dématérialisation des factures (le fil)

Bonjour!
Je me permets d'ouvrir cette discussion sous forme de fil car je pense que nous aurons l'occasion de beaucoup échanger sur le thème de la dématérialisation dans les prochains mois et même semaines...
Dans mon académie, nous avons eu que peu d'informations pour le moment. J'ai cru comprendre que la dématérialisation des factures débuterait en janvier prochain. Cette dématérialisation serait obligatoire pour les très grandes entreprises et les établissements publics, elle serait facultative pour les autres. GFC ne pouvant pas gérer pour le moment la dématérialisation, nous serions obligés d'imprimer les factures au sein des établissements, ce qui générera un surcoût financier et une charge supplémentaire de travail... il faudra également que nos factures émises soient également dématérialisées (cas des objets confectionnés par exemple)
Avez-vous des informations de votre côté? Vous a-t-on présenté l'outil (Chorus Portail Pro) permettant de gérer les factures dématérialisée?

C'est prévu par une ordonnance de 2004
on en a parlé là

Après le coup du coût faut pas exagérer
Tu vas imprimer quelques factures (ce qui est d'ailleurs souvent le cas) pas plus ..

Nous n'avons pas l'obligation de dématérialiser pour les OC
L'obligation (pour l'instant) ne concerne que nos relations avec d'autres personnes publiques.


Pour l'instant 22000 entreprises ont l'obligation de dématérialiser au 1er janvier
Mais l'annuaire de CPP 2017 regrouperaient 28000 entreprises

Il est à parier que de nombreuses entreprises passent à ce format qui économise sous et temps (et le temps c'est de l'argent) alors même qu'elles n'en ont pas l'obligation.

Quant à l'argument sur le travail supplémentaire que cela va occasionner je préfère ne même pas répondre...

Normalement fin août un message va arriver sur les boites des CE pour une inscription à CPP 2017

Il va y avoir un lien vers un site où l'on devra s'inscrire ,c'est à dire renseigner les éléments permettant de se connecter (SIRET adresse courriel..).

On estime (grosso modo) qu'il y a 35000 utilisateurs potentiels dans les bahuts.
On a 8000 CE 8000 GM plus les adjoints et les personnels d'intendance.
C'est pas simple à mettre en place

Nous sommes en train d'y passer progressivement.
La dématérialisation pose à mon sens un problème majeur en ce qui concerne la centralisation des pièces comptables. 
En effet, tout le monde ne peut pas émettre des factures et encore moins des reçus sous forme dématérialisée.
Ainsi, nous allons devoir gérer des pièces virtualisées (l'aboutissement de la dématérialisation), mais aussi papier.
Aussi, comment va-t-on pouvoir continuer à centraliser toutes les pièces comptables ? Va-t-on nous demander de numériser toutes les pièces papier reçues (tickets de caisse, reçus) afin de pouvoir les intégrer aux progiciels ? Va-t-on devoir conserver ces pièces sous forme papier et les stocker de manière séparée ?
Pour l'instant, nous n'avons aucune instruction sur le devenir de ces pièces papier.
Moi qui suis un grand adepte de la centralisation des pièces comptables, je suis contraint, en l'absence de toute instruction claire et précise, à prendre le contre-pied de cette évolution, c'est-à-dire à rematérialiser ce qui est dématérialisé.

munduk a écrit:

La dématérialisation pose à mon sens un problème majeur en ce qui concerne la centralisation des pièces comptables. 
En effet, tout le monde ne peut pas émettre des factures et encore moins des reçus sous forme dématérialisée.
...
Moi qui suis un grand adepte de la centralisation des pièces comptables, je suis contraint, en l'absence de toute instruction claire et précise, à prendre le contre-pied de cette évolution, c'est-à-dire à rematérialiser ce qui est dématérialisé.

Tes raisons ne me semblent pas pertinentes.
Tous les photocopieurs ont une fonction scan qui permet de générer très facilement des Pdf à partir de documents papier, de même que l'excellent logiciel gratuit Pdf Creator pour des fichiers bureautiques standards.

