Remise d'ordre, certificat médical & RGPD

Bonjour à tous,
En discussion avec le CE aujourd'hui pour la prochaine mise à jour du règlement du SRH, j'ai voulu faire le point sur les remises d'ordres.
A ce jour, en cas d'absence pour maladie, je demande un certificat justifiant l'absence. Il n'est pas question d'offrir des remises en se basant sur les dires de la famille.
L’infirmière de l’établissement indique au CE que cela n'est pas possible (données sensibles pour un enfant, RGPD, etc.).
Je sais que les données médicales sont ultra sensibles, j'ai expliqué que je ne cherche pas le dossier médical de l'enfant mais un simple document (certificat) du médecin indiquant la durée d'absence pour raison médicale, c'est tout.
L'infirmière avance l'idée d'une attestation sur l'honneur de la famille justifiant l'absence   bonjour les abus !
Le CE semble convaincu par les dires de l'infirmière.... Je ne suis cependant pas convaincu car si je demande un justificatif d'un professionnel de santé, c'est pour justifier les remises auprès des autorités en cas de contrôle (intérêt public).
Actuellement, certaines familles ne donnent même pas de nouvelles alors que l'enfant est absent car il a la covid ou considéré comme cas contact. Dans ce cas, si les familles ne donne aucun document de la sécu, devrais-je accorder une remise d'ordre ?
La question de l'intérêt public semble en contradiction avec le RGPD ...
Quelles sont vos pratiques ? Avez-vous des textes justifiant la possibilité de demander un arrêt pour un enfant pour pouvoir justifier les remises d'ordre ?
Merci.

Il faut suivre le CE c'est lui l'ordonnateur c'est après tout de sa seule responsabilité de faire des remises d'ordre. Donc tu appliques le système préconisé par le CE.

Je crois effectivement que la demande de certificats médicaux est répandue mais abusive. Un juriste pourrait peut-être nous le confirmer et conseiller pour une autre pratique. Je précise que je pratique mais uniquement pour les absences supérieures à 3 jours consécutifs. Je ne pense pas que ce soit plus réglementaire mais c'est déjà moins la porte ouverte aux abus des familles sans alourdir la procédure pour une petite absence. Moi aussi je veux bien d'autres avis.

GESTIONNAIREENFOLIE a écrit:

Il faut suivre le CE c'est lui l'ordonnateur c'est après tout de sa seule responsabilité de faire des remises d'ordre. Donc tu appliques le système préconisé par le CE.

Déjà ce n'est pas le chef d'établissement qui définit les remises d'ordre mais la CT ou, si elle lui donne délégation pour le faire, le CA.
Le CE lui se contente d'appliquer l'acte que constitue le RI du SRH.
Et après le CE il y a le comptable qui a obligation de vérifier l'annulation de recette que constitue une RO.

Volcan -tu demandes des certificats médicaux comme pièces justificatives pour tes ORR concrètement?

GESTIONNAIREENFOLIE a écrit:

Volcan -tu demandes des certificats médicaux comme pièces justificatives pour tes ORR concrètement?

Pour les RO je demande un acte de l'ordonnateur précisant nom de l'élève, motif (pour vérifier si c'est bien prévu par le RI) et durée. Bien évidemment en début d'année l'acte listant les RO est une pièce jointe à l'OR des droits constatés. Le certificat médical n'étant pas une pièce exigible par l'ordonnateur je ne puis lui demander de la joindre.

Il y a bien une circulaire qui précise que s'agissant du contrôle des absences, "Il est rappelé que les certificats médicaux ne sont exigibles que dans les cas de maladies contagieuses énumérées dans l’arrêté interministériel du 3 mai 1989". Mais il ne s'agit que du contrôle des absences.

Le même principe doit-il s'appliquer aux décisions d'octroi des remises d'ordres, qui sont des actes administratifs d'une nature différente ? Tel est mon avis, mais il ne me paraît pas insensé d'estimer le contraire, d'autant que la mention "le cas échéant" du décret de 2016 cité par Volcan pourrait laisser le penser...

AMHA, la production au comptable du certificat médical est obligatoire si la délibération de la CT ou du CA l'exige expressément. Une telle délibération serait-elle légale ? C'est une autre histoire...

volcan a écrit:

GESTIONNAIREENFOLIE a écrit:

Volcan -tu demandes des certificats médicaux comme pièces justificatives pour tes ORR concrètement?

Pour les RO je demande un acte de l'ordonnateur précisant nom de l'élève, motif (pour vérifier si c'est bien prévu par le RI) et durée. Bien évidemment en début d'année l'acte listant les RO est une pièce jointe à l'OR des droits constatés. Le certificat médical n'étant pas une pièce exigible par l'ordonnateur je ne puis lui demander de la joindre.

A noter que le décret de 2016 sur les PJ indique :

Annulations de recettes.

- état précisant, pour chaque titre, l'erreur commise.

- le cas échéant, justificatifs.

Il me semble que depuis 2/3 ans la liste des remises d'ordre issue de Gfe, visée par l'ordonnateur répond à ces critères

Un certificat médical n'est pas abusif dans la mesure où il ne mentionne aucune donnée médicale.

