Débutante et débordée

Je viens d'être nommée en premier poste sur un gros lycée (au 1ermars)

Je commence à prendre mes marques avec les agents, au niveau de la logistique et des problématiques de sécurité.

Le gros hic est la gestion budgétaire. Je n'y comprends réellement rien. Je suis par ailleurs épaulée par deux secrétaires  pratiquement aussi novices que moi. 
En conséquence, les productions budgétaires sont catastrophiques, bourrée d'erreurs et on cumule rejet sur rejet avec une agence comptable qui s'affole, sans doute à raison. Mais c'est très pesant car je ne comprends pas ce qu'on fait de mal, donc nécessairement je ne parviens pas à le corriger ou à le faire corriger.
Cela génère du mal être, certes chez moi mais également chez mes secrétaires qui souhaitent tout autant que moi, bien faire mais sans y parvenir.

J'essaie de me former, je lis le Vademecum, l'instruction codificatrice, la revue l'intendance, les documents internes à notre agence comptable...mais j'ai surtout besoin de pas à pas.
J ai un tuteur, qui est formidable et pédagogue mais n'a pas les disponibilités suffisantes pour m'épauler (et je le comprends) et qui souligne aussi régulièrement les difficultés propres de mon établissement.
Mon chef est également en appui et je lui fais part de mes difficultés.

Je cherche donc des pas à pas...pour savoir comment faire telle ou telle production (les bourses, la PFRH, etc...)

Auriez-vous des pistes?

Va voir du côté des fiches de procédures mise à disposition par nos avis de Toulouse :

https://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9147-fiches-de-procedure.php

Tu y trouveras surement des choses qui te seront utiles.

Merci beaucoup @atcq

Bonjour,

Pour les bourses, il y a SCONET GFE, si vous n'êtes pas encore sur OPALE. Il faut télécharger la doc SCONET GFE.

C'est très courageux de votre part cet appel au secours. Il faut oser demander de l'aide. Votre appel au secours sera entendu j'espère.

Bon courage !

Cordialement

Merci!
J ai surtout à cœur de bien faire ce travail.

Pour le reste je te conseille également de souscrire au site gestionnaire03 tenu pas un p'tit jeune plein d'avenir.

Tu y trouveras de super ressources notamment des abrégés qui te permettront de produire un travail nickel à ton comptable qui ne pourra que fermer son bec.

Merci. J y cours

Oggyetsescafards a écrit:

Je viens d'être nommée en premier poste sur un gros lycée (au 1ermars)

Je commence à prendre mes marques avec les agents, au niveau de la logistique et des problématiques de sécurité.

Le gros hic est la gestion budgétaire. Je n'y comprends réellement rien. Je suis par ailleurs épaulée par deux secrétaires  pratiquement aussi novices que moi. 
En conséquence, les productions budgétaires sont catastrophiques, bourrée d'erreurs et on cumule rejet sur rejet avec une agence comptable qui s'affole, sans doute à raison. Mais c'est très pesant car je ne comprends pas ce qu'on fait de mal, donc nécessairement je ne parviens pas à le corriger ou à le faire corriger.
Cela génère du mal être, certes chez moi mais également chez mes secrétaires qui souhaitent tout autant que moi, bien faire mais sans y parvenir.

J'essaie de me former, je lis le Vademecum, l'instruction codificatrice, la revue l'intendance, les documents internes à notre agence comptable...mais j'ai surtout besoin de pas à pas.
J ai un tuteur, qui est formidable et pédagogue mais n'a pas les disponibilités suffisantes pour m'épauler (et je le comprends) et qui souligne aussi régulièrement les difficultés propres de mon établissement.
Mon chef est également en appui et je lui fais part de mes difficultés.

Je cherche donc des pas à pas...pour savoir comment faire telle ou telle production (les bourses, la PFRH, etc...)

Auriez-vous des pistes?

Un truc pour diminuer les rejets
tu télécharges en excel les mandats de N-1 : et pour chaque type de dépenses que tu as à faire tu regardes ce qui a été fait auparavant (si ça n'a pas été rejeté bien sûr). Cela ne t'aide pas à comprendre mais tu gagnes un temps précieux et tu évites les rejets. Cela te fera gagner du temps, tu comprendras après la compta ce n'est qu'un outil.
Exercice  précédent /menu Comptabilité Budgétaire/ dépenses
 Sélectionner Documents  / Sélectionner  Mandatement...
 onglet Liste des mandats et là clique droit (si je me souviens bien) tu fais extraire en XML
 
Je confirme que les docs de Toulouse sont géniaux.
Ensuite LA BIBLE les brefs d’aix marseille : c’est une mine d’info et une veille juridique.
Tu te connectes à cet endroit :
https://magistere.education.fr/ac-aix-marseille/ c’est sur abonnement et tu reçois dans ton mail aca.
Ils font des guides super précis et à jour.

Bon courage !!!!

