Op@le : ne pas utiliser le module régie!

Nous venons de recevoir une communication de la DAF A3 concernant le module régie d'op@le, que l'on nous conseille vivement....de ne pas utiliser!

DAF A3 a écrit:

Nous rencontrons actuellement des difficultés avec le module régies. Si l’automatisation d’un grand nombre d’opérations peut faciliter le travail, cette fonctionnalité devient actuellement très complexe
dès qu’une correction est nécessaire. Le dépannage des bloquants nécessitant un traitement très individualisé, il s’avère de ce fait trop long pour être satisfaisant.

En effet, nous traitons actuellement au cas par cas ces tickets et les établissements qui ont signalé une difficulté ne reçoivent donc une réponse qu’au fur et à mesure des résolutions, sachant que les
tickets qui bloquaient la clôture ont été priorisés, mais de fait au détriment des nouveaux signalements. Par conséquent, nous connaissons en ce moment des délais de résolution importants
sur les tickets régies.

Depuis la mise à disposition de ce module, quelques améliorations ont pu être déjà apportées (ex : saisie possible des encaissements sur le compte de créance). Toutefois ces dernières restent
insuffisantes pour une utilisation fluide et rapide des fonctionnalités liées à la régie. En l’état actuel des choses, il apparaît ainsi nécessaire d’effectuer une refonte complète de ce module, de façon similaire
à ce qui a été réalisé concernant le processus de recouvrement amiable et contentieux. A la suite de quoi, une nouvelle version pourra alors être proposée d’ici un an.
Dans l’intervalle, et pour ne pas voir se répéter et s’amplifier ces difficultés, nous vous conseillons donc d’éviter l’utilisation du module régie dans OP@LE et vous invitons à ne pas en créer si vous n’en
avez pas encore.

Dans cette optique, des solutions autres que le fonctionnement par création de régie sont possibles dans la très large majorité des cas d’utilisation en EPLE et sont de fait déjà en application
dans un grand nombre d’EPLE.

1/ pour les dépenses
Il est possible de mettre en place des avances pour menues dépenses.
Celles-ci, d’un montant maximum de 300€, permettent de répondre au besoin d’un grand nombre d’établissements. Le cadre de ces avances est repris dans l’instruction M9-6 de 2020 au 3.2.10.5.3
Compte 548 avances pour menues dépenses. Leur fonctionnement dans OP@LE est présenté dans MAGISTERE Dépenses / cas particuliers de la dépense / dépenses avant ordonnancement.

2/ pour les recettes
En l’absence de régie, le gestionnaire d’un établissement rattaché peut, tout comme il le fait déjà pour les chèques et dans les mêmes conditions réglementaires, encaisser des espèces en qualité de
mandataire du comptable. Pour autant, afin de respecter l’unité de caisse, ces espèces doivent normalement parvenir à l’agence comptable chaque jour. Cette méthode est à privilégier mais il est
rarement possible dans les eple d’assurer ce dépôt journalier.

Pour y remédier, les encaissements journaliers peuvent faire l’objet d’un décaissement chaque jour qui sera suivi au 585 et regroupé au plus vite à l’agence comptable ou dans le réseau DGFIP / la
banque postale pour pouvoir assurer l’effectivité du dépôt sur le compte DFT de l’établissement.

Le mandat donné par le comptable n’est pas formalisé dans l’outil car il n’y a pas de modèle réglementaire à ces mandats. Ainsi, comme c’est actuellement le cas pour les fonctions de
mandataires déjà exercées, il convient de réaliser un document signé du comptable et du mandataire définissant l’étendue des attributions confiées au mandataire. Afin de faciliter une harmonisation des
pratiques, la DAF A3 proposera cependant dans les semaines qui viennent un modèle de document adapté.