Efffectivement, la liste des remises d'ordre pallie à la transmission d'informations qui n'a pas vraiment lieu d'être. Dans ce genre de cas, je mets "abs. just./dde famille xx/xx-xx/xx"
Compte-tenu du règlement de ma collectivité, c'est forcément un arrêt d'ordre médical... mais peu importe. Ce qui est important pour le comptable c'est surtout les dates, pour ne pas recouper avec une autre ro par exemple.

volcan a écrit:

GESTIONNAIREENFOLIE a écrit:

Il faut suivre le CE c'est lui l'ordonnateur c'est après tout de sa seule responsabilité de faire des remises d'ordre. Donc tu appliques le système préconisé par le CE.

Déjà ce n'est pas le chef d'établissement qui définit les remises d'ordre mais la CT ou, si elle lui donne délégation pour le faire, le CA.
Le CE lui se contente d'appliquer l'acte que constitue le RI du SRH.
Et après le CE il y a le comptable qui a obligation de vérifier l'annulation de recette que constitue une RO.

Bah chez moi c'est lui qui décide des Ro et j'en fais sans justificatifs, j'ai hâte que mon AC vienne les contrôler 

Voici le règlement de ma CT

Citation :

La remise d'ordre est une réduction dérogatoire du montant du forfait*
La présence aux repas est obligatoire pour tous les demi-pensionnaires. Les absences n'ouvrent pas droit à remise, sauf dans les cas définis ci-après :

a) La remise d'ordre accordée sous conditions et sur demande écrite des responsables de l'élève :

Elle est accordée à ia famille sur sa demande expresse accompagnée des pièces justificatives nécessaires (certificat médical le cas échéant), dès le retour de l'élève dans l'établissement, dans les cas où il :
•     change de catégorie en cours de période pour raison de force majeure dûment justifiée

(ex : régime alimentaire). La décision est prise par le chef d'établissement qui apprécie les motifs invoqués au vu de la demande et des justificatifs,  est absent momentanément ou définitivement dans le courant de l'année scolaire pour des raisons majeures dûment constatées (ex : matadie),

•     pratique un jeûne prolongé lié aux usages d'un culte, signalé et autorisé par le chef d'établissement.
La famille présente par écrit Ea demande (avec certificat médical le cas échéant) dans les 10 jours suivant le retour de l'élève dans l'établissement.

Bonjour à tous,
Je vois que les pratiques ne sont pas homogènes.
Je trouve la démarche de Volcan tout à fait raisonnable.
J'ai trouvé un échange sur le question des RO d'un agent comptable, je cite :

"Je viens d'avoir un audit de la DGFIP sur mon agence comptable. L'auditeur sur les droits constatés a bien vérifié les justificatifs des remises d'ordre, qui doivent être contrôlés par le comptable.
En pièces justificatives : certificat médical, décision d'exclusion, liste de stagiaires certifiée par l'ordonnateur, liste des élèves participant à un voyage certifié par l'ordonnateur, demande de changement de régime...
La collectivité fixe des règles, l'ordonnateur doit les appliquer et transmettre les justificatifs au comptable. Je demande à mes établissements rattachés de joindre ces documents à l'appui de l'ordre de recette des droits constatés.
Je me souviens d'un collègue qui a dû transmettre des justificatifs de changement de régime au pôle d'apurement plusieurs années après l'OR. Il était bien content d'avoir retrouvé la lettre de la famille qui demandait un changement de régime (Interne à externe).
Par contre l'auditeur a tiqué sur la remise d'ordre de 9,06€, sur l'internat au niveau régional, car c'est un arrondi (sujet de fameux débats.). Je verrai bien si j'ai quelque chose dans le rapport. On est plus tranquille avec le document du département pour les collèges, c'est bien plus simple à appliquer".

Je pense que pour l'agent comptable, un acte de l'ordonnateur est suffisant. Par contre, si l'ordonnateur (ou son adjoint gestionnaire) est contrôlé, c'est à lui de produire les justificatifs ...

Gestionnerfs a écrit:

En pièces justificatives : certificat médical, décision d'exclusion, liste de stagiaires certifiée par l'ordonnateur, liste des élèves participant à un voyage certifié par l'ordonnateur, demande de changement de régime...
La collectivité fixe des règles, l'ordonnateur doit les appliquer et transmettre les justificatifs au comptable. Je demande à mes établissements rattachés de joindre ces documents à l'appui de l'ordre de recette des droits constatés.

Oui, et c'est pour ça que je me suis battue avec la vie scolaire la 1ère année pour qu'ils arrêtent de valider des demandes de changement de régime à ma place, sur simple appel des familles 

Je vous dis pas la tronche de la 1ère constatation de mon 1er trimestre de droits constatés 

et je me suis battue avec la CE pour qu'elle me fasse suivre les conventions de stage, pas seulement un pti coup d'fil pour me dire que machin sera en stage

Je précise que j'ai mis 5 mois de lutte acharnée mais j'ai gagné sur les deux points

Bonsoir,

Pour faire des R.O, je me base sur le R.I de mon bahut pour voir déjà pour quels motifs il les accorde.
Ensuite, un certificat médical 'est un justificatif officiel que moi-même j'utilise pour accorder une R.O. J'utilise aura des fois, un écrit des parents. Toute R.O doit être justifiée par un justificatif qui tienne la route.