frais de déplacement PJ mandat copy écran mapy

Bonjour,

Notre agent comptable nous demande systématiquement une copie d'écran mappy pour chaque remboursement de frais de déplacement, nous en avons beaucoup. 
Quelles sont vos pratiques dans vos établissements? 
Pour moi cela relève d'un transfert de tâche de l'agence comptable au gestionnaire, l'agence comptable se déchargeant d'une partie de son travail sur l'ER. Notre agence comptable est bien mieux dotée que nous en personnel et au vu de notre situation nous devons nous recentrer sur notre travail propre, pas effectuer celui des autres.
Dans l'espoir de vos réponses je me permets de vous souhaiter une bonne journée.

Pas une PJ obligatoire. Le demandeur complète sa demande et renseigne ce point comme les autres et l'agent comptable verifie si un truc lui semble louche.

Alomero a écrit:

Pas une PJ obligatoire. Le demandeur complète sa demande et renseigne ce point comme les autres et l'agent comptable verifie si un truc lui semble louche.

Pas mieux.
L'agent remplit sa demande de remboursement et note le kilométrage. Le gestionnaire vérifie et au besoin corrige l'imprimé. Le comptable peut, le cas échéant, contrôler derrière le travail de vérification.

Quelles sont les pièces réellement obligatoire pour les frais de déplacement, car dans mon AC on demande effectivement les km Mappy, la carte grise et l'assurance et du coup j'ai l'impression que c'est du zèle. Mais pour les km il me semblait qu'il fallait payer la distance la plus courte et si on se fit aux demandes c'est loin d'être le cas...

Toi tu devrais lire mon vadémécum.

Oui on paye la distance la plus courte entre A et B (article 5 de l'arrêté de 2013). Si l'agent note sur sa demande qu'il a fait 120 km pour aller de A à B aller retour mais que toi en qualité de gestionnaire tu ne trouves que 80 en consultant un site comme ViaMichelin, ben tu rayes 120 et tu mets 80 à la place ; et tu calcules pour 80. C'est ton job de gestionnaire, pas celui du comptable qui contrôle juste que tu as fait ton travail.

Pour les PJ c'est le décret de 2016. Pas de carte grise, d'autorisation d'utiliser le véhicule, pas d'assurance, de carte Mappy.... tout cela c'est je job de l'ordonnateur et le comptable il s'en moque.

5.2.2. LES JUSTIFICATIFS PRODUITS AU COMPTABLE
C’est au décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives qu’il convient désormais de
se référer :
2171. Prise en charge des frais de déplacement
21711. Pièces générales
1. Etat de frais (voir annexe A).
2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :
- délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,
(on se réfèrera dans le cas d’un EPLE à l’arrêté du 20 décembre 2013 ou à une délibération
spécifique du conseil d’administration)
3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.
4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée
d'application (on se réfèrera dans le cas d’un EPLE à une délibération du conseil d’administration
prévoyant une telle dérogation et l’acte sera joint)
5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de
l'admission d'un agent à un concours.
21712. Pièces particulières
a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale.
Ordre de mission (21) indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de
transport utilisé.
(21) Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité (dans
les limites de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les
moyens de transport autorisés.
L’ordre de mission doit être vérifié avec attention par le comptable, notamment au niveau des points de
vigilance précisés dans la suite de cet article.
(...)
f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la
commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale.
Décision de l'autorité territoriale. (c’est l’application de l’article 4 du décret du 30/07/2006, pour les EPLE
c’e sera la décision de l’autorité administrative).
g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements
publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale.
Décision de l'autorité territoriale (administrative pour un EPLE) prescrivant la prise en charge des frais
et, le cas échéant, prescrivant la majoration du taux de prise en charge.

volcan a écrit:

Toi tu devrais lire mon vadémécum.

Oui on paye la distance la plus courte entre A et B (article 5 de l'arrêté de 2013). Si l'agent note sur sa demande qu'il a fait 120 km pour aller de A à B aller retour mais que toi en qualité de gestionnaire tu ne trouves que 80 en consultant un site comme ViaMichelin, ben tu rayes 120 et tu mets 80 à la place ; et tu calcules pour 80. C'est ton job de gestionnaire, pas celui du comptable qui contrôle juste que tu as fait ton travail.

