Op@le : Infos sur prélèvement automatique

Bonjour,

Nous comptons mettre en place le prélèvement automatique à la rentrée de septembre ( on l'avait avant le passage à Opale en janvier 23)  . Quelqu'un a t'il des infos sur les manip à faire sur les tiers élèves et responsables ? Les pièges à éviter et les subtilités d'Opale à connaître . On s'interroge aussi sur le calendrier à respecter .
Merci d'avance pour votre retour d'expérience

Les PA n'étaient déjà pas très faciles sur GFC et je trouve que c'est encore pire sous Op@le ...

Les étapes à prévoir :

• recueillir les autorisations de PA avec le RIB et scanner le tout sur un répertoire en triant par le nom de l'élève
  
• commencer dès que possible lorsque la base élèves sera stabilisée : selon le nombre d'élève de l'établissement, il sera peut-être difficile de faire tes PA pour octobre 2023
  

les défauts :

• temps de saisie
  
• complexité des rejets à traiter
  
• calcul du montant à prélever non paramétrable (ex : une famille boursière doit 172 € - 37 € de bourse nationale. = 135 €. Le montant ne sera pas automatiquement calculé sur 135/3 = 45 € pour les 3 échéances mais plutôt sur (172/3) - 37 = 20.33 pour la première mensualité et le solde (172-37-20.33) divisé par les 2 autres mensualités, soit 57.34 €.
  

=> C'est tordu, non ?, mais les concepteurs d'Op@le et ceux qui ont validé cette daube doivent se marrer en imaginant la tête du fonctionnaire devant expliquer ça aux familles

Ce qui est certain c'est que le comptable doit vérifier lors des ordres de recettes que le montant annuel voté est bien appliqué ; sinon il engage sa responsabilité.

floflolove a écrit:

Les PA n'étaient déjà pas très faciles sur GFC et je trouve que c'est encore pire sous Op@le ...

Les étapes à prévoir :

• recueillir les autorisations de PA avec le RIB et scanner le tout sur un répertoire en triant par le nom de l'élève
  
• commencer dès que possible lorsque la base élèves sera stabilisée : selon le nombre d'élève de l'établissement, il sera peut-être difficile de faire tes PA pour octobre 2023
  

les défauts :

• temps de saisie
  
• complexité des rejets à traiter
  
• calcul du montant à prélever non paramétrable (ex : une famille boursière doit 172 € - 37 € de bourse nationale. = 135 €. Le montant ne sera pas automatiquement calculé sur 135/3 = 45 € pour les 3 échéances mais plutôt sur (172/3) - 37 = 20.33 pour la première mensualité et le solde (172-37-20.33) divisé par les 2 autres mensualités, soit 57.34 €.
  

=> C'est tordu, non ?, mais les concepteurs d'Op@le et ceux qui ont validé cette daube doivent se marrer en imaginant la tête du fonctionnaire devant expliquer ça aux familles

 Cela veut dire que les prélèvements sont possibles ?

Merci beaucoup Floflolove et Volcan pour ces précieuses informations .

Par contre, je pense qu'on aura rapidement les mandats remplis car les parents sont demandeurs ( avant Opale, 300 familles prélevées sur 340 DP). Par contre, c'est dommage qu'on ne puisse pas déterminer nous mêmes le montant des avances (avant, on avait 3 niveaux d'avances selon le quotient familial). Le calcul réalisé par Opale est effectivement biscornu, c'est le moins qu'on puisse dire ... Il n'y a donc plus deux avances fixes et un ajustement en fin de trimestre à ce que je comprends. A partir de la deuxième mensualité, il divise le reste à payer par 2, c'est çà ? Mais il prélève quand même le solde à règler s'il y a des reconstatations jusqu'au dernier moment ?

Et qu'en est il du calendrier?  on peut prélever des avances sans que les droits constatés aient été réalisés ou pas ? Le délai pour lancer la campagne de prélèvement est de combien de jours ( 5 avec GFC) ?

Par contre, Volcan, je ne comprends pas ce que tu entends par "vérifier que le montant annuel voté est bien appliqué" : le montant annuel de la DP ? Quel montant voté ?

Avant de se lancer à nouveau, il vaut mieux savoir où on met les pieds...

Merci d'avance !!

Tu es obligé de faire des droits constatés avant de pouvoir lancer les PA

• avantage : tu ne peux pas prélever des personnes qui n'ont pas de créance : contrairement à GFC où il était même possible de prélever un débiteur qui n'était même plus dans la base
  
• inconvénient : l'ergonomie des écrans de saisie (argument valable pour toute opération dans Op@le ...)
  

