Op@le : entrée au 01/01/2025, le compte à rebours a commencé

Nous sommes nombreux à avoir cette date en point de mire avec ce que cela signifie en terme d'investissement, de préparation, et de changements.

Pour cela rien de mieux que de se caler sur l'expérience des vagues précédentes qui nourrissent largement le plan d'action à mettre en œuvre dès maintenant.

Le but du présent fil est de partager librement et de manière très concrète ce que nous faisons les uns et les autres pour nous préparer.

L'idée est bien de partager, pas de dire ce qu'il faut faire car chacun aura une situation et une stratégie différente. Par ailleurs, chaque académie, chaque agence comptable et chaque EPLE aura un plan d'action spécifique.

Pour ce qui me concerne je m'inspire très largement du travail des collègues V1 et V2 de mon académie, de celui des collègues de Grenoble ainsi que de l'immense travail réalisé par AJI, cf tous les articles concernant la préparation à Op@le et des articles d'IntendanceZone

Ma toute première action a été de sensibiliser 'mon' ordo ainsi que les ordos et les sg de l'agence au fait que :

1. basculer sur Op@le au 1er janvier 2025 cela commence maintenant si on veut se donner toutes les chances
   
2. basculer sur Op@le au 1er janvier 2025 c'est changer certaines habitudes et mobilise toutes les parties prenantes : direction, secrétariat péda., porteurs de projets,
   
3. le risque est important pour les bahuts de ne pas ou mal se préparer : RPS, risque financier, perturbation des projets, situation comptable dégradée
   
4. se préparer, cela concerne tout le monde et notamment les SG qui doivent pouvoir avoir du temps pour cela
   
5. en se mobilisant dès maintenant c'est le strike assuré car on on coche toutes les cases d'un coup : RGP, MRCF, Op@le, repositionnement des acteurs
   

Deux videos pour découvrir la bête ...

Op@le est un PGI, et qui assure enfin une véritable comptabilité de tiers, mais c'est quoi un PGI et une comptabilité de tiers ? cf les deux premières minutes de la video sur le TRIBU accessible depuis le portail MF2, et ici https://drive.google.com/file/d/1D16lY9N_n31AVkJI1jCk_MEUSGBGj7Qv/view

Avec Op@le, il faut utiliser GFE pour produire les droits constatés : un OR (ou TR en vocabulaire Op@le) par élève, comment et pourquoi ? Idem on comprend en deux minutes ici https://www.youtube.com/watch?v=HFazOSqHgg4

Deux autres videos de présentation qui datent aussi mais sont indispensables pour comprendre la logique de fonctionnement d'Op@le

Une sur le nouveau plan comptable : sur le TRIBU MF² https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=CvUxTJ ou https://drive.google.com/file/d/1Ds9hsf_l5WYTCBzNy6WLbZZ4y9KYo1zJ/view?usp=drive_link

Et une sur les droits constatés, idem sur le TRIBU MF² https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal_v2/tribu-app/document?id=hhursh ou https://drive.google.com/file/d/1VUWPusf0SRX0KnsU40csy88kn7YEIZxw/view?usp=sharing

Le nouveau plan comptable est disponible dans la dernière M96 et directement sur intendancezone : https://intendancezone.net/spip.php?article1017

Perso, je l'ai dans mon premier tiroir !

bonjour

déjà je voudrais dire ce qu'il n'y a pas besoin de faire : sur le forum il avait été dit que toutes les factures sur chorus devaient être en statut "mandaté" pour ne pas être téléversées sur opale.

J'étais justement en train d'en parler à mon établissement rattaché qui m'a confirmé qu'il ne l'a pas fait et qu'aucune facture préalable à la date d'opale n'a été transférée dans le sas.

