prévisionnel des effectifs demi-pension

Bonjour à tous,

dans l'établissement où je suis actuellement affectée, la demi-pension fonctionne de la manière suivante (pour ceux qui n'ont pas lu le fil où j'en parle) : la mairie a la charge de la préparation et la distribution des repas, elle emploie le personnel de cantine et paie directement les factures liées aux denrées, à l'entretien, la maintenance et la viabilisation. 
Le collège facture les repas aux élèves et aux commensaux et se charge de la surveillance des élèves.
Une fois par trimestre, la mairie adresse au collège une facture qui comprend les dépenses de la demi-pension.
Le collège fait une demande de compensation au département, une fois déduites de la facture de la mairie les recettes relatives aux frais scolaires et aux tickets externes (élèves et commensaux).

En début de semaine, je reçois la facture de la mairie pour le trimestre 1. Etant donné que la facture n'est pas détaillée, je demande quel est leur base de calcul : ils prennent en compte les effectifs prévisionnels communiqués par la secrétaire d'intendance (le vendredi), puis ils font apparaître le nombre de repas réellement consommés, et facturent les effectifs annoncés par la secrétaire (donc ils ne facturent pas au réel). Bien entendu, il existe un différentiel entre ces 2 chiffres : les effectifs annoncés sont toujours plus importants que les consommations réelles. Du coup, le collège est facturé pour des repas partis à la poubelle ou non consommés.

Là où cela me chagrine, c'est que cette différence correspond en moyenne à 80 repas par jour, et j'ai calculé une différence d'environ 3 000 repas pour le 1er trimestre : la mairie facture 20500 repas alors que les repas consommés avoisinent les 17 000. 
Je passerai sous silence le fait que j'ai repris toutes les conso issues de Turboself, semaine par semaine, et que les conso déclarées par la mairie sont supérieures aux passages Turboself (c'est une énigme, mais on n'est pas à l'abri d'une panne occasionnel du terminal).

J'ai demandé des explications à la secrétaire qui me sort la phrase que j'abhorre : "Ca a toujours été comme ça." Donc le contribuable paie pour rien, ça n'émeut personne. Elle ajoute que les élèves sortent comme ils veulent, les parents appellent le collège le matin et ils ne mangent pas le midi.

J'ai donc fait part de cette situation à ma chef qui a vu rouge, encore une fois. Résultat : réunion cantine demain matin. 

Sur mon ancien poste, on avait une cantine autonome, c'était plus simple pour les repas car les élèves réservaient le matin (en lycée c'est plus facile). Je souhaite donc avoir vos retours d'expérience et votre organisation pour prévoir ces effectifs :

- est-ce qu'il faut que les effectifs annoncés à la mairie soient actualisés plus souvent ?
- est-ce qu'il faut interdire aux DP de sortir avant le repas (en cas d'absence de profs par exemple) ?
- est-ce qu'il faut estimer à la baisse les effectifs prévisionnels par rapport aux inscrits (la secrétaire retire environ 20 repas  / jour) ?

Merci d'avance !

catiteo a écrit:

- est-ce qu'il faut que les effectifs annoncés à la mairie soient actualisés plus souvent ? OUI, ayant eu recours à ce mode de fonctionnement avec un prestataire privé, les effectifs étaient actualisés tous les matins (avant 10h)
- est-ce qu'il faut interdire aux DP de sortir avant le repas (en cas d'absence de profs par exemple) ? OSEF si ils sont facturés qu'ils mangent ou pas (tu fonctionnes au forfait ?)
- est-ce qu'il faut estimer à la baisse les effectifs prévisionnels par rapport aux inscrits (la secrétaire retire environ 20 repas  / jour) ? OUI aussi car structurellement, il y a toujours des absents ...

Merci d'avance !

Bonjour
Tu as de la chance que le département compense car le delta financier entre la facturation de la livraison et la facturation de la consommation monte très très vite ...
(surtout en ce moment)
Bon courage !

