Bonjour, j'organise avec mes collègues depuis plus de 10 ans un voyage scolaire à Paris pendant 5 J.
Ma gestionnaire nous demande de passer par une agence de voyage.
Est ce que nous sommes obligés de passer par une agence sachant que leur prix dépasse largement celui que l'on arrive à négocier.
Cordialement Frederic

Quel est le prix estimé du voyage ?

J'ai un budget de 500 euros par élève et les devis chez les voyagistes sont de 720 euros pour le même nombre de nuitées

FrédéricP a écrit:

J'ai un budget de 500 euros par élève et les devis chez les voyagistes sont de 720 euros pour le même nombre de nuitées

Je parlais du coup global du voyage pour voir au niveau des marchés publics.

Un budget de 100 000 euros environ

Évidemment à ce prix, il faut passer un marché et ce sont des voyagistes qui y répondront. La gestionnaire est dans les clous. 100 000 balles pour un voyage à Paris... Ça fait mal quand même.

Oui on amène plus de 180 élèves et une 20 accompagnateurs

C'est un beau voyage !

Dans un voyage, c'est comme pour le reste, il ne faut pas regarder que le prix, mais les services associés notamment en cas d'imprévu ou d'annulation (très pénible mais grave) ou d'accident grave où les responsabilités relèvent du pénal et vont engager les personnels de l'EPLE.

N'hésitez pas à faire une large publicité de votre marché car à ce tarif là, les voyagistes vont rentrer en concurrence.

Si j'ai demandé le montant global c'est qu'à partir de 40 000 € HT un voyage doit faire l'objet d'une publicité et d'une mise en concurrence conforme au code de la commande publique auquel sont assujettis les EPLE. C'est un impératif pour tout chef d'établissement soucieux de respecter la règlementation et d'éviter des remarques en cas d'audit.
Deux solutions :
- un marché alloti avec un lot pour le transport, l'hébergement
- un marché global avec un voyagiste.
Bien que plus onéreuse le recours à un voyagiste limite les risques, assure une couverture globale du voyage et un interlocuteur unique pour tous les problèmes, notamment d'annulation. Il limite aussi le montant de la régie : diverses prestations pouvant être incluses dans le marché.

Le sujet a déjà été traité dans ce fil : https://gestionnaires.actifforum.com/t45067-est-il-legal-d-organiser-un-voyage-scolaire-sans-passer-par-un-voyagiste

Sur votre voyage se pose également le taux d'encadrement car chaque accompagnant est intégralement à la charge de l'établissement. Vous êtes à 9, soir très proche du taux des maternelles. Si ce sont des élèves à profils particuliers, cela peut s'entendre. Aucun souci. Si ce sont des élèves lambda, peut être est-ce un peu élevé en termes d'utilisation de l'argent public.

Oui on a généralement 12 élèves de SEGPA dont au moins 4 PPS.
Donc je pense que 1 accompagnateur pour 10 élèves dans le métro parisien c'est bon niveau sécurité.
Moi ce qui me gène c'est les 10 000 euros supplémentaires pour un voyage scolaire qui tourne bien depuis plus de 10 ans.

Qui tourne pour qui et comment ? La vision du voyage du point de vue de l'enseignant est souvent à des lieux du ressenti de l'équipe administrative qui en bave pour transformer un capharnaüm en quelque chose qu'un comptable public ait en droit d'accepter. J'ai dû gérer il y a peu un voyage de cette nature, hyper pas cher, mais avec un montage tellement pourri que j'ai dû renoncer à mes congés de fin d'année pour que les élèves puissent partir. Le nombre d'inconnus était tel qu'on a été obligés de blinder des régies temporaires d'avance même pour les repas des élèves. Ça ne s'appelle pas un exercice maîtrisé.

FrédéricP a écrit:

Oui on a généralement 12 élèves de SEGPA dont au moins 4 PPS.
Donc je pense que 1 accompagnateur pour 10 élèves dans le métro parisien c'est bon niveau sécurité.
Moi ce qui me gène c'est les 10 000 euros supplémentaires pour un voyage scolaire qui tourne bien depuis plus de 10 ans.

10 000 euros cela semble beaucoup ? Peut être,  mais avec combien de devis ?  On ne peut se baser sur un seul ou meme deux devis. Sans mise en concurrence dans le cadre d’un marché impossible d’avoir le prix final.

En fait la question initiale portait sur le fait de passer par une agence ou un voyagiste mais pas sur le marché à faire pour cela. Effectivement, si on va juste à l'agence du coin le surcoût risque d'être important. Un marché permettra d'obtenir la sécurité du voyagiste avec des prix concurrentiels.

FrédéricP a écrit:

Moi ce qui me gène c'est les 10 000 euros supplémentaires pour un voyage scolaire qui tourne bien depuis plus de 10 ans.

