court bouillon pour les marchés. C'est simple, je n'ai rien compris. J'ai des marchés alimentaires à faire, j'ai pas su. J'ai appelé mon référent, en pleurs, car vraiment je ne comprenais pas comment je pouvais estimer mes dépenses, comment je devais nommer mes marchés alimentaires, etc etc. Au final, pour ma première année, je m'en suis passée. Alors oui, je fais un EJ à chaque commande, et ça me donne du travail. Mais j'étais bloquée, sans recul, et les factures s'accumulaient. Je m'attaquerai aux marchés l'année prochaine, chaque chose en son temps.
- Acheté beaucoup plus de paquets de mouchoirs. Je ne compte plus le nombre de fois où j'ai pleuré devant Opale en me sentant con devant l'informatique alors que j'y touche ma bille pourtant.

Je suis V6 et j'ai :
- Passé mes commandes nécessaires en novembre/décembre pour ne pas être en galère en janvier le temps d'apprivoiser Opale : stylos, feutres, papier.
- Contacté très tôt les fournisseurs pour obtenir SIRET et RIB en format pdf (vive les mails).
- Donné les accès au parcours de formation à ma secrétaire qui est arrivée tardivement et n'a été inscrite à aucune formation. Elle a au moins pu faire des tests avec Opalito et quand on a eu Opale en janvier, elle connaissait au moins l'interface.
- Beaucoup fait appel à mes collègues de formation et mon agence comptable pour avancer. J'ai la chance d'avoir une agence comptable qui était déjà passée à Opale, avec qui tout roule et qui n'hésite pas à me donner des solutions quand je bloque.
- Choisi mes priorités : A l'heure actuelle je ne sais toujours pas vraiment saisir mes DAO et mes avoirs. Ca viendra, je me fais une raison. Mes factures en attendant sont payées en temps et en heure et mes droits constatés sont faits.
- Compris que je ne pourrai pas être aussi rapidement performante sur Opale que je l'ai été sur GFC.
- Compris qu'il fallait que j'arrête de me dire "Oui mais sur GFC c'était si facile". Ca ne sert à rien, c'est contre productif. Je me suis mise dans la tête que si je venais d'avoir le concours et d'être nommée SG je serais directement formée sur Opale. Donc je fais comme si mes années GFC n'existaient pas. Et j'ai remarqué que je suis beaucoup plus cool vis à vis d'Opale désormais.
- Renouvelé tout mon vocabulaire d'insultes  
- Usé et abusé du bac à sable. Je suis une anxieuse de l'erreur (ce qui est un défi au quotidien pour ce type de poste, mais qu'est-ce que je fais là ?!), quand je doute je fais dans le bac à sable. Il m'est arrivé de demander à mon agence comptable de regarder si ce que j'avais fait était correct avant de le faire en "réel".
- Compris que même si les erreurs restent dans Opale, on a le droit d'en faire. Et on en fera.
- Compris que Opale c'est leeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeent. Et qu'il va falloir que j'investisse dans une souris ergonomique très prochainement haha.
- Compris que si je ne m'économisais pas, j'allais tomber.
- Ferme ma porte plusieurs fois par semaine. Je décroche aussi le téléphone pour ne pas être dérangée quand je suis sur des choses que je ne connais pas encore sur Opale ou qui sont délicates à faire.
- Créé mon propre petit cahier de fiches. Certes c'est redondant avec celles d’Orléans-Tours et les supports magistère, mais c'est écrit avec mes mots et avec mes annotations et les astuces glanées ici et là.



*Je ne me souviens plus de la date exacte, mais c'était en novembre

Pour moi aussi (V4) le gros souci a été la base élève...près de 200 fiches élèves bloquantes à l'intégration, et des fiches bloquantes régulièrement au cours de l'année... j'aurais dû plus sérieusement vérifier que les modifications étaient réellement faites.

Pour le reste: il faut compter sur l'entraide entre collègues à fond !! maintenant on est beaucoup sur Opale et il faut que ça serve aux nouveaux.

