Bons de commande

Bonjour, 

l'agence comptable me demande le bon de commande GFC  à chaque fois qu'il est fait mention du numéro d'engagement GFC sur la facture, quelle est votre pratique ?

Merci

BDC a écrit:

Bonjour, 

l'agence comptable me demande le bon de commande GFC  à chaque fois qu'il est fait mention du numéro d'engagement GFC sur la facture, quelle est votre pratique ?

Merci

Votre agent comptable a raison et il ne fait qu'appliquer la réglementation du décret sur les pièces justificatifs qui prévoit que lorqu'un écrit est mentionné sur une facture il doit être communiqué avec la facture. L'écrit pouvant être un bon de commande, un devis, un contrat... c'est à dire tout acte d'engagement.
Cela est d'ailleurs automatique avec Opale.

Donc chaque fois que le numéro d'engagement est indiqué sur la facture il faut produire l'engagement GFC correspondant : bon de commande signé de l'ordonnateur ?

bdc a écrit:

Donc chaque fois que le numéro d'engagement est indiqué sur la facture il faut produire l'engagement GFC correspondant : bon de commande signé de l'ordonnateur ?

J'aurais tendance à penser qu'à supposer qu'on applique vraiment cette logique * (dans l'ordre GFC destiné à disparaître), plutôt que le bon de commande c'est la fiche d'approvisionnement qu'il faudrait joindre au mandat. Cette dernière comporte en effet des mentions utiles à la comptabilisation, comme les imputations comptables, qui ne concernent pas le fournisseur, mais sont utiles à la procédure interne conduisant au paiement.

* : pas taper, je parle de ne pas le faire systématiquement. Pour les opérations d'un montant significatif, il faut se blinder bien à fond. Mais pour une commande de papétoche à 70 € à l'UGAP, franchement...

bdc a écrit:

Donc chaque fois que le numéro d'engagement est indiqué sur la facture il faut produire l'engagement GFC correspondant : bon de commande signé de l'ordonnateur ?

Oui. C'est ce qu'indique le décret du 23 mars 2022 à sa rubrique 4112.
On notera que cette obligation existait déjà avec le décret de 2016 comme l'ont rappelé la DAF et la jurisprudence. Le fait que personne ou presque ne le faisait ou le fasse dans GFC ne rend pas cette règle caduque. Commencer à l'appliquer avec GFC est une bonne manière de se préparer à Opale où l'acte d'engagement et sa bonne rédaction sera indispensable.

Quelque soit le montant ? pour 12.00 € d'achats si le fournisseur met en référence AP-6011...  je dois mettre la fiche approvisionnement correspondante ? Ok

bdc a écrit:

Quelque soit le montant ? pour 12.00 € d'achats si le fournisseur met en référence AP-6011...  je dois mettre la fiche approvisionnement correspondante ? Ok

Vous apprendrez avec Opale à faire en EJ (engagement juridique) pour chaque dépense, quel que soit le montant.
Pour GFC, du moment que la facture mentionne un écrit d'engagement il doit être joint, sauf à fournir une attestation de l'ordo indiquant le caractère oral de la commande.
C'est une habitude à prendre et ce n'est pas nouveau... simplement on ne le faisait pas (et une majorité de collègues sous GFC continuent à ignorer cette règle). Cela tient au manque de formation dans l'EN et aussi à l'application de la sainte règle de l'intendance qui lui fait tant de mal : "on a toujours fait comme ça sans avoir de problème et je ne vois pas pourquoi on changerait".
Pour une fois que vous avez un comptable compétent ne vous plaignez pas.

Je ne me plains pas... j'apprends mais c'est lourd je trouve, surtout vu les montants en jeu. Enfin dura lex sed lex

bdc a écrit:

Je ne me plains pas... j'apprends mais c'est lourd je trouve, surtout vu les montants en jeu. Enfin dura lex sed lex

C'est lourd parce que l'habitude n'a jamais été prise ; c'est aussi une question d'organisation : on a le bon de commande et dès réception de la facture on met les deux ensemble. Mais il est vrai qu'avec Opale et la dématérialisation, l'engagement sera joint automatiquement à la facture. Faudra juste faire attention que le montant de" l'EJ ne soit pas trop différent du montant de la facture.