Le découpage des montants de prélèvement est souvent incompréhensible (surtout si tu rajoutes des voyages dans un trimestre où tu as de la DP)

• avantage : idem
  
• inconvénient : idem
  

Calendrier :
tu peux choisir si

• le débiteur sera prélevé en 1, 2 ou 3 mensualités durant le trimestre
  
• la date du prélèvement (1, 5 ou 10 du mois) mais il faut que tes TR soit donc fait en amont 1,5 ou 10 jours avant
  

Concrètement, pour 300 familles, ça semble jouable d'envisager des PA à pouvoir lancer en octobre si la base est propre, les documents bien scannés et que la saisie est possible sans que tu sois (trop)  dérangée

Oulà ! si on est obligés d'avoir pris en charge les droits constatés avant de lancer le PA, ça va bousculer le calendrier, surtout pour le 1er trimestre où les informations sont loin d'être complètes...

Et je réfléchis au calcul d'Opale pour découper le prélèvement : comment ça se passe quand il y a un rejet ? il recalcule le montant de la créance initiale avant de prélever à nouveau  ?

Je rebondis aussi sur ce que tu écris sur le calendrier : je ne crois pas avoir bien saisi . Si tu décides de prélever le 1er du mois, tu dois avoir pris en charge les TR 1 jour avant ( tu peux prendre en charge les TR la veille et la date de valeur du prélèvement restera le 1er )? Le point de départ est donc le début du mois et c'est pour ça que si tu choisis de prélever le 5, tu dois avoir les TR 5 jours avant ?

Mais si ça tombe pendant les vacances , il faut que tu lances la campagne de prélèvement avant de partir, non ?

Le prélèvement sur GFC et le prélèvement sur Opale, c'est vraiment deux choses différentes et beaucoup moins souple finalement...

Merci de prendre le temps de répondre à nos interrogations

Je te confirme que tu dois faire tes droits constatés avant de lancer les prélèvements : ça risque effectivement de bousculer les habitudes mais c'est bien la règle qui doit prévaloir (GFC permettait cette entorse : pour le coup, on revient désormais sur un processus comptablement plus orthodoxe)

Pour le calendrier, c'est ce que j'ai compris en formation (mais je n'ai peut-être pas bien compris !!) : si je veux lancer mes PA le 5 octobre, je réceptionne mes droits constatés le 25 septembre.

Les rejets de PA sont assez complexes car il faut d'abord dé-rapprocher le PA du TR concerné : une fois qu'on a compris les nombreuses saisies à faire, ç'est relativement fluide et Op@le recalcule automatiquement le montant à prélever (si tu choisis de maintenir ce mode de règlement après le rejet bien entendu).

Je ne comprends pas toujours comment Op@le calcule le découpage des montants à prélever mais je reconnais qu'il y a un avantage par rapport à GFC : on ne peut pas prélever pour un montant supérieur à la créance. Par ailleurs, les débiteurs reçoivent sur leur avis aux familles le montant des prélèvements à venir, échéancier qui sera exact (alors que GFC mentionnait un montant qui pouvait être différent entre celui annoncé et celui pratiqué)

Je ne vois pas quelle est la règle qui interdit aux parents de se voir prélever une avance pour payer les frais sco, surtout s'ils sont consentants  ... pas besoin d'avoir un TR pour ça...  pour le recouvrement alors là c'est autre chose.

Merci Floflolove !

Tu as mis en place ( ou veut mettre)  le PA dans ton établissement ? Tu en connais autour de toi qui ont fait de même ? Ont ils le même retour que toi ?

Je n'ai pas l'impression que le PA soit vraiment courant...

Dans Magistère, recettes / encaissements / prélèvements, page 9 il est noté que pour une première échéance de prélèvement au 05/04, il faut avoir pris en charge les droits constatés au plus tard le 31/01 !!!
C'est une coquille ( il aurait dû être noté 31/03) ou il faut un trimestre de décalage pour mettre en place le PA ??????????????????????????????????????????????????????????

Coquille. 
Je ne sais plus quel est le délai. Je peux juste te confirmer que pour le 05/04 il faut avoir fait les DC bien avant le 31/03. De plus le délai court à partir de la prise en charge dans Op@le, pas de la validation GFE.

C'est vraiment trop galère les prélèvements avec Opale sans parler des rejets.

J'ai laissé tomber pour l'instant.