Voilà déjà pour vous éviter des heures interminables! pour mettre les 3000 ou 4000 factures au statut mandaté un par un, car impossible de le faire en opération groupé.


ce qu'il faut faire :
demander autour de vous et/ou à l'agence comptable de mettre en commun leur base de RIB fournisseurs (nous on l'a fait sur tribu) pour éviter des heures de scan RIB totalement inutiles puisqu'un collègue l'a déjà sûrement fait.

pseudo-gestionnaire a écrit:

bonjour

déjà je voudrais dire ce qu'il n'y a pas besoin de faire : sur le forum il avait été dit que toutes les factures sur chorus devaient être en statut "mandaté" pour ne pas être téléversées sur opale.

J'étais justement en train d'en parler à mon établissement rattaché qui m'a confirmé qu'il ne l'a pas fait et qu'aucune facture préalable à la date d'opale n'a été transférée dans le sas.

Voilà déjà pour vous éviter des heures interminables! pour mettre les 3000 ou 4000 factures au statut mandaté un par un, car impossible de le faire en opération groupé.


ce qu'il faut faire :
demander autour de vous et/ou à l'agence comptable de mettre en commun leur base de RIB fournisseurs (nous on l'a fait sur tribu) pour éviter des heures de scan RIB totalement inutiles puisqu'un collègue l'a déjà sûrement fait.

Attention lors de la mise en commun des RIB de bien vérifier leur validité (La poste avec ses multiples entités en particulier) cette mise en commun marche pour les agences où des établissements ont déjà basculés avant vous sinon cela veut dire que tout le monde va attendre la mise en commun des RIB sans le faire...
Commencer par ceux du 6011 des contrats mensuels trimestriels et des viabilisations est un plus pour les premiers paiements sereins.
Il faut donc créer ces tiers dans les premiers et faire la domiciliation dans la foulée (astuce avec le SIRET une fois créé faites une deuxième recherche avec le SIRET pour voir apparaitre le numéro opale du tiers , le copier et le chercher directement par son numéro pour la domiciliation)

Merci pour les tuyaux, Ursus65 !


(quelqu'un qui prend le Montaigu pour avatar ne peut être que de bon conseil...)

Pour se donner toutes les chances de basculer sous Op@le au 1er janvier 2025, il y a un certain nombre de prérequis.

Un des premiers d'entre eux est la qualité de la base élèves (BEE ou SIECLE) merci les V1, V2  

Ci-dessous les principales recommandations que les op@liennes et op@liens amenderont certainement  

1. Les élèves et les responsables doivent avoir impérativement une adresse postale (en cas de parents inconnus ou de parents sans adresse, possibilité de mettre l'adresse de l'EPLE)
IMPORTANT : Sans adresse, l’élève risque fort de ne pas être traité au moment des droits constatés ce qui va être 'lourd' à gérer.
Si l’élève est accueilli en foyer ce dernier est enregistré en personne en charge ou responsable avec une adresse postale.
Si on a les coordonnées d'une autre personne (grand mère, voisin....) dans bee on l enregistre en personne à contacter.
Veiller à ce que les cases qui paie les frais scolaires et qui perçoit les aides soient cochées dans l'onglet du responsable concerné.

2. Les responsables doivent avoir une adresse de courriel pour recevoir les ASAP (anciennement avis aux familles)

3. Supprimer les doublons avant les vacances d'été : cf traitement dans BEE

4. En cas de fratrie veiller à une orthographe strictement équivalente entre les responsables.

Pour lâcher la pression 

A ce point ?!

Ouais, je suis assez d'accord avec l'histoire des mnémoniques...

Ah mais carrément, les deux sont très bien vus !
Pas plus tard qu'hier un collègue me demande la procédure pour les immobilisations parce qu'il bascule au 01 01 prochain... Faut tempérer.

Nicolas a écrit:

en cas de parents inconnus ou de parents sans adresse, possibilité de mettre l'adresse de l'EPLE

Ok pour l'adresse mais on met quoi comme Nom/Prénom pour les parents inconnus ??  

plus exactement, lorsque le deuxième responsable légal est identifié sur la fiche siècle mais que son adresse est inconnue... mettre celle du bahut.