Pour les PJ c'est le décret de 2016. Pas de carte grise, d'autorisation d'utiliser le véhicule, pas d'assurance, de carte Mappy.... tout cela c'est je job de l'ordonnateur et le comptable il s'en moque.

5.2.2. LES JUSTIFICATIFS PRODUITS AU COMPTABLE
C’est au décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives qu’il convient désormais de
se référer :
2171. Prise en charge des frais de déplacement
21711. Pièces générales
1. Etat de frais (voir annexe A).
2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :
- délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,
(on se réfèrera dans le cas d’un EPLE à l’arrêté du 20 décembre 2013 ou à une délibération
spécifique du conseil d’administration)
3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.
4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée
d'application (on se réfèrera dans le cas d’un EPLE à une délibération du conseil d’administration
prévoyant une telle dérogation et l’acte sera joint)
5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de
l'admission d'un agent à un concours.
21712. Pièces particulières
a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale.
Ordre de mission (21) indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de
transport utilisé.
(21) Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité (dans
les limites de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les
moyens de transport autorisés.
L’ordre de mission doit être vérifié avec attention par le comptable, notamment au niveau des points de
vigilance précisés dans la suite de cet article.
(...)
f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la
commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale.
Décision de l'autorité territoriale. (c’est l’application de l’article 4 du décret du 30/07/2006, pour les EPLE
c’e sera la décision de l’autorité administrative).
g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements
publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale.
Décision de l'autorité territoriale (administrative pour un EPLE) prescrivant la prise en charge des frais
et, le cas échéant, prescrivant la majoration du taux de prise en charge.

Je ne suis pas gestionnaire je bosse en AC. Je vais donc voir avec ma cheffe pour alléger le travail de mes collègues gestionnaires
Et du coup j'en veux bien le vadémécum, où puis-je le trouver ? Merci d'avance

cfou a écrit:

volcan a écrit:

Pour les PJ c'est le décret de 2016. Pas de carte grise, d'autorisation d'utiliser le véhicule, pas d'assurance, de carte Mappy.... tout cela c'est je job de l'ordonnateur et le comptable il s'en moque.

Je ne suis pas gestionnaire je bosse en AC. Je vais donc voir avec ma cheffe pour alléger le travail de mes collègues gestionnaires.
Et du coup j'en veux bien le vadémécum, où puis-je le trouver ? Merci d'avance

J'ai bien dit que les documents concernant le véhicule utilisé par l'agent, le calcul du kilométrage, les PJ des repas, péage, etc... c'était le job de l'ordonnateur ; donc du gestionnaire. Donc ça allège pas vraiment, simplement ces PJ n'ont pas à être transmises au comptable (mais ça il doit normalement le savoir).

Pour le vadémécum sur les frais de déplacements... et tous les autres c'est ici.... mais faut "cotiser".
https://www.gestionnaire03.fr/

volcan a écrit:

cfou a écrit:

volcan a écrit:

Pour les PJ c'est le décret de 2016. Pas de carte grise, d'autorisation d'utiliser le véhicule, pas d'assurance, de carte Mappy.... tout cela c'est je job de l'ordonnateur et le comptable il s'en moque.

Je ne suis pas gestionnaire je bosse en AC. Je vais donc voir avec ma cheffe pour alléger le travail de mes collègues gestionnaires.
Et du coup j'en veux bien le vadémécum, où puis-je le trouver ? Merci d'avance

J'ai bien dit que les documents concernant le véhicule utilisé par l'agent, le calcul du kilométrage, les PJ des repas, péage, etc... c'était le job de l'ordonnateur ; donc du gestionnaire. Donc ça allège pas vraiment, simplement ces PJ n'ont pas à être transmises au comptable (mais ça il doit normalement le savoir).

Pour le vadémécum sur les frais de déplacements... et tous les autres c'est ici.... mais faut "cotiser".
https://www.gestionnaire03.fr/

Ça allègera quand même puisque les documents ne seront plus joints au mandat.

Et pour les remboursements des frais de stage c'est idem ?

Merci pour toutes ces informations.

