Op@le : PJ mandats

Bonjour,

On sait tous (en principe) qu'un bon de commande est un contrat et qu'à ce titre il doit être fourni au comptable lorsque la facture y fait référence.
Mais dans Opale avec la dématérialisation comment se fait la transmission des PJ, et notamment des EJ lorsqu'ils sont mentionnés sur la facture. C'est un fichier joint, et si la PJ est absente ça se passe comment ?

Merci.

Dans Opale l'engagement juridique suit la demande de paiement (ex mandat) et reste consultable en sphère comptable.

Les autres V1 et V2 complèteront certainement.

Nicolas a écrit:

Dans Opale l'engagement juridique suit la demande de paiement (ex mandat) et reste consultable en sphère comptable.

Les autres V1 et V2 complèteront certainement.

Y compris pour les ER ?
C'est le gestionnaire qui décide de joindre l'EJ ou c'est automatique ? Et pour les contrats, les actes, ça se passe comment ?
Et ces PJ sont jointes au fichier des mandats du Cofi ?

Très certainement oui, pour les ER, car les EJ font partie intégrante de la dépense, c'est même le point de départ (sauf  pour les dépenses sans engagement ).
C'est donc automatique pour répondre à ta question.

La notion d'ER est très différente dans Opale car l'AC a accès a bcp d'infos de la sphère ordo et vice-versa (tiens encore un super progrès que j'ai oublié de signaler   )

C'est pour cela que je dis qu'il faut changer de logiciel aussi au sens figuré car la logique d'Opale n'est pas celle de GFC.

Les contrats et les actes sont joints 'manuellement' : ajout de fichiers pdf et sont consultables par l'AC.

Pour le COFI, je laisse les V1 répondre car malgré la modernité de l'outil je n'en suis pas à faire mon COFI 2022  

Mais je suppose là aussi qu'il y a un changement de modèle ...

Autre question : que se passe-t'il s'il y a une différence entre le montant (ou le contenu de l'EJ) et la facture mandatée ou à mandater ?

Normalement tu as une marge d'erreur acceptable
Un % à ce qui était prévu..
Au delà, il faut faire un EJ complémentaire...

Bozinchu a écrit:

Normalement tu as une marge d'erreur acceptable
Un % à ce qui était prévu..
Au delà, il faut faire un EJ complémentaire...

Le pourcentage il est de combien ?

Et une remarque : ca ne pose pas problème, disons juridique au sens du contrôle du comptable) une facture différente du contrat (l'EJ en est un) ? Bon je comprends que si, comme c'était prévu) il fallait que ces deux documents soient conformes la majorité des factures n'auraient pû être acceptées. C'est sans doute pour ça qu'on ne joint pas les bons de commande avec les factures dans GFC.

Bozinchu a plus d'infos que moi, mais il me semble qu'Opale a évolué sur ce point.
Si j'ai bien compris (vraiment à vérifier), il n'y a plus de % acceptable mais la mise à jour de l'EJ est assouplie lorsque la facture est différente du montant engagé.
Un V1 viendra infirmer ou confirmer.
Si ce point vous semble important, je peux aller faire à l'occasion des essais dans le bac à sable qui est ultra utile quand on bascule !

Je n'ai pas plus d'info...
Mais c'est ce qui existait sur l'outil avant même qu'il ne soit adapté pour nous
Après, il y a eu beaucoup de modification..
Mais dans tous les cas, si je en m'abuse, il faut une modification de l'EJ quand il est différent de la facture

Oui !
Enfin de ce que j'en connais

En regardant je ne sais plus quel tuto sur la dépense, j'avais compris qu'une marge de 10% en plus ou en moins était prévue. Je n'ai pas expérimenté à ce stade s'il fallait faire une modification du montant de l'EJ ou si l'écart était accepté d'autorité entre EJ initial et DP.
Le BC devient une PJ automatiquement lorsqu'il est édité (PJ que l'on peut supprimer, ma collègue l'a écrasé par erreur en voulant insérer son devis) et on peut associer à l'EJ toutes les PJ que l'on veut : un devis, un contrat, une délibération, un BIEN. L'AC a accès à ces PJ.

