Bonsoir à tous, 
Quand on est nouveau dans un EPLE, on remarque des choses bizarres ... Mais on ne peut pas tout changer en quelques mois.  Voici quelques questions en vrac pour les connaisseurs : 

1- Une association du coin employant des personnes en difficulté a l'habitude de passer une fois chaque année à l'établissement pour proposer des fournitures de bureau hors de prix.
On commande chez eux des trombones et des chemises à des prix vraiment cher (pour un peu plus de 300€). La démarche étant d'aider l'association : c'est légal ou pas ?
Car j'ai envie de résister à une telle démarche même si le but est louable ...  qu'en pensez-vous ?

2- Un commercial pour une boite de fournitures de bureau est un habitué de l'intendance depuis longtemps : il passe, s'assoit au bureau de la secrétaire, note sur son cahier les besoins, ne propose pas de devis, et envoie la marchandise ! sachant qu'aucun bon de commande n'a été édité pour la commande ! 
Grosse envie de mettre brusquement fin à cette pratique (favoritisme?). Votre avis ?

3- Un SRH dont le budget est de 150 000€/an qui n'a aucun marché ! tout fonctionne par bon de commande, souvent chez les mêmes (la collectivité adore le localisme), selon les besoins. Il y a au début de chaque année une "consultation" sur les prix qui seront fixes pour bcp de produits pendant un an (accords-cadres). Comment y remédier quand on connaît pas le besoins réels pour faire un mapa ? Et que ça représente un travail fou pour régler tout ça ? quel risque ?

1- Oui c'est légal, tant que ca respecte la réglementation, et en général c'est le cas. Si c'est trop cher pour ton établissement bah tu dis non. Mais tu ne pourras, a priori, pas poser la question de la légalité.
2- rappelle à ta secrétaire que les bons! de commande doivent être signés par le gestionnaire, qui garanti la disponibilité des crédits et par l'ordonnateur. Si pas de bon de commande signé, elle paie... et explique à ton fournisseur qu'à défaut de BPU, toute commande devra faire l'objet d'un devis préalable.
3- la clause "locale" est un marronnier des CT, mais je crois que le CMP ne prévoit pas cette clause pour choisir le fournisseur...Lors de l'élaboration de l'appel d'offre, il faut recenser ses besoins. N'importe quel logiciel de stock te donnera la quantité de patates commandée sur une ou deux années. Lorsque le mieux disant est choisi, le tarif est fixé et tu passes commande chez lui. Essaie de voir s'il n'y a pas un lycée qui tient le groupement d'achat par chez toi. En général, c'est lui qui s'occupe de la partie marché.
Si la CT insiste pour choisir son producteur de boeufs de ton département, même s'il est plus cher que le fournisseur retenu... pas d'état d'âme, c'est toi qui commande, c'est toi qui paie, c'est toi qui choisi. Si la CT insiste, tu lui demandes de reprendre l'ensemble du dossier restauration...des commandes au recouvrement...

Dernier conseil : quand on arrive dans un établissement, il faut quelques fois du temps pour changer les choses et ne rien précipiter...

Gestionnerfs a écrit:

Bonsoir à tous, 
Quand on est nouveau dans un EPLE, on remarque des choses bizarres ... Mais on ne peut pas tout changer en quelques mois.  Voici quelques questions en vrac pour les connaisseurs : 

1- Une association du coin employant des personnes en difficulté a l'habitude de passer une fois chaque année à l'établissement pour proposer des fournitures de bureau hors de prix.
On commande chez eux des trombones et des chemises à des prix vraiment cher (pour un peu plus de 300€). La démarche étant d'aider l'association : c'est légal ou pas ?
Car j'ai envie de résister à une telle démarche même si le but est louable ...  qu'en pensez-vous ?

2- Un commercial pour une boite de fournitures de bureau est un habitué de l'intendance depuis longtemps : il passe, s'assoit au bureau de la secrétaire, note sur son cahier les besoins, ne propose pas de devis, et envoie la marchandise ! sachant qu'aucun bon de commande n'a été édité pour la commande ! 
Grosse envie de mettre brusquement fin à cette pratique (favoritisme?). Votre avis ?

