Opérations de fin d'année

Bonsoir,

J'ai commencé mes opérations de fin d'année mais je ne suis pas sûre d'avoir pensé à tout.

J'ai fais :

• le mandat et l'OR pour les amortissements
  
• les OR pour les subventions Etat. Je suis en attente des notifs du CD pour faire celles du CD
  
• mon mandat de mes dernières factures
  

Je vais faire ma régie pour passer :

• mandat FCSH et FDPI
  
• reversement SRH sur ALO
  

Je suis en attente du stock alimentaire pour faire l'opération et le relevé des compteurs des logements pour faire les avantages en nature.

Qu'ai je oublié ?

Si tu as accès à mon site il y a un vade-mecum sur la période d’inventaire et les trucs à faire, sinon envoi un courriel.

volcan a écrit:

Si tu as accès à mon site il y a un vade-mecum sur la période d’inventaire et les trucs à faire, sinon envoi un courriel.

C'est quoi ton site ? Si tu as une liste, je la veux bien

Lol gestionnaire03

J'ai pas accès.

M. oui mais non, tu te poses les bonnes questions et tu as bien avancé, la classe  

Les opérations de fin d'exercice comptable sont assez nombreuses et leur organisation dépend aussi de celle fixée par ton AC ...

N'hésite pas à regarder les ressources disponibles sur www.gestionnaire03.fr (accessible avec un don), AJI (il y a des articles très bien faits sur le sujet), intendancezone.net (ici par exemple http://intendancezone.net/spip.php?article910 http://intendancezone.net/spip.php?article1014

Avant de partir :
- Battre le rappel des factures non arrivées (cf liste des engagements)
- Demande les EDS à l'agence comptable et vérification SDE et SDR // classe 4 et passer les opérations en attente : voyages, frais bancaires, prélèvements fournisseurs, dégradations etc.
- Retour des régies
- Màj EGIMMO, amortissements et vérification EGIMMO//GFC
- Préparer prél auto de janvier
- Transmettre budget + AR autorités de contrôle

Au retour des vacances :
- Relevés des stocks et des compteurs logements au 31/12
- Pense à faire le ménage dans tes comptes d'encaissement de régie
- Éditions état des stocks + Turbise
- Écriture de variation des stocks
- Mettre à jour les tarifs : GFE, TURBISE
- Dernier mandat à payer
- DM 22 puis Mandat + OR reversement charges communes : profite avec Opale cette bizarrerie va disparaitre.
- Calcul des charges locatives + AOR/OR
- Lister les factures non parvenues et préparer l'extourne

Merci

Pas véritablement de calendrier pour la réalisation des opérations de clôture de l’exercice, car il est subordonné à la structure et à l’organisation de chaque établissement.
Une limite : les écritures doivent arrêtées le plus rapidement possible et le basculement comptable de GFC doit être effectué avant la fin du mois de janvier.
On peut distinguer plusieurs phases :
- la préparation du changement d’exercice en décembre.
- les opérations à réaliser en janvier.
- le basculement GFC et la préparation du compte financier.
 
Avant le 31 décembre :
Limiter les commandes.
Vérifier la situation du SRH.
Faire les ordres de recettes qui sont prêts.
Régulariser les DAO.
Faire un mandatement avec les dernières factures reçues.
Arrêter la vente des tickets repas, vérifier le stock.
Stopper et régulariser les objets confectionnés
Traiter les régies : régies temporaire, régie d’avance…
Procédure pour les encaissements ultérieurs au solde de la régie.
Arrêter l’état du stock alimentaire.
Vérifier les situations des dépenses engagées et des recettes.
 
Régies :
Faire un dernier encaissement.
Reverser l’avance à l’agence comptable (Régie / Décaissements / Versement à l'agent comptable).
Clôturer les régies temporaires (sorties, voyages).
Solder la régie en fin d’année.
 
Début janvier :
Relevez les compteurs pour les prestations en nature, faire si besoin les OR.
Etablissez les états des divers stocks de l’établissement.
Penser à renouveler les délégations, les autorisations pour les déplacements… préparer les actes pour les premiers mandatements…
Vente de tickets repas – penser à la revalorisation.
Encaissements des créances sans régie avant le basculement.
Mise à jour le cas échéant du logiciel d’inventaire.
 
Début janvier et seulement si accord de l’agent comptable :
En étant avant basculement à la date du 31/12/20 dans GFC :
Faire un dernier mandatement 2020 des factures parvenues durant les vacances et datées de 2020.
Faire les mandats pour ordre prêts (reversement SRH/ALO)
- Faire les ordres de recettes en instance.
Remettre les chèques reçus durant les vacances à l’agence comptable.
 
Après basculement :
Réceptionner le budget 2021.
Réceptionner la régie.
 
Avant ou après basculement :
Pour la préparation du compte financier et la clôture de 2020 il reste 3 opérations particulières à faire :
Faire la DBM 22.
Faire les écritures de stocks.
Faire les écritures d’amortissements.

J'ai une question qui me taraude et j'ai un doute.

