Bonjour, j'ai candidaté dans une structure qui utilise Cocktail, pouvez-vous me dire si c'est très différent de GFC ? Vous exercez dans un EPLEFPA ?

58aae a écrit:

Bonjour, j'ai candidaté dans une structure qui utilise Cocktail, pouvez-vous me dire si c'est très différent de GFC ? Vous exercez dans un EPLEFPA ?

Il y a à peu près autant de différence entre Cocktail et GFC qu'entre un Airbus A380 et un drone vendu à Carreouf rayon jouets.

D'autres me corrigeront si nécessaire mais l'exemple de cocktail est édifiant car ce sont des informaticiens du sup' qui ont décidé de proposer progressivement une suite logicielle complète couvrant l'essentiel des besoins d'une université. Et ceci parfois en concurrence directe avec les produits institutionnels.

Une sorte d'OpenAcademie en fait avec beaucoup plus de moyens humains ... et à l'heure des bonnes résolutions de rentrée, pour participer et soutenir la démarche d'Open Académie, c'est ici https://gestionnaires.actifforum.com/t34222-presentation-de-la-rubrique-openacademie-et-ses-outils et là https://openacademie.fr/

OpenAcademie n'existe que parce qu'une poignée d'adjoints gestionnaires (parfois même partis sous d'autres cieux), s'y consacre et se mobilise pour faire vivre la démarche et les outils.

On peut tous apporter une pierre de soutien à cet édifice collectif qui s'écroulera sinon  

Merci les OpenAcademiciens et encore bravo

L'intendant zonard a écrit:

58aae a écrit:

Bonjour, j'ai candidaté dans une structure qui utilise Cocktail, pouvez-vous me dire si c'est très différent de GFC ? Vous exercez dans un EPLEFPA ?

Il y a à peu près autant de différence entre Cocktail et GFC qu'entre un Airbus A380 et un drone vendu à Carreouf rayon jouets.

Merci l'IZ, mais qu'entends tu par là ? que Cocktail est un supersonic ? ou une carlingue digne d'un low cost ?

Je me demande surtout avec ce logiciel si je vais "retrouver des repères" difficilement acquis en lycée il y a 9 ans et oublié depuis ma mutation.....
9 ans que je ne fais que de "l'AE/CP" et plus de GFC ni Opale, ni liquidations, mandatements, etc etc...

58aae a écrit:

9 ans que je ne fais que de "l'AE/CP" et plus de GFC ni Opale, ni liquidations, mandatements, etc etc...

Bin si tu sais gérer en GBCP pluriannuel, Cocktail est fait pour ça, contrairement aux logiciels des EPLE qui permettent de jouer à la dînette. Avec en plus un fonctionnement globalisant (API de connexion avec le SI RH, la gestion des étudiants ou des ventes de foco, avec Chorus pro, avec la DGFiP pour l'envoi des paiements...), la dématérialisation des PJ et de l'ensemble de la chaîne comptable...

Moi je ne connais pas, ma fac est sous SIFAC, mais Cocktail est l'autre logiciel permettant d'assurer la comptabilité d'une université de 20 000 étudiants ou plus.

L'intendant zonard a écrit:

58aae a écrit:

9 ans que je ne fais que de "l'AE/CP" et plus de GFC ni Opale, ni liquidations, mandatements, etc etc...

Bin si tu sais gérer en GBCP pluriannuel, Cocktail est fait pour ça, contrairement aux logiciels des EPLE qui permettent de jouer à la dînette. Avec en plus un fonctionnement globalisant (API de connexion avec le SI RH, la gestion des étudiants ou des ventes de foco, avec Chorus pro, avec la DGFiP pour l'envoi des paiements...), la dématérialisation des PJ et de l'ensemble de la chaîne comptable...

Moi je ne connais pas, ma fac est sous SIFAC, mais Cocktail est l'autre logiciel permettant d'assurer la comptabilité d'une université de 20 000 étudiants ou plus.

Ok merci, ce qui me questionne c'est le "lien" entre une programmation en AE/CP, pluriannuelle ou pas, et la partie paiements , vais-je avoir à me collectiner le plan comptable pour l'imputation des dépenses et réception des recettes ?
Le SG m'a dit qu'ils "étaient séparés" de la comptabilité, ...ça ne m'avance guère ; en fait je candidate mais ne sais au final pas bien à quoi m'attendre en terme de compétences à avoir. Les appels à candidature "mélangent" bien souvent les compétences en "comptabilité", en "pilotage budgétaire", en "programmation", tout en étant peu précis sur la casquette : ordo ou comptable ?
Je sais qu'il y a un comptable, donc c'est lui qui paie, OK.
J'ai beau me triturer les méninges et faire appel à ce que je sais (pas grand chose en vérité), je ne vois pas le maillon manquant entre une programmation en AE/CP et le suivi de l'exécution du budget (en AE/ CP ok, mais en liquidation/mandatements/compte de charges/recettes/.....) ça n'a rien à voir.
En GBCP tu payes en CP, point final, au moment ou l'ordonnateur effectue un service fait, la DRFIP reçoit automatiquement l'ordre de payer et décaisse les crédits de paiements nécessaires à couvrir la dépense engagée. C'est très simple.

