Encaissement chèques voyages

Bonjour,

Secrétaire d'intendance, non reconnue comme telle par l'A.C mais par le C.E officiellement, ledit A.C me donne des chèques voyages à encaisser.

Je n'ai reçu aucun document signé m'y autorisant. 

Dois-je continuer "sans me protéger" en cas de problème (perte de chèques : chèques collectés par l'ADJAENES, qu'il considère comme secrétaire d'intendance et qui est son amie dans le privé) ou est-ce normal sachant que depuis janvier 2023 les règles ont changé en matière de responsabilité de ceux qui touchent aux deniers publics.

Merci

La règle est que seul l'agent comptable est habilité à manier des fonds publics. Si un régisseur est nommé par l'ordonnateur et que le comptable ne s'y oppose pas, le régisseur le peut aussi moyennant la même responsabilité que le comptable. S'il est besoin que d'autres personnes manient des fonds publics, quelque soit leur fonction, ils sont nommés mandataires du comptable ou du régisseur, la responsabilité restant celle du délégataire. Évidemment une convention de mandat écrite formalise cela.

OTP a écrit:

Bonjour,

Secrétaire d'intendance, non reconnue comme telle par l'A.C mais par le C.E officiellement, ledit A.C me donne des chèques voyages à encaisser.

Je n'ai reçu aucun document signé m'y autorisant. 

Dois-je continuer "sans me protéger" en cas de problème (perte de chèques : chèques collectés par l'ADJAENES, qu'il considère comme secrétaire d'intendance et qui est son amie dans le privé) ou est-ce normal sachant que depuis janvier 2023 les règles ont changé en matière de responsabilité de ceux qui touchent aux deniers publics.

Merci

Les règles n'ont pas changé pour ceux qui touchent aux deniers publics. Les flux financiers sont gérés par des personnes habilités à le faire (comptable, régisseur ou mandataire d'un des deux).
Le régime de responsabilité des gestionnaires publics à changé. Ce n'est pas uniquement le maniement des fonds qui est concerné, mais aussi la gestion des fonds publics (décisions prises par ceux qui gèrent).

Sans autorisation de collecter les fonds, il ne faudrait pas le faire. 

En agence comptable, c'est le comptable qui est habilité à faire les encaissements. En général il donne mandat (par écrit avec un l'organigramme fonctionnel, une fiche de poste, une délégation , un mandat  ou au pire oralement) à des personnels pour effectuer ces missions en son nom. Cela devraient permettre d'identifier dans l'agence comptable qui peut faire quoi avec les chèques.


En établissement rattaché, en général, l'adjoint gestionnaire est régisseur et est habilité à encaisser les chèques  (voir l'arrêté de régie). L'adjoint gestionnaire donne généralement mandat à des personnels pour effectuer ces missions en son nom. Cela devraient permettre d'identifier dans l'établissement rattaché  qui peut faire quoi avec les chèques.

OTP a écrit:

Bonjour,

Secrétaire d'intendance, non reconnue comme telle par l'A.C mais par le C.E officiellement, ledit A.C me donne des chèques voyages à encaisser.

Je n'ai reçu aucun document signé m'y autorisant. 

Dois-je continuer "sans me protéger" en cas de problème (perte de chèques : chèques collectés par l'ADJAENES, qu'il considère comme secrétaire d'intendance et qui est son amie dans le privé) ou est-ce normal sachant que depuis janvier 2023 les règles ont changé en matière de responsabilité de ceux qui touchent aux deniers publics.

Merci

Du point de vue du contrôle interne comptable, il est évidemment souhaitable de formaliser une habilitation à manier des fonds. Dans les faits on vous demande en tant que secrétaire d'intendance d'encaisser des chèques, vous ne pouvez pas vous y opposer.

Un CE qui organise la gestion de fait, c'est pénible, ça lui donne le loisir de s'agacer ensuite en disant que Untel est dans son tort au moindre pépin venu.
Qu'est-ce que ça lui coûte de faire un papier de mandataire pour clarifier le rôle de ses collaborateurs ?

Bonjour,

Merci pour les retours.

Nonobstant, puis-je demander une habilitation ou demander à être mandataire pour le faire ou est-ce que je laisse courir, sachant que le fait que j'encaisse des chèques voyages n'est pas de la volonté de l'A.C mais bien  celui du C.E car l'A.C a des comportements xénophobes qui posent question !

