petit sondage pour les AC : contrôles caractère libératoire du paiement

Bonjour,

Je souhaite "sonder" vos pratiques de contrôle destinées à vous assurer du caractère libératoire du paiement. Mon petit sondage concerne vos EPLE encore sous GFC (avec les limites de l'outil que l'on peut connaître, les différences avec op@le), plutôt les agences comptables dans la moyenne (6/7 EPLE, sans GRETA ni mutu ...) mais sans exclusive.

Pour vous prémunir des doubles paiements et garantir le paiement au bon créancier(sur la foi des coordonnées bancaires), quelles organisation et procédures avez-vous mis en place ?  Quels contrôles vos collaborateurs effectuent ? À quelles opérations, quels contrôles procédez-vous vous-même ?
Quels rapprochements faites-vous dans GFC pour éviter les doubles paiements ? À quel moment vérifiez-vous les RIB ? Contrôles aléatoires a posteriori ? Est-ce que vous vous chargez du paiement effectif (EFCI) ? Quelles vérifications à ce stade ?

Merci à vous.

Bonjour,

Je suppose que CHORUS PRO détecte nativement un double envoi de facture mais je n'en suis pas sûr.

Par ailleurs, c'est surtout la méthode de travail qui permet d'éviter ce genre de désagrément.

Comme d'autres je demande que chaque facture soit accompagnée du BC/EJ et du BL edit erreur de saisie je parle du devis.

C'est une 'bonne pratique qui n'est bien sûr pas obligatoire mais qui ne génère pas de surcroit de travail vu que le rapprochement entre ces documents est lui obligatoire.

Le travail en cycle avec un circuit de factures normalisé fait que ce n'est pas le risque auquel nous sommes le plus exposé.

Avec la réforme de la RGP,  je signe tous les bordereaux de règlements. Je demande à ce qu'ils soient accompagnés du mandat et je fais des contrôles aléatoires (pas si aléatoire que ça ) et c'est matérialisé par un "grigri".

La première étape du contrôle c'est l'analyse des risques et à notre niveau, ce serait plutôt le DGP, le défaut voir la qualité de certaines pièces. Je reste en alerte sur les fraudes au RIB cf département qui a versé 800k suite à ce genre de fraude. En résumé un escroc vous envoie une facture qui ressemble en tous points à celle de votre véritable fournisseur, sauf ... les coordonnées bancaires, c'est particulièrement pernicieux notamment dans le cas des marchés qui sont publics et où les sommes en jeu sont ... conséquentes !

Et là effectivement on est sur le caractère libératoire du paiement au sens de l'article 36 de décret GBCP.

Nicolas a écrit:

Comme d'autres je demande que chaque facture soit accompagnée du BC/EJ et du BL.

C'est une 'bonne pratique qui n'est bien sûr pas obligatoire mais qui ne génère pas de surcroit de travail vu que le rapprochement entre ces documents est lui obligatoire.

Si l'écrit au sens du décret du 23 mars 2022 (bon de commande, EJ, devis,contrat...) doit accompagner la facture, ce n'est pas le cas du bon de livraison.
Le comptable n'a pas à demander le BL puisque la certification du service fait est réalisée par la signature du bordereau par l'ordo ; et le faire est à mon sens une erreur et une source de complication inutile pour le gestionnaire (voir de tension dans certains cas).

Le boss toujours là

Plus sérieusement, merci pour ta relecture, c'est en tant qu'adjoint gestionnaire que je demande le BL, en tant qu'AC c'est bien le devis.

Un AC qui demande les BL 
à un moment faut arrêter un peu les dégâts...

GFC propose un outil pour s'en prémunir s'il est bien utilisé, basé sur le numéro de facture à renseigner au moment de la liquidation. Si l'on utilise le même format, il indique que la facture a déjà été payée si tel est le cas

L'utilisation systématique des engagements. Une facture payée sans engagement préalable doit alerter. Ce contrôle n'est possible que si l'ER transmet la liste des liquidations.

Le contrôle à posteriori, vérification des paiements par montant.

Je croyais que bon de commande, EJ, devis,contrat... n'étaient à joindre que si clairement mentionnés sur la facture.
Je me trompe ?

Je n'ai pas dit qu'ils devaient être joints systématiquement

Je parle de la liste des liquidations, elle indique clairement si le paiement fait suite à un engagement préalable ou non

Patagonia a écrit:

Un AC qui demande les BL 
à un moment faut arrêter un peu les dégâts...

J'ai corrigé le tir Patagonia c'était une erreur de saisie

Bonjour.Le RIB du créancier lorsque ses coordonnées bancaires ne sont pas mentionnées sur la facture doit être joint au mandat.

Un adjoint de la paierie a vu sa responsabilité engagée pour avoir laissé payer à un mauvais tiers la facture.

Quant aux marches le compte bancaire a utiliser est celui de l'acte d engagement.En cas de cession de créance le comptable a du recevoir en recommandé la notification de cession avec le nouveau compte à alimenter.