Dans SIFAC, qui se fait une spécialité d'inventer des dizaines de nomenclatures arbitraires et connues de personne sans lesquelles on ne peut ni rien faire ni rien comprendre, on utilise la nomenclature NACRES : une longue liste ultra-détaillée de type d'achats qui dérive sur les comptes du plan comptable général. Cette liste est spécifique à cet environnement, puisque si j'ai bien compris elle est arrêtée collectivement par les utilisateurs sous la supervision de l'AMUE. Selon toutes probabilités, Cocktail utilise le même genre de truc.

Chez moi on est en service facturier intégré à l'agence comptable : concrètement les services ordonnateur (le mien et celui de chaque faculté de l'université, presque toutes sont autonomes et se passent de ma DAF) s'arrêtent au service fait. C'est l'agence comptable qui manie Chorus pro, y reçoit les factures, et les rapproche de nos SF. Mais je crois savoir qu'il y a des endroits où le service facturier est côté ordo, et où l'agence comptable ne fait plus qu'un contrôle a posteriori, plus proche de ce que l'on connaît en EPLE (mais dématérialisé). Tout ça pour dire que la frontière ordo/AC n'est jamais tout à fait au même endroit, d'un établissement à l'autre.

Dans ton dernier message je persiste à ressentir un vrai manque de maîtrise : non, il n'existe pas une "réception des recettes". On émet un titre de recettes, puis l'agence comptable (qui certes réceptionne le titre, avec l'éventualité improbable d'un rejet) assure le recouvrement.

L'intendant zonard a écrit:

Chez moi on est en service facturier intégré à l'agence comptable : concrètement les services ordonnateur (le mien et celui de chaque faculté de l'université, presque toutes sont autonomes et se passent de ma DAF) s'arrêtent au service fait. C'est l'agence comptable qui manie Chorus pro, y reçoit les factures, et les rapproche de nos SF.

Dans ton dernier message je persiste à ressentir un vrai manque de maîtrise : non, il n'existe pas une "réception des recettes". On émet un titre de recettes, puis l'agence comptable (qui certes réceptionne le titre, avec l'éventualité improbable d'un rejet) assure le recouvrement.

C'est pas faux, je ne maîtrise plus du tout le jargon comptable puisque nous ne l'utilisons jamais où je suis, nous ne parlons qu'avec les ministères d'enveloppes de dotations (déléguées suite aux dialogues de gestion à l'occasion desquelles nous faisons remonter nos programmations = besoins prévisionnels chaque année + 1 ajustement en juin) en AE/CP,
Une fois les dotations perçues de la part de la centrale, nous revenons vers les services départementaux pour un nouveau dialogue de gestion et à l'issue nous leur notifions leur enveloppe (fonctionnement et masse salariale, voir immobilier), en AE et en CP toujours.
Ces montants sont délégués dans Chorus.
Ensuite les services prescripteurs départementaux utilisent chorus formulaire pour réaliser - dans le respect de ce qu'on leur a délégué - leurs engagements et éditent les bons de commandes puis les envoient aux prestataires/entreprises.
A ce stade, le responsable régional du BOP qui a assurer la programmation, n'interfère pas dans leur gestion ; ces services réalisent les SF quand les prestations sont réalisées, ce qui déclenchent dans chorus formulaire l'ordre au comptable (DRFIP) de payer.
Il n'y a pas de liquidations, mandatements, etc etc , c'est pour cela que nous n'utilisons pas le jargon comptable.
De plus les paiements (en CP), correspondent aux engagements (budget prévisionnel en AE) dans la plupart des cas.

