Factures de contrats - absence de PJ

J'ai beau cherché dans le fofo, je ne trouve rien de satisfaisant à répondre à un établissement qui ne parvient pas à retrouver ses pièces de marchés pour régulariser des rejets - du fait de l'absence de ces pièces.
Les fournisseurs concernés semblent peu enclins à faire l'effort de leur fournir.
À part me réquisitionner, quelle solution pour l'établissement s'ils ne mettent pas les paluches sur ces pièces ?

Si il y a un contrat l'établissement et le fournisseur doivent en posséder un exemplaire. Si l'établissement à perdu le sien il faut envoyer une LR-AR au fournisseur réclamant une copie de la pièce et indiquant qu'à défaut en vertu de la réglementation il ne pourra y avoir de paiement. Cette LR-AR est de toute façon indispensable pour stopper le DGP.
Après pour d'autres solutions faudrait connaître la nature du bouzin et des PJ manquantes.

Situation compliquée... Pas de gestionnaire en titre... Mauvaise volonté... Bordel généralisé.
J'ai peur qu'il manque TOUTES les pièces de PLUSIEURS marchés.

J'ai reçu les factures, j'ai rejeté faute d'avoir les contrats pour vérifier les éléments de liquidation.
Je vais conseiller la LR-AR (et des recherches plus approfondies - je pense que Demact devrait être un recours possible à condition de se sortir les doigts).

Oui, DEMACT les délibérations et les Actes du CE... CONTRATS SIGNES EN PJ!

après pour que le CE se sente plus concerné il y a toujours la suspension de paiement et la réquisition du comptable ... pour avoir vécu une situation similaire (pas de gestionnaire, le bordel et le CE qui ne se sent pas concerné du tout ) ça lui a un peu donné des ailes au CE car brusquement il y avait une solution mais qui ne lui allait pas...

Il ne faut pas que le CE se sente PLUS concerné mais peut-être MIEUX concerné...
Mais on voulait - on me l'a clairement dit - que je fermasse les yeux sur cette absence de pièces...

Goldored a écrit:

Il ne faut pas que le CE se sente PLUS concerné mais peut-être MIEUX concerné...
Mais on voulait - on me l'a clairement dit - que je fermasse les yeux sur cette absence de pièces...

Eh, dans toutes les contrées... c'est pitoyable... la République en prend un coup chaque jour.

tout à fait d'accord. J'ai eu la même chose et je lui ai dit, Mr X, il n'y a aucun souci, je peux payer sur base des pièces communiquées avec une simple réquisition ... le tout très aimablement et avec un sourire. Brusquement il a su se servir de Dem'act et demander à la secrétaire d'appeler les fournisseurs pour récupérer des pièces. Aucune violence ni agressivité.

Sans arme, ni violence... ni état d'âme.
On est d'accord.

On est bien d'accord également que le CA ne peut pas prendre une délibération autorisant le paiement de ces factures ?

Goldored a écrit:

Sans arme, ni violence... ni état d'âme.
On est d'accord.

On est bien d'accord également que le CA ne peut pas prendre une délibération autorisant le paiement de ces factures ?

On est d'accord. Un acte du CA ne peut jamais remplacer une PJ exigible par le décret de 2016.

Deux solutions sont possibles en cas de perte du contrat initial par l'EPLE et le fournisseur :

- un nouveau contrat est établi avec caractère rétroactif : le paiement ne pourra intervenir qu'après que le CA aura autorisé la signature de ce nouveau contrat, que l'acte sera devenu exécutoire et que le contrat aura été signé des deux parties

- le CA autorise le CE à signer un protocole transactionnel entre le fournisseur et l'établissement indiquant quelles sont les prestations fournies ou à fournir, à quel prix et sur quel période.

volcan a écrit:

On est bien d'accord également que le CA ne peut pas prendre une délibération autorisant le paiement de ces factures ?
On est d'accord. Un acte du CA ne peut jamais remplacer une PJ exigible par le décret de 2016.

Il faudrait en parler à JM....

Si l'EPLE n'a pas le contrat, le prestataire l'a très certainement pour établir la facture. Lui demander. C'est tout. Ca m'est arrivé des dizaines de fois quand je suis arrivée sur mon poste.

Et si le truc date d'il y a trois mille ans, l'acte du CA se retrouvera dans les pièces de l'année précédente ou de l'année d'avant.

Bozinchu a écrit:

volcan a écrit:

On est bien d'accord également que le CA ne peut pas prendre une délibération autorisant le paiement de ces factures ?
On est d'accord. Un acte du CA ne peut jamais remplacer une PJ exigible par le décret de 2016.

Il faudrait en parler à JM....

Étrangement, c'est bien à son point de vue que j'avais pensé tout en prêtant une certaine attention à la petite alarme qui clignotait... Du coup, j'ai préféré demander des avis moins "conseild'administrationophiles" !