Chez moi, pour la restauration livrée par une mairie, les effectifs sont communiqués la veille pour le lendemain, tous les jours.
Les élèves réservent le repas l'avant-veille ce qui limite la casse (absences pour maladie etc...).
Etant en lycée, je tiens compte, malgré les réservations de repas, d'un taux d'absentéisme moyen de 12%.
Le système marche depuis 4 ans sans trop de problèmes.
Si tu n'as pas de système de réservation, fais une moyenne de ton absentéisme qui devrait être moins élevé que le mien puisque tu es en collège donc avec des usagers plus captifs....

Merci de ta réponse 
En effet, il n'y a pas de système de réservation, d'où la difficulté d'avoir de la visibilité. Je pense qu'il va falloir ré-ajuster les effectifs annoncés à la mairie et voir s'il est possible de les communiquer de manière plus fréquente que le vendredi pour la semaine suivante.

catiteo a écrit:

- est-ce qu'il faut interdire aux DP de sortir avant le repas (en cas d'absence de profs par exemple) ?

Bonjour,

En collège également, pas de système de réservation non plus :

- En cas d'absence de prof les élèves "DP" n'ont pas le droit de sortir de l'établissement, sauf s'ils sont régime 2 (le + libre) ET qu'ils n'ont plus cours l'après-midi.
Et cette sortie se fait APRES le repas. Donc aucun impact sur l'effectif DP.

Pour les sorties en raison d'un rv médical ou administratif qui empêcherait l'élève de prendre son repas, on demande aux familles de nous le signaler le + tôt possible.

Nos effectifs sont toujours très proches du prévisionnel (il y a toujours des absents qu'on ne peut prévoir évidemment)

mêmepaspeur a écrit:

Bonjour,

En collège également, pas de système de réservation non plus :

- En cas d'absence de prof les élèves "DP" n'ont pas le droit de sortir de l'établissement, sauf s'ils sont régime 2 (le + libre) ET qu'ils n'ont plus cours l'après-midi.
Et cette sortie se fait APRES le repas. Donc aucun impact sur l'effectif DP.

Pour les sorties en raison d'un rv médical ou administratif qui empêcherait l'élève de prendre son repas, on demande aux familles de nous le signaler le + tôt possible.

Nos effectifs sont toujours très proches du prévisionnel (il y a toujours des absents qu'on ne peut prévoir évidemment)

Merci, tu confirmes ce qui me paraissait comme de la logique...

On commande nos repas en liaison froide. On est au ticket, donc les élèves (lycée et etudiant) réservent 48h avant leur repas. On commande le repas (on a même négocié le repas témoin gratuit auprès du prestataire). A la fin du mois, on compare la facture du prestataire et les chiffres de réservation envoyé par le secrétaire. Et nous sommes toujours bon.

Ah le lycée, c’est la liberté !
Merci pour ton retour

catiteo a écrit:

Ah le lycée, c’est la liberté !
Merci pour ton retour

Pas forcément et ça dépend du public.
Pas de réservation chez moi faute de moyens et c'est franchement le souk.
Il a suffi qu'il pleuve hier pour que je n'ai pas assez de repas par rapport aux commandes...

Alors comment tu fais tes prévisions ?

Repas livrés par un prestataire externe en collège. On fait le point le vendredi pour le lundi et mardi de la semaine qui suit et le mardi pour le jeudi/vendredi de la semaine courante.
L'ajustement de la commande de repas est prévu dans le cahier des charges.

En effet, la prévision est quelques fois un peu divinatoire...Pour les demi-groupes, on a dit aux familles que les élèves étaient libérés après l'heure de repas (soit à 12h35), et le groupe de l'aprem devait arriver à 12h35 (pour des cours à 13h15) de sorte qu'ils puissent manger dans notre si délicieuse cantine.

Si les élèves ne viennent pas, le repas leur est quand même facturé (pas de remise d'ordre pour cela prévu au RI). Donc on commande moins de repas que ce que l'on facture aux familles.
Après, comment qu'on fait : on regarde s'il y a des changements d'EDT, on croise avec la fréquentation de la semaine d'avant et on croise avec le nombre de repas commandés. Si le mardi de la semaine d'avant à effectif théorique constant on avait 20 repas de trop, on sait que l'on peut réduire un peu la commande...

