Bonjour,
Ci-dessous pour avis et corrections/améliorations, un projet de procédure interne concernant les encaissements de
repas qui peuvent être source de longues et fastidueuses recherches en cas de décalage entre GFC et Turbise.
Si vous avez déjà fait quelque chose à votre niveau et qui fonctionne, je prends
OBJECTIF : Décrire les modalités de la vérification mensuelle
des ventes et
des consommations
des repas.
En effet, la concordance entre GFC et le logiciel de vente
des repas (Turbise) doit être assurée en permanence.
Que ce soit en cas de contrôle ou au 31/12 lorsque les soldes entre GFC et Turbise doivent être égaux et détaillés au compte financier.
Sur le principe, cette concordance est ‘naturelle’ car les encaissements dans Turbise sont intégrés dans GFC par la régie et les
repas consommés dans Turbise font l’objet d’un ordre de recette mensuel qui vient diminuer d’autant les comptes d’avance de GFC.
Dans la réalité, quelques cas particuliers d’une part et le grand nombre d’opérations d’autre part, font que la plus grande rigueur est nécessaire afin de ne pas se retrouver à vérifier les opérations une par une pendant
des heures en cas de discordance.
POINTS DE VIGILANCE : 1. Il convient de s’assurer que chaque opération réalisée dans Turbise est aussi effectuée dans GFC : il peut s’agir d’un remboursement ou d'un paiement par virement par exemple.
2. Les opérations autres que les encaissements dans Turbise doivent être utilisées avec la plus grande prudence. Le régisseur a la responsabilité de s’assurer que chaque opération dans Turbise a bien sa contrepartie dans GFC.
3. De la même manière toute opération sur les comptes concernés par les ventes de
repas dans GFC doit être également retracée dans Turbise : par exemple un paiement de
repas par fonds social, par virement, un remboursement etc. Dans ce cas, c’est à l’agence comptable d’informer le régisseur
des opérations à réaliser dans Turbise.
La communication est donc essentielle entre la personne chargée de la gestion de Turbise, le régisseur et le chargé de la comptabilité générale dans GFC, afin de garantir la concordance permanente et obligatoire entre les comptes.
La vérification après chaque régie de recettes, et a minima mensuelle, est indispensable et permet de garantir cette concordance
Par ailleurs, en cas de discordance, plus vite les recherches seront effectuées et moins elles seront coûteuses en temps.
MODE OPÉRATOIRE 1. APRÈS CHAQUE RÉGIE ET A MINIMA UNE FOIS PAR MOIS DANS L’ÉTABLISSEMENT → ADJOINT GESTIONNAIRE - Arrêter la régie et Turbise le même jour au même moment.
- Valider la dernière régie du mois, le dernier jour du mois. Ceci afin de ne pas encaisser dans GFC en mars les paiements de Turbise du mois de février.
- Éditer à partir de Turbise, les documents suivants :
1.1. A chaque régie : La liste
des encaissements de la période depuis la dernière régie. Et vérifier l’égalité
des encaissements entre Turbiseet ceux de la régies.
1.2. Dans la régie de fin de mois
- Les liste
des repas consommés du mois par catégorie (qui serviront pour l'OR)
- Les soldes créditeurs et débiteurs
des comptes de Turbise en fin de mois. Les soldes débiteurs non explicites type carte pass doivent être détaillés.
1.3 Le mois suivant, effectuer l’ordre
des recettes
des repas pris à partir
des documents de Turbise.
NB : si les
repas des personnes extérieures qui sont pris en charge financièrement par l’établissement sont gérés dans Turbo Self, bien veiller lors du mandat de pris en charge du ALO à réaliser l’encaissement correspondant dans Turbise.
Il est possible d’avoir trois cartes ‘pass’ pour faciliter les traitements : une pour les élèves externes, une pour les extérieurs pris en charge par l’établissement et une pour les extérieurs qui payent.
2. APRÈS CHAQUE RÉGIE ET A MINIMA UNE FOIS PAR MOIS A L'AGENCE COMPTABLE → CHARGE DE COMPTABILITÉ2.1. A chaque régie : Vérifier que les encaissements régie, fonds sociaux, virements bancaires et autres, concordent avec ceux de Turbise.
2.2. Dans la régie de fin de mois : A partir
des soldes de GFC (411, 412 et 419) déduire les montants
des repas consommés et vérifier que les soldes débiteurs et créditeurs de ces comptes concordent avec ceux de Turbise.