Extrait de l'instruction explicitant le décret de 2016 :

"Conformément à l’article D. 1617-19 du CGCT, les ordonnateurs locaux doivent produire toutes les pièces prévues dans la liste des pièces justificatives et uniquement celles-ci. Il ne leur est donc pas possible de substituer, de leur propre chef ou en application d’une délibération ou d’un contrat par exemple, des justifications particulières autres que celles définies par cette liste..."

Dans l'établissement où j'effectue un remplacement depuis novembre, plusieurs contrats étaient introuvables, que ce soit au niveau du collège ou à l'agence comptable. J'ai donc contacté les fournisseurs en leur expliquant la situation et en leur demandant un exemplaire du contrat signé.

J'ai rencontré un autre cas : un contrat de maintenance datant de 2019 et sur lequel la tacite reconduction était stipulée dans l'un des articles. J'ai également contacté le fournisseur en l'informant (mais il le savait déjà) que la tacite reconduction n'était pas possible et qu'en l'état, je ne pouvais pas mandater la future facture car je n'avais pas de pièce justificative. Il m'a donc établi et envoyé - dans l'heure - un contrat en bonne et due forme pour l'année 2021, sur la base du contrat de 2019 (et qui a été effectif en 2020 sans aucun document, passons...).

Quant à l'AC, lorsque je l'ai interpellée sur le fait que les années précédentes des factures avaient été payées sans contrat en PJ (sans PJ d'ailleurs), elle m'a répondu que la collègue que je remplace n'en fournissait jamais, qu'on ne pouvait rien lui demander et qu'elle ne répondait jamais aux sollicitations de l'AC.

Donc je ne peux que conseiller à la personne qui s'occupe des contrats dans ton ER de contacter le/les fournisseur(s) et de réclamer les contrats signés. 

Autre astuce : il m'est arrivé d'aller faire des fouilles archéologiques dans Demac't, de récupérer les documents (contrats) joints aux actes et de les faire signer à la CE puis de les envoyer au fournisseur pour signature. C'est du bricolage, mais au moins on régularise.

C'est un point noir régulier ces foutus contrats.
J'ai déjà fait des topos complets dessus en réunion d'agence mais j'ai prévu de recommencer. à la rentrée
La logique n'est pas vraiment intégrée chez une part importante de nos collègues.

Les collègues ont-ils conscience de l'importance de ces PJ ?

catiteo a écrit:

J'ai rencontré un autre cas : un contrat de maintenance datant de 2019 et sur lequel la tacite reconduction était stipulée dans l'un des articles. J'ai également contacté le fournisseur en l'informant (mais il le savait déjà) que la tacite reconduction n'était pas possible...

 Pourquoi ? La tacite reconduction est possible.

Ad vitam aeternam ? Il me semblait que c’était interdit.

Ce n'est pas interdit, c'est juste très très très très vivement déconseillé car incohérent avec l'esprit de la remise en concurrence régulière et les règles de la commande publique s'il n'y a pas de date de fin.. En effet, comment savoir sous quel seuil tu es si tu ne sais pas combien d'années ça va durer.

Merci Xena

La tacite reconduction est autorisée si elle est limitée dans le temps. Ex contrat d'un an renouvelable 3 fois par tacite reconduction ... soit un contrat de 4 ans. Par contre elle est contraire à la règlementation si elle n'est pas encadrée dans le temps. C'est justement ce qui permet de casser les contrats signés en tacite reconduction sans limitation de durée, car ils sont contraire à la commande publique
Article R2112-4
Créé par Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 – art.
Un marché peut prévoir une ou plusieurs reconductions à condition que ses caractéristiques restent inchangées et que la mise en concurrence ait été réalisée en prenant en compte sa durée totale.
Sauf stipulation contraire, la reconduction prévue dans le marché est tacite et le titulaire ne peut s’y opposer.

Justement, les contrats en question n’étaient pas bornés dans le temps.
Merci de cette précision

 
Et dans un arrêt du 17 octobre 2016 « Commune de Villeneuve-le-Roi, le Conseil d’Etat considère que les clauses de tacite reconduction contenues dans des contrats de la commande publique étant illégales, aucun préjudice, et donc aucun droit à indemnité, ne peut naître, pour le cocontractant de l'administration, de l'absence de reconduction tacite d'un contrat à l'issue de la durée initiale convenue par les parties. L'illégalité de la clause de tacite reconduction contenue dans un contrat de la commande publique a pour conséquence l'illégalité de la clause prévoyant l'indemnisation du cocontractant de la personne publique à raison de la non reconduction tacite du contrat. Il faut préciser cependant que cette décision concernait une délégation de service public.
 

Merci Volcan.