Ca ressemble un peu à du bison futé...

manque de veine a écrit:

On fait le point le vendredi pour le lundi et mardi de la semaine qui suit et le mardi pour le jeudi/vendredi de la semaine courante.

Pour les demi-groupes, on a dit aux familles que les élèves étaient libérés après l'heure de repas (soit à 12h35), et le groupe de l'aprem devait arriver à 12h35 (pour des cours à 13h15) de sorte qu'ils puissent manger dans notre si délicieuse cantine.

Si les élèves ne viennent pas, le repas leur est quand même facturé (pas de remise d'ordre pour cela prévu au RI). 
Après, comment qu'on fait : on regarde s'il y a des changements d'EDT, on croise avec la fréquentation de la semaine d'avant et on croise avec le nombre de repas commandés. 

Alors tout ce que tu écris tombe sous le (bon) sens. Ca n'aura échappé à personne que le collège où j'officie en manque cruellement, dans bien des domaines.
Libérer les élèves après les repas me semble tellement évident...mais je pense qu'il va falloir revoir le règlement intérieur, vu que ce n'est pas la pratique.
La facturation des repas non pris mais quand même prévu : 
Pour l'EDT, eh bien la CE m'a informée que ce matin elle a fait ré-installer Pronote sur le poste de la secrétaire qui ne voulait pas l'utiliser parce que "l'informatique c'est bien beau mais bon !" (elle a un porte-vue où elle note tout au crayon à papier, je revis le cauchemar de ma précédente secrétaire). Le vent du changement souffle décidément sur cet établissement. 
Du coup, la secrétaire va être obligée de travailler intelligemment. 

Petite précision : les CPE ne veulent pas surcharger les permanences, dons elles libèrent les élèves à tour de bras. Et c'est là que certains collègues vont être ravis que l'on évoque le travail exemplaire de cette caste  

Merci en tout cas pour ton message 

A propos de CPE, le fait de libérer les élèves après le repas ne va pas forcement lui plaire (car autant de mômes sur la cours en charge). On les lâche à 13h15 en même temps que l'ouverture des portes du bahut cela t'évite des prio et pas d'ouverture de porte au milieu de la pause méridienne là où il y a le moins d'AED de dispo (ça et quand il y a du taf ! Je fais gaffe maintenant avec VI).

C'est le cas chez nous et il n'y a pas vraiment de soucis.Facturation de tout les repas qui ne rentrent pas dans le cadre de RO pour les élèves au forfait.

Nous avons une cuisine sur place, le chef se cale sur les effectifs prévisionnels mais ne met pas tout en température. Il laisse la marge habituel de 10% en temporisation (histoire de double cuisson tout ça) au cas où sinon il sert le lendemain (pas possible chez toi).
Je ne fais pas des calculs en continu pour les effectifs mais c'est parce que j'ai ce qui faut en cuisine pour me le permettre (c'est limite si il n'aime pas plus improvisé des menus avec des restes). Je signale pour les  classes complètes absentes et les faits impactants (stages/sorties/voyages/etc.)

Je ne sais plus si tu as suivi le fil sur pronote, mais il faut faire gaffe car c'est très facile de mettre le bazar (mettre en consultatif). Une absence mise par erreur et la famille débarque pour péter les genoux aux aed, qui font chier le cpe qui vient te voir ensuite.

Loutre soyeuse a écrit:

Je ne sais plus si tu as suivi le fil sur pronote, mais il faut faire gaffe car c'est très facile de mettre le bazar (mettre en consultatif). Une absence mise par erreur et la famille débarque pour péter les genoux aux aed, qui font chier le cpe qui vient te voir ensuite.