J'ai corrigé !

Dans la série pour commencer à se préparer à Op@le, une présentation pour tout savoir sur le nouveau plan comptable.

Merci aux membres du forum qui partagent ces documents !

C'est sur THE digipad compta: https://digipad.app/p/155328/12c3303e5b5b7

Colonne bascule GFC/OP@LE, le second pavé, présentation de l'académie d'Aix Marseille ...

Oxiane a écrit:

Ah mais carrément, les deux sont très bien vus !
Pas plus tard qu'hier un collègue me demande la procédure pour les immobilisations parce qu'il bascule au 01 01 prochain... Faut tempérer.

Oui tu as raison, attention cependant au discours trop 'cool' qui a contribué au mur pris actuellement par les collègues de la vague du 01/01/2024

La bascule vers Op@le est une véritable épreuve. Le catastrophisme, la procrastination ou la méthode on verra au pied du mur, ou le mode pirate pour rentrer dans l'appli ne fonctionnent pas, c'est clair.

Ne pas commencer à s'y préparer dès maintenant est juste prendre un très gros risque.

Selon la situation des uns et des autres il y a plus ou moins de taf

Pour les immos, bien sûr pas question de regarder dès aujourd'hui la gestion des immos dans Op@le néanmoins l y a du taf et notamment :
- les sorties d'inventaire
- le contrôle à lancer d'EGIMMO
- et le plus urgent la mise en concordance de GFC et d'EGIMMO pour ceux qui ne l'ont pas fait, commencez maintenant !

Concernant l'inventaire sortir les biens au 216 et renouveler la licence Egimmo pour 2025 (indispensable pour pouvoir générer les fichiers de reprise).

babel 1983 a écrit:

Pour lâcher la pression 

En tant que gestionnaire Saint YGFAA tu adoreras , Saint YMENASP2 tu maudiras  , Saint YDOCETAB te documentera   
En tant que comptable Saint TVAL sera ta dévotion quotidienne.

Sinon mettez les en Favoris par l'étoile noire en haut à gauche ce sera plus simple ou cliquez les chemins.

Condate35 a écrit:

Concernant l'inventaire sortir les biens au 216 et renouveler la licence Egimmo pour 2025 (indispensable pour pouvoir générer les fichiers de reprise).

Faut pas avoir peur du 216.
Déjà s'il existe physiquement on pourra pas le vider.
Pour compléter, si le 216 existe avec ses amortissements au 2816, il faut juste savoir que les amortissements n'existant pas pour ce compte, il faut simplement remonter la valeur du crédit du 2816 au crédit du 106 ou des 131 le cas échéant; Càd reconstituer le financement initial, qu'on connait via la fiche egimmo/wincz.

Les nouveautés du plan comptable pour les futurs op@liens (source https://digipad.app/p/155328/12c3303e5b5b7, plan comptable op@le dans la rubrique bascule)

Côté comptable (résumé, le détail est à la source suscitée   et au passage merci Cfou !)

Élèves-étudiants (compte 411) ou autres tiers (compte 412),

Frais de restauration au forfait (compte 4112) ou à la prestation (compte 4113),

Nouvelles subdivisions du compte clients 412 et 4192 avances reçues
          • 412200 - prestations de sorties et voyages scolaires
          • 412300 - Prestations de formation
          • 412800 - Autres prestations,

Compte 4668
          • 46681 - Bourses déductibles à payer
          • 46682 - Bourses non déductibles à payer
          • 46683 - Autres opérations de l'Etat et des collectivités
          • 46684 - Autres opérations EPLE

Et perso... J'adore ce découpage !

La présentation du processus de la dépense dans op@le

La diapo est vraiment très bien faite je trouve, presque satisfaisante.

