vérification des mandats

Quel est le moyen le plus rapide et le plus sûr pour un AC de vérifier si les factures présentées dans un mandatement n'ont pas déjà été mandatées précédemment?

Bonne question...parce qu'il nous manque la routine de contrôle sous GFC
On peut le faire en ordo par les sélections avancées (même montant) sous Mandatement-Liste des mandats
Perso, je fais faire des extractions complètes en dbf et je vérifie le cas échéant sous tableur (filtre ou recherche).
Pas instanné, ...mais mieux que rien... mais ce controle manque

pétanque a écrit:

Quel est le moyen le plus rapide et le plus sûr pour un AC de vérifier si les factures présentées dans un mandatement n'ont pas déjà été mandatées précédemment?

Dans un premier temps, il faut déjà s'assurer ques les mandats sont accompagnés des pièces originales et d'utiliser des doubles pour les duplis et éventuellement les triplis...

Quand j'ai un doute, je vais voir l'historique des paiements pour un bénéficiaire en compta géné.
Mais c'est vrai qu'un message de GFC sur la coïncidence du montant serait apprécié.
Remarquez que comme on est jamais content, on dirait que ça nous ralentit pour les factures qui ont le même montant chaque mois, comme les contrôles bactério ou les abonnements.

En recherche avancée, on a toujours la possibilité de faire une recherche sur le montant. ON peut aussi demander l'édition des paiements classés en fonction du montant payé : ceci permet de repérer tous les paiements du même montant

N'ayant pas eu GFC entre les mains depuis quelques temps mais de mémoire, on peut aller dans la rubrique "fournisseurs" et voir l'historique des mandats pour celui qu'on a choisi.

attention pour la recherche par montant, cela sous-entend que 2 facts ne soient pas additionnées.
Peut-être à négocier avec le ER pour simplifier les contrôles à l'agence comptable

La meilleure solution reste quand même que l'original soit joint au mandat
Par définition il n'y a qu'un original et donc un seul mandat possible.
En interne il convient aussi d'accrocher les bons de commandes et de livraison à la facture et comme par définition il n'y a qu'un bon de commande et un un bon de livraison on ne peut mandater deux fois (j'ai connu une SASU qui émettait des bons de commande à réception des factures donc ....)

Ensuite dans la liquidation il convient d'être précis dans les saisies sur les observations et mettre les numéros de factures dans GFC
Quand on édites la liste des mandats pour un fournisseur il est facile de repérer si une facture a déjà été payée.
Enfin il faut bannir le regroupement de facture et liquider les factures une à une
On perd du temps mais on s'y retrouve par la suite.

Mais on ne reste pas à l'abri d'une erreur
Surtout en alimentaire où rien ne ressemble plus à une facture d'un fournisseur qu'une autre facture du même fournisseur ( en cuisine il y a une caisse d'oeuf toutes les semaines et j'ai la même facture toutes les semaines)

Etre méfiant sur les factures anciennes (supérieure à 2 mois par exepmle). Il peut s'agir d'une facture déja payée par l'établissement mais rééditée par le fournisseur pour une relance par exemple. Or la mention "duplicata" n'est pas toujours présente.

Bozinchu a écrit:

La meilleure solution reste quand même que l'original soit joint au mandat
Par définition il n'y a qu'un original et donc un seul mandat possible.
En interne il convient aussi d'accrocher les bons de commandes et de livraison à la facture et comme par définition il n'y a qu'un bon de commande et un un bon de livraison on ne peut mandater deux fois On perd du temps mais on s'y retrouve par la suite.

Par chez moi , on dirait c'est le bons sens paysan!