Sur un budget global de 100 000 €, ça ne représente "que" 10 %; compte tenu des augmentations de tarifs diverses et variées constatées depuis 3 ans, c'est relativement peu.
Votre système précédent "tournait" sans doute bien depuis 10 ans, mais vu votre budget, ça veut dire que depuis de nombreuses années, vous êtes hors des clous de la règlementation budgétaire et comptable. Non compris les éventuels autres voyages organisés par l'établissement, dont le coût s'ajoute au vôtre en terme de marchés publics.
C'est la responsabilité de l'ordonnateur -chef d'établissement- et de l'agent-comptable, dans un domaine -le respect du Code des Marchés- bien plus surveillé qu'auparavant.
Non compris le fait qu'en cas de pépin, les risques pris -surtout avec un tel nombre d'élèves- sont bien plus élevés que sans l'encadrement règlementaire et surtout professionnel d'un professionnel du voyage, habitué à réagir en cas de problème (hébergement, transport, etc...) et surtout dans l'urgence.

Merci pour vos messages.
Je constate que vous trouvez que 20 accompagnateurs c'est beaucoup qu'il faudrait en enlever 2 ou 3 c'est à dire 1500 euros max mais que le surcoût de 10 000 euros ne vous dérange pas.

FrédéricP a écrit:

Merci pour vos messages.
Je constate que vous trouvez que 20 accompagnateurs c'est beaucoup qu'il faudrait en enlever 2 ou 3 c'est à dire 1500 euros max mais que le surcoût de 10 000 euros ne vous dérange pas.

Vous n’avez sans doute pas lu mon message sur la question du nombre de devis et l’absence de mise en concurrence pour établir ce montant excessif de surcoût qui à l’arrivée ne sera pas forcément si important. De plus les prestations sont elles exactement les mêmes  : visites, fournitures de billets métro, etc...

Et assurance.

Je suis la seule à avoir parlé des accompagnateurs... Et nous avons TOUS parlé de la nécessité d'un marché, d'un voyagiste et d'une assurance spécifique.
Un voyage à Paris à 100 000 euros, c'est deux à trois fois la dotation de certains établissements, c'est presque la mienne. Je viens de monter une semaine en Allemagne grâce à un voyagiste pour 50 élèves jamais sortis de leur trou et 4 accompagnateurs, pour 25 000 euros et c'est déjà très très très cher.... Alors oui, 20 accompagnateurs pour qui l'établissement pourrait claquer 350 euros pièce, sur un budget à 90 000 €, soit au total 7 000 €, c'est un très très grosse somme pour bon nombre d'entre nous et aussi pour le contribuable lambda.
Pour info aussi, le voyage à Paris dont j'ai parlé plus haut pour 16 élèves et deux accompagnateurs m'a coûté moins de 150 € par personne... Et il y avait un accompagnateur de trop aussi car le taux standard d'encadrement à partir de 6 ans, c'est un pour douze... Mais le budget n'est juste pas du tout le même. En outre, les adultes coûtent plus cher partout : transport,  hébergement, visite. Donc oui, s'interroger sur le taux d'encadrement qui serait chez moi de 15, c'est très important aussi.

FrédéricP a écrit:

Merci pour vos messages.
Je constate que vous trouvez que 20 accompagnateurs c'est beaucoup qu'il faudrait en enlever 2 ou 3 c'est à dire 1500 euros max mais que le surcoût de 10 000 euros ne vous dérange pas.

Le taux d'encadrement qu'on constate habituellement dans les EPLE diffère, d'où l'observation de xena. Peut-être que dans votre cas il y a des raisons spécifiques mais on se permet de vous faire ce retour.

Pour le tarif, vous êtes sur un forum professionnel d'adjoints gestionnaires et nous vous répondons de manière professionnelle.

Hormis la simple obligation réglementaire qui devrait vous dicter la conduite à tenir, nous pouvons continuer de lister ici une quantité d'arguments pour vous convaincre qu'en passant par un voyagiste votre projet, la sécurité des élèves, celle des finances de l'établissement et la responsabilité de l'EPLEE sera largement améliorée.

Le tragique accident qui vient de se produire lors d'un voyage scolaire montre combien cet aspect de sécurisation est important.

Comme l'ont dit les collègues, un appel à la concurrence devrait vous permettre de réduire ce prix, notamment s'il est prévu une négociation.

En revanche, si vous venez ici dans l'espoir qu'on vous conforte dans l'idée de transgresser de la réglementation au motif des deniers publics, c'est peine perdue. Quand bien même, et c'est ce que vous faites, vous utiliseriez la morale comme argument.

Pour ce nombre d’élèves, jamais au grand jamais je n’organise ça « maison » en publiant les achats pour chaque catégorie pour être dans les clous.
Voyagiste et basta, et si l’enseignant n’est pas d’accord il n’y aura pas de voyage. A ce que je sache nous travaillons dans des établissements scolaires et nous ne sommes pas voyagistes.
Charge à l’enseignant d’organiser des actes pour faire baisser le coût (associations parents d’élèves, trousse à projets etc).
Voyez cela positivement: vous avez déjà eu de la chance d’être passé à travers les mailles du filet les années précédentes.

Merci pour ces informations.
Je vais demander à la gestionnaire de faire un appel d'offre. En espérant qu'elle est de meilleurs résultats que moi car mes 4 devis sont largement supérieur à mon voyage maison.
Cordialement Frederic

On l'espère pour vous aussi.

En matière d'achat qu'il soit public ou non, le prix est bien sûr un élément important mais ce n'est pas le seul critère.

Un appel d'offres peut-être un peu long à produire, et la collègue de votre EPLE peut se procurer sur le site gestionnaire03.fr un exemple de cahier des charges