C'est celle qu'on trouve dans Magistère et qui est présentée à tous les néop@liens

Ensuite quand on arrive dans Op@le, c'est plutôt le mode Indiana Jones qu'on active  

Les V1, V2 , V3, V4, V5, V6 ... n'hésitez pas à venir sur ce fil pour dire, Op@le :

• - Si j'avais su j'aurais fait ça autrement
  
• - Surtout ne faites pas ça, je m'en suis mordu les doigts
  
• - ou "surtout n'oubliez pas çà
  

Le but c'est vraiment d'aider les futures vagues à se préparer au mieux (ou au pire selon certains ) !

Les contempteurs d'op@le, ou demivervidistes, si vous voulez bien on ne s'étripe pas sur ce fil, on en a plein d'autres pour cela

Si j'avais su,
J'aurais exigé que l'AC ne reste pas puceau devant opale,
J'aurais fait la grève des bons de commande au-delà de 2 voyages,
Et j'aurais sagouiné le dossier de l'assistante pour qu'elle ne soit pas promue l'année de la transition.

Nicolas a écrit:

Les V1, V2 , V3, V4, V5, V6 ... n'hésitez pas à venir sur ce fil pour dire, Op@le :

• - Si j'avais su j'aurais fait ça autrement
  
• - Surtout ne faites pas ça, je m'en suis mordu les doigts
  
• - ou "surtout n'oubliez pas çà
  

Le but c'est vraiment d'aider les futures vagues à se préparer au mieux (ou au pire selon certains ) !

Les contempteurs d'op@le, ou demivervidistes, si vous voulez bien on ne s'étripe pas sur ce fil, on en a plein d'autres pour cela

T'es gentil de préparer les V7 mieux que les V6 ne l'ont été mais je rappelle que qd tu bascules en janvier tu es en formation entre octobre et décembre et c'est la période du budget.
On a beau essayer de se préparer on est pris par le quotidien (commandes, factures, gestion matos, bourrage photocopieur, prof qui impose une sortie sortie du chapeau, tu rajoutes un nv perdir, un gros chantier).
On a pas le temps ou alors on arrête de faire le reste. Et c'est encore plus difficile quand tu es dans ton bahut, SEUL et que tout le reste du bahut s'en tape comme de la 1ère retenue de Kéwyn-Eudes et qu'ils continuent de charger la mule.

J'avais prévu là de saisir tranquillement les RIB des élèves autres que les boursiers, je n'y arrive pas car je n'ai pas le temps. 

Ah et ça serait bien aussi que les assistances académiques comprennent de quoi on parle dans nos tickets et reconnaissent que oui c'est un bug qui a fait merdé.

Comme Oxiane :
Si j'avais su j'aurai pas venu à Op@que : zut l'AC me l'a imposé contre ma volonté et bizarrement c'est son service qui est TRES en retard sur mes opérations. J'adore (non) devoir expliquer et trouver les solutions pr la FdP qui me gère alors que je suis pas en sphère comptable et je vais m'arrêter là 
J'aurai pas passé mes week-end de novembre au bahut pr m'avancer sur Op@que
Je songerai pas à revenir les week-end pr avancer car faut avancer mais là perdir me dit non = surtout ne travaillez pas les we, on s'en mord les doigts et on va finir en burn out.

Citation :

(ou au pire selon certains  )

Ca ne me fait plus rire car même si on se prépare, ou on essaye on ne peut strictement rien faire quand Op@que ne fonctionne pas et même si les instances tentent de dire que c'est la faute de l'utilisateur c'est pas vrai.

Bref : On en a gros (enfin moi) 

Fougère a écrit:

T'es gentil de préparer les V7 mieux que les V6 ne l'ont été mais je rappelle que qd tu bascules en janvier tu es en formation entre octobre et décembre et c'est la période du budget.

Tu as raison : c'est exactement la raison pour laquelle, il faut commencer maintenant pour les V8 !