Merci de ton message (je l’ai tronqué mais je l’ai bien lu !)
J’ai cité ta dernière phrase car elle est aussi drôle que vraie

Pour Pronote c'est du vécu d'AED où un collègue faisait n'importe quoi le mercredi aprèm et tu éclusais les parents mécontents le jeudi matin.

Après c'est vraiment l'organisation interne du bahut qui dicte ce qui va marcher le mieux.
Chez moi c'est 13h15 car il n'y a pas de cours se terminant à 12h35. Cependant, tu sera dépendante du CPE qui va quand même autoriser des gamins à se barrer (à tort ou à raison).
Le cadrage du RI et des RO te permet aussi de gérer bien plus facilement la chose.
Le fait que tu dépendes d'une autre cuisine est un argument de poids pour être plus contraignante là dessus. Car la cuisine centrale, elle consomme les ressources pour préparer les repas non consommés et ce n'est pas à elle de payer une "mauvaise" organisation de l'établissement destinataire (pas forcement toi mais au sens large).


Les absences de profs/classes c'est plutôt la vie sco car c'est eux qui sont destinataires de ces changements. Pour autant cela marche bien certains jours et pas d'autres car je n'ai pas que des lumières en vie sco (malgré une très bonne qualité cette année). Surtout, cela ne peut être que pour des choses anticipées. A 10h le jour même c'est trop tard.

Je ne suis pas dans ta situation et ce n'est pas une grosse problématique chez moi, je ne serai pas de bon conseils.

La mairie paie directement les charges d'entretien, viabilisation.... de la DP, donc le maire devient ordonnateur des dépenses d'un EPLE dont il n'est pas propriétaire....c'est nouveau et je serais curieux de voir la convention qui régit tout ça.
Déjà que c'est border line quand les CT pratiquent le paiement direct, mais au moins elles sont proprio du bousin.
ça choque personne ce truc?

Pas franchement, c'est comme un locataire.

Xena a écrit:

Pas franchement, c'est comme un locataire.

Ou de la sous-traitance 

Bon, bilan de la réunion :

- la secrétaire annoncera les effectifs à la mairie le jeudi pour le lundi/mardi et le lundi pour le jeudi/vendredi
- elle va revoir à la baisse les prévisionnels
- elle n'est pas chaude du tout pour utiliser Pronote, mais la CE ne lui a pas laissé le choix
- pas de changement de règlement intérieur : la CE, qui vient d'arriver, ne veut pas se mettre les parents à dos en modifiant les petits arrangements (pour le moment, du moins).

J'aurais été titulaire du poste, je me serais davantage investie dans ce dossier, mais je me suis contentée de faire un constat, d'apporter les éléments d'analyse de la situation, de suggérer des pistes de résolution, et pis c'est tout 

catiteo a écrit:

(...)  il existe un différentiel entre ces 2 chiffres : les effectifs annoncés sont toujours plus importants que les consommations réelles. Du coup, le collège est facturé pour des repas partis à la poubelle ou non consommés.

Là où cela me chagrine, c'est que cette différence correspond en moyenne à 80 repas par jour, et j'ai calculé une différence d'environ 3 000 repas pour le 1er trimestre : la mairie facture 20500 repas alors que les repas consommés avoisinent les 17 000. (...)

Bonjour,
Questions idiotes : tous les repas facturés sont bien livrés ? Autre question : que deviennent les repas non consommés (Est ce que certains ne profiteraient pas de la situation pour manger gratos ou autre)  ?

Les questions idiotes n'existent pas, voyons 
Tous les repas annoncés sont préparés mais pas distribués, ils partent donc à la poubelle. J'en ai pour preuve la facture de ramassage des déchets de la cantine qui avoisine les 4000 € / an, et que paie la mairie (la comcom nous l'avait adressée croyant que c'était à nous de la payer...).
Mais comme la mairie répercute le prix de ramassage des déchets sur la facture que l'on reçoit, c'est le chat qui se mord la queue !

catiteo a écrit:

La facturation des repas non pris mais quand même prévu : 

Les parents qui annulent un repas le matin payent quand même actuellement ?