Organisation des voyages : règles et principes

En qualité d'agent comptable, je suis arrivée (au bout de quelques années) à imposer ces règles :
Au moment où le CA vote la participation des familles pour un voyage, en même temps que je présente le budget du voyage, j'informe du nombre de chèques qui seront demandés et de l'échéancier.
Le lendemain du CA, je signe une convention de mandat à l'enseignant responsable, l'autorisant à collecter les chèques. Pour les espèces, les élèves viennent directement à l'Intendance.
Pour tout ce qui pourrait m'arriver avant la décision du CA je fais retour à l'envoyeur. Je ne veux pas savoir.
En expliquant aux profs que s'ils ne se conforment pas à ces règles, je déclare une gestion de fait, j'ai la paix. (Je dois dire aussi que j'ai des profs sympa.)

ecureuil a écrit:

...Au moment où le CA vote la participation des familles pour un voyage, en même temps que je présente le budget du voyage, j'informe du nombre de chèques qui seront demandés et de l'échéancier.
Le lendemain du CA, je signe ...

Les actes relatifs au financement des voyages scolaires font partie des actes qui ne sont exécutoires que quinze jours après leur transmission à l'autorité de contrôle.

Padawan a écrit:

Fréléonat, tu peux mettre ta charte sur les voyages et ton petit guide dans la banque documentaire.

Ma charte est très fortement inspirée de celle que l'on trouve dans le dossier de Besançon sur les voyages. Pour mon "petit guide", je vais voir ce que je peux faire jeune padawan

Fréléonat a écrit:

Pour mon "petit guide", je vais voir ce que je peux faire jeune padawan

Document remis et commenté lors de la journée de pré-rentrée :

Citation :

ORGANISATION D’UNE SORTIE OU D’UN VOYAGE FACULTATIF
AVEC PARTICIPATION FINANCIÈRE DES FAMILLES
Année Scolaire 2007-2008

Dans un souci d’harmonisation, nous avons souhaité établir une charte ayant pour objet la détermination des principes retenus pour l’organisation de l’ensemble des voyages scolaires de l’établissement. Cette charte a été adoptée lors du Conseil d’Administration du 28/06/2005

Parallèlement à cette charte, vous trouverez ci-dessous quelques grands principes à respecter si vous souhaitez organiser un voyage scolaire au cours de l’année scolaire 2007-2008.


1 ) Pour organiser un voyage, vous devez tout d’abord retirer auprès du chef d’établissement un document spécifique lui sera remis avec tous les renseignements à fournir (destination, programme, intérêt pédagogique, nombre d’élèves, coût global estimé, financement prévu,…).
Les projets devront être préalablement autorisés par le chef d’établissement.

2 ) L’ensemble des voyages susceptibles d’être organisés au cours de l’année scolaire devra être présenté au plus tard le 8 octobre 2007 au chef d'établissement. Les projets acceptés seront ensuite présentés au vote du Conseil d’Administration, seul organe habilité à autoriser l’organisation de ce type de séjour où une participation financière est demandée aux familles.

3 ) Les différentes sources de financement possibles sont :
La participation financière des familles.
Les dons (FSE, …).
Les subventions diverses.
Le budget de l'établissement
Aides individuelles du fonds social.

4 ) Le code des marchés publics, modifié en août 2006, nous impose une publicité et une mise en concurrence préalable pour les lignes de l'EPCP supérieures à 4 000 € hors taxes.
C'est le cas pour les voyages facultatifs, aussi conformément au réglement de la commande publique de l'établissement adopté par le CA, une publication sera faite sur le site internet www.lesmarchespublics.fr
Des formes de publicité supplémentaires pourront également être prévus, selon les projets.
Le choix final du prestataire sera fait en concertation par le chef d'établissement, le gestionnaire et le professeur organisateur. En cas de désaccord, le chef d'établissement saisira la CAO.

5 ) L'établissement, en vertu du principe de spécialité n’est pas habilité à organiser des actions de type feuilles à cases, ventes de gâteaux ou autres ayant pour but de réduire la participation des familles.
Ce genre d’opérations ne peuvent être organisées que dans le cadre d’une association (FSE, Association Sportive ...), si cela est prévu dans ses statuts.

6 ) Les voyages facultatifs sont suivi dans un service spécial N3 du budget de l’établissement. Ce service doit être équilibré en dépenses et en recettes. Par conséquent, pour éviter tout risque de déficit, il est nécessaire d’avoir recouvrer l’intégralité des versements des familles pour pouvoir payer les prestataires. Ces derniers demandant à être réglés avant le départ, l’intégralité des contributions devra être versée au plus tard trois semaines avant le début du voyage.

7 ) Lorsque le montant demandé aux familles est conséquent, il sera possible de prévoir plusieurs versements. Dans ce cas, le nombre de versements et les dates de paiements seront déterminés par l'agent comptable.

8 ) S’il n’y a pas mise en place d’une régie de recettes ou d’une convention de mandat, vous n’êtes pas habilités à collecter les contributions versées par les familles. Aussi, si des élèves vous remettent des versements, remettez les à l’intendance en fin de journée, ne les gardez pas dans votre casier ou ne les prenez pas chez vous, afin d’écarter tout risque de gestion de fait.

