Comme pour le recouvrement « classique » des créances de l’établissement, et conformément à l’article 192 du décret du 7 novembre 2012, la SATD doit être précédée d’une phase de recouvrement amiable. Il n’y a pas de définition du contenu de cette phase qui est souvent gérée matériellement par le gestionnaire dans ses débuts (envoi du premier avis et courriers de rappel notamment) ; mais il appartient à l’agent comptable d’en définir les modalités et de veiller à son application. 

Le guide paru au BOEN du 6 octobre préconise le déroulement suivant pour cette phase amiable :

- Transmission au débiteur d’un avis des sommes à payer affichant une date limite de paiement. Le plus souvent c’est l’avis aux familles issu du logiciel de traitement des droits constatés ou une « facture », un mémoire, pour d’autres types de créances.

 - En l’absence de paiement dans le délai accordé, envoi d’une lettre de relance (lettre de rappel). Le nombre de relances est laissé à l’appréciation du comptable de l’EPLE ; il peut varier en fonction du débiteur, de la nature de la créance et de son montant.

- Si le paiement n’est toujours pas effectué le comptable adresse au débiteur une mise en demeure de payer (parfois appelée « dernier avis avant poursuite ») qui doit respecter des conditions de forme strictes. Il est préférable que cette mise en demeure soit faite par lettre recommandée avec AR et qu’elle informe de la possibilité de la mise en œuvre d’une SATD. Afin d’éviter tout risque de contentieux il faut également veiller que le titre exécutoire qui fonde la créance, et qui a été transmis au débiteur, comporte l’ensemble des mentions obligatoires ou nécessaires (voir annexe 1).

- Lorsque la mise en demeure de payer n'a pas été suivie de paiement dans le délai de 30 jours suivant sa notification au débiteur, le comptable public compétent peut avec l’autorisation de l’ordonnateur engager des poursuites pouvant donner lieu à des frais mis à la charge du redevable, et notamment mettre en œuvre une SATD.

Pour engager les poursuites et mettre en œuvre la SATD, le comptable doit obtenir au préalable l’autorisation de l’ordonnateur.

A noter que cette procédure de relance progressive n’est pas spécifique à la SATD mais peut être utilisée pour d’autres types de recouvrement (recours aux huissiers notamment) et qu’il s’agit d’une préconisation.