Pour la pluriannualité, effectivement, les services peuvent (pour des opérations immobilières par exemple, des marchés de fluides...) créer ce que l'on nomme un "EJ coquille" consommant ainsi le montant prévu pluriannuellement pour la durée du marché, ou les différentes tranches de travaux. Il est donc nécessaire de prévoir ce montant dans la programmation, et le signaler au moment des dialogues de gestion.
A chaque bon de commande réalisé, les AE seront consommées, puis à la présentation (dans chorus pro) de chaque facture, les CP seront à leur tour consommés (par la DRFIP)
Le responsable du budget assure les dialogues de gestion, la programmation annuelle, la programmation pluriannuelle, les notifications, les délégations, les ajustements, les réallocations de crédits (en cas de non conso ici ou là), peut également engager certains dépense pour son propre compte en tant que centres de coûts. Mais personne à aucun moment de procède à des opérations comptables de paiement. Donc exit, les étapes postérieures au SF.

Je pensais que les facs percevaient des crédits en AE/CP de la part du Ministère de l'enseignement supérieur ; je comprends que non du coup ? le fonctionnement à l'air différent pour les agrotech et autres puisque leur programmation est réalisée en AE/CP. Dès lors je ne pense pas que le travail consiste à aller pour l'ordonnateur imputer les dépenses sur des comptes de charge comme à l'EN. Ici effectivement nous avons des liste de "groupes marchandises" et les services programment leur dépenses prévisionnelles sur ces différents groupes.

58aae a écrit:

Je pensais que les facs percevaient des crédits en AE/CP de la part du Ministère de l'enseignement supérieur ; je comprends que non du coup ? le fonctionnement à l'air différent pour les agrotech et autres puisque leur programmation est réalisée en AE/CP.

Holala tu mélanges tout, y a du boulot ! On reçoit une subvention que l'on intègre à la comptabilité par un titre ; ensuite les dépenses, dans le budget ainsi alimenté par cette recette essentielle, sont présentées en AE et CP. L'établissement public est autonome : il organise ses dépenses comme il m'entend (nonobstant des contraintes sur environ 99 % de la masse financière), rendues possibles par une prévision sincère de ses recettes.

58aae a écrit:

Dès lors je ne pense pas que le travail consiste à aller pour l'ordonnateur imputer les dépenses sur des comptes de charge comme à l'EN. Ici effectivement nous avons des liste de "groupes marchandises" et les services programment leur dépenses prévisionnelles sur ces différents groupes.

Maiheu c'est au moment où l'on passe une commande que l'on codifie sa nature !

Je n'ai toujours pas compris si tu visais un poste de gestionnaire dans un lycée agricole ou bien de DAF dans un établissement du supérieur. Je te prie de m'excuser par avance si mes réponses sont à côté de la plaque, je réponds comme si tu cherchais des infos sur un EPSCP.

58aae a écrit:

Ok merci, ce qui me questionne c'est le "lien" entre une programmation en AE/CP, pluriannuelle ou pas, et la partie paiements , vais-je avoir à me collectiner le plan comptable pour l'imputation des dépenses et réception des recettes ?

Ton budget est fait avec des AE et des CP. Tes CP sont annuels. En validant des opérations tu consommes des CP. Et quand il n'y en a plus, ben il n'y en a plus. Surtout que les modifs budgétaires sont beaucoup moins nombreuses qu'en EPLE, quand tu as un 3e budget rectificatif c'est le bout du monde.
Sinon je ne connais pas Cocktail mais dans d'autres SIF au niveau dépense ou recettes ils se moquent du plan comptable : ils vont chercher leurs articles dans la liste déroulante (c'est très bien expliqué par le lapin), ils l'affectent à une ligne du budget, et l'imputation 6 ou 7 en découle automatiquement. D'ailleurs dans Op@le c'est pareil, tout découle du choix de l'article. Côté compta, question contrôle c'est rapide : si c'est mal imputé, c'est que le choix de l'article n'est pas bon.
Le plus pénible est la subtilité fonctionnement / investissement, car les frontières sont différentes, il y a plus de questions à se poser dans le supérieur (forcément avec la gestion des bâtiments, des labos, on ne joue pas dans la même cour). Autre problème, souvent les AC veulent relever le seuil d'immo, quand les services ordos ont tendance à passer des broutilles en investissement parce que "c'est une subvention d'investissement et sinon je ne peux rien faire".

58aae a écrit:

Le SG m'a dit qu'ils "étaient séparés" de la comptabilité, ...ça ne m'avance guère ; en fait je candidate mais ne sais au final pas bien à quoi m'attendre en terme de compétences à avoir. Les appels à candidature "mélangent" bien souvent les compétences en "comptabilité", en "pilotage budgétaire", en "programmation", tout en étant peu précis sur la casquette : ordo ou comptable ?
Je sais qu'il y a un comptable, donc c'est lui qui paie, OK.
J'ai beau me triturer les méninges et faire appel à ce que je sais (pas grand chose en vérité), je ne vois pas le maillon manquant entre une programmation en AE/CP et le suivi de l'exécution du budget (en AE/ CP ok, mais en liquidation/mandatements/compte de charges/recettes/.....) ça n'a rien à voir.
En GBCP tu payes en CP, point final, au moment ou l'ordonnateur effectue un service fait, la DRFIP reçoit automatiquement l'ordre de payer et décaisse les crédits de paiements nécessaires à couvrir la dépense engagée. C'est très simple.