Ebenezer Graymes a écrit:

Je suis V6, et si j'avais su :

- Je ne me serais pas mise autant la pression pour respecter le calendrier du kit de bascule concernant la saisie des fournisseurs dans Opale. J'y ai passé mes vacances d'octobre car il fallait que ce soit fait "pour 7 novembre".* Au final la date n'était pas si impérative que ça à respecter. Il est préférable d'en avoir saisi un maximum avant la bascule, et ça m'a bien aidée de les avoir faits, mais mes vacances auraient pu être moins stressantes.
- J'aurais été plus attentive à Egimmo et bien fait tous mes tests de concordance. Résultat je me suis foirée, j'ai une discordance entre GFC et Egimmo et je ne peux pas encore acheter du matériel à + de 800 euros (et je m'en mords les doigts)
- Eté plus zen dans les formations qui malheureusement, malgré l'efficacité des formateurs, ne m'ont pas été utiles. On commence la formation sans base test (vu qu'on travaille chacun sur son profil et que ceux qui passent en janvier n'ont pas de budget saisi sur Opale). La formation m'a surtout permis d'avoir des contacts de collègues dans la même galère que moi.
- Pris du recul vis à vis de mes collègues et de leurs avancées sur Opale. Chaque établissement à ses spécificités. Ce n'est pas que je suis plus nulle que les autres.
- Me serais moins mis la rate au court bouillon pour les marchés. C'est simple, je n'ai rien compris. J'ai des marchés alimentaires à faire, j'ai pas su. J'ai appelé mon référent, en pleurs, car vraiment je ne comprenais pas comment je pouvais estimer mes dépenses, comment je devais nommer mes marchés alimentaires, etc etc. Au final, pour ma première année, je m'en suis passée. Alors oui, je fais un EJ à chaque commande, et ça me donne du travail. Mais j'étais bloquée, sans recul, et les factures s'accumulaient. Je m'attaquerai aux marchés l'année prochaine, chaque chose en son temps.
- Acheté beaucoup plus de paquets de mouchoirs. Je ne compte plus le nombre de fois où j'ai pleuré devant Opale en me sentant con devant l'informatique alors que j'y touche ma bille pourtant.

Je suis V6 et j'ai :
- Passé mes commandes nécessaires en novembre/décembre pour ne pas être en galère en janvier le temps d'apprivoiser Opale : stylos, feutres, papier.
- Donné les accès au parcours de formation à ma secrétaire qui est arrivée tardivement et n'a été inscrite à aucune formation. Elle a au moins pu faire des tests avec Opalito et quand on a eu Opale en janvier, elle connaissait au moins l'interface.
- Beaucoup fait appel à mes collègues de formation et mon agence comptable pour avancer. J'ai la chance d'avoir une agence comptable qui était déjà passée à Opale, avec qui tout roule et qui n'hésite pas à me donner des solutions quand je bloque.
- Choisi mes priorités : A l'heure actuelle je ne sais toujours pas vraiment saisir mes DAO et mes avoirs. Ca viendra, je me fais une raison. Mes factures en attendant sont payées en temps et en heure et mes droits constatés sont faits.
- Compris que je ne pourrai pas être aussi rapidement performante sur Opale que je l'ai été sur GFC.
- Compris qu'il fallait que j'arrête de me dire "Oui mais sur GFC c'était si facile". Ca ne sert à rien, c'est contre productif. Je me suis mise dans la tête que si je venais d'avoir le concours et d'être nommée SG je serais directement formée sur Opale. Donc je fais comme si mes années GFC n'existaient pas. Et j'ai remarqué que je suis beaucoup plus cool vis à vis d'Opale désormais.
- Renouvelé tout mon vocabulaire d'insultes  
- Usé et abusé du bac à sable. Je suis une anxieuse de l'erreur (ce qui est un défi au quotidien pour ce type de poste, mais qu'est-ce que je fais là ?!), quand je doute je fais dans le bac à sable. Il m'est arrivé de demander à mon agence comptable de regarder si ce que j'avais fait était correct avant de le faire en "réel".
- Compris que même si les erreurs restent dans Opale, on a le droit d'en faire. Et on en fera.
- Compris que Opale c'est leeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeent. Et qu'il va falloir que j'investisse dans une souris ergonomique très prochainement haha.
- Compris que si je ne m'économisais pas, j'allais tomber.
- Ferme ma porte plusieurs fois par semaine. Je décroche aussi le téléphone pour ne pas être dérangée quand je suis sur des choses que je ne connais pas encore sur Opale ou qui sont délicates à faire.
- Créé mon propre petit cahier de fiches. Certes c'est redondant avec celles d’Orléans-Tours et les supports magistère, mais c'est écrit avec mes mots et avec mes annotations et les astuces glanées ici et là.



*Je ne me souviens plus de la date exacte, mais c'était en novembre

Merci Ebe, c'est parfaitement ce que je dis aussi.