Volcan. A priori, l'histoire des 10% est toujours de rigueur. Comme je ne maitrise pas encore tres bien le logiciel, je ne me suis pas lancé sur ce chemin. Si montant différent, je modifie l'EJ à réception de la facture et je valide l'EJ qu'à ce moment. Il faudrait que je teste cela dans le bac à sable par curiosite

Je fait très régulièrement des commandes avec des montants prévisionnels approximatifs (achats en magasin : Alimentation, fournitures administratives, matériel en magasin de bricolage...). Je corrige le montant de l'engagement sur GFC une fois l'achat effectué.

Comment cela se passe dans Opale pour ce genre de situation. Je n'arriverais que très rarement (voir jamais) à être dans la fenêtre des 10% évoqués...

J'entends certains gestionnaires qui ont déjà décidés de retourner vers des bons de commande Excel et qui ne saisiront leur EJ dans Opale qu'une fois l'achat fait.
Je ne cautionne pas leur choix qui n'est vraiment pas réglementaire mais il y aurait-il une autre façon de faire ?

Opale poserait il problème si la date de l'engagement est postérieure à la date du ticket de caisse ?

Steph 1983 a écrit:

Opale poserait il problème si la date de l'engagement est postérieure à la date du ticket de caisse ?

Opale je ne sais pas mais le comptable s'il est compétent oui.
L'acte d'engagement est une PJ exigible avec la facture ; et l'instruction codificatrice de 2022 précise bien que le comptable doit vérifier qu'il n'y a pas eu de commencement d'exécution du marché avant la notification du marché (ce qu'est un bon de commande).

Merci volcan.

Que me proposez-vous pour être dans les clous ?
Dois-je arrêter les achats sur place ?

Il faut revenir au décret de 2022 et aux rubriques 4111 et 4112 ; à savoir les marchés faisant l'objet d'un écrit et les marchés non écrits.
L'écrit, c'est dire l'EJ (le bon de commande) n'est fourni au comptable que si son existence figure sur la facture ou que si celle-ci est supérieure au seuil de 25 000 €.
Donc si la facture < à 25 000 ne mentionne pas d'écrit (devis, bon de commande, contrat, etc...) la seule PJ sera la facture et donc le comptable n'aura aucune indication sur le fait de savoir si le marché à débuté avant la notification (la commande) et donc aucun motif pour rejeter.

D'ailleurs est-ce qu'Opale permet une liquidation sans EJ préalable ?

EJ obligatoire sous OPALE sauf quelques cas de figure. Pour ma part, il y a très peu de cas où je ne connais pas le montant à part le magasin de bricole pour lequel je fournis un bon papier et je fais EJ au retour avec le bon montant. Je fournis jamais le bon de commande OPALE mais juste le numéro de EJ. Donc je ne valide l'EJ que lorsque j'ai la facture avec le bon montant.

Pour ma part, lorsque jai créé l'EJ à l'étape 100 avec le montant prévisionnel, je fais un affichage "grille" et édite le bon de commande avant signature, le date et le signe. ; puis je fais un "retour" pour rem Comme j'avais eu à l'époque de GFC délégation de signature pour les bon de commande jusqu'à 500.00 €, je profite de cette faille. Une fois que j'ai le bon je le saisis et lance le traitement de la somme exacte qui reflètera le montant de la facture

Sur les PJ : On peut tout joindre dans Opale. L'EJ est visible de tout le monde.
Sur les écarts : Sur opale, tu ne peux envoyer au paiement que ce qui a été approuvé par le chef à la DP qui elle-même est conforme au SF. Donc si une facture diffère de l'EJ, soit il faut tout recommencer avec le bon montant (SF et EJ), soit établir un EJ complémentaire.
Les liquidations sans préalables sont prévues pour des cas très spécifiques (fond social, par exemple), mais j'ai pas encore expérimenté. Pour tout le reste (téléphone, chauffage, papeterie, etc), c'est EJ. On peut donc faire un EJ de la totalité de la somme prévue (le CE signe donc 1 EJ= à l'année) et, à réception de chaque facture mensuelle, établir le SF puis la DP (que donc le chef valide tous les mois).

Voilà, j'espère avoir été clair.