Prolonger contrat photocopieurs quelques mois, possible ?

Bonjour,
Le contrat de location de photocopieurs conclu par mon prédécesseur arrive à échéance le 12 mars prochain.
J'ai contacté l'UGAP et j'ai découvert que les tarifs sont beaucoup plus intéressants (prévisible).
Le problème est que les délais de livraison sont plus longs à cause de la crise sanitaire actuelle.
Je souhaite profiter de l'offre de l'UGAP dès que possible sans prolonger mon contrat actuel encore un an (reconduction expresse prévue dans le contrat).
Une prolongation de quelques mois est faisable ? jusqu'à la fin de l'année scolaire par exemple ?
En vous remerciant,

Je suis extrêmement réservé. C'est à voir avec ton prestataire actuel, mais comme il y a des risques importants que ce soit un aigrefin, ça craint.

J'ai le même problème aussi dans les prochains mois. J'ai déjà émis les courriers recommandés pour faire cesser la location financière, après avoir consulté le contrat : en cas de retard à la restitution des machines, c'est facturable à la durée passée, au prix du contrat échu, mois par mois. Aucune hésitation dans ces conditions !

Mais ce n'est que pour la détention de la machine. Le problème, c'est pour l'entretien. Parce que la location c'est avec une banque, ils se gavent mais sont réglo. Les boîtes qui refilent des contrats honteux aux EPLE, ce sont les prestataires de maintenance, et ils peuvent se montrer très pénibles. Mais on peut aussi jouer à la roulette russe, et se passer d'un contrat d'entretien, en t'assurant que tu as une ou deux cartouches de toneur d'avance (on peut aussi en demander à des collègues) en se disant que les machines ne feront peut-être pas de pannes qui exigeront une visite de technicien. Ou bien tu sais pouvoir demander une telle visite, pas donnée, à un autre professionnel de la copie qui sait entretenir ton modèle d'appareil.

Il pourrait aussi y avoir dans tes environs un ou des collègues avec une machine "de l'ancien contrat" pas encore débarrassée, qui pourrait t'aider à faire la soudure. Et au pire il existe des prestataires qui peuvent te vendre ou louer des machines "reconditionnées" sur une durée moyenne ; parfois même ces bécanes sont placées moyennant un prix unique à la copie réalisée (mais avec un minimum de chiffre d'affaires quand même).

Gestionnerfs a écrit:

Bonjour,
Le contrat de location de photocopieurs conclu par mon prédécesseur arrive à échéance le 12 mars prochain.
J'ai contacté l'UGAP et j'ai découvert que les tarifs sont beaucoup plus intéressants (prévisible).
Le problème est que les délais de livraison sont plus longs à cause de la crise sanitaire actuelle.
Je souhaite profiter de l'offre de l'UGAP dès que possible sans prolonger mon contrat actuel encore un an (reconduction expresse prévue dans le contrat).
Une prolongation de quelques mois est faisable ? jusqu'à la fin de l'année scolaire par exemple ?
En vous remerciant,

Quelle est la date de reconduction(fin de contrat) ? Reconduction expresse ça veut dire que si tu n'envoies pas de courrier pour renouvellement le contrat se termine automatiquement sans besoin d'un courrier de résiliation ; c'est bien ça ?

Merci à vous deux. Voici quelques précisions :
- Le contrat a  été signé le 12/03/2018 pour 16 trimestres.
- Il y a des CGV applicables au contrat de location et des CGV applicables au contrat de maintenance
Pour le contrat de location :
- contrat renouvelable par reconduction expresse pour une période d'un an, sauf dénonciation du client par LRAR 3 mois avant l'expiration du contrat...etc.
- la résiliation du contrat par le client peut se faire à tout moment, préavis de 3 mois par LRAR. La résiliation prendra effet en fin de mois calendaire (??)
-  En cas de résiliation anticipée (?) ou au terme du contrat (?), la restitution du matériel aura lieu sous la responsabilité et aux frais du locataire  
Pour le contrat de maintenance:
- Le client pourra résilier le contrat de maintenance à tout moment, préavis de 3 mois avec LRAR. La résiliation prendra effet en fin de mois calendaire (?).
Bien évidemment des frais énormes sont prévus pour une résiliation avant la fin du contrat (c'est pas notre cas).