Ebenezer Graymes a écrit:

- Me serais moins mis la rate au court bouillon pour les marchés. C'est simple, je n'ai rien compris. J'ai des marchés alimentaires à faire, j'ai pas su. J'ai appelé mon référent, en pleurs, car vraiment je ne comprenais pas comment je pouvais estimer mes dépenses, comment je devais nommer mes marchés alimentaires, etc etc. Au final, pour ma première année, je m'en suis passée. Alors oui, je fais un EJ à chaque commande, et ça me donne du travail. Mais j'étais bloquée, sans recul, et les factures s'accumulaient. Je m'attaquerai aux marchés l'année prochaine, chaque chose en son temps.

Concernant ces marchés si j'ai bien compris, il est donc possible, même si ces marchés existent, de ne pas passer par eux sous Opale pour simplifier le processus au moins pour la première année.
Dans ce cas, que se passe t'il lorsque le seuil des marchés est atteint puisque j'ai déjà lu ici et là que cela pouvait arriver. Cela entraine t-il de facto un blocage pour les mandats ou bien est-ce seulement un avertissement que l'on peut "forcer" ?

Nicolas a écrit:

Saisies dans SIECLE : veiller à la qualité de la base élèves -> Très important car cela va conditionner la qualité des droits constatés. Cf recommandations plus haut dans le fil. : Secrétaire général

Tu peux rajouter: et CE.

La base élèves, c'est le secrétariat de direction, et même si on repassera forcément derrière, avoir une base propre, si on a un ou une secrétaire qui s'en fout, considère que c'est pas son problème et rechigne à vérifier la re-saisie informatique des éléments du dossier papier (parce que le corollaire de ce genre de personne, c'est "surtout pas de dossier dématérialisé, je sais pas faire !" avec un air épouvanté), hébin c'est pas gagné.
Et je pense que le problème se pose dans beaucoup d'établissements, à des degrés divers.

Pour les marchés, non, on ne passe pas outre.
On les saisit au fil de l'eau et pas forcément tout de suite à la première journée.
Mais il faut les saisir... et sincèrement, ça prend trois minutes par marché. S'tout.

Nicolas a écrit:

Pour se donner toutes les chances de basculer sous Op@le au 1er janvier 2025, il y a un certain nombre de prérequis.

Un des premiers d'entre eux est la qualité de la base élèves (BEE ou SIECLE) merci les V1, V2  

Ci-dessous les principales recommandations que les op@liennes et op@liens amenderont certainement  

1. Les élèves et les responsables doivent avoir impérativement une adresse postale (en cas de parents inconnus ou de parents sans adresse, possibilité de mettre l'adresse de l'EPLE)
IMPORTANT : Sans adresse, l’élève risque fort de ne pas être traité au moment des droits constatés ce qui va être 'lourd' à gérer.
Si l’élève est accueilli en foyer ce dernier est enregistré en personne en charge ou responsable avec une adresse postale.
Si on a les coordonnées d'une autre personne (grand mère, voisin....) dans bee on l enregistre en personne à contacter.

2. Les responsables doivent avoir une adresse de courriel pour recevoir les ASAP (anciennement avis aux familles)

3. Supprimer les doublons avant les vacances d'été : cf traitement dans BEE

4. En cas de fratrie veiller à une orthographe strictement équivalente entre les responsables.

Si les responsables n'ont pas d'adresse mail, cela bloque t'il le traitement de l'élève ou bien cela oblige t'il juste à envoyer l'ASAP par courrier ?

mart a écrit:

Nicolas a écrit:

Pour se donner toutes les chances de basculer sous Op@le au 1er janvier 2025, il y a un certain nombre de prérequis.

Un des premiers d'entre eux est la qualité de la base élèves (BEE ou SIECLE) merci les V1, V2  

Ci-dessous les principales recommandations que les op@liennes et op@liens amenderont certainement  

1. Les élèves et les responsables doivent avoir impérativement une adresse postale (en cas de parents inconnus ou de parents sans adresse, possibilité de mettre l'adresse de l'EPLE)
IMPORTANT : Sans adresse, l’élève risque fort de ne pas être traité au moment des droits constatés ce qui va être 'lourd' à gérer.
Si l’élève est accueilli en foyer ce dernier est enregistré en personne en charge ou responsable avec une adresse postale.
Si on a les coordonnées d'une autre personne (grand mère, voisin....) dans bee on l enregistre en personne à contacter.