En V2 (c'est à dire au 01/01/2022), on a commencé le prélèvement automatique un mois après la bascule, sans problème. Et pourtant, c'est vrai qu'au départ, on a mis du temps à comprendre cette histoire des délais.

On s'est beaucoup appuyé sur les conseils des collègues qui ont mis en place le PA en V1.

Si je comprend bien 

pour les prélèvements

il faut fait les dc avant le 30 septembre  quid de la campagne des bourses ? 

et saisir les demandes de prélèvement pour la même date ? 


Dernière question, dans l'académie de Versailles, il y a un bahut qui s'est lancé dans l'aventure ?

La saisie du mandat sepa est longue et conditionne le bon fonctionnement ensuite. Il faut vraiment reverifier la saisie avant de lancer une constatation et une campagne de règlement ensuite. Pour un prélèvement le 10 novembre on envoie les droits constatés à Toussaint sans les bourses on reconstate ensuite par ex. Il faut que les constatations dans opale soient traitées 15 jours avant la date de prélèvement souhaitée.

Merci à tous pour l'ensemble de vos réponses concernant le prélèvement automatique sous Opale.

Si je résume :
- il faut avoir pris en charge les droits constatés pour pouvoir lancer la première campagne de prélèvement, au moins 15 jours avant ( le point de départ est la prise en charge des droits constatés dans Opale)
- la saisie des mandats est longue et doit être irréprochable pour qu'il n'y ait pas d'erreurs pas la suite
- les rejets sont complexes à traiter
- le découpage des sommes à régler chaque mois n'est pas forcément logique

mais Nicolas a l'air content puisqu'il l'a mis en place depuis la V2. Nicolas, confirmes tu ce que je viens de résumer et as tu des choses à rajouter pour nous mettre en garde par rapport à certaines manipulations plus complexes que d'autres ?
As tu un rétro planning à partager concernant le prélèvement automatique sur Opale ?

Je l'ai mis en place mais depuis j'ai changé de poste.
J'ai bien des modop, mais je crains qu'ils ne soient plus à jour.
babel confirmera mais sur l'espace digipad, il y a la campagne de prélèvement et la gestion du rejet

https://digipad.app/p/155328/12c3303e5b5b7

J'en profite pour ce formidable partage

Bonjour,
je je ne trouve pas de fiche prélèvement automatique autre que pour agent comptable.
Au niveau de la gestion nous n'avons donc "que" les rib et le scan du prél auto à saisir ?

je deviens dingue avec ces prélèvements.

mes questions :
pour pouvoir prélever, il faut avoir fait les DC côté ordo, et envoyer les TR vers la compta géné, ça c'est compris
mais

1. AC : faut-il avoir validé / pris en charge les TR pour pouvoir avancer sur le prélèvement? J'imagine que oui mais merci de confirmer ou infirmer..
   
2. comment faire pour trouver des pj attachées aux TR à prendre en charge? (d'après digipad, attachés au premier élève, mais je ne trouve rien : comment savoir si c'est pas le gestionnaire qui a oublié d'attacher? A part lui demander bien sûr, mais à cette heure...)
   
3. QUELLES PIÈCES sont attendues sur opale pour la prise en charge des TR DC? le calcul bourses issu de sconet? un truc qui ressemble aux DC classiques? Je vérifie quoi? est-ce que ces pièces sont globales donc pour les élèves ou chaque élève a sa petite fiche DC qu'il faut vérifier?
   
4. la date du prélèvement est en 2024, comment ajouter une date pour maintenant? quel écran? après la prise en charge des TR? actuellement, aucun écran ne me permet d'ajouter ou de modifier une date ( résolu : je viens de découvrir que dans la fenêtre YGPIE1, en cliquant sur un élève et allant tout à droite de l'écran avec l'ascenseur, je peux modifier des choses, j'imagine devoir corriger tous les élèves un par un)
   

j'en ai plein d'autres, mais déjà ça
un grand merci d'avance, je n'en peux plus (d'opale)