Le plus gros problème à mon sens, et ton post le montre bien, ça va surtout être de s'adapter à la logique induite par la dématérialisation: plus de PJ "originale", plus de paperasse "sécurisante" à l'appui d'un mandat ou d'une recette, l'habitude à prendre de manier des fichiers et des outils numériques (l'autre jour on m'a bien naïvement demandé si j'avais la possibilité de "modifier" le fichier Pdf que l'on m'avait transmis... ) et plus un document concret bien rassurant. C'est ce tour d'esprit qu'il va falloir abandonner. Et là, c'est loin, très loin d'être gagné...
D'ailleurs si on poursuit la logique (mais je sens que ce n'est pas pour demain...), ce serait que les pièces comptables, ce ne soit plus des cartons à archives remplis de photocopies ou d'impressions, mais une simple clé USB (ou un disque dur externe) sur lequel, année après année, soit retracés les exercices budgétaires et la compta. Consultables également sur le poste de travail (c'est bien ce que l'on nous annonce avec GFCWeb, non ?), mais avec copie archivée sur support externe. En théorie, les comptables qui s'échinent à trouver de la place pour archiver tout leur boulot devraient être contents, non ? Un tiroir devrait -et largement- suffire pour ce rangement.

Allez, c'est dimanche, on rêvasse au soleil, quoi...

Fantômas, tu me fais p. de rire quand tu évoques des surcoûts parce qu'on va devoir imprimer les factures que nous recevrons par Chorus Portail Pro. Au passage, la démat', ce n'est pas que CPP, sinon on serait mal. D'ici-là que les bouzine foireux sur l'Internet qui nous sont imposés par le national soient pleinement fonctionnels, vous avez tous les possibilité de diviser par six la quantité de papier dans vos intendances, comme je l'ai fait : http://intendancezone.net/spip.php?article784

Concrètement, ce qui nous attend à partir de janvier, c'est :

• Comme signalé, trois dizaines de milliers d'utilisateurs en EPLE devront très prochainement être mis en capacité de se connecter à CPP. Ca sera pas de la tarte, à mon avis. Qui plus est, s'agissant d'une responsabilité de l'ordonnateur, il n'y a pas d'autre possibilité réglementaire que d'attendre que le chef veuille bien nous déléguer les droits, du plaisir en perspective pour ceux dont le CE n'a pas bien compris la différence entre le clavier et le disque dur.
  
• Une poignée de factures dans un premier temps, puis un flux de plus en plus important au fil des quatre années à venir, doit nous parvenir via Chorus Portail Pro. NB toutes les factures CPP ont la même présentation.
  
• Tant qu'on a les outils actuels, on ne peut que imprimer ces factures pour les intégrer à nos mandats papier. S'il n'y a plus de duplicata papier, c'est déjà un peu moins ridicule.
  
• Comme le délai réglementaire de paiement court dès l'instant où la facture est déposée sur le portail, tout gestionnaire d'EPLE raisonnable devra se connecter à CPP au strict minimum une fois tous les quinze jours.
  
• Pour émettre nos propres factures, il faudra imprimer nos mémoires en PDF , et les balancer sur CPP. Le bouzin (r) est supposé interpréter nos documents pour les remixer à sa sauce.
  

Bref, si ça marche, il n'y aura pas trop de pénible là-dedans. Sur le fait que ça fonctionne, le doute est permis, mais en même temps c'est pas les gars du MEN, mais les gens de Bercy qui sont à la manoeuvre, avec donc un budget avec deux zéros de plus que ce qui est en usage chez nous. C'est pô une garantie...

Je réponds à Nethou car je pense que je ne me suis pas bien fait comprendre.

Nous sommes déjà bien avancés en ce qui concerne la dématérialisation. C'est-à-dire que nous utilisons déjà un portail (autre que Chorus) pour l'envoi de nos bons de commande (cela nécessite que le fournisseur soit "enrollé" - entendre par là qu'il ait accepté ce protocole d'échanges), de nos factures (là aussi, le client doit être "enrollé") ainsi que pour la réception de nos factures (qui ne peuvent être émises que par ce qu'il y a eu au préalable envoi du bon de commande sur le portail).

Ça a été un gain de temps énorme. En effet, à titre d'exemple, à la réception de la facture (il ne s'agit pas d'un PDF mais bien d'un flux de données), les champs de la demande de paiement (ce qui correspond grosso modo aux mandats avant la GBCP) se remplissent automatiquement et partent ensuite dans le cycle d'approbation défini dans le progiciel.
Pas de problème donc pour ces factures là.

En revanche, en ce qui concerne les pièces papier que nous recevons, rien ne nous autorise aujourd'hui à les scanner et à détruire les originaux (ou alors j'ai raté quelque chose). Ainsi, tu peux certes les scanner et les intégrer directement dans le progiciel (dans celui que l'on utilise, nous pouvons mettre des pièces jointes à n'importe quelle étape de la procédure : bon de commande, service, fait, facture, demande de paiement, paiement, rapprochement bancaire, etc.). Néanmoins, cela ne t'autorise pas à détruire l'original du ticket de caisse ou du reçu que tu auras reçu du commerce du coin.
On a donc bel et bien un problème de centralisation des pièces comptables puisque l'on a d'un côté des factures virtualisées (qui sont des pièces originales signées électroniquement) stockées sur un serveur d'une société privée et de l'autre des originaux papier stockés dans l'établissement.