La question que je me pose : est-ce possible de laisser les deux contrats (location & maintenance) sans rien faire (même pas un écrit demandant une prolongation expresse d'un an), puis demander la résiliation au cours de l'année, une fois la date de livraison annoncée par l'UGAP, avec une LRAR en respectant le délai de 3 mois ...

volcan a écrit:

Gestionnerfs a écrit:

Bonjour,
Le contrat de location de photocopieurs conclu par mon prédécesseur arrive à échéance le 12 mars prochain.
J'ai contacté l'UGAP et j'ai découvert que les tarifs sont beaucoup plus intéressants (prévisible).
Le problème est que les délais de livraison sont plus longs à cause de la crise sanitaire actuelle.
Je souhaite profiter de l'offre de l'UGAP dès que possible sans prolonger mon contrat actuel encore un an (reconduction expresse prévue dans le contrat).
Une prolongation de quelques mois est faisable ? jusqu'à la fin de l'année scolaire par exemple ?
En vous remerciant,

Quelle est la date de reconduction(fin de contrat) ? Reconduction expresse ça veut dire que si tu n'envoies pas de courrier pour renouvellement le contrat se termine automatiquement sans besoin d'un courrier de résiliation ; c'est bien ça ?

En principe la reconduction expresse, et je peux me tromper, nécessite l'accord écrit demandant la prolongation. Mais dans la réalité, les fournisseurs interprètent le silence de l'administration comme une volonté de reconduire le contrat ...

Gestionnerfs a écrit:

-  En cas de résiliation anticipée (?) ou au terme du contrat (?), la restitution du matériel aura lieu sous la responsabilité et aux frais du locataire  

Oh purée, le poison cette clause ! 

Contrat de location mal fichu qui ne veut rien dire. Je tenterais une prolongation expresse de trois mois sur la base de la deuxième ligne.

Il y a deux sortes de reconduction.
- la tacite qui prolonge le contrat si aucun acte ne vient y mettre fin,
- l'expresse qui nécessite un acte de l'ordonnateur pour continuer. Sans cet acte le contrat cesse d'exister à sa date anniversaire. J'ajoute qu'un comptable qui continue à payer un contrat sans la lettre de reconduction de l'ordonnateur adressée au fournisseur, engage sa responsabilité. Et un gestionnaire qui ne fait pas respecter la règlementation est aussi en faute.
Voilà pour la règle.

Maintenant les conditions que tu indiques c'est clairement n'importe quoi. Soit la reconduction est expresse et il n'y a pas de renouvellement automatique si pas de LR pour y mettre fin, soit c'est de la reconduction tacite. Ce que tu écris comme clause c'est de la reconduction tacite. Le contrat ayant été signé le 12 mars il aurait fallu le dénoncer avant le 12 décembre. Après est-ce qu'il est possible de le résilier (et avec quelles pénalités) en cours d'année de contrat ? Faut voir les clauses.

J'ai vu des contrats mal rédigés mais des comme ça rarement. Cela ne serait pas arrivé si tu avais fait un marché avec tes propres conditions.

Si la reconduction est bien expresse le contrat cesse à sa date anniversaire sans besoin de LR. Donc au 12 mars. Tu peux passer avec le fournisseur un nouveau contrat pour la durée que tu souhaites : six mois par exemple. Tu peux aussi négocier un avenant qui prolonge l'existant pour une durée ferme précisée dans l'avenant.

Alomero a écrit:

Contrat de location mal fichu qui ne veut rien dire. Je tenterais une prolongation expresse de trois mois sur la base de la deuxième ligne.

Oui, le mieux est de négocier un avenant pour chacun des deux contrats avec une date de fin qui te convienne.

