Remboursement élève majeur qui participe à un challenge

Bonjour,
Je travaille dans un Lycée Professionnel et j'ai deux élèves apprentis qui participent à un challenge technique organisé par Kiloutou.
Je dois leur rembourser les frais de déplacement (véhicule personnel et billet d'avion) et facturer après à Kiloutou pour que l'établissement soit remboursé.
Comment leur calculer les frais de déplacement ? (comme des profs ?)
Mon agence comptable me réclame le lien juridique pour justifier du paiement...
Je ne sais pas du tout comment faire.
Merci de vos réponses.

Facile... enfin si on n'a pas un agent comptable "spécial".
En application de son article 1, le décret du 3 juillet 2006 s’applique aux frais de déplacements temporaire des personnels à la charge des EPLE et aux personnes qui interviennent pour son compte. Ce décret s’applique donc aussi à nos « intervenants extérieurs » et aux personnes qui interviennent pour le compte ou à la demande d’un EPLE, notamment dans le cadre des activités éducatives ou péri-éducatives. La notion « d’intervention pour le compte de l’EPLE » permet donc d’utiliser les dispositions découlant du décret de 2006 et des textes connexes pour la plupart des cas de demandes de frais de déplacements quel que soit le statut de la personne du moment que la dépense est à la charge du budget de l’établissement. Ce serait le cas pour vos élèves et donc ça doit l'être pour des apprentis. Après il faut voir le lien juridique entre l'EPLE et les apprentis et si ce n'est pas à une autre structure de prendre ça en charge. Mais on peut toujours se référer à l'article du décret qui parle de "personnes intervenant pour le compte" de l'EPLE ; ce qui semble être la base juridique demandée par le comptable qui d'ailleurs, soit dit en passant, n'est juge ni de la légalité, ni de l'opportunité, mais seulement de la production des PJ.


Sinon c'est comme pour les personnels : ordre de mission du CA et état de  frais pour remboursement.