J'attends encore la circulaire dans laquelle il sera écrit que les PJ reçues dans l'établissement peuvent être détruites après avoir été scannées.

on parle pas de la même chose
Quand nous aurons Op@le (puisque c'est le nom du futur progiciel qui va remplacer GFC) nous fonctionnerons comme chez toi
Mais en attendant nous avons un logiciel qui ne permet pas tout ça.
Nous devons donc rematérialiser les factures reçues dans CPP 2017

Boz, ce que je voulais dire, c'est que même lorsque vous aurez Op@le et Chorus, vous aurez ce problème de dualité des pièces et se posera la question de quelle centralisation des pièces comptables.
A mon sens, Bercy devrait prendre position là-dessus car rapidement, de plus en plus d'opérateurs vont être concernés.

munduk a écrit:

Boz, ce que je voulais dire, c'est que même lorsque vous aurez Op@le et Chorus, vous aurez ce problème de dualité des pièces et se posera la question de quelle centralisation des pièces comptables.

Non, parce qu'Op@le n'arrivera qu'en 2020 (et encore, ça c'est dans les rêves des collègues de la Centrale qui le croient encore possible, nous dans les EPLE ça fait longtemps qu'on a compris). Donc au moment où CPP sera le seul moyen réglementairement possible pour transmettre une facture à un établissement public.

munduk a écrit:

Boz, ce que je voulais dire, c'est que même lorsque vous aurez Op@le et Chorus, vous aurez ce problème de dualité des pièces et se posera la question de quelle centralisation des pièces comptables.
A mon sens, Bercy devrait prendre position là-dessus car rapidement, de plus en plus d'opérateurs vont être concernés.

Je comprends ce que tu veux dire.
Mais c'est moins un problème de centralisation des pièces que d'absence de cohérence entre des pièces dématérialisées nouvelle formule et des pièces "à l'ancienne".
De toute façon comme le dit Bozinchu, dans un premier temps on va faire l'inverse de la logique de dématérialisation: imprimer du papier.
Le tout c'est de savoir pendant combien de temps.

néthou a écrit:

Le tout c'est de savoir pendant combien de temps.

Le temps qu'il faudra au mammouth pour ch. son logiciel. On a encore du temps devant nous !

d'où la bonne rigolade de l'assistance à la Sorbonne quand a été évoquée cette date de 2020... quand on connaît l'EN on sait qu'il faut ajouter quelques années, où se taper une daube jusqu'à ce que ça fonctionne à peu près comme il faut.
Espérons que ces gugusses ne nous préparent pas l'équivalent de LOUVOIS!!!

En même temps j'aimerai bien assister aux réunions techniques parce que si elles se déroulent comme ça

Bonjour,


Sympa la vidéo.


J'ai l'impression d'être en réunion de direction. Bien sûr la personne qui explique qu'on ne peut tracer une ligne rouge avec de l'encre transparente fait partie de la direction !!!

Où l'on risque de s'amuser c'est sur le respect du délai de paiement pendant les vacances notamment d'été.

Bozinchu a écrit:

(...)

Quant à l'argument sur le travail supplémentaire que cela va occasionner je préfère ne même pas répondre...

Quand on pense au nombre de fournisseurs qui ont mis en place la dématérialisation sans attendre d'injonction de l'état, je ne vois pas ce que ça va ajouter comme travail. A l'heure actuelle, il faut aller chercher les factures sur le site de chaque fournisseur avec mot de passe et identifiant ad hoc. Demain, tout sera récupérable sur un seul et même site.
C'est juste un changement d'habitude. A ce niveau là, on est plutôt bien rodés....

Dans l'académie d'Orleans-Tours nous avons reçu de mails sur la facturation électronique.

le 1er, c'est une note académique qui explique la mise en application à partir du 01/01/2017

Le 2ème, concerne la procédure Chorus Factures et la mise en place par la DGFIP (Ci-dessous contenu du message reçu)

