Bonjour,
Ma question est digne du bêtisier    mais je la pose quand même ici parce que je me retrouve complètement quiche devant une réalité toute bête : 
On sait gérer et sécuriser le traitement des mandats ; mais quid des ventes ? Un collègue me réclame une facture car mon lycée lui aurait vendu des - mettons, pour masquer un peu mon affaire - ramettes de papier.
Mais d'une part je ne suis pas au courant de sa demande ; d'autre part je ne suis pas au courant de la livraison qui a vraisemblablement eu lieu ; et enfin je découvre seulement à l'occasion de son appel que la facture n'a pas été faite.

Quelle procédure de vente peut-on mettre en place qui passe nécessairement à un moment par la validation du gestionnaire ?

Cette pratique est-elle tout simplement interdite ?

Ben, heu, déjà quand un EPLE vend un truc il y a un tarif de voté au CA et le GM est au courant.
Ensuite si c'est une vente d'une prestation récurrente ou bien d'un OC basique, tu peux exiger d'avoir un BDC quand un autre EPLE commande quelque chose.

Il y a eu tarif voté et le collègue a envoyé son BC à la secrétaire, qui a géré l'affaire sans m'en parler. 
Donc il n'y a rien pour sécuriser les quelques ventes que nous faisons...

Il y a le module "mémoire" dans GFC qui permet d'émettre des factures et de générer automatiquement des OR

polaire a écrit:

Il y a le module "mémoire" dans GFC qui permet d'émettre des factures et de générer automatiquement des OR

Oui, si l'on pense à écrire le mémoire. Mais je cherche une procédure pour pallier les oublis.
En dépense, on ne peut pas oublier une dette car il y a un bon de commande que le gestionnaire ou le CE signe ; un contrat à lire. A défaut, un fournisseur qui appelle pour réclamer son paiement.
En recettes, c'est une autre affaire car on pourrait très bien livrer un bien et... c'est tout. Silence.

Je ne vois que l'inventaire comme mode de contrôle.

Des claques dans le beignets des "vendeurs" ?
 
Avant de sortir : note de service ferme auxdits vendeurs pour leur rappeler que la vente doit être tracée, faire l'objet d'une facture dont une copie est fournie à l'Intendance...

Goldored a écrit:

Des claques dans le beignets des "vendeurs" ?

Alors par ici c'est plutôt "une tarte dans le baigneur"   mais ce n'est pas plus gentil que chez toi à l'ouest

J'ai trouvé la parade : ça s'appelle du détournement de biens, passible d'une plainte au pénal pour abus de confiance. Ça devrait calmer.

Pour les filières pro en question, exiger pour chaque commande susceptible de devenir un OC un document qui précise l'utilisation des biens commandés.
Un petit excel document pas méchant rapide à remplir. Ne pas commander si pas rempli.
Et prévenir la secrétaire qu'elle n'a pas intérêt à passer commande sans ce document et sans passer par toi
Bon courage!

Ce n'était pas en voie pro, mais à l'intendance. La vente était liée à une convention passée avec un autre EPLE.
Finalement il suffit de faire un BL sécable en deux dont je signe une moitié pour garder sous la main un pense-bête bien utile.

Oxiane Recouvreur a écrit:

polaire a écrit:

Il y a le module "mémoire" dans GFC qui permet d'émettre des factures et de générer automatiquement des OR

Oui, si l'on pense à écrire le mémoire. Mais je cherche une procédure pour pallier les oublis.
En dépense, on ne peut pas oublier une dette car il y a un bon de commande que le gestionnaire ou le CE signe ; un contrat à lire. A défaut, un fournisseur qui appelle pour réclamer son paiement.
En recettes, c'est une autre affaire car on pourrait très bien livrer un bien et... c'est tout. Silence.

Je ne vois que l'inventaire comme mode de contrôle.

Je ne sais pas si tu y arriveras. J'ai des collègues qui me réclament des factures pour un repas ou deux ou trois... et rarement je pense à faire ces factures qui me prennent plus de temps qu'elles rapportent à l'institution.

Ça va, je me fatigue pour 150€.