Le C.E lui a en quelque sorte "forcer la main" pour accepter ce qui ne lui a pas vraiment plu.

OTP a écrit:

Bonjour,

Merci pour les retours.

Nonobstant, puis-je demander une habilitation ou demander à être mandataire pour le faire ou est-ce que je laisse courir, sachant que le fait que j'encaisse des chèques voyages n'est pas de la volonté de l'A.C mais bien  celui du C.E car l'A.C a des comportements xénophobes qui posent question !

Le C.E lui a en quelque sorte "forcer la main" pour accepter ce qui ne lui a pas vraiment plu.

Même si les personnels sont sous l'autorité du CE, le maniement des fonds relève de l’AC. C'est à lui de décider quels personnels encaissent.

Après, concernant la xénophobie,  même si c'est inacceptable, je ne vois pas ce que cela vient faire dans cette histoire.

La xénophobie : quoi que tu fasses, l'A.C se méfie, te fais surveiller, préfère déménager que de t'avoir comme voisin (logé par N.A.S), te rend responsable de toux ses maux, crée de la peur autour de toi !!! c'est ça la réalité !

Pas besoin de mandat pour manier des chèques. Le mandat, c'est pour le numéraire.

Goldored a écrit:

Pas besoin de mandat pour manier des chèques. Le mandat, c'est pour le numéraire.

D'où ça vient ?

Ah oui, je suis tout aussi surprise qu'Oxiane ?

Goldored a écrit:

Pas besoin de mandat pour manier des chèques. Le mandat, c'est pour le numéraire.

Sauf erreur le mandat est nécessaire pour manier des fonds publics, et les chèques en font partie.

Vous nommez les profs régisseurs/mandataires/suppléants quand ils récupèrent les chèques de voyages ?

Oui, pour ma part. Ils ont leur mandat en même temps que les documents pour les drôles.

Goldored a écrit:

Vous nommez les profs régisseurs/mandataires/suppléants quand ils récupèrent les chèques de voyages ?

Evidemment ! MobiliSCO produit un document d'habilitation pour les chèques, et une régie de recettes lorsqu'il s'agit de manier aussi des espèces.

Goldored a écrit:

Vous nommez les profs régisseurs/mandataires/suppléants quand ils récupèrent les chèques de voyages ?

Bien entendu

C'est marrant, j'ai jamais vu ça en 17 ans. Mais j'aime apprendre des nouveaux trucs.

Et le régisseur qui encaisse est bien mandataire de l'AC pour l'encaissement des chèques ?
Le prof est est bien mandataire de l'AC et pas du régisseur pour manier des chèques ?
Les secrétaires d'intendance ont bien un mandat de l'AC pour encaisser et manier les chèques ?

Goldored a écrit:

Et le régisseur qui encaisse est bien mandataire de l'AC pour l'encaissement des chèques ?

S'il est régisseur, il n'a pas besoin d'un autre mandat.

Goldored a écrit:

Le prof est est bien mandataire de l'AC et pas du régisseur pour manier des chèques ?

Oui, pas de subdélégation. Apparemment le régisseur est autorisé à mandater des tiers sous sa propre responsabilité, je ne m'y attendais pas.

Goldored a écrit:

Les secrétaires d'intendance ont bien un mandat de l'AC pour encaisser et manier les chèques ?

Dans les ER le collaborateur de l'adjoint gestionnaire est à peu près forcément régisseur suppléant. Et dans ma propre agence comptable, je nommais régisseure la collègue chargée de l'accueil de usagers, qui avait son propre coffre et me rendait compte chaque semaine comme les adjoints gestionnaires des ER.

Goldored a écrit:

C'est marrant, j'ai jamais vu ça en 17 ans. Mais j'aime apprendre des nouveaux trucs.

Et le régisseur qui encaisse est bien mandataire de l'AC pour l'encaissement des chèques ?
Le prof est est bien mandataire de l'AC et pas du régisseur pour manier des chèques ?
Les secrétaires d'intendance ont bien un mandat de l'AC pour encaisser et manier les chèques ?

Déjà, et pour rectifier, un prof peut très bien être mandataire d'un régisseur et pas "directement" du comptable.