Chez moi l'AC demande (réclame) de plus en plus de pièces. Au début j'avais juste l'OM (je vérifiais et je modifiais le cas échéant) mais maintenant j'ai besoin de l'OM, d'un tableau excel avec calcul automatique, de la carte grise, d'une copie de la carte grise (et d'un justificatif si jamais le nom de la carte grise est différent)...

Pour Mappy, c'est en plus une vérité à l'instant T. Si l'AC vérifie, il est possible que les kms soient différents en fonction des travaux, du trafic etc...

Seulement après deux cent cinquante mille rejets pour des raisons de fainéantise carabinée, bah, on abandonne tous... Et on refile des liasses de 50 pages pour un remboursement de 10 €...

Xena a écrit:

Seulement après deux cent cinquante mille rejets pour des raisons de fainéantise carabinée, bah, on abandonne tous... Et on refile des liasses de 50 pages pour un remboursement de 10 €...

C'est exactement ça et à chaque fois je me dis que c'est n'importe quoi de fournir autant de documents.

Plus ça va et plus on me demande des justificatifs pour des sommes dérisoires. La dernière en date c'est une déclaration sur l'honneur car l'enseignant a utilisé la voiture de sa mère car la sienne était en panne (on parle d'une voiture 4CV...)

Kail a écrit:

Merci pour toutes ces informations.

Chez moi l'AC demande (réclame) de plus en plus de pièces. Au début j'avais juste l'OM (je vérifiais et je modifiais le cas échéant) mais maintenant j'ai besoin de l'OM, d'un tableau excel avec calcul automatique, de la carte grise, d'une copie de la carte grise (et d'un justificatif si jamais le nom de la carte grise est différent)...

Pour Mappy, c'est en plus une vérité à l'instant T. Si l'AC vérifie, il est possible que le km soit différent en fonction des travaux, du trafic etc...

C'est pourtant simple. Il y a une réglementation et il suffit de la suivre... bon encore faut-il la connaître et faire l'effort de la lire.
A joindre au mandat la demande de remboursement signée par l'agent et l'ordo, ordre de mission et le cas échéant acte pour dérogation au décret. Le reste c'est le boulot de l'ordo et le comptable n'a pas a vérifier si l'agent est bien propriétaire d'une 8cv, s'il est assuré, vacciné, détenteur du permis de conduire, etc...
Et on prend ViaMichelin trajet le plus court et ça ne fluctue pas. De plus on va pas chipoter pour 2 ou 3 km.Trajet le plus court : si l'agent veut prendre les petits chemins ou l'autoroute c'est son problème et son compteur kilométrique on s'en fout. D'ailleurs s'il râle on lui rappelle que normalement c'est tarif SNCF seconde classe.

Kail a écrit:

Xena a écrit:

Seulement après deux cent cinquante mille rejets pour des raisons de fainéantise carabinée, bah, on abandonne tous... Et on refile des liasses de 50 pages pour un remboursement de 10 €...

C'est exactement ça et à chaque fois je me dis que c'est n'importe quoi de fournir autant de documents.

Plus ça va et plus on me demande des justificatifs pour des sommes dérisoires. La dernière en date c'est une déclaration sur l'honneur car l'enseignant a utilisé la voiture de sa mère car la sienne était en panne (on parle d'une voiture 4CV...)

Le comptable n'a que le pouvoir que lui donne un ordonnateur incompétent dans ce domaine. Si l'ordo, conseillé par son gestionnaire, lui fait un rappel à la règlementation et le réquisitionne si le rejet n'est pas justifié il n'y aura pas de problème.
Le gestionnaire n'est pas le subalterne du comptable et il doit se faire respecter ; cela passe par sa maitrise de la règlementation et par sa volonté de ne pas subir des demandes idiotes. Après si le CE a peur de réquisitionner parce qu'il n'a pas confiance dans ce que lui dit son gestionnaire sur la règlementation c'est un autre problème.

Et solliciter un entretien avec l'AC pour lui demander pourquoi il veut autant de justificatifs, est-ce que ça se fait ? En tout cas je tenterais cette démarche, pas pour se plaindre (surtout pas !), pas pour le conflit, mais vraiment pour savoir pourquoi il faut fournir tant de détails alors que la règlementation en demande moins. Et à l'occasion tu cases un ou deux autres sujets d'échange pour te former un peu au passage.