3- Un SRH dont le budget est de 150 000€/an qui n'a aucun marché ! tout fonctionne par bon de commande, souvent chez les mêmes (la collectivité adore le localisme), selon les besoins. Il y a au début de chaque année une "consultation" sur les prix qui seront fixes pour bcp de produits pendant un an (accords-cadres). Comment y remédier quand on connaît pas le besoins réels pour faire un mapa ? Et que ça représente un travail fou pour régler tout ça ? quel risque ?

1) c'est légal mais discutable sur un point de vue de gestion. Ton rôle de gestionnaire est de gérer au mieux les crédits dont tu disposes pas de faire de l'action sociale : ce n'est pas le rôle d'un EPLE. De plus il y a hélas des dérives de la part de certains commerciaux. J'ai toujours refusé cette pratique qui consiste à se donner "bonne conscience" avec l'argent qui ne t'appartient pas. Des dons j'ai fait plusieurs ; mais à titre personnel (en plus c'est déductible des impôts).
2) Ca c'est inadmissible et tu dois y mettre fin sans délai. Tu fais (ou fais établir) une liste des besoins en fournitures et tu consultes plusieurs sociétés (par catalogue ou courriel) car tu es largement en-deça du seuil des 40 000 € HT. Et après consultation tu établis un bon de commande que tu fais signer par l'ordonnateur. Bien qu'on soit en-deça du seuil pour les marchés avec publicité et mise en concurrence on peut en effet parler de favoritisme et de pratique non conforme au code de la Commande publique.
3) Un MAPA (150 000 € HT, ça reste un ou des MAPA selon comment tu définis tes catégories homogènes). Tu peux toujours établir un cahier des charges avec les produits et quantités estimées d'après ton Presto des années antérieures. Si tu consultes pour la majorité des produits et vue les sommes en cause tu ne prends aucun risque... bon c'est pas parfait en termes de Commande publique, mais c'est encore loin des scandales qu'on rencontre dans certains EPLE.

Quand je suis arrivée dans mon lycée, il y avait pleins de trucs douteux avec des commandes auprès des commerciaux voir avec des prestataires de services qui facturaient mais où je n'ai jamais retrouvé trace de leur passage. La 1ère chose que j'ai faite et de faire des marchés pour remettre ce petit monde en concurrence, ne plus recevoir ces commerciaux en leur indiquant la remise en concurrence.. En 1 an, je n'ai plus été démarché par ces commerciaux véreux et assainit les finances du lycée pour acheter d'autres choses tout aussi important.

Merci à vous tous.
Je suis également allergique aux commerciaux.
Pour les facturations, j'ai découvert que certains tentent de facturer plusieurs fois la même prestation en envoyant de temps en temps la même facture!
Un éditeur a envoyé sur Chorus trois fois la même facture en un an. Sur la dernière facture, il a même osé ajouter un chiffre au numéro de la facture pour que ça passe facilement sur GFC

D'où l'impérieuse nécessité d'utiliser les bons de commande de GFC et de suivre engagement et dégagement lors du paiement.

Gestionnerfs a écrit:

Un éditeur a envoyé sur Chorus trois fois la même facture en un an. Sur la dernière facture, il a même osé ajouter un chiffre au numéro de la facture pour que ça passe facilement sur GFC

Faux, usage de faux et tentative d'escroquerie

Gestionnerfs a écrit:

Merci à vous tous.
Je suis également allergique aux commerciaux.
Pour les facturations, j'ai découvert que certains tentent de facturer plusieurs fois la même prestation en envoyant de temps en temps la même facture!
Un éditeur a envoyé sur Chorus trois fois la même facture en un an. Sur la dernière facture, il a même osé ajouter un chiffre au numéro de la facture pour que ça passe facilement sur GFC

Attention. Il peut aussi y avoir un mauvais usage de chorus.
Je n'ai jamais vu ça en 15 ans et vous semblez l'avoir constaté en quelques mois... Étrange...