Regarde les conditions de restitution de la machine à la fin du contrat : si c'est comme chez moi (et c'étaient les pires), en cas de retard à la restitution des bécanes le prix et les conditions sont tout à fait intéressantes. Et comme ton contrat d'entretien est plus souple et peut lui être reconduit sur une courte période, ça vaut le coup de jouer cette carte.

N'oublions pas que c'est juste en cas de retard à l'arrivée du nouveau matériel, et que ce retard, pour être assez probable, n'est pas encore certain.

Merci pour vos retours.
Il est vraique  la reconduction expresse nécessitant un recommandé et 3 mois de préavis m'a interpellé, mais c'est comme ça !
J'ai envie de jeter ça à mon prédécesseur qui n'était pas vigilant  
Si vous avez un peu de temps pour les décortiquer, je peux vous envoyer une copie de ces CGV...

Gestionnerfs a écrit:

Si vous avez un peu de temps pour les décortiquer, je peux vous envoyer une copie de ces CGV...

Essaie...

Je vous ai envoyé un mail

Gestionnerfs a écrit:

Je vous ai envoyé un mail

Mon mail n'était plus valable. Je l'ai changé, tu peux recommencer.

C'est la même clause que dans le contrat que je termine prochainement : moi j'en conclus que, une fois la location terminée, si l'on traîne à restituer le matos, on doit payer la location, au mois et au prix mensuel moyen. C'est tout à fait correct, nonobstant bien entendu que la location était à un prix odieux à l'origine. En tout cas c'est forcément mieux que de rempiler pour une année entière alors qu'on a un problème sur un à trois mois.

Bonjour IZ,
Donc tu préconises de ne rien faire, et demander la résiliation au moment venu avec LR et délai de 3 mois ?
@Volcan, je ne sais pas comment t'envoyer le lien pour télécharger le document (pas de mail, pas de mp)

Gestionnerfs a écrit:

Donc tu préconises de ne rien faire, et demander la résiliation au moment venu avec LR et délai de 3 mois ?

Je te propose, après avoir mené ta propre réflexion, voire passé un coup de fil à la banque qui loue pour prendre leur opinion, de proposer au chef d'établissement de jouer la montre après la résiliation, à l'échelle de un à quatre mois, en sachant devoir payer au mois la location de la machine. Et donc pas sans demander la résiliation, par recommandé sur papier parfumé posté une nuit de pleine lune !

Gestionnerf a écrit:

- Le contrat a  été signé le 12/03/2018 pour 16 trimestres.
- Il y a des CGV applicables au contrat de location et des CGV applicables au contrat de maintenance
Pour le contrat de location :
- contrat renouvelable par reconduction expresse pour une période d'un an, sauf dénonciation du client par LRAR 3 mois avant l'expiration du contrat...etc.
- la résiliation du contrat par le client peut se faire à tout moment, préavis de 3 mois par LRAR. La résiliation prendra effet en fin de mois calendaire (??)
-  En cas de résiliation anticipée (?) ou au terme du contrat (?), la restitution du matériel aura lieu sous la responsabilité et aux frais du locataire  
Pour le contrat de maintenance:
- Le client pourra résilier le contrat de maintenance à tout moment, préavis de 3 mois avec LRAR. La résiliation prendra effet en fin de mois calendaire (?).
Bien évidemment des frais énormes sont prévus pour une résiliation avant la fin du contrat (c'est pas notre cas).

Perso j'appelle ça un contrat en tacite reconduction, mais je suis du genre à couper les cheveux en quatre.

La notion "reconduction expresse" est lâchée, donc nécessite l'accord de l'acheteur, sinon contrat résilié.
Maintenant, il va falloir que je trouve les arguments pour expliquer à la boite mon intention de reconduire le contrat quelques mois ... mais j'attends que l'Ugap me communique le devis définitif et que Toshiba me donne une date de livraison.

Même problème avec l'UGAP : leur fournisseur japonais est à la peine à cause de la crise sanitaire (comme les voitures, les consoles, etc.) et apparemment dans ce beau pays insulaire ces machines sont fabriquées à la commande.

