Bonjour à tous,

En A.C., avez vous forcément un double (papier ou numérique) des pièces budgétaires des établissements en A.C. ?

Y a-t-il une obligation en la matière ?

Bon courage à tous...

La conservation chez l'AC d'un duplicata, dématérialisé ou non, est recommandé lors des audits.

Il me semble que cela est obligatoire mais je ne retrouve pas "ze texte".
toujours est il que c'est mieux pour répondre aux questions...

C'est dans la M9.6 :

1.1.2.5.2 La fonction de comptable public
Comme précisé ci-dessus (§1.1.2.3.1.1), le conjoint d’un comptable public ne peut être ordonnateur de l'établissement dans lequel le comptable exerce ses fonctions. Par ailleurs, l'exercice de certaines
activités est interdit aux comptables publics dans les conditions prévues par le code électoral et le statut général des fonctionnaires.
En application de l’article 18 du décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, les comptables publics sont seuls chargés notamment :
- de la prise en charge et du recouvrement des ordres de recettes qui leur sont remis par les ordonnateurs, des créances constatées par un contrat, un titre de propriété ou autre titre dont ils assurent la conservation ainsi que de l'encaissement des droits au comptant et des recettes de toute nature que les organismes publics sont habilités à recevoir ;
- du paiement des dépenses soit sur ordres émanant des ordonnateurs accrédités, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative, ainsi que de la suite à donner aux oppositions et autres significations ;
- de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés aux organismes publics ;
- du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ;
- de la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité ;

En fait, c'est plus compliqué que ça et j'ai -- enfin -- eu l'explication par les archivistes de mon département il y a peu.

Le comptable est chargé de garder les pièces 5 ans pour des raisons qui sont liés à la déchéance quadriennale des dettes/créances dans l'administration publique.
Le gestionnaire est quant à lui chargé de garder les pièces 10 ans (le fameux tripli) pour des raisons liées à la gestion de fait, et qui ne relève plus de la déchéance quadriennale mais de la prescription pénale de 10 ans.

Xena a écrit:

Le gestionnaire est quant à lui chargé de garder les pièces 10 ans (le fameux tripli) pour des raisons liées à la gestion de fait, et qui ne relève plus de la déchéance quadriennale mais de la prescription pénale de 10 ans.

... sauf que depuis 2017, les crimes ne se prescrivent plus par 10, mais par 20 ans

La gestion de faits est-elle un crime ou un délit ?
Quoi qu'il en soit, les instructions pour la conservation des pièces est de 10 ans. Cela va d'ailleurs à l'encontre de l'instruction nationale de 2006.

Xena a écrit:

La gestion de faits

Je suis encore très en phase avec mes moi-mêmes ce matin...

Xena a écrit:

La gestion de faits est-elle un crime ou un délit ?

Ni l'un, ni l'autre.

En soi, la gestion de fait n'est pas une infraction. La preuve : l'amende n'est pas prononcée par une juridiction pénale. En revanche, il est des infractions dont les faits constitutifs impliquent une gestion de fait. Mais j'ai du mal à voir quels crimes pourraient être concernés...

Nous n'avons pas les mêmes sources, car moi j'ai une référence dans mes tablettes à l'article 433-12 sur l'usurpation de fonctions.

L'usurpation de fonctions et la gestion de fait sont deux choses distinctes.

Comme tu le relèves, l'usurpation de fonctions est une infraction prévue par le code pénal. La gestion de fait, elle, est prévue par le XI de l'article 60 de la loi 63-156.

On peut être gestionnaire de fait sans que le délit d'usurpation de fonctions ne soit constitué (cas ultra-classique de l'association qui gère un voyage scolaire) et on peut par ailleurs se rendre coupable d'usurpation de fonctions sans qu'il n'y ait de gestion de fait (ex. du quidam qui se fait passer pour un fonctionnaire de police sans qu'il n'y ait forcément de l'argent derrière)

C'est tellement pas la même chose que l'article 60 prévoit que le gestionnaire de fait ne peut être condamné à une amende que s'il n'est pas poursuivi au titre de l'article 433-12 du code pénal !