Extraordinaire...
Donc, comme on aura un beau module tout neuf d'ici un an, en attendant on fait comment? Comment on traite informatiquement l'argent??

la réponse est dans le bas du message. tu fonctionne en mode mandataire. Certes, ce n'est pas parfait mais cela permet d'encaisser sans trop de bobo les espèces et les chèques. à l'agence comptable  

Deux problèmes: 

 En cas d'erreur de saisie c'est l'agence comptable qui peut corrigé. 

Pour faire un bordereau de dépôt, il faut faire une extraction Excel et mettre en forme le bordereau en ajoutant les infos pertinentes.

Le problème est que si l'EPLE ne dépose pas ses fonds à l'agence comptable tous les jours, la caisse sera objectivement fausse.
L'usage du 585 pour chacune des opérations de caisse m'apparaît abusive.

Cela fait depuis 2021 qu'ils n'arrivent pas à régler ce problème.
Seraient-ils des branquignoles ?

C'était tellement prévisible que par chez moi j'ai nommé tout le monde mandataire d'avances depuis un bon bout de temps ... en ce qui concerne les recettes je vais formaliser le truc.

Par contre si la DAF lit mon message ou si quelqu'un veut faire preuve de zèle en relayant vite fait mon message, ou veut faire un article dans l'AJI  sur ce sujet ( je prends 50 % de com ), j'entrevois un autre souci, celui de la reprise des BE sur op@le.

Attention aux futurs op@liens comptables, le mieux c'est d'avoir un 543 soldé et 545 idem !

Parce que avoir un 543 utilisé sur GFC  alors que normalement c'est 548 pour menues dépenses = galère pour la reprise des BE sur op@le et les répercussions sur l'aspect régie d'op@le déjà pas stabilisé en V2. Je le sais car un EPLE n'avait pas le bon compte dans mon groupement,donc soyez attentifs à cela avant de passer sur op@le.

Incroyable. On nous fourgue un nouveau logiciel qui nous oblige à ne pas respecter la réglementation!
Je suis curieux de voir comment l'AJI va traiter ça avec son angélisme habituel face à Op@le dans un prochain numéro d'Intendance

Lina inverse a écrit:

C'était tellement prévisible que par chez moi j'ai nommé tout le monde mandataire d'avances depuis un bon bout de temps ... en ce qui concerne les recettes je vais formaliser le truc.

Par contre si la DAF lit mon message ou si quelqu'un veut faire preuve de zèle en relayant vite fait mon message, ou veut faire un article dans l'AJI  sur ce sujet ( je prends 50 % de com ), j'entrevois un autre souci, celui de la reprise des BE sur op@le.

Attention aux futurs op@liens comptables, le mieux c'est d'avoir un 543 soldé et 545 idem !

Parce que avoir un 543 utilisé sur GFC  alors que normalement c'est 548 pour menues dépenses = galère pour la reprise des BE sur op@le et les répercussions sur l'aspect régie d'op@le déjà pas stabilisé en V2. Je le sais car un EPLE n'avait pas le bon compte dans mon groupement,donc soyez attentifs à cela avant de passer sur op@le.

La seule solution est de solder au 31/12 le 543, donc pas de bilan d'entrée sous op@le.

On est d'accord

Lina Inverse a écrit:

Attention aux futurs op@liens comptables, le mieux c'est d'avoir un 543 soldé et 545 idem !

C'est d'autant plus fort cette demande que le mandataire ne supporte aucune responsabilité contrairement au régisseur.

Il n'y a plus de RPP pour le comptable et pour le régisseur, mais si tu es mandataire ta responsabilité peut être engagée et recherchée mais va falloir montrer dans quelle mesure, le mandataire lambda occupe une place dans la pyramide managériale de nature à le faire tomber. Une faute grave  avec un réel impact financier pour l'établissement dans le cadre du mandat ( avec 300.00 € pour les avances pour menues dépenses on ne va pas aller très loin) je doute.

Les enjeux en EPLE sont minimes. A suivre

Un FDP mandaté par son agent comptable est-il aussi un simple exécutant ? c'est un débat très interessant qui s'annonce.

