de l'utilité de CLASSER le troisième exemplaire des factures

Je parle du fichier fournisseur, classé par par ordre alphabétique. ça fait 3 ans que je me pose la question (depuis mes débuts en somme). Je sais bien qu'il est utile de pouvoir jeter un oeil de temps à autres sur les factures antérieures à l'exercice courant, mais quand je mets en balance le temps nécessaire à la constitution du dossier fournisseur, ça me fait mal ; d'autant que dans nos pauvres établissements rattachés on est esseulé n'est-ce pas ? (1.25 poste à l'intendace pour 600 élèves dont SEGPA, 420 repas/j)

Bon, là où je vous sollicite c'est sur mes intentions, des fois que n'y vois pas clair. j'ai l'intention donc de conserver un troisième exemplaire des factures en les conservant par mandatement avec un gros trombonne par exemple mais sans les classer . J'inscrit sur la première page le numéro du mandatement et la date. Et ainsi de suite jusqu'au 31 décembre. Lors de la cloture j'imprime la totalité des mandats par Fournisseur (ordre alphabétique donc), liasse de paperasse que je joins à tous mes tas de troisième factures. Je précise que j'ai piqué l'idée à l'Intendant Zonard sur son site.

Ainsi, si dans 3 ans je dois retrouver une facture, je consulte la liste Fournisseur de l'année en question et je retrouve rapidement ladite facture. Dans ces conditions, toutes les précautions sont prises et il désormais inutile de classer le troisième exemplaire, le but comme souvent étant de gagner du temps.

Vous pensez que c'est jouable ?

Et imprimer les mandats classé par fournisseur que tu mets dans une boîte à côté des mandats ?

ça t'évite un classement au quotidien et c'est juste une impression à faire en fin d'année.

GFC te permet même des éditions qui te permettent de te passer du 3° exemplaire et de retrouver ta facture trois ans aprés dans les doubles du mandatement.

Dans mes recherches en archives, je n'ai souvent pas le nom du fournisseur. J'archive donc les triplis par compte, ça me semble faciliter les recherches. Quand il y en a, ce qui est rare.

Avec mon tripli facture l'exemplaire n° 1 de la fiche d'approvisionnement (engagement correspondant), les petits post-it du prof demandant la commande, son bon de commande à lui, mes notes à moi, l'accusé de réception de fax de la commande s'il y a lieu, la garantie du matériel, bref tout ce qui a été écrit (d'utile) depuis que l'idée a germé chez quelqu'un de demander une fourniture.
Tout ça par ordre alpha avec des sous-chemise pour les fournisseurs redondants (chapitres B et C principalement).
En fin d'exercice archivage dans une caisse et après quitus pilon sauf gros matériels avec garantie > 1 an.
Et je vous garantis que sur trois ans dans mon établissement précédent ça m'a servi !

laule200 a écrit:

Avec mon tripli facture l'exemplaire n° 1 de la fiche d'approvisionnement (engagement correspondant), les petits post-it du prof demandant la commande, son bon de commande à lui, mes notes à moi, l'accusé de réception de fax de la commande s'il y a lieu, la garantie du matériel, bref tout ce qui a été écrit (d'utile) depuis que l'idée a germé chez quelqu'un de demander une fourniture.
Tout ça par ordre alpha avec des sous-chemise pour les fournisseurs redondants (chapitres B et C principalement).
En fin d'exercice archivage dans une caisse et après quitus pilon sauf gros matériels avec garantie > 1 an.
Et je vous garantis que sur trois ans dans mon établissement précédent ça m'a servi !

Chez moi j'ai mis en place une solution assez simple : le scanner.
J'ai un scanner avec chargeur de documents sur le réseau de mon établissement. Il scanne en fichier PDF et me l'envoie par email. Je rentre sur le scanner en objet du message la référence du document.
J'ouvre le message sur ma boite, je copie l'objet, j'ouvre le fichier PDF joint avec Acrobat proffessionnel, je fais une reconnaissance OCR (ça reconnait le texte et ça met toutes les pages dans le bon sens - ça prend 5 min pour un document de 60 pages-), puis je fais enregistrer sous en faisant copier coller pour le nom du fichier qui sera le même que l'objet de l'email, je le mets dans le dossier que je souhaite. Pour info, je n'agrafe mes ordres financiers édités qu'après le scan, avant de les archiver.
Pour les pièces financières, j'utilise deux techniques de recherche :
- par numéro de bordereau ( tous les fichiers scannés sont nommé par leur numéro de bordereau et exercice et nature de l'ordre)
- par la recherche avancé d'acrobat, je propose un ou plusieurs mots et Acrobat cherche dans tous les fichiers du dossier de mes pièces financières ( la recherche met moins d'une minute pour un dossier regroupant un an et demi d'ordres sur un établissement). De la je peux extraire les pages qui m'interresse sous forme de fichiers distincts où les imprimer. Ca évite les photocopies avec dégrafage réagrafage et éventuellement perte de pièces...

Je fais la même chose pour mes bons de commande. J'ai donc un dossier avec tous les scan de mes bons nommés par leur numéro. Pour commander à la plupart de mes fournisseurs, j'envoie par email avec accusé de réception un message avec en pièce jointe le scan du bon de commande. Les archives de mon logiciel de messageries me permmette de consulter rapidement le suivi de mes commandes.