Fougère a écrit:

On a beau essayer de se préparer on est pris par le quotidien (commandes, factures, gestion matos, bourrage photocopieur, prof qui impose une sortie sortie du chapeau, tu rajoutes un nv perdir, un gros chantier).
On a pas le temps ou alors on arrête de faire le reste. Et c'est encore plus difficile quand tu es dans ton bahut, SEUL et que tout le reste du bahut s'en tape comme de la 1ère retenue de Kéwyn-Eudes et qu'ils continuent de charger la mule.

Tu as raison encore : et c'est exactement la raison pour laquelle je dis que la 1ère étape c'est de mobiliser les ordos et ensuite de dire aux SG, si vous ne fermez pas votre bureau une demi-journée par semaine, cela ne fonctionnera pas bien.

Op@le pour le 1er janvier 2025, ça commence maintenant, vraiment.

Fougère a écrit:

Bref : On en a gros (enfin moi) 

On a tous gros Fougère l'idée de cette discussion n'est pas de dire ce qui ne va pas mais de conseiller au mieux celles et ceux qui arrivent et de les aider.

Si ce n'est définitivement pas possible ici, je laisse tomber.

Même si on n'est pas toujours d'accord avec toi, tu as raison de continuer ce fil. Merci à toi, merci pour nous et merci pour eux.

Ce serait dommage de laisser tomber ici.
Mon post avait surtout vocation à attirer l'attention sur les aspects humains du changement parce que ce sont ceux-là qui vont prédominer : tout ayant déjà été dit ou presque sur la part technique. 
Les V1-4 étaient volontaires avec une équipe à peu près solide en place. Les V5-6 ont été choisis avec leurs premières "lourdeurs". Les V7-8 vont regrouper toutes pathologies, avec des équipes incomplètes, des mutations, des CE bêtes comme leurs pieds qui vont imposer des voyages et pas de fermeture des bureaux pour le remplissage de la base. Les plus crétins d'entre eux se décideront à ouvrir Opale à la mi-novembre. C'est sur la formation des CE à la conduite du changement qu'il faut agir.

Merci Nicolas d'essayer d'organiser quelque chose ici. Je trouve l'idée excellente.
Pour ma part, si c'était à refaire :
- j'aurais prêté plus attention à ce qui se passait au secrétariat élèves. Je suis parti du principe que la base élèves était propre. Grave erreur. C'était pas si mal pourtant, mais les erreurs et oublis font ensuite perdre beaucoup de temps dans opale. Je pense qu'au final j'aurais gagné du temps à vérifier la base dans le détail plutôt que de constater et corriger les erreurs à la fin. Et c'est valable avec gfe aussi. Je ne sais pas si il y a un document qui récapitule les contrôles à faire, mais si quelqu'un a ça ce serait super pour les futurs nouveaux.
- au chapitre perte de temps aussi, l'état de concordance balance gfc /opale. Je n'y ai vu que des changements de numéros. Erreur aussi. Quand j'ai voulu le remplir, ça m'a pris beaucoup plus de temps que prévu pour comprendre les implications (je me suis gratté la tête un moment pour les collections !) j'aurais su, j'aurais utilisé ce tableau plusieurs mois avant. Pas pour avoir les chiffres à jour mais pour mieux comprendre les implications. J'y aurais gagné pas mal d'heures et surtout j'aurais pu faire ça tranquillement avant d'être sur opale avec la charge de la découverte de tout le reste.
- dans le même genre, les développements de soldes. L'auxiliarisation des tiers, une fois qu'on y a goûté, c'est vraiment génial pour le comptable. Par contre, quand il a fallu reprendre les développements gfc, je m'en suis méchamment voulu de ne pas avoir mieux nettoyé ma classe 4. Donc conseil : solder au maximum tout ce qui peut l'être avant la bascule, ça fait gagner beaucoup de temps.