"A partir du 1er janvier 2017, votre établissement, comme toutes les entités publiques, sera dans l'obligation de recevoir les premières factures électroniques par l'intermédiaire de la plateforme "Chorus pro" (pour plus d'information : https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/GBFC/000008/Pages/dematerialisation-des-factures.aspx). Pour pouvoir se connecter à cette plateforme, tous les utilisateurs doivent être préalablement habilités à utiliser le portail internet de gestion publique (PIGP), piloté par les services de la DGFIP, qui contrôle l'accès à "Chorus pro".
Dans cet objectif, les services de la DGFIP vont vous adresser fin août sur votre boîte fonctionnelle (ce.rne@ac-nomacademie.fr) un lien afin d'assurer la collecte d'informations concernant les utilisateurs que vous souhaitez habiliter au sein de votre EPLE.
Il s'agit d'un prérequis indispensable à la création de leurs identifiants pour se connecter au portail "Chorus Pro".
Le lien permet de saisir un formulaire en ligne qui répartit les utilisateurs en trois catégories :

• le chef d’établissement : gestionnaire principal ;
  
• l’adjoint gestionnaire : gestionnaire secondaire ;
  
• les autres utilisateurs.
  

L'enquête devra être renseignée pour le 15 septembre 2016 au plus tard.
Le temps nécessaire pour renseigner cette enquête est estimé à 15 minutes, sous réserve de se conformer aux recommandations ci-après.
Points d’alerte : suivre scrupuleusement les consignes suivantes nécessaires au bon déroulement des opérations.
1. Le lien permettant d'accéder à l'enquête n'est valable qu'une seule fois et doit être activé dans le message d'origine (transfert vers une autre adresse de messagerie électronique à proscrire).
2. Ne pas supprimer ce courriel, ni le transférer. Le lien permettant d'accéder à l'enquête ne sera pas actif dans un courriel transféré.
3. Avant de cliquer sur le lien, se munir des informations suivantes :

• n° SIRET de l'EPLE
  
• si l'établissement est siège d’agence comptable : identifiant PIGP de l'adjoint-gestionnaire/agent comptable (= identifiant DFT-net)
  

3. Enregistrer régulièrement les informations saisies en utilisant le bouton "enregistrer"; ne jamais utiliser la croix située en haut à droite de l'écran pour se déconnecter.
4. N'utiliser le bouton "valider" qu'une fois toutes les informations saisies : la validation vaut transmission de l'enquête aux services de la DGFIP"

Initiales GM a écrit:

Bozinchu a écrit:

(...)

Quant à l'argument sur le travail supplémentaire que cela va occasionner je préfère ne même pas répondre...

Quand on pense au nombre de fournisseurs qui ont mis en place la dématérialisation sans attendre d'injonction de l'état, je ne vois pas ce que ça va ajouter comme travail. A l'heure actuelle, il faut aller chercher les factures sur le site de chaque fournisseur avec mot de passe et identifiant ad hoc. Demain, tout sera récupérable sur un seul et même site.
C'est juste un changement d'habitude. A ce niveau là, on est plutôt bien rodés....

Ce que je voulais dire, mais peut-être que je me trompe, c'est qu'on risque de ne pas avoir Opale (nouveau GFC qui gérerait la dématérialisation totale et qui permettrait d'avoir un COFI sur une clé USB) avant 2020 au mieux. Normalement, à cette date quasi tous les fournisseurs seront dans l'obligation de faire passer leurs factures par CPP. Ne disposant pas du nouveau logiciel, nous serons donc toujours obligés d'imprimer en 3 exemplaires des factures reçues par ce biais. Jusqu'à présent quasi 100℅ des fournisseurs de mon bahut envoient les factures en 3 exemplaires. J'imaginais donc un surcoût en copies, en premier lieu et un peu plus de boulot aussi pour la reproduction. Peut-être ai-je mal compris?

Pourquoi trois exemplaires !? Dans mon nagence comptable, un suffit.
http://www.intendancezone.net/spip.php?article784

Citation :

En revanche, en ce qui concerne les pièces papier que nous recevons, rien ne nous autorise aujourd'hui à les scanner et à détruire les originaux (ou alors j'ai raté quelque chose).

Il suffisait d'attendre quelques semaines 
BOFIP-GCP-16-0010 du 22/07/2016 INSTRUCTION RELATIVE AUX CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DE LA DEMATERIALISATION AU SEIN DES ORGANISMES PUBLICS VISES AUX 4° A 6° DE L'ARTICLE 1 DU DECRET DU 7 NOVEMBRE 2012 RELATIF A LA GESTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE

"L'article 51 du décret GBCP prévoit la dématérialisation des documents et pièces de toute nature sans opérer de distinction selon le mode de production de celles-ci. Les conditions de cette dématérialisation sont définies par l'arrêté du 7 octobre 2015 précité. L'article 4 de cet arrêté donne un cadre réglementaire à l'acceptation par le juge des comptes de la copie dématérialisée d’une pièce justificative dont l’original était sous format papier, sans avoir recours à une signature électronique. Ainsi, cet arrêté autorise à ne pas conserver l'original papier."