Un comptable qui demande autant de pièces inutiles et non réglementaires est au choix :
- quelqu'un qui ne maitrise pas la règlementation et n'a pas connaissance des textes. Une discussion documents à l'appui devrait régler le problème.
- quelqu'un qui se prend pour l'ordonnateur et outrepasse son rôle et ses prérogatives...
- quelqu'un qui veut pourrir la vie de ses gestionnaires...
- un incompétent......
- un inquiet maladif de voir sa RPP engagée...

Je pense que dans l'immense majorité des cas c'est la première hypothèse. Après faut reconnaître qu'on s'est trompé et ça, certains ont du mal.

cfou a écrit:

Et pour les remboursements des frais de stage c'est idem ?

Le décret de 2006 et ses arrêtés d'application s'appliquent pour tout déplacement des agents, y compris des personnes qui interviennent pour le compte de l'EPLE. La règle est donc la même pour les visites de stages faites par les enseignants.
A noter que si l'on suit la position du ministère, ce texte ne s'applique pas dans le cadre des échanges ERASMUS.
Par contre pour les déplacements d'élèves lors des stages il appartient au CA de fixer les règles de leur indemnisation pour leurs frais.

Bonjour,

Chez nous, on autorise les professeurs a effectuer les visites de stage avec les véhicules perso. mais on effectue les remboursement sur la base du tarif SNCF 2ème classe (en plus pas de remboursement s'il s'agit de communes limitrophes bien sûr !). C'est plus simple et plus économique

Je pose la question des pièces pour les élèves, car, comme vous l'avez lu au-dessus, je suis aussi un peu en conflit avec mon AC sur le volume de pièces à produire. C'est très clair pour moi pour les personnels, mais beaucoup moins pour les élèves. 
Pour eux, faut-il que je produise quoi que ce soit de particulier : ViaMichelin (qui change en plus d'un jour sur l'autre  ), tickets de restaurant, etc. ou est-ce aussi de la responsabilité de l'ordonnateur d'en effectuer le contrôle en amont ?

(Je ne parle pas du mode de remboursement qui lui ai fixé en CA, je parle des justificatifs uniquement.)

Pour les élèves, il faut comme l'indique volcan l'acte du CA (il indique le tarif et les modalités de déplacement autorisées).
Après on ajoute la demande de prise en charge (un document interne, ça justifie l'existence du stage) ainsi que les justificatifs du déplacement lorsque les transports en commun sont utilisés ; si la voiture est indiquée on utilise le barème kilométrique mentionné dans l'acte.

Extrait de l'instruction du 15 avril 2016 :

"C’est pourquoi il est souligné que, lorsqu’une catégorie de dépenses n’est pas énumérée dans la liste des
pièces justificatives, le comptable doit demander, en se référant si possible à une catégorie de dépenses similaire
qui y est répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d’effectuer les contrôles qui lui incombent en
application de l’article 60 de la loi n° 63-156 du 23 février 1963 de finances pour 1963 modifiée décret
n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, de telle sorte que sa
responsabilité ne soit pas susceptible d’être mise en cause par le juge des comptes.
De manière générale, il est possible d’indiquer que les comptables doivent toujours s’assurer que leur sont
produites au minimum deux catégories de justification :
- celles fondant juridiquement la dépense (décision, convention, contrat, ordre de mission ...) ;
- celles établissant la validité de la créance et comportant les éléments de liquidation (facture, décompte, état détaillé,...).
Ces deux catégories de justification peuvent être contenues dans une même pièce justificative."

Donc pour moi et par analogie avec les frais de déplacements agents :
- Acte du CA fixant les modalités de remboursements,
- Convention de stage,
- Imprimé de demande de remboursement signée par la famille et visée par l'ordonnateur. Bien entendu la présentation de cet imprimé est primordial.

Bonjour,

Concernant les justificatifs à fournir pour les élèves, en fonction des établissements, les pièces justificatives à produire pour les remboursements peuvent être très simples ou très compliquées.

Certains établissement demandent uniquement l'attestation de stage avec les dates effectives, d'autres les tickets de caisse, tickets restaurant, tickets de transport. Bref, cela peut aller de 2 pages au pire à de multitudes petites pièces justificatives à contrôler. Que du bonheur !