Ce que tu décris c'est le fonctionnement pour les services de l'Etat. Là, il y a un comptable "maison" pour la structure, comme en EPLE (sauf que c'est trèèèèès souvent un comptable issu de la DGFiP, mais recruté par la structure. Ouais, tout est normal, l'ordo choisit son agent comptable). S'il y a séparation, ce qui est le cas dans la structure que tu vises, l'AC doit travailler en étroite collaboration avec le DAF mais les missions restent bien séparées. Et la réforme récente de la responsabilité des gestionnaires publics a renforcé la nécessité de partenariat étroit.

Le DAF va -entre autres-  préparer le budget. C'est vaste, il faut collationner les infos de toutes les composantes, connaître les contrats et conventions en cours (je ne parle pas que des contrats en dépenses, mais aussi des conventions pluriannuelles de financement), et les opérations immobilières (pluriannuelles, forcément).

Il faut aussi se préoccuper de la masse salariale. Ce qui représente en général les 3/4 du budget, quand même. Quand il y a une paye à façon, ce qui est souvent le cas (et heureusement !), les services de la DAF ne sont pas tellement impactés avant transfert au façonnier. C'est sur la construction du budget et sur la maîtrise de la masse salariale qu'il y a du boulot (merci les plafonnements !). Ce sont plutôt les services RH qui font le job quotidien. Chaque mois, une fois que les données sont extraites du logiciel RH elles sont transmise à l'AC pour effectuer les contrôles et valider le fichier transmis à la DRFiP (= le façonnier).

Comme expliqué par l'IZ il y a quand même souvent un service facturier (voire un service centralisateur des recettes), ce qui fait que c'est le service de l'AC qui récupère la liquidation, l'ordo n'allant que jusqu'au service fait. Là aussi les missions de chacun doivent être cadrées. La gestion du service fait, c'est quelque chose qui est méconnu en EPLE (moins depuis Op@le). Attention selon l'organisation retenue il y a parfois saisie du service fait + certification du service fait, avec deux acteurs différents, ça change un peu le mode de fonctionnement.

L'AC garde ses tâches habituelles : prise en charge des opérations, paiement, envoi des bordereaux au teneur de compte pour mise en paiement, écritures comptables, encaissements, suivi de la trésorerie (ah, attention, le plan de tréso est obligatoire, il est suivi dans l'outil, c'est pas comme les bricolages sur tableur qui ne sont d'ailleurs faits que dans les EPLE avec mutu, GRETA et autres joyeusetés. Le plan de trésorerie fait partie des états budgétaires), recouvrement, états du compte financier...

Pour préparer ton entretien, regarde ce document à partir de la page 81 pour le détail de l'organisation budgétaire. Et aussi, va voir page 57, l'organisation fonctionnelle et le pilotage de la masse salariale. Je trouve que c'est la doc gratuite la plus complète sur le supérieur.

L'intendant zonard a écrit:

Holala tu mélanges tout, y a du boulot !  On reçoit une subvention que l'on intègre à la comptabilité par un titre ; ensuite les dépenses, dans le budget ainsi alimenté par cette recette essentielle, sont présentées en AE et CP. L'établissement public est autonome : il organise ses dépenses comme il m'entend (nonobstant des contraintes sur environ 99 % de la masse financière), rendues possibles par une prévision sincère de ses recettes.


Maiheu c'est au moment où l'on passe une commande que l'on codifie sa nature !

Tu parles pour la fac ?
Je sais que dans les bahuts on reçoit des subventions qu'on intègre à la comptabilité. Sauf que sauf erreur, on ne parlait (en 2014 du moins....) pas d'AE mais de "crédits ouverts" d'ailleurs c'est ainsi qu'ils sont désignés dans les listings recettes et dépenses que produisaient GFC...Donc crédits ouverts = AE = budget prévisionnel.

