PRELEVEMENT AUTOMATIQUE - Récupération données année précédente

Bonjour à tous!

Mon message s'adresse plus aux agents comptables..
J'ai mis en place le prélèvement automatique l'année dernière dans tous les ER.

Cela s'est relativement bien passé.. mis à part quelques coquilles qui demandent d'être vigilent
(par exemple, nous avions opté pour 2 prélèvements d'avance et un d'ajustement par trimestre. Lorsqu'un élève quitte l'établissement, il faut que les collègues aient le réflexe de nous demander d'arrêter le prélèvement car il n'y a aucune "interaction" entre la constatation de GFE et les 2 premiers prélèvements, et donc, le prélèvement continu pour un élève parti tant qu'on ne le stoppe pas dans GFC..)

Bref, ma demande concerne le changement d'année scolaire; j'ai souvenir d'un énormissime travail de saisie en début d'année, avec notamment des parents qui ne fournissent pas le même RIB que celui déjà saisi dans GFE, ce qui génère donc beaucoup de saisie de RIB..
Je me dis que, si je réimporte les nouvelles bases d'élèves, cela va écraser toutes les données des familles de l'année dernière qui souhaitent poursuivre le prélèvement.. et qu'il va falloir tout ressaisir..?

Pour celles et ceux qui ont l'expérience suffisante pour me guider dans cette transition d'année scolaire pour le prélèvement automatique, merci de m'aiguiller!

Bon courage à vous tous..!

Bonsoir,

La mise en place du prélèvement est particulièrement fastidieuse la première année car tous les mandats de prélèvement sont à vérifier et à valider. Les années suivantes vous n'aurez que les mandats des nouveaux inscrits, les changements de responsable ou de coordonnées bancaires. En effet, sans modification, le mandat donné les années passées reste valable pour la durée de la scolarité de l'enfant.

L'import du fichier des débiteurs en n+1 n'écrase pas votre base de travail. Cela la modifie (nouvelle adresse, frère ou sœur supplémentaire) et ajoute les nouveaux débiteurs.

Par contre, il est intéressant de savoir que la saisie dans GFE de coordonnées bancaires modifiées pour un débiteur déjà inscrit au prélèvement ne sera pas prise en compte par GFC. La modification sera donc forcément manuelle à l'agence comptable.

Ce qui nécessite une attention particulière, c'est la gestion des doublons. A la réception du fichier des débiteurs, un message indique de vérifier si des doublons ont été créés au niveau des débiteurs déjà existant sur la base en indiquant la marche à suivre :
- supprimer les élèves du débiteur créé en doublon
- recréer les élèves pour le débiteur déjà existant
- mettre à jour le débiteur déjà existant (coordonnées bancaires, adresse...)
- supprimer le débiteur créé par la réception

Avant de réceptionner le fichier des débiteurs de 2020, je vous conseille d'éditer en pdf l'ensemble des informations du prélèvement de janvier 20 à juillet 2020 (liste des débiteurs, opérations globales, historique des opérations et enfin celui des mandats).

Pour ce qui est du fonctionnement du prélèvement au quotidien, une excellente communication entre les établissements rattachés et l'agence comptable est essentielle (départ de l'établissement, changement de régime, attribution de bourse pour ajuster les catégories de revenus...).

Bon courage car même si le paramétrage de début d'année est toujours un peu long, le temps gagné ensuite est particulièrement appréciable !

Merci pour ces précieuses explications et précisions!
Je suis rassurée de savoir que la nouvelle importation n'écrase pas les données antérieures.
Effectivement il est indispensable d'avoir une bonne communication avec les collègues, et donc de les sensibiliser aux incidences que peuvent avoir toutes modifications de la situation des élèves.
Merci encore!