Un truc tout bête : est ce que tu reçois un document détaillé de type navette CICF a chaque rejet ? Le comptable t'explique-t-il ce qui ne va pas ?
Pour les bourses, outre la difficulté technique que tu peux rencontrer sur Sconet GFE, demande lui aussi précisément la liste des informations qu'il veut. Même s'il outrepassait très largement ce qui doit être, tant que tu n'es pas sûre de toi, suis ses directives. Ça sera déjà ça de moins e ne pas refaire x fois.

Merci à tous.
Je vais précieusement suivre vos conseils.
Il y a en effet des fiches de rejet avec les motifs, mais je n'ai pas l'impression que nous nous améliorons réellement néanmoins.
Bon on a des pistes pour y travailler en tout cas!
Merci à tous!

Et ces motifs de rejet c'est quoi ? Manque de pièces justificatives, erreurs d'imputation ?

Un peu de tout en fait...
Ça peut être un RIB du propriétaire qui n'a pas le même nom que la société, ou des soucis de factures scindées.
Ou là dernièrement, trop d'écritures passées entre les différentes étapes des bourses .

Je ne dis pas qu'on ne fait pas d'erreurs! Elles sont réelles mais c'est juste pesant d'avoir l'impression de ne faire que ça !

En tout cas tu sembles tout à fait en capacité de formuler des questions précises, et sois sûre qu'elles trouveront non pas une, mais des réponses te permettant, avec ce qu'il faut d'esprit critique, de comprendre les enjeux et comment faire dans l'immédiat et pour la suite. Pour moi l'intendance a été une phase d'apprentissage intensive de 23 ans, et dès que j'ai commencé à me dire que j'avais pigé le plus gros, je suis allé voir ailleurs

C'est tout à fait ça !

Tu sembles avoir un environnement favorable, donc tu vas y arriver. Par contre, je ne comprends pas l'attitude de ton AC; moi-même AC, j'ai eu souvent affaire à des gestionnaires novices et le fait de faire de multiples rejets fait perdre du temps à tout le monde; alors, pdt quelques mois, je demandais au gestionnaire de venir avec ses liquidations et moi-même ou une de mes collègues les verifions ensemble, ce qui faisais de fait une formation en continue; le gestionnaire comprenait ce que voulait l'AC et celui-ci se rendait compte des points à approfondir ou à vérifier davantage; tout le monde est gagnant ainsi.

Pour l'AC, une manière de formuler les remarques sur l'ordonnancement qui a conduit à faire progresser nettement une gestionnaire débutante : http://intendancezone.net/spip.php?article469
En spécifiant bien que cela sort largement du rôle de contrôle normal du comptable pour rentrer dans le qualitatif. Et que je rejetais très peu. Plus tard, j'ai systématisé de (faire) contrôler les mandats en présence du gestionnaire qui les avait confectionnés, avec des remarques en direct. Il y a moins de traces pour les montrer maintenant...

Ahahaha @l'intendant zonard
J'avoue que ça m'a bien fait rire (jaune)
De mon point de vue d'AG novice, le souci c'est que parfois vos réponses sont encore plus obscures que vos demandes initiales...
Mais bon on va y arriver!

J'ai aussi été sur un gros bahut sur mon premier poste et j'ai connu ce vide sidéral. Donc quelques conseils. Traite des listes de liquidation très courtes : pas plus de deux pages à la fois. Après, la concentration s'érode sur l'ensemble des points de contrôle. Demande à celle qui liquide de surligner montant, bénéficiaire et RIb. Concentre toi d'abord sur ces sels trois points pour acquérir le bon réflexe.

Distingue trois types de factures : standard, alimentaire et abonnement.
Un abonnement est un truc que tu paies tous les mois ou trimestre et qui est associé à un contrat.

Pour tous les trucs bizarres, genre bourses, fonds sociaux et remboursements de frais, dialogue en amont avec ton comptable. Sépare-les toujours sur un mandat à part.

Effectivement, la toute première mesure à prendre c'est la régularité. Un mandat par semaine, ça change tout !

Merci, vos conseils sont précieux !

Xena et l'IZ parlent d'or: un (plus petit) mandat par semaine, on prend un rythme, ça permet de limiter les bêtises et le retard. Pour les factures "récurrentes" type alimentaire (soit les plus nombreuses), on peut sauter une semaine et faire à la place un mandat pour le reste, toujours limité, en veillant comme ça aux PJ. A la longue, ça devrait mieux rouler.

J'ajouterai qu'il faudrait dénicher une fiche de procédure ou une fiche de contrôle, soit transmise par l'agence comptable ou par des collègues bienveillants !
Une fiche de procédure sur les pièces justificatives en général, sur les points  à contrôler, sur le paiement des bourses en particulier, les voyages scolaires ou les frais de déplacement. bref, il existe beaucoup de spécificités, et je vous conseille de tout mettre par écrit pour ne pas reproduire deux fois la même erreur.

Il n'y a pas de tuteur/rice ?

Goldored a écrit:

Il n'y a pas de tuteur/rice ?

Si, mais ce n'est pas toujours suffisant (rarement suffisant même).
En plus, c'est très important d'avoir un réseau de collègues autour de soi parce qu'on est tous un peu "spécialisé" en compta.
Il y a les dieux des mandats et les dieux des recettes. Les dieux des droits constatés et les dieux du fonds social... Ce qui fait que le tout est très très ésotérique pour un débutant...