Concernant les factures datées de l'année N+1 mais dont un BCD a été passé sur l'année N, je mandate sur quelle année ?

Et pour les autres factures reçus sur l'année n+1, l'an passé mon AC nous a demandé de les mandater sur l'année n-1 jusqu'au basculement général des ER. Et là aussi j'ai un doute ?

M. oui mais non a écrit:

J'ai une question qui me taraude et j'ai un doute.

Concernant les factures datées de l'année N+1 mais dont un BCD a été passé sur l'année N, je mandate sur quelle année ?

Et pour les autres factures reçus sur l'année n+1, l'an passé mon AC nous a demandé de les mandater sur l'année n-1 jusqu'au basculement général des ER. Et là aussi j'ai un doute ?

Ce qui compte c'est la date de service fait cad livraison et non pas bon de commande
si livraison en 2022 alors mandat  sur 2022 avec facture au 31 décembre
si la facture est datée de janvier 2023 on mandate tjs sur 2022 mais après basculement ( extourne)

quattro a écrit:

si la facture est datée de janvier 2023 on mandate tjs sur 2022 mais après basculement ( extourne)

Merci pour tes réponses.

Et en attendant le basculement de tous les ER, on mandate sur quelle année (factures de 2023) ?

On ne les mandate pas... C'est ça le souci. D'où l'intérêt d'une bascule tôt pour respecter les 30 jours.

M. oui mais non a écrit:

quattro a écrit:

si la facture est datée de janvier 2023 on mandate tjs sur 2022 mais après basculement ( extourne)

Merci pour tes réponses.

Et en attendant le basculement de tous les ER, on mandate sur quelle année (factures de 2023) ?

Tant qu'on a pas basculé on est toujours au 31/12/2022 ; ce qui explique que des comptables acceptent durant la première semaine de janvier un mandatement daté du 31/12 pour les factures 2022 parvenues durant les congés.
Tant qu'on a pas basculé l'exercice 2023 n'existe pas ; ce qui signifie qu'on ne peut mandater des factures 2023, ni extourner des factures 2022.
A noter - et c'est important - que chaque établissement d'un groupement peut basculer à la date qu'il souhaite sans attendre que l'agence l'ai fait. A partir de ce moment il pourra travailler sur 2023 et mandater ses factures 2023. Mais ce mandatement ne pourra être payé par l'AC qu'après son propre basculement.

volcan a écrit:

M. oui mais non a écrit:

quattro a écrit:

si la facture est datée de janvier 2023 on mandate tjs sur 2022 mais après basculement ( extourne)

Merci pour tes réponses.

Et en attendant le basculement de tous les ER, on mandate sur quelle année (factures de 2023) ?

Tant qu'on a pas basculé on est toujours au 31/12/2022 ; ce qui explique que des comptables acceptent durant la première semaine de janvier un mandatement daté du 31/12 pour les factures 2022 parvenues durant les congés.
Tant qu'on a pas basculé l'exercice 2023 n'existe pas ; ce qui signifie qu'on ne peut mandater des factures 2023, ni extourner des factures 2022.
A noter - et c'est important - que chaque établissement d'un groupement peut basculer à la date qu'il souhaite sans attendre que l'agence l'ai fait. A partir de ce moment il pourra travailler sur 2023 et mandater ses factures 2023. Mais ce mandatement ne pourra être payé par l'AC qu'après son propre basculement.

Merci à tous pour avoir rafraichi ma mémoire

M. oui mais non a écrit:

Et en attendant le basculement de tous les ER (...)

Syntax error. Personne n'attend personne. Le basculement ne fait que marquer la fin des opérations sur la classe 5, c'est-à-dire cet après-midi dans n'importe quelle agence comptable bien tenue. Le seul bogue peut venir d'un régisseur qui n'a pas fait sa fin de période la dernière semaine de décembre, et là il faut lui dire que soit il règle ça demain avant 10 h 30, soit il devra se dém.brouiller pour repartir sur la nouvelle année en faisant une seconde fois les saisies pas transmises sur l'ancien exercice. Et encore.

L'agent comptable peut basculer quand il a saisi les opérations du DFT jusqu'au 30/12 (y a plus d'opérations le 31 depuis quelques années), et qu'il a recompté sa caisse. Les gestionnaires peuvent basculer quand ils veulent, du moment qu'ils ont bien transmis leur fin de période de régie. En fin de compte tout le monde attend le GFC de l'année, qui prend toujours un temps aberrant et scandaleux à être livré, perpétuant de catastrophiques mauvaises habitudes.

Si l'agent comptable bascule le premier, OSEF. Au pire un gestionnaire s'est amusé à lui faire un mandat dans l'ancien exercice : il sera pris comme un extourne et tout est normal. Si l'agent comptable est en retard sur ses établissements rattachés, OSEF, simplement le temps qu'il s'y mette, il fait courir sa partie du délai de paiement, et concrètement s'il n'a toujours pas fait son job le 31/12, il devient techniquement responsable de dépassements du délai global de paiement de 30 jours, les indemnités et intérêts moratoires étant automatiquement mis à son débet qui n'existe plus.