Bonjour,

Je souhaite poser une question aux AC présents sur le forum:

Quelles pièces demandez-vous de joindre aux mandats?

Mon AC me réclame facture, contrat et acte du CA acceptant le contrat pour le premier exemplaire

Par contre, pour le second, il me réclame ces mêmes choses mais en plus il veut: bon de commande et bon de livraison.

Je trouve cela excessif voir inutile mais je m'en remet à votre conseil!

Merci

Cet AC est parfait, comme moi.
Il faut se documenter...Décret 2007, instruction mai 2012, CMP....lecture des décisions et lettres d'observations des CRC et ...tout le reste.

OLRIK a écrit:

Cet AC est parfait, comme moi.

le duplicata d'une chose c'est la même chose en double....
Si tu as des pièces différentes ce n'est plus un duplicata...
Après chacun fait comme il veut.
Je tiens juste à souligner qu'il existe un décret qui précise tout ça...

iconocla a écrit:

Bonjour,

Je souhaite poser une question aux AC présents sur le forum:

Quelles pièces demandez-vous de joindre aux mandats?

Mon AC me réclame facture, contrat et acte du CA acceptant le contrat pour le premier exemplaire

Par contre, pour le second, il me réclame ces mêmes choses mais en plus il veut: bon de commande et bon de livraison.

Je trouve cela excessif voir inutile mais je m'en remet à votre conseil!

Merci

Décret de 2007 sur les PJ. Tout le reste est littérature.
Si la facture mentionne un contrat, celui-ci doit être joint. On peut discuter sur l'acte du CA puisque la signature du bordereau par l'ordonnateur vaut attestation du caractère exécutoire du contrat. Je n'ai pas besoin du bon de commande ou de livraison : je suis comptable, pas gestionnaire lorsque je vérifie les mandats. L'ordonnateur a signé, il a attesté le service fait. A quoi me servirait de faire en plus le travail de l'ordonnateur si je n'ai pas d'élèments me permettant de douter de la réalité des attestations du caractère exécutoire et du service fait.
Par contre depuis la jurisprudence j'exige copie du bon de commande pour toute facture > 15000 € HT.
Enfin les duplicatas restent dans les établissements rattachés. Je sais que des collègues ont des pratiques différentes et je les respecte ; mais cela compliquerait un travail déjà border line et nécessiterait plus de place avec aussi des risques de mélange. Je fais confiance aux gestionnaires pour le classement des doubles. Et puis si l'agence crame on pourra quand même rendre les cofis.

Pas mieux que le Boss...

Par contre, je demande le bon de commande, lorsque la facture ne permet pas de connaître les bases de liquidation (lorsqu'il n'est pas possible d'avoir une facture conforme à la règlementation fiscale) et j'exige des documents complets (donc avec les annexes). Tout est fait en trois exemplaires : un pour le compte financier, un pour l'agence comptable, et un pour le gestionnaire intendant...

Je ne suis pas là pour em... les collègues, mais pas là non plus pour faire embastiller l'agent comptable (quoique cela libérerait la place ).

Il n'empêche qu'il existe encore des agents comptables qui, en dépit du décret de 2007 et de deux,trois autres morceaux de littérature persistent à demander des signatures sur les factures, à rejeter des mandats pour cause de présentation de duplicata ou à exiger des copies certifiées conformes. je suis un peu fatigué de ce genre d'individu qui déclarent en réunion qu'il semblerait qu'un texte autorise à ne plus signer les factures, à payer sur présentation de duplicata et qui supprime l'obligation de certification de conformité mais ajoutent que, dans leur agence, on ne fait pas comme ça. Comme le disait un personnage d'Astérix : je suis las, las, las,...de ces gens là et j'envisage de finir par demander à l'ordonnateur de signer une réquisition prochainement pour que ce genre de comportement cesse.

lennie a écrit:

j'envisage de finir par demander à l'ordonnateur de signer une réquisition prochainement pour que ce genre de comportement cesse.

Il serait bien que les ordos osent ENFIN dire aux AC d'aller se faire voir avec leurs demandes infondées. Mais des CE qui oseraient réquisitionner, j'en connais pas des douzaines.

Je reviens sur ce fil avec une question connexe:

Est-il possible de prévoir un archivage électronique ou est-on obligé de garder les exemplaires papiers des PJ?

invité23 a écrit:

Je reviens sur ce fil avec une question connexe:

Est-il possible de prévoir un archivage électronique ou est-on obligé de garder les exemplaires papiers des PJ?

Oui c'est possible.

invité23 a écrit:

Je reviens sur ce fil avec une question connexe:

Est-il possible de prévoir un archivage électronique ou est-on obligé de garder les exemplaires papiers des PJ?

C'est ce que je pratique depuis 3 ans.
Il est fortement recommandé de prévoir plusieurs sauvegardes sur des supports différents.

Tous les documents de compta sont enregistrés sur le réseau.
A chaque vacances, je fais une copie du tout que j'enregistre sur un disque dur externe dans un dossier que je nomme "SVGDE "nom de l'unité" + date".
En fin d'exercice, je fais une autre sauvegarde sur une clef usb que je range dans une enveloppe et au coffre.

Le dossier contient compta bud et compta géné, par établissement et par année civile.
J'édite également tout ce qu'il est possible d'éditer dans gfc en pdf et je fais des extractions notamment pour les encaissements, le journal général.

Si tu as des questions...

Un bon début, vers la GED et bientôt, j'espère le PES..

Pour ce qui est de la conservation des donnees sur support magnetique pas de probleme. La question reside plus dans le fait de pouvoir reglementairement substituer l archivage papier par de l archivage electronique. Triviallement si demain j ai un controle puis je fournir une clef usb plutot que le bordereau de mandats 27? Est ce que je peux fournir un compte financier sous forme electronique?

Les pièces originales papier partent avec le cofi au juge des comptes. Ne restent donc plus dans l'établissement que des duplicatas. Un duplicata informatique devient une fois édité un duplicata papier ; donc...

Quel texte precise la teneur de ces duplicatas? Existe t il des regles precises concernant la conservation et l etendu de ces duplicatas?

Tant que tu n'as pas eu quitus tu peux être amené à justifier une opération comptable...
C'est quand même plus simple d'avoir des documents qui sont le strict duplicata des documents originaux qui sont aujourd'hui dans un coin pourri du centre de la France....

Dans ce cas est il problematique reglementairement de justifier des operations par un archivage electronique???

Bozinchu a écrit:

Tant que tu n'as pas eu quitus tu peux être amené à justifier une opération comptable...
C'est quand même plus simple d'avoir des documents qui sont le strict duplicata des documents originaux qui sont aujourd'hui dans un coin pourri du centre de la France....

Mais ça dépend de ce que tu appelles "strict duplicata".
Un archivage numérisé de toutes les pièces originales, signées de l'ordo, ça c'est plus simple, rapide et ça prend moins de place; comme le fait Gagathe avec copie sur plusieurs supports externes différents.
J'aurai même tendance à penser que c'est comme ça que ça devrait être à l'avenir.

Faute de quoi on aura toujours droit à "il manque la signature du CE sur le dupli" et à toutes courtelineries oublieuses de la circulaire sur les PJ "parce que si y'a marqué "Le Principal", faut qu'y ait sa signature", et ce sur tous les documents issus de GFC ou de GFC Régie qui continuent à nous imprimer ça.

je réponds à la question "combien de temps faut il garder les duplicatas?"
J'ai pas répondu à la question "sous quelle forme?"

Faut suivre les djeuns