Comment peut-on présenter des "dépenses" en AE/CP, ici on n'a qu'un plafond d'autorisations de dépenser (les AE) et un plafond pour payer lesdites dépenses (les CP)

Oui on "codifie" lorsque l'on passe la commande, c'est bien ce que je dis.....dans mes services prescripteurs, quand ils font un bon de commande, la nature de la dépense est sélectionnée dans le bouszin, sauf que dans chorus formulaire, il s'agit de réfentiel de programmation et de groupes de marchandises en clair, de longues suites de chiffres que l'on compare à la calculette Chorus fournie par l'AIFE pour être certain de bien avoir sélectionné les bonnes données. Je pense que l'on fait de nombreuses choses identiques dans différentes structures sauf qu'elles portent des "noms" différents.
Je n'avais jamais entendu parler d'AE/CP dans l'EPLE où j'ai bossé, et les gestionnaires avec qui j'échange encore quelque fois ne voient même pas de quoi il s'agit.

Les subventions sont déléguées par les ministères (subventions et dotations), ensuite en fonction de la structure (à l'exception d'un bahut) elles sont "traduites, présentées" en AE/CP. Après le côté engagement de la dépense, et puis son paiement par le comptable de la structure finalement je n'aurai pas à m'en occuper puisqu'ils recherchent quelqu'un pour la programmation....

Winnie a écrit:

comme si tu cherchais des infos sur un EPSCP.

C'est le cas, donc merci Winnie !

Winnie a écrit:

Ton budget est fait avec des AE et des CP. Tes CP sont annuels. En validant des opérations tu consommes des CP. Et quand il n'y en a plus, ben il n'y en a plus. Surtout que les modifs budgétaires sont beaucoup moins nombreuses qu'en EPLE, quand tu as un 3e budget rectificatif c'est le bout du monde.
Sinon je ne connais pas Cocktail mais dans d'autres SIF au niveau dépense ou recettes ils se moquent du plan comptable : ils vont chercher leurs articles dans la liste déroulante (c'est très bien expliqué par le lapin),

Je suis ok, c'est ce que l'on fait actuellement où je bosse (service déconcentré) et cela se fait dans Chorus formulaire, simple, rapide, pas de question.

Winnie a écrit:

ils l'affectent à une ligne du budget, et l'imputation 6 ou 7 en découle automatiquement.

Cela répond à ma principale question du début.

Winnie a écrit:

Si c'est mal imputé, c'est que le choix de l'article n'est pas bon.

Oui, ici c'est le SFACT (DRFIP) qui nous saisis pour rectification....

Winnie a écrit:

Autre problème, souvent les AC veulent relever le seuil d'immo, quand les services ordos ont tendance à passer des broutilles en investissement parce que "c'est une subvention d'investissement et sinon je ne peux rien faire".

Si je n'ai que ça comme difficulté, cela devrait aller.........

Winnie a écrit:

Là, il y a un comptable "maison" pour la structure, comme en EPLE (sauf que c'est trèèèèès souvent un comptable issu de la DGFiP, mais recruté par la structure. Ouais, tout est normal, l'ordo choisit son agent comptable). S'il y a séparation, ce qui est le cas dans la structure que tu vises

 
Exact !

Winnie a écrit:

l'AC doit travailler en étroite collaboration avec le DAF mais les missions restent bien séparées.
Et la réforme récente de la responsabilité des gestionnaires publics a renforcé la nécessité de partenariat étroit.

Oui, j'ai présenté cette réforme en Codir en avril dernier....

Winnie a écrit:

Il faut aussi se préoccuper de la masse salariale. Ce qui représente en général les 3/4 du budget, quand même.
Ce sont plutôt les services RH qui font le job quotidien.

Je ne serai pas concerné

Winnie a écrit:

c'est le service de l'AC qui récupère la liquidation, l'ordo n'allant que jusqu'au service fait.

Je suis d'accord, j'ai pigé.

Winnie a écrit:

L'AC garde ses tâches habituelles : prise en charge des opérations, paiement, envoi des bordereaux au teneur de compte pour mise en paiement, écritures comptables, encaissements, suivi de la trésorerie

Ben ouf...

Winnie a écrit:

Pour préparer ton entretien, regarde ce document à partir de la page 81 pour le détail de l'organisation budgétaire. Et aussi, va voir page 57, l'organisation fonctionnelle et le pilotage de la masse salariale. Je trouve que c'est la doc gratuite la plus complète sur le supérieur.

Merciiiii !!!!

Si c'est un job pour de la programmation, c'est plus le service de pilotage, non ?

Winnie a écrit:

Si c'est un job pour de la programmation, c'est plus le service de pilotage, non ?

A priori si, j'en saurai plus la semaine prochaine, mon entretien est jeudi.

J'ai récupéré le gros document sur le fonctionnement des universités, c'est top ...et passionnant !merci merci