Cette instruction ne concernent par les EPLE mais les EPSCP et autres EPN.

J'avoue préférer être concerné par la dématérialisation complète y compris compte fi que d'être en EPLE qui sont pourtant soumis à l'Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique (être obligé de recevoir ses factures en dématérialisé sans trop savoir comment les gérer dans le SI, et être obligé d'envoyer ses factures aux entités publiques en devant en plus les saisir à la main dans l'interface CPP, le tout semble t'il sans beaucoup de consignes ou de cadre réglementaire concernant les EPLE ou de réflexions préalables).
Au moins, dans le sup', on a le cadre réglementaire, on commence à voir les difficultés et à si préparer...

L'intendant zonard a écrit:

Pourquoi trois exemplaires !? Dans mon nagence comptable, un suffit.
http://www.intendancezone.net/spip.php?article784

  ton article est fortement intéressant et je te remercie de me l'avoir indiqué. J'avais entendu parlé d'un AC de mon académie qui avait mis en place cette méthode mais sans avoir autant de détails. Par contre, il semblerait que cet AC en question fasse faire le travail de scan par ses collaborateurs dans son AC. Perso, c'est ce qui me retenait pour passer à l'unique exemplaire car je ne me voyais pas imposer à ma petite équipe de personnels très proches de la retraite cette nouveauté en imposant le scan. Allez je passerai à cette méthode pour prochain exercice, changeant de poste d'AC au passage à la rentrée, ce sera l'occasion!

Anonymous a écrit:

Citation :

En revanche, en ce qui concerne les pièces papier que nous recevons, rien ne nous autorise aujourd'hui à les scanner et à détruire les originaux (ou alors j'ai raté quelque chose).

Il suffisait d'attendre quelques semaines 
BOFIP-GCP-16-0010 du 22/07/2016 INSTRUCTION RELATIVE AUX CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DE LA DEMATERIALISATION AU SEIN DES ORGANISMES PUBLICS VISES AUX 4° A 6° DE L'ARTICLE 1 DU DECRET DU 7 NOVEMBRE 2012 RELATIF A LA GESTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE

"L'article 51 du décret GBCP prévoit la dématérialisation des documents et pièces de toute nature sans opérer de distinction selon le mode de production de celles-ci. Les conditions de cette dématérialisation sont définies par l'arrêté du 7 octobre 2015 précité. L'article 4 de cet arrêté donne un cadre réglementaire à l'acceptation par le juge des comptes de la copie dématérialisée d’une pièce justificative dont l’original était sous format papier, sans avoir recours à une signature électronique. Ainsi, cet arrêté autorise à ne pas conserver l'original papier."

Cette instruction ne concernent par les EPLE mais les EPSCP et autres EPN.

J'avoue préférer être concerné par la dématérialisation complète y compris compte fi que d'être en EPLE qui sont pourtant soumis à l'Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique (être obligé de recevoir ses factures en dématérialisé sans trop savoir comment les gérer dans le SI, et être obligé d'envoyer ses factures aux entités publiques en devant en plus les saisir à la main dans l'interface CPP, le tout semble t'il sans beaucoup de consignes ou de cadre réglementaire concernant les EPLE ou de réflexions préalables).
Au moins, dans le sup', on a le cadre réglementaire, on commence à voir les difficultés et à si préparer...

Je suis étonné qu'on n'exige pas de signature électronique...

Bozinchu a écrit:

Normalement fin août un message va arriver sur les boites des CE pour une inscription à CPP 2017

C'est tombé sur les téléscripteurs....

Déjà le 29 août et nous n'avons toujours pas reçu ce fameux message. Des collègues l'ont-ils déjà trouvé dans la boite du CE ?

Le message pour Chorus Pro adressé au CE ?
Oui.

Un message pour demander qui va avoir les droits....
oui, reçu en fin d'après-midi... transféré à ttes les personnes qui peuvent être concernées.

on nous avait recommandé de ne pas le transférer sous peine de rendre le lien inactif ! il y a du changement ? merci pour les infos. J'attends demain pour voir ce qu'il en est.

Même avec un lien inactif, au moins les intéressés savent qu'il se passe quelque chose...

l'info initiale était bien que le lien était inactif après transfert

Pour info GFC devrait intégrer la fonctionnalité
on commence à tester (j'ai même un peu de retard) le truc

Pour info,message transféré par le CE (qui n'a pas tout lu), le lien est resté actif malgré le transfert