Au passage, l'usurpation de fonctions est punie d'emprisonnement. C'est donc un délit qui se prescrit par 6 ans.

J'en profite pour rappeler que la numérisation des pièces relatives aux opérations des ordonnateurs permet :
- un important gain de temps : plus de photocopies, d'agrafage et de classements longs et fastidieux
- un gain de place important également
- un intérêt économique notamment sur les établissements avec beaucoup d'opérations
- un intérêt écologique probable
- une sécurisation accrue des archives en cas de personnel peu scrupuleux sur la gestion des archives ou d'accident (inodation par exemple que j'ai connu)
- un vecteur de modernisation

Des collègues ont mis cela en place depuis belle lurette ... pour ma part, j'ai copié leurs expériences et en ai fait un petit mémo pour celles ou ceux qui seraient intéressés ...

Pour info, ce n'est pas long ni compliqué à mettre en place, j'ai réussi à le faire avec mes deux main gauches    !

http://intendancezone.net/spip.php?article981

Dupond&Dupont

Au passage, l'usurpation de fonctions est punie d'emprisonnement. C'est donc un délit qui se prescrit par 6 ans.


Donc à tes yeux, cela ne justifie pas la conservation des pièces pendant 10 ans (parce qu'en fait, la question était là au départ.)
Moi, ça m'arrange, je n'ai que 5 ans de reconstitué et de fiable, mais j'en parlerais à l'archiviste du département. Pas sûr qu'il soit d'accord...

Faut voir le BO archives, je l'ai plus en tête. S'il dit 10 ans, on garde 10 ans. S'il dit moins, on peut se limiter à moins

Dupond&Dupont a écrit:

Faut voir le BO archives, je l'ai plus en tête. S'il dit 10 ans, on garde 10 ans. S'il dit moins, on peut se limiter à moins

Instruction n° 2005-003 du 22/02 /2005 - Encart B.O. n° 24 du 16 juin 2005

volcan a écrit:

Dupond&Dupont a écrit:

Faut voir le BO archives, je l'ai plus en tête. S'il dit 10 ans, on garde 10 ans. S'il dit moins, on peut se limiter à moins

Instruction n° 2005-003 du 22/02 /2005 - Encart B.O. n° 24 du 16 juin 2005

Avec la seule limite que je connaisse : d'une le BO commence à sentir le moisi ; d'autre part, les gens à qui nous faisons les bordereaux de reversement ou de destruction sont des départementaux. Et ils n'appliquent pas les mêmes consignes. Si je suis le BO, je n'ai absolument pas à conserver le tripli. Pourtant, le département exige de le conserver dix ans. Si l'archiviste ne signe pas mon bordereau de destruction, j'en fais quoi ? Ben, je garde...

Mon agent comptable ne nous demande plus de triplicata depuis son audit.

En effet, celle-ci lui aurait dit que vu que l'établissement garde un double, pas besoin d'en conserver une copie chez eux. S'ils ont besoin d'un document, il demande à l'établissement sa copie.

Et cela permet de gagner aussi pas mal de temps et surtout moins de copie à faire.

Shukun a écrit:

Mon agent comptable ne nous demande plus de triplicata depuis son audit.

En effet, celle-ci lui aurait dit que vu que l'établissement garde un double, pas besoin d'en conserver une copie chez eux. S'ils ont besoin d'un document, il demande à l'établissement sa copie.

Compter sur un établissement rattaché pour conserver ce qui me permettra de répondre aux question de mon juge !? Jamais de la vie !