Goldored a écrit:

Il n'y a pas de tuteur/rice ?

Oggyetsescafards a écrit:

J ai un tuteur, qui est formidable et pédagogue mais n'a pas les disponibilités suffisantes pour m'épauler (et je le comprends) et qui souligne aussi régulièrement les difficultés propres de mon établissement.

Et en plus de tes (nombreux) défauts, t'as la flemme de remonter le fil jusqu'à la question initiale.

La vieillesse (ou approchant...) est un naufrage...



Moi ce qui m'étonne, c'est que l'AC de notre collègue ne soit pas capable de s'asseoir avec notre collègue débutante autour d'une table et de lui dire précisément ce qui ne va pas. C'est leur intérêt commun, pourtant.

La vieillesse et une suractivité - pas le (temps d'avoir la flemme !) m'ont conduit à une lecture trop rapide...
Le tuteur peut aider à constituer le réseau avec les collègues autour qui pourraient palier ses indisponibilités et indiquer qui est spécialiste de quoi.

Nommée au 1er mars donc une sortant d'IRA.

Dans mon académie après la fuite des sortants de ces écoles au bout de quelques mois ou années, ils se sont enfin rendu compte qu'il fallait faire quelque chose.
Dorénavant ils essayent d'affecter dans la mesure du possible dans une structure à taille humaine pour ne pas décourager et dégouter de ce métier. Mais au mois de mars ce n'est pas évident car souvent si le poste est vacant c'est qu'il y a anguille sous roche...

Comme certains ci dessus l'ont déjà dit n'hésite pas à téléphoner à des collègues proches de ton établissement quand tu es confrontée à un problème que tu maitrises pas.
La première année je téléphonais à plusieurs établissements différents pour ne pas toujours embêter la même personne avec mes questions de néophyte.
Etant moi même tuteur, j'essaye d'aider au mieux mais on ne peut pas être dispo tout le temps, même si au début elle m'appelait tous les jours.   

L'équipe autour de toi est aussi très importante et contribue au bon fonctionnement.

En tout cas bon courage et toi et n'hésite pas à demander des conseils. Tu verras ce métier est dur au début mais tellement passionnant.

Tous les conseils précédents sont excellents

mais j'ajouterai celui ci

L'agent comptable doit aussi mettre la main à la pâte dans le cadre de son pilotage et il serait de bon ton qu'il fasse un tableau à destination de tous les établissements du groupement qui rappelle les comptes à utiliser en fonction de la nature de la dépense ainsi que les PJ demandées

tu dois bien avoir dans ton groupement un ancien qui peut en parler à votre agent comptable préféré

Popop a écrit:

Nommée au 1er mars donc une sortant d'IRA.

Dans mon académie après la fuite des sortants de ces écoles au bout de quelques mois ou années, ils se sont enfin rendu compte qu'il fallait faire quelque chose.
Dorénavant ils essayent d'affecter dans la mesure du possible dans une structure à taille humaine pour ne pas décourager et dégouter de ce métier. Mais au mois de mars ce n'est pas évident car souvent si le poste est vacant c'est qu'il y a anguille sous roche...

Comme certains ci dessus l'ont déjà dit n'hésite pas à téléphoner à des collègues proches de ton établissement quand tu es confrontée à un problème que tu maitrises pas.
La première année je téléphonais à plusieurs établissements différents pour ne pas toujours embêter la même personne avec mes questions de néophyte.
Etant moi même tuteur, j'essaye d'aider au mieux mais on ne peut pas être dispo tout le temps, même si au début elle m'appelait tous les jours.   

L'équipe autour de toi est aussi très importante et contribue au bon fonctionnement.

En tout cas bon courage et toi et n'hésite pas à demander des conseils. Tu verras ce métier est dur au début mais tellement passionnant.

Je suis percée à jour...
oui sortante d'IRA et effectivement en mars, il y a beaucoup moins d'établissement qu'en septembre.
Néanmoins, pas d'anguille sous roche pour le coup: mon prédécesseur a juste eu une belle opportunité, il l'a saisie...
et son poste s'est retrouvé vacant! Alors maintenant...pourquoi il était fléché IRA????

Très beau poste par ailleurs, où je pense trouver mon compte (sans jeu de mot) mais forcément la dimension du bahut fait que la compta bud est proportionnelle

donald a écrit:

Tous les conseils précédents sont excellents

mais j'ajouterai celui ci

L'agent comptable doit aussi mettre la main à la pâte dans le cadre de son pilotage et il serait de bon ton qu'il fasse un tableau à destination de tous les établissements du groupement qui rappelle les comptes à utiliser en fonction de la nature de la dépense ainsi que les PJ demandées

tu dois bien avoir dans ton groupement un ancien qui peut en parler à votre agent comptable préféré

c'est à leur crédit d'admettre que ce document existe...
Comme un nombre incalculable d'autres d'ailleurs

et en fait je m'y perds.


Mais je vais finir par y arriver!