Il faut voir cet événement comme une sacrée opportunité et un des derniers espaces de liberté. Allez voir faire un tour dans les CT ou les services déconcentrés et sur ce plan là vous verrez la chance que nous avons en EPLE.

Mais comme d'habitude, dès qu'on reçoit des instructions, on lève les bras au ciel pour dire que ce n'est pas comme cela qu'il faut faire, qu'on a pas le temps, que la ou le CE pilote mais n'y connait rien etc.

Oui, on peut et on doit dire ce qui ne va pas mais en restant crédible.

Après, il faut de valoriser nos supers outils comme AJI, la newsletter, REPROFI, OpenAcadémie, gestionnaire03.fr, ce forum indispensable, Espac'EPLE, les groupements d'achats, IntendanceZone etc, c'est tout autant pour inciter les collègues à s'en saisir qu'à inviter à participer à ces initiatives. A chaque fois que j'ai frappé à une de ces portes, j'ai été accueilli à bras ouverts, donc osez et n'hésitez pas ...

Oui c'est certain, ces outils vont mourir (sauf le forum et AJI) si on ne s'y investit pas, ils vont mourir bien plus vite que notre profession. Nos prédécesseurs ont fait le job, à nous de prendre le relais, chacune, chacun à sa façon.

Et les couillons collègues qui ont ouvert des comptes DFT pour les régisseurs, ils font comment ?

je suis un futur couillon, car j'ai 2 ER qui passent en janvier...
j'imagine que les comptes DFT des régisseurs ne pourront plus être mouvementés pour recevoir les recettes numéraires...

C'est beau cette novlangue !
Il faut lire, non pas

Citation :

Depuis la mise à disposition de ce module, quelques améliorations ont pu être déjà apportées (ex : saisie possible des encaissements sur le compte de créance). Toutefois ces dernières restent insuffisantes pour une utilisation fluide et rapide des fonctionnalités liées à la régie. En l’état actuel des choses, il apparaît ainsi nécessaire d’effectuer une refonte complète de ce module, de façon similaire à ce qui a été réalisé concernant le processus de recouvrement amiable et contentieux. A la suite de quoi, une nouvelle version pourra alors être proposée d’ici un an.
Dans l’intervalle, et pour ne pas voir se répéter et s’amplifier ces difficultés, nous vous conseillons donc d’éviter l’utilisation du module régie dans OP@LE

mais

Citation :

Depuis la mise à disposition tardive de ce module inachevé, quelques correctifs ont pu être déjà apportés (ex : saisie possible des encaissements sur le compte de créance). Toutefois ces dernières restent insuffisantes pour une utilisation normale des fonctionnalités liées à la régie et un nombre conséquent de merdouilles subsiste. En l’état actuel de ce bordel, il faut absolument et urgemment effectuer une refonte complète de ce module (...). Vu le boulot et la réactivité du prestataire que l'on paie déjà une fortune et que l'on va encore payer en plus pour ces corrections, une nouvelle version pourra alors être proposée mais pas avant un an dans le meilleur des cas.
Dans l’intervalle, et pour ne pas voir se répéter et s’amplifier ces difficultés et en créer des tombereaux de nouvelles, n'utilisez surtout pas le module régie dans OP@LE et demerden Sie sich comment vous pourrez (faites faire des allers retours quotidiens de 50 bornes aux régisseurs, c'est pas notre problème...).
Nous vous rappelons quand même que :
1/ tout va bien madame la Marquise ;
2/ il est interdit de dire du mal d'Opale (qu'il faut impérativement écrire avec un "@" pour faire hyper cool et hype), sous peine d'être déporté dans un camp de rééducation dans la Creuse.

Moi, je m'en fous. Suis pas sous Opale - pardon Op@le - mais j'attends de voir ce que les collègues trouveront comme système ingénieux une fois de plus pour palier ce bordel.
Bon week end quand même.
On va déjà essayer de faire face aux postes non pourvus et non DPA à la ramasse.