Ensuite, il y a une énorme différence entre mandataire et régisseur... enfin je devrais dire il y avait : la responsabilité. Le régisseur est responsable de sa gestion et de celle de son mandataire. Le mandataire n'est pas responsable (sauf malversation).
Le régisseur qui encaisse chèques et espèces est régisseur, et non un mandataire du comptable au sens juridique du terme. Là aussi les termes employés ont une signification.
Si le régisseur confie à un prof, un agent, la mission de ramasser les espèces ou les chèques pour son compte ou de faire des menues dépenses, il les nomme mandataires par une convention de mandat.
Le personnel de l'intendance a normalement un mandat du régisseur dans l'ER et du comptable à l'agence. Le terme exact est mandat de caissier.
Maintenant reste à définir comment s'applique la RGP à un mandataire..... on va voir si des textes précisent ce point.

XI.3.3 - Le  mandataire .

 L’agent comptable ou le régisseur peut désigner des mandataires pour opérer en leur nom. Une procuration établie sur papier libre définit les pouvoirs confiés au  mandataire. A titre d’exemple, le mandataire peut : 

- collecter la participation des familles pour un voyage ; 

- collecter les sommes résultantes de la vente d’objet confectionnés ; 

- encaisser les règlements des clients dans un restaurant d’application.

 Le mandataire agit sous la responsabilité « personnelle et pécuniaire » de celui qui l’a désigné : l’agent comptable ou le gestionnaire-régisseur.



 XI.3.4 - Le mandataire du comptable : le  fondé  de pouvoir :

 Le fondé de pouvoirs est un agent, généralement de catégorie  A, qui assure, sous l'autorité de l'agent comptable, la coordination de l'ensemble des activités de l'agence  comptable et garantit la tenue des opérations comptables. Il dispose d' agents qu'il encadre et d'une délégation générale de signature pour agir au nom de l'agent  comptable. Les comptables publics peuvent constituer des mandataires ou fondés de pouvoirs pour opérer en leur nom et sous leur responsabilité (articles 15 et 16 du décret n°  2012-1246du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique). Le mandat résulte d’une procuration écrite qui peut être conférée par simple lettre.  La procuration peut être générale ou spéciale à certains actes expressément énoncés ; à titre d’exemple : suppléer l’absence de l’agent comptable, collecter la  participation des familles pour un voyage scolaire, pour des objets confectionnés ou pour la cotisation sécurité sociale des étudiants, etc.). Le mandat peut être révoqué à  tout moment et il cesse de plein droit par le décès du mandant ou par la sortie de fonctions soit du mandant, soit du mandataire.



XI.3.5 - Le mandataire du régisseur :

Les régisseurs ont la faculté de désigner, sous leur responsabilité et après autorisation avec autorisation de l'ordonnateur, et information de l'agent comptable, un mandataire. Les conditions particulières de recouvrement  de certains droits et de paiement de certaines dépenses peuvent justifier que celles-ci soient réalisées par d’autres personnes habilitées qui interviennent en qualité de  mandataires pour le compte et sous la responsabilité du régisseur (par exemple, un enseignant pour collecter les participations pour un voyage).En tout état de cause, la  délégation est personnelle et ne doit être consentie par le régisseur qu'à un agent présentant les garanties nécessaires. Une procuration établie sur papier libre, définit  les pouvoirs confiés au mandataire ; elle est visée par l'agent comptable qui doit veiller à ce que la qualité du mandataire réponde bien à la valeur du service attendu. Les  dépenses (voire les recettes) que le mandataire d'un régisseur est ainsi autorisé à payer (ou à encaisser) doivent être expressément déterminées dans la procuration. De  même, dans les EPLE non siège d'agence comptable, les recettes que le mandataire d'un régissseur-gestionnaire est autorisé à encaisser sont expressément  déterminées dans la procuration. Le régisseur informe l'ordonnateur de la désignation d'un mandataire en lui adressant la copie de la procuration ainsi que le spécimen  de la signature du mandataire.

Les personnels de mon bahut sont mes mandataires. C'est moi qui assume la responsabilité.
Et je ne suis pas mandataire de l'AC mais bien régisseur. C'est encore moi qui assume la responsabilité.

Je n'ai nommé mandataires que les professeurs chargés des OC. Pour les voyages les élèves viennent directement à l'intendance, on a arrêté de laisser les profs gérer le ramassage des sous car ils se permettaient d'appliquer directement à certains élèves les ristournes variables accordées par l'association en fonction de consignes décidées par la présidente au mépris du montant voté au CA. Supprimer ces mandats m'a permis de parler de gestion de fait quel que soit le mode de paiement.

Goldored a écrit:

Vous nommez les profs régisseurs/mandataires/suppléants quand ils récupèrent les chèques de voyages ?