2. Les responsables doivent avoir une adresse de courriel pour recevoir les ASAP (anciennement avis aux familles)

3. Supprimer les doublons avant les vacances d'été : cf traitement dans BEE

4. En cas de fratrie veiller à une orthographe strictement équivalente entre les responsables.

Si les responsables n'ont pas d'adresse mail, cela bloque t'il le traitement de l'élève ou bien cela oblige t'il juste à envoyer l'ASAP par courrier ?

Ennvoi par courrier effectivement et non ça ne bloque rien et heureusement

néthou a écrit:

Nicolas a écrit:

Saisies dans SIECLE : veiller à la qualité de la base élèves -> Très important car cela va conditionner la qualité des droits constatés. Cf recommandations plus haut dans le fil. : Secrétaire général

Tu peux rajouter: et CE.

La base élèves, c'est le secrétariat de direction, et même si on repassera forcément derrière, avoir une base propre, si on a un ou une secrétaire qui s'en fout, considère que c'est pas son problème et rechigne à vérifier la re-saisie informatique des éléments du dossier papier (parce que le corollaire de ce genre de personne, c'est "surtout pas de dossier dématérialisé, je sais pas faire !" avec un air épouvanté), hébin c'est pas gagné.
Et je pense que le problème se pose dans beaucoup d'établissements, à des degrés divers.

Purée, heureusement que tu l'as vu ! Je vais corriger.

Pour le reste, oui, WARNING sur SIECLE et la saisie par la personne en charge des inscriptions est vraiment importante.

Tout comme les contrôles en suivant ... sinon aïe, aïe et re aië dans quelques mois.

D'ailleurs si un collègue a un truc pour contrôler la SAISIE de SIECLE à partir d'un export.

A la rentrée, je partagerai la procédure d'un V1 maline pour faire le contrôle entre SIECLE//Op@le.

Nicolas a écrit:

Pour le reste, oui, WARNING sur SIECLE et la saisie par la personne en charge des inscriptions est vraiment importante.

J'ai imprimé l'un de tes messages sur SIECLE que j'ai remis hier à la secrétaire qui va saisir la base élèves en lui expliquant les enjeux, alors gare à elle si elle ne suit pas tes consignes

Plus sérieusement, merci à tous les "déjà-opaliens" pour vos conseils avisés.

Chouette, ce sont des partages collectés ici et là chez les précédentes vagues

C'est normal de re-partager !

D'ailleurs, je profite de l'occasion pour remercier Cfou et Babel  et tous les autres  

Et toutes celles et ceux qui sont venus, viennent et viendrons mettre leur pierre

PS : bien entendu ce sont des partages à adapter/améliorer et qui ne prévalent pas sur les consignes académiques ou de l'AC ou du SG ou ...

Nicolas a écrit:

Pour le reste, oui, WARNING sur SIECLE et la saisie par la personne en charge des inscriptions est vraiment importante.

Tout comme les contrôles en suivant ... sinon aïe, aïe et re aië dans quelques mois.

Ce qui serait bien, c'est de préciser les points importants à vérifier après la saisie dans Siècle, et ce qu'il ne faut surtout pas rater.

Il faut dire et redire que ce travail préliminaire à commencer dès maintenant est super IMPORTANT.

Je l'ai mis sur la première page, non ?

Il faut une autre présentation ?

Résumé ci-dessous (les autres complétez , corrigez)

En numéro 1 l'adresse postale pour le responsable et l'élève qui est OBLIGATOIRE.

En 2 il faut une adresse de courriel valide pour le responsable financier. Veiller à ce que les cases qui paie les frais scolaires et qui perçoit les aides soient cochées dans l'onglet du responsable concerné.


En 3 les doublons à traiter.

En 4 les fratries qui doivent être surveillées  : un nom de famille et un nom de responsable strictement identique (si ce sont les mêmes of course)

En 5, on peut ajouter un export Excel de tout cela afin de faire des contrôles.

En 6 on peut ajouter de traiter les courriels de log qui seront envoyés par opale cet automne (pour les op@liens du 01/01/2025) concernant les incohérences dans base élèves/SIECLE : il est INDISPENSABLE de traiter ces courriels avec rigueur.

Il y a d'autres petits trucs, sur les codes postaux des responsables d'élèves résidant dans certains pays ou TOM, sur certains caractères spéciaux à éviter mais je ne suis pas suffisamment averti. Et peut-être est-ce corrigé, donc à voir selon les consignes que vous aurez.