Gilliù a écrit:

Seraient-ils des branquignoles ?

Rhôôôôôôôôôôôô!!!    

Moi j'utilise le module mandataire depuis janvier 23 (parce que les journaux de la régie n'avaient pas été ouverts correctement), et ca marche pas trop mal. C'est plus simple que la régie même si c'est limite. Au lieu de déposer l'argent à l'AC, je le dépose sur le compte régisseur puis je fais un virement sur le compte DFT du collège. Evidemment, la compta est informée de toutes les étapes. Le module mandataire permet de rapprocher les encaissements de créances...chose que le module régie ne permet pas (c'est à l'AC de rapprocher les encaissements des créances lorsqu'elle traite les régies...) J'espère que ce point sera amélioré dans un an (voire deux...).

JMP a écrit:

Moi j'utilise le module mandataire depuis janvier 23 (parce que les journaux de la régie n'avaient pas été ouverts correctement), et ca marche pas trop mal. C'est plus simple que la régie même si c'est limite. Au lieu de déposer l'argent à l'AC, je le dépose sur le compte régisseur puis je fais un virement sur le compte DFT du collège. Evidemment, la compta est informée de toutes les étapes. Le module mandataire permet de rapprocher les encaissements de créances...chose que le module régie ne permet pas (c'est à l'AC de rapprocher les encaissements des créances lorsqu'elle traite les régies...) J'espère que ce point sera amélioré dans un an (voire deux...).

En toute rigueur, si tu saisis les opérations en qualité de mandataire, tu ne peux utiliser ton compte DFT régisseur...
Tu devrais directement verser sur le compte du comptable, mais là, on entre dans la 4è dimension !

A l'instar de GFC, Op@le n'est qu'un outil. Donc, à mon sens, le fait de ne pas utiliser le module Haddock n'empêche nullement l'existence juridique de la régie. Après, la difficulté est de trouver les moyens de la faire fonctionner dans Op@le sans ledit module. Mais, sauf erreur de ma part, le module "régies" n'était d'origine pas prévu pour les régies temporaires et il existe une solution de contournement pour icelles, donc ça doit pouvoir se trouver. Reste la question des comptes DFT.

Bonsoir,

Comment gérer une régie temporaire de voyage sans utiliser le module régie d'Op@le non abouti? C'est pour le retour des congés, il y a suffisamment en caisse pour donner les espèces au prof. Est- il préférable de lui faire un virement ? Régularisation en DAO? Il n'y aura pas d'ouverture de compte DFT dédié.

Merci

Les régies temporaires ne sont pas gérées dans Opale. Et ce n'est pas plus mal. Je ne me vois pas donner un accès à opale à un prof régisseur.
Pour le fonctionnement, reprend magistère, de mémoire c'est bien expliqué dans la présentation des régies.

Il est normal que pour les établissements rattachés, les régies temporaires n'existent plus, ce n'est pas prévu dans la réglementation.
Les profs sont désormais mandataires du régisseur principal, donc la CB est accolée sur le compte régisseur de l'établissement.
Pour le pb de régie sous op@le, même si chez nous cela fonctionne très bien, je sais que nous sommes peu à être dans ce cas.
La recommandation est de faire une avance pour menues dépenses au 548.

Bonjour, le problème ce n'est pas que le régisseur ait accès à op@le, le souci c'est de retranscrire les écritures sur op@le de la régie puisqu'on nous laisse le c... entre deux chaises :

Soit vous utilisez le module, à vos seuls risques.
Soit vous ne l'utilisez pas .

Si je comprends bien, on pourrait suivre une régie permanente d'un gestionnaire d'etbt rattaché en le traitant comme une régie temporaire sous Op@le? Même si le régisseur dispose d'une CB adossée à son compte de régie DFT. Le tout suivi par le 543?