Oui il sont autorisés par mandat, pour récupérer et non encaisser les chèques et/ les espèces et/ ou les chèques vacances.  Ça permet en même temps de cadrer les choses au niveau des choses à faire et ne pas faire.

L'intendant zonard a écrit:

Goldored a écrit:

Le prof est est bien mandataire de l'AC et pas du régisseur pour manier des chèques ?

Oui, pas de subdélégation. Apparemment le régisseur est autorisé à mandater des tiers sous sa propre responsabilité, je ne m'y attendais pas.

Pour ceux qui douteraient de ma réponse sur le sujet (et ils ont raison faut jamais prendre pour argent comptant une info mais toujours vérifier) je précise que la bible du collègue de Marseille sur les régies dit la même chose, et les fiches DAF aussi.

Voir notamment article 6-II du décret du 26/07/2019 :
https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000046790707

Dans la mesure où le régisseur a une responsabilité propre, tant qu'il l'assume il peut se faire assister, et à la réflexion c'est assez logique. On a (j'ai encore...) une vision extrêmement déformée de ce qu'est un régisseur. Dans d'autres cadres que les liliputiens EPLE, imaginez le régisseur de recettes des entrées du musée du Louvre : heureusement qu'il n'est pas le seul, avec un éventuel suppléant, à pouvoir accueillir le public au guichet !

Pour le fait qu'un régisseur peut nommer lui même ses mandataires sans subdélégation... C'est assez récent, août 2020, si je me souviens. Nombre de comptables sont passés à côté, j'en ai fait le constat.

Xena a écrit:

Pour le fait qu'un régisseur peut nommer lui même ses mandataires sans subdélégation... C'est assez récent, août 2020, si je me souviens. Nombre de comptables sont passés à côté, j'en ai fait le constat.

Non c'est faux.
La fiche V-05 du vadémécum du gestionnaire de 2016 citait déjà l'instruction du 30/09/2005 :

« Les régisseurs ont la faculté de désigner, sous leur responsabilité et après autorisation de l'agent
comptable, un mandataire. Les conditions particulières de recouvrement de certains droits et de
paiement de certaines dépenses peuvent justifier que celles-ci soient réalisées par d’autres personnes
habilitées qui interviennent en qualité de mandataires pour le compte et sous la responsabilité du
régisseur (par exemple, pour le règlement de dépenses lors d’un voyage scolaire à l’étranger).
En tout état de cause, la délégation est personnelle et ne doit être consentie par le régisseur qu'à un
agent présentant les garanties nécessaires. Une procuration établie sur papier libre, définit les pouvoirs
confiés au mandataire ; elle est visée par l'agent comptable qui doit veiller à ce que la qualité du
mandataire réponde bien à la valeur du service attendu. Les dépenses (voire les recettes) que le
mandataire d'un régisseur est ainsi autorisé à payer (ou à encaisser) doivent être expressément
déterminées dans la procuration »

Non, ce n'est pas faux. A l'époque, on devait demander au comptable et d'ailleurs si je me souviens bien, il devait signer la feuille. Maintenant, on se contente de l'informer. C'est un changement de paradigme complet surtout sur les agences un peu.. difficiles.

La question était de savoir si un régisseur pouvait avoir des mandataires. La réponse est oui et bien avant 2019. Apres qu’il faille une autorisation de l'ordo ou du comptable est une autre problématique.

Je suis d'accord sur le fond, le fait de manier des fonds publics, toussa...
Mais très honnêtement, je ne l'ai jamais vu pour des chèques ; dont acte.

Néanmoins, l'encaissement des chèques - sauf s'ils sont au nom de la régie - constitue une opération du comptable ; c'est une opération de gestion du compte bancaire. Certes GFC permet de gérer ça dans la régie, mais c'est une opération qui ne relève pas de la régie. Il convient donc de disposer d'un mandat du comptable pour manier ce moyen de paiement.

Il faut bien évidemment séparer le fait de "récupérer" des chèques remis ensuite à l'intendance pour encaissement et l'encaissement dans GFC/Opale.
Dans le premier cas il s'agira d'un mandat de mandataire pour le compte du régisseur (ER) ou du comptable (AC). Dans le second cas d'un mandat de caissier pour le compte également du régisseur ou du comptable ; même si ce dernier n'est que rarement formalisé s'agissant d'un personnel de l'intendance utilisant GFC.