Suite à une remarque d'une collègue, j'ajoute ce point dans la liste des consignes de saisie dans SIECLE.

Veiller à ce que les cases qui paie les frais scolaires et qui perçoit les aides soient cochées dans l'onglet du responsable concerné.

il faut ABSOLUMENT nettoyer la classe 4, pas tant les subventions, sauf si vous avez des multitudes de reliquats de quelques euros, mais surtout les avances et débits élèves. Si vous êtes au ticket, remboursez tous les élèves de leur avance avant de passer à opale. Mais aussi les élèves DP qui traineraient une avance suite à des ro

Créances : faites tout ce que vous pouvez pour ne pas vous retrouver avec des longues listes (forcing familles, FS pour ceux qui le demanderaient, ANV au CA pour les non recouvrables)

Chaque élève doit être rentré un par un, vérifié un par un ensuite, c'est monstrueux comme travail.


edit : comme on me l'a fait remarquer, pourquoi rembourser alors que les élèves au tickets sont sur un tiers générique
mais oui, bien sûr, dans ce cas c'est comme les commensaux, on peut faire un BE en global - et donc pas besoin de les rembourser avant le passage à Opale
attention il y a aussi des AC qui estiment qu'il faut encaisser tout sur l'élève précis (les tickets, les badges perdus etc) puisque opale auxiliarise, alors on doit tout saisir un par un ...

mais pour les élèves DP en avance je confirme il vaut mieux les rembourser pour gagner du temps (et si on les saisit en BE, surtout les saisir sur le 411200 et pas le 419100)

En partage un exemple d'arborescence déclinée de celle fournie par les collègues de Grenoble (et oui, encore elles)  

Ebenezer Graymes a écrit:

Je suis V6 et j'ai :
- Passé mes commandes nécessaires en novembre/décembre pour ne pas être en galère en janvier le temps d'apprivoiser Opale : stylos, feutres, papier.
- Contacté très tôt les fournisseurs pour obtenir SIRET et RIB en format pdf (vive les mails).
- Donné les accès au parcours de formation à ma secrétaire qui est arrivée tardivement et n'a été inscrite à aucune formation. Elle a au moins pu faire des tests avec Opalito et quand on a eu Opale en janvier, elle connaissait au moins l'interface.
- Beaucoup fait appel à mes collègues de formation et mon agence comptable pour avancer. J'ai la chance d'avoir une agence comptable qui était déjà passée à Opale, avec qui tout roule et qui n'hésite pas à me donner des solutions quand je bloque.

Bonjour,
Comment avoir accès à ces tests?

J'ai lu énormément de documentation sur Opale.
Dans mon établissement actuel, nous ne sommes pas encore sous OPALE, mais l'établissement que j'intègre à la rentrée si.

J'aimerais beaucoup me familiariser avec ce logiciel, ou au moins découvrir l'interface "en vrai".

Fifi Brindacier a écrit:

J'aimerais beaucoup me familiariser avec ce logiciel, ou au moins découvrir l'interface "en vrai".

Tu vas pas être décue !

polaire a écrit:

Fifi Brindacier a écrit:

J'aimerais beaucoup me familiariser avec ce logiciel, ou au moins découvrir l'interface "en vrai".

Tu vas pas être décue !

Fifi Brindacier a écrit:

Ebenezer Graymes a écrit:

Je suis V6 et j'ai :
- Passé mes commandes nécessaires en novembre/décembre pour ne pas être en galère en janvier le temps d'apprivoiser Opale : stylos, feutres, papier.
- Contacté très tôt les fournisseurs pour obtenir SIRET et RIB en format pdf (vive les mails).
- Donné les accès au parcours de formation à ma secrétaire qui est arrivée tardivement et n'a été inscrite à aucune formation. Elle a au moins pu faire des tests avec Opalito et quand on a eu Opale en janvier, elle connaissait au moins l'interface.
- Beaucoup fait appel à mes collègues de formation et mon agence comptable pour avancer. J'ai la chance d'avoir une agence comptable qui était déjà passée à Opale, avec qui tout roule et qui n'hésite pas à me donner des solutions quand je bloque.

Bonjour,
Comment avoir accès à ces tests?

Le rectorat a ouvert le parcours de formation sur magistère en octobre/novembre pour les formations de ma vague (je passais en janvier). J'ai partagé les accès avec ma secrétaire, c'est ainsi qu'elle a pu insulter copieusement découvrir Opalito.