9 ) Pour les enseignants ayant besoin de liquidités sur place, il est obligatoire d’installer une régie temporaire d’avances afin de pouvoir manipuler des fonds publics.



Ces quelques consignes, qui n'ont rien d'exhaustives, peuvent paraître contraignantes mais ne sont que l’application de la réglementation en vigueur que l’on se doit de respecter.

Vous pouvez si vous le désirez consulter un document très complet sur la réglementation administrative et financière des voyages et sorties scolaires, réalisé par le Rectorat de l’Académie de Besançon, disponible sur http://idaf.pleiade.education.fr/alien/Codex/besvoysco2.pdf (également disponible en version papier dans la salle des professeurs).

Nous vous remercions par avance de votre collaboration et nous nous tenons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Allez, la charte ...

Citation :

Charte des Voyages et Sorties Scolaires

Titre 1 : Les grands principes

Article 1er :
Les voyages ou sorties sont obligatoires si :
- ils s’inscrivent dans le cadre des programmes officiels d’enseignement,
- ils concernent une classe entière ou un groupe déterminé,
- ils sont organisés sur le temps scolaire.

Ces voyages ou sorties participent par nature à la mission de l'établissement. Aussi en vertu du principe de gratuité de l’enseignement, ils seront entièrement pris en charge financièrement par l'établissement. Aucune participation financière ne pourra être demandée aux familles.

Article 2 :
Les voyages ou sorties sont facultatifs si :
- ils concernent une ou plusieurs classes ou seulement quelques élèves,
- ils se déroulent tout ou partie pendant le temps scolaire ou en totalité pendant les périodes de vacances,
- ils permettent d’atteindre un objectif éducatif sans s’inscrire dans les programmes officiels,
- les élèves ne participant pas restent dans l’établissement (enseignement normalement dispensé).

Dans le cadre des voyages ou sorties facultatifs, une participation financière pourra être demandée aux familles (contribution volontaire des familles).

Article 3 :
Le chef d’établissement détermine si les projets de voyages et de sorties qui lui sont présentés ont un caractère obligatoire ou facultatif.

Article 4 :
Tous les projets de voyages et de sorties de l’année scolaire devront être présentés au chef d’établissement, au plus tard à la fin de la première semaine d'octobre, en vue d’être validés lors de la 1ère réunion du conseil d’administration.

Article 5 :
Un bilan des voyages et sorties sera présenté lors de la dernière réunion du conseil d’administration de l’année scolaire.

Titre 2 : Les voyages et sorties facultatifs

Article 1er :
Les voyages et sorties facultatifs ne peuvent excéder une durée de cinq jours pris sur le temps scolaire.

Article 2 :
Le conseil d’administration fixe le montant de la contribution volontaire maximale des familles.

Article 3 :
En vertu de la réglementation sur les marchés publics, les projets feront l’objet d’une publication sur le site internet www.lesmarchespublics.fr.

Article 4 :
Les accompagnateurs, qui exercent dans le cadre d’un voyage une mission au service de l’établissement, ont droit à la gratuité de leur séjour. Cependant, les charges ne doivent pas être supportées par les familles. Leur financement sera prévu sur le budget de l’établissement.

Article 5 :
L’établissement est autorisé à percevoir par avance les contributions volontaires des familles. Les dépenses seront engagées dans la limite des sommes perçues.

Article 6 :
Si une famille n’a pas réglé la totalité de la contribution avant le départ, le chef d’établissement pourra exclure l’élève du voyage.

Article 7 :
En fonction de la contribution volontaire des familles demandée, un échéancier pourra être mis en place par l'agent comptable.

Article 8 :
Les familles peuvent demander l’aide du fonds social collégien pour régler la contribution à un voyage facultatif.

Article 9 :
L’éventuel reliquat sera obligatoirement remboursé aux familles qui auront réglé l’intégralité de la participation demandée, excepté s’il est inférieur à 8 €.

Article 10 :
Les reliquats inférieurs à 8 € seront acquis définitivement à l’établissement à l’expiration d’un délai de 3 mois à compter de sa date de notification aux familles, si celles-ce n’en ont pas demandé le remboursement. Dès lors, le conseil d’administration pourra valablement délibérer de l’affectation de ces sommes non affectées.

Article 11 :
Les conditions d’annulation du voyage seront notifiées aux familles par acte d’engagement. Ces conditions peuvent être déterminées par l’établissement. Elles peuvent être équivalentes à celles prévues dans la convention de séjour.

Charte adoptée par le Conseil d’Administration du xx/yy/zzzz

Le jeune padawan, remercie Monsieur Fréléonat.

c'est très gentil à Fréléonat davoir mis en ligne sa charte de voyages et sorties scolaires ainsi que l'organisation d'une sortie ou d'un voyage.
J'avais l'intention d'en mettre un en oeuvre dans l' EPLE où je suis, mais comment faire pour le faire accepter au CE ? De quelle manière s'y prendre ?