Bonsoir,
Je commence à vous répondre de mémoire .
Il faut avoir saisi les mandats de prélèvements avant de réceptionner des DC, car c'est au moment de la saisie qu'on choisi le nombre d'échéances (310 pour le prélèvement en 3 fois le 10 du mois par exemple).  Si vous avez déjà réceptionné vos DC et que le mode de paiement est 110 il y aura seulement 1 prélèvement le 10 du mois et vous ne pourrez pas faire changement pour ce trimestre, vous pouvez seulement changer la date de prélèvement mais effectivement tiers par tiers ‍
Pour la question 2 effectivement nous le gestionnaire met en Pj du 1er élève la liste des RO (et les tarifs pour la constatation de janvier). Mais  si vous ne trouvez rien, seul le gestionnaire pourra vous dire à quel élève c'est joint, mais rassurez vous il peut ajouter la pj tant que vous n'avez pas validé les TR. Après j'ai toujours du mal à retrouver les PJ une fois que c'est validé...
Pour la question 3 les bourses ne sont pas à vérifier au niveau de la prise en charge des TR, il y a un écran spécifique et pour ce qu'il faut vérifier  je pourrais vous le dire demain si vous n'avez pas eu la réponse avant.
Bon courage vous allez vous en sortir (on est en cité scolaire on y est passé depuis le 1er janvier 2022 et on a survécu )

merci pour la réponse!
actuellement il y a un blocage, je n'ai pas encore trouvé ce que c'est, d'autant plus que cette étape n'existe pas dans les schémas..

Vous etes en sphere comptable ?
Voici à quoi correspond le message d'erreur

Ah! quand j'ai regardé sur magistère, il n'y avait pas cette étape, et je ne savais pas qu'il y avait des étapes différentes entre sphère comptable et ordo. Oui je suis en sphère comptable, j'ai recherché le message "envoi wim e-mail facture" sur le net et la seule chose qui pourrait se rapprocher serait cette réponse dans la FAQ excel.. mais qui ne m'aide pas pour résoudre le problème. Avez-vous une piste?

Lors de l'envois automatique d'un ASAP/ADV est-il possible de modifier le mail envoyé et/ou d'ajouter un PJ?

Non le mail automatique est préformaté et envoyé sans autre action ou modification

une collègue se demande si le blocage pourrait exister parce que je n'ai pas encore saisi la classe 4 (ni les BE), est-ce que ça pourrait être lié?

question du jour a écrit:

Ah! quand j'ai regardé sur magistère, il n'y avait pas cette étape, et je ne savais pas qu'il y avait des étapes différentes entre sphère comptable et ordo. Oui je suis en sphère comptable, j'ai recherché le message "envoi wim e-mail facture" sur le net et la seule chose qui pourrait se rapprocher serait cette réponse dans la FAQ excel.. mais qui ne m'aide pas pour résoudre le problème. Avez-vous une piste?

Lors de l'envois automatique d'un ASAP/ADV est-il possible de modifier le mail envoyé et/ou d'ajouter un PJ?

Non le mail automatique est préformaté et envoyé sans autre action ou modification

Je vous ai mis cette copie d'écran afin de connaître l'intitulé de l'étape mais on n'y a pas accès, c'était juste pour savoir où vous en étiez

question du jour a écrit:

une collègue se demande si le blocage pourrait exister parce que je n'ai pas encore saisi la classe 4 (ni les BE), est-ce que ça pourrait être lié?

Le BE du 411200 c'est pour les créances de l'année scolaire 2022/2023 normalement il ne doit pas y avoir de lien. 
Vous êtes bien à l'étape réception des frais scolaires de septembre décembre 2023, car autrement je ne comprends pas trop où vous en êtes ?

tant mieux qu'il n'y ait pas de lien! Je n'avais pas le temps pour la classe 4
oui, j’essayais de valider les TR des droits constatés SD 2023 (qui se sont d'ailleurs validés pendant que je faisais autre chose, mystère et boule de gomme)
demain j'essaierai de faire les mandats de prélèvement...
merci pour vos retours!

question du jour a écrit:

tant mieux qu'il n'y ait pas de lien! Je n'avais pas le temps pour la classe 4
oui, j’essayais de valider les TR des droits constatés SD 2023 (qui se sont d'ailleurs validés pendant que je faisais autre chose, mystère et boule de gomme)
demain j'essaierai de faire les mandats de prélèvement...
merci pour vos retours!

J'ai bien peur que vous ayez fait les choses à l'envers,  Op@le n'est pas GFC. 
Il fallait d'abord gérer les mandats de prélèvements, dire au gestionnaire des valider ses frais scolaires puis valider les TR. Maintenant que c'est fait vous allez devoir modifier chaque TR un à un pour changer le mode de paiement, mais le prélèvement ne pourra pas de faire sur 3 échéances seulement 1.
Bon courage

PS : les recettes ne se sont pas validées seules, vous avez certainement pris en charge l'intégralité sans vous en rendre compte ou un collègue l'a fait