Face à l'allongement de la durée de livraison, je me suis retourné vers une autre centrale d'achat, actuellement développée par une CT, et qui a fait son propre marché de solutions de copieur avec un autre fournisseur.

Gestionnerfs a écrit:

La notion "reconduction expresse" est lâchée, donc nécessite l'accord de l'acheteur, sinon contrat résilié.
Maintenant, il va falloir que je trouve les arguments pour expliquer à la boite mon intention de reconduire le contrat quelques mois ... mais j'attends que l'Ugap me communique le devis définitif et que Toshiba me donne une date de livraison.

L'UGAP c'est bien. Mais si tu fais ton propre marché, dans le document de consultation qui sert de contrat, il est possible (conseillé) de prévoir une date limite de livraison et mise en service des appareils sous peine d'astreinte et la mise à disposition gratuite d'appareils en attendant la mise en service.

Bonsoir,
J'ai été récemment confrontée au renouvellement du contrat photocopieurs.

Si je peux apporter un témoignage, l'UGAP n'a dans mon cas pas du tout été compétitif. Le représentant Auvergne n'a pas écouté notre demande et nous a édité un devis autour des 30 000 € tout en sous-estimant de moitié notre coût/copie annuel Si nous avions suivi cette piste, il aurait fallu prévoir un large dépassement au devis initial. Il m'avait également fait part des délais allongés pour l'installation suite aux pénuries mondiales.

J'ai donc opté, après accord de mon CE et d'excellents conseils reçus en formation, pour la publication d'un MAPA. J'y ai inscrit les conditions d'installation, la non reconduction du contrat au terme des 63 mois de location, etc. On croise les doigts pour que tout se passe bien jusqu'à la transition entre les deux contrats
Le seul inconvénient que je vois au MAPA c'est de se risquer à omettre certaines conditions dans sa rédaction et ne pas prévoir toutes les éventualités vis-à-vis de l'entreprise.

Les problèmes avec l'UGAP ne datent pas du Covid mais sont bien antérieurs; maintenant pour l'UGAP il faut largement anticiper (et les relancer souvent).

Théa a écrit:

Le seul inconvénient que je vois au MAPA c'est de se risquer à omettre certaines conditions dans sa rédaction et ne pas prévoir toutes les éventualités vis-à-vis de l'entreprise.

Avec mon collègue on a fait un canevas pour un dossier de consultation de photocopieurs.

On peut "rater" son MAPA, notamment pour des contrats aussi complexes. Et surtout, quand on est à l'UGAP, on a la puissance de feu (absolue) de l'union pour faire respecter l'établissement dans l'exécution du contrat. Alors que client isolé contre un prestataire qui traîne les pieds en finissant par faire le travail mal et trop tard, il est à peu près impossible d'obtenir satisfaction.

Enfin scrogneugneu c'est KOA cette location de 63 mois !? Pourquoi ne pas acheter, mais pourquoi donc !?

J'avoue, je ne suis pas capable de rédiger un MAPA aussi technique. Il faut du temps aussi. 
D'ailleurs, j'ai demandé à l'ugap de me communiquer les tarifs pour un éventuel achat, mais je ne suis pas certain de pouvoir le faire cette année car j'ai aussi un distributeur Turbo à payer (13 000€)   
Cela sera possible si l'Ugap propose le paiement en plusieurs fois, sans frais 

Gestionnerfs a écrit:

J'avoue, je ne suis pas capable de rédiger un MAPA aussi technique. Il faut du temps aussi. 

Sur la plate-forme IJA, tu peux trouver des exemples de MAPA pour des photocopieurs sans préjuger de la qualité rédactionnelle de ces documents.

volcan a écrit:

Théa a écrit:

Le seul inconvénient que je vois au MAPA c'est de se risquer à omettre certaines conditions dans sa rédaction et ne pas prévoir toutes les éventualités vis-à-vis de l'entreprise.

Avec mon collègue on a fait un canevas pour un dossier de consultation de photocopieurs.

Bonjour ! ce canevas est dispo sur votre site ? :-)