1- le triplicata tel que je l'ai vu pratiquer, classement alphabétique par fournisseurs, est une monstruosité, il faudrait interner les gens qui font cela en 2020 (heu, en fait même ceux qui le faisaient en 2002 je pense aussi)

2- dans le duplicata que je gardais à mon agence comptable, j'ajoutais, à ce qui était un 2e exemplaire de l'original envoyé au juge, les "commencements de preuve par écrit" que sont le bon de commande ou la fiche d'appro, le bon de livraison, le bon transporteur, la petite lettre du prof demandant tel matos, les traces de mes procédures de choix du fournisseur (...)

3- depuis que j'ai dématérialisé le dupli, comme Nicolas l'indique, mon dupli numérique est strictement conforme à l'original ; les divers documents cités ci-dessus sont donc dans un second fichier PDF annexe à celui du bordereau des mandats

4- donc désormais j'ai, pour un peu de place prise dans mon disque dur, accès à l'historique de tous mes établissements sur plusieurs années, avec la capacité à retrouver en 60 secondes un bon transporteur d'il y a quatre ans dans un collège ayant quitté l'agence comptable par révision de la carte comptable depuis.

5- chaque gestionnaire a les mêmes informations dans son propre poste.

6- les sauvegardes de toute une agence sur 5 ans ne saturent pas une clé USB de 32 Go qui coûte 10 € aux dernières nouvelles.

7- mon local d'archives se vide graduellement, la qualité de ce qui s'y trouve encore est en revanche en forte progression tant en présentation qu'en intérêt à consulter.

8- je peux quitter mon poste sereinement : je pars avec des sauvegardes qui me mettent à l'abri de toute stupidité de la part de mon successeur

Enfin bref, lisez le papier de Nicolas, il a tout réargumenté plus mieux que moi.

L'intendant zonard a écrit:

dans le duplicata que je gardais à mon agence comptable, j'ajoutais, à ce qui était un 2e exemplaire de l'original envoyé au juge, les "commencements de preuve par écrit" que sont le bon de commande ou la fiche d'appro, le bon de livraison, le bon transporteur, la petite lettre du prof demandant tel matos, les traces de mes procédures de choix du fournisseur (...)

Là on est bien d'accord que tu ne mets ceci en œuvre que pour l'établissement support, à charge pour les ER de se débrouiller en interne de ceci qui n'a pas à être obligatoirement fourni à l'AC ?

Alomero a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

dans le duplicata que je gardais à mon agence comptable, j'ajoutais, à ce qui était un 2e exemplaire de l'original envoyé au juge, les "commencements de preuve par écrit" que sont le bon de commande ou la fiche d'appro, le bon de livraison, le bon transporteur, la petite lettre du prof demandant tel matos, les traces de mes procédures de choix du fournisseur (...)

Là on est bien d'accord que tu ne mets ceci en œuvre que pour l'établissement support, à charge pour les ER de se débrouiller en interne de ceci qui n'a pas à être obligatoirement fourni à l'AC ?

Je suggère aimablement à chacun de mes gestionnaires de faire ce travail. La majorité le fait, et j'ai comme toujours et pour tout des mauvais élèves. J'applique des mesures de rétorsion odieuses, le problème c'est que ça fait comme les sanctions internationales sur la Corée du Nord : d'abord ils s'habituent, ensuite ça leur sert de prétexte pour dire qu'on fait rien qu'à les embêter.

De quel droit les mesures de rétorsion ?

Alomero a écrit:

De quel droit les mesures de rétorsion ?

Odieuses, les mesures de rétorsion, tu as oublié de le repréciser.

Du droit divin des lapins mutants de couleur rouge.

Tu n'aimerais pas m'avoir pour GM, crois-moi 

mais toi, aimerais tu vaiment l'avoir comme AC ?

Dupond&Dupont a écrit:

mais toi, aimerais tu vaiment l'avoir comme AC ?

De ce qu'elle au eu l'occasion de me dire, ça serait un ravissement de chaque jour pour elle.

Dupond&Dupont a écrit:

mais toi, aimerais tu vaiment l'avoir comme AC ?

Ça dépend s'il sait rester à sa place d'AC. Compétent mais intrusif je dirais, des eng****des à prévoir