Pour les op@liennes et op@liens, est-ce-que si je diffuse cette consigne aux personnes chargées des inscriptions, cela vous semble juste et surtout complet ?

Merci !

Bonjour,
Existe t'il un document qui recense tout le nouveau vocabulaire d'Opale? En comparaison avec le vocabulaire de GFC ou pas..

Nicolas a écrit:

Pour les op@liennes et op@liens, est-ce-que si je diffuse cette consigne aux personnes chargées des inscriptions, cela vous semble juste et surtout complet ?

Merci !

Oui. Pour moi, l'adresse mail valide est obligatoire pour recevoir les factures.
Aussi lors de l'inscription de l'élève, on peut mettre par défaut la personne qui paye les frais scolaire est celle perçoit les aides.
Pour les élèves boursiers, la personne qui a fait la demande est celle qui perçoit les aides (non modifiable sur GFE mais sur DIAMANT) mais avec l'attribution automatique des bourses, je me demande quel parent sera désigné pour percevoir les aides ?
J'ajoute enfin, le RIB à demander au familles (obligatoire pour les boursiers et les demi-pensionnaires)...

C'est le SAB qui déclenche le 'Qui reçoit les aides'. Je ne le fais plus renseigner depuis trois ans.

Xena a écrit:

C'est le SAB qui déclenche le 'Qui reçoit les aides'. Je ne le fais plus renseigner depuis trois ans.

Et pour les collèges c'est lors de la validation de la bourse que cela se coche automatiquement.

Fougère a écrit:

Nicolas a écrit:

Les V1, V2 , V3, V4, V5, V6 ... n'hésitez pas à venir sur ce fil pour dire, Op@le :

• - Si j'avais su j'aurais fait ça autrement
  
• - Surtout ne faites pas ça, je m'en suis mordu les doigts
  
• - ou "surtout n'oubliez pas çà
  

Le but c'est vraiment d'aider les futures vagues à se préparer au mieux (ou au pire selon certains ) !

Les contempteurs d'op@le, ou demivervidistes, si vous voulez bien on ne s'étripe pas sur ce fil, on en a plein d'autres pour cela

T'es gentil de préparer les V7 mieux que les V6 ne l'ont été mais je rappelle que qd tu bascules en janvier tu es en formation entre octobre et décembre et c'est la période du budget.
On a beau essayer de se préparer on est pris par le quotidien (commandes, factures, gestion matos, bourrage photocopieur, prof qui impose une sortie sortie du chapeau, tu rajoutes un nv perdir, un gros chantier).
On a pas le temps ou alors on arrête de faire le reste. Et c'est encore plus difficile quand tu es dans ton bahut, SEUL et que tout le reste du bahut s'en tape comme de la 1ère retenue de Kéwyn-Eudes et qu'ils continuent de charger la mule.

J'avais prévu là de saisir tranquillement les RIB des élèves autres que les boursiers, je n'y arrive pas car je n'ai pas le temps. 

Ah et ça serait bien aussi que les assistances académiques comprennent de quoi on parle dans nos tickets et reconnaissent que oui c'est un bug qui a fait merdé.

Comme Oxiane :
Si j'avais su j'aurai pas venu à Op@que : zut l'AC me l'a imposé contre ma volonté et bizarrement c'est son service qui est TRES en retard sur mes opérations. J'adore (non) devoir expliquer et trouver les solutions pr la FdP qui me gère alors que je suis pas en sphère comptable et je vais m'arrêter là 
J'aurai pas passé mes week-end de novembre au bahut pr m'avancer sur Op@que
Je songerai pas à revenir les week-end pr avancer car faut avancer mais là perdir me dit non = surtout ne travaillez pas les we, on s'en mord les doigts et on va finir en burn out.

Citation :

(ou au pire selon certains  )

Ca ne me fait plus rire car même si on se prépare, ou on essaye on ne peut strictement rien faire quand Op@que ne fonctionne pas et même si les instances tentent de dire que c'est la faute de l'utilisateur c'est pas vrai.

Bref : On en a gros (enfin moi) 

Ouais, les V6 ont est la vague sacrifiée: 0 formation digne de ce nom, 0 temps de préparation, 100% de j'menfoutisme du reste du bahut!

Avez vous un pdf qui décrit la procédure pour créer un bon de commande sur OPALE svp?

Et la même chose pour faire un mandat factures.

Nous sommes encore sous GFC, Opale est un mystère que j'aimerais